強化清點工作措施 確保檔案完整安全
——以青島市檔案館為例

文·王曉華

清查盤點是檔案庫房管理人員的一項重要職責，是保管統計館藏檔案資料的一項基礎工作，是確保館藏檔案資料齊全完整和安全管理的一項重要舉措。國家檔案局《副省級以上綜合檔案館業務建設評價標準》《檔案館安全風險評估指標體系》，以及山東省檔案館《山東省市級綜合檔案館業務建設指標體系》分別對館藏檔案資料進行定期全面清點工作提出明確要求。因此，各級檔案館應把檔案資料清點工作作為一項重要基礎業務抓緊抓實抓細，做到賬物相符、科學管理，確保館藏檔案資料完整安全。有的檔案館雖然應用RFID信息技術手段，提高了清點工作時效性，但卻無法檢查實體檔案資料保存狀況，不利于及時做好搶救保護工作。筆者以青島市檔案館為例，從把好整理檢查、接收進館、出庫入庫、定期盤點、離崗到崗“五個關口”方面，談談如何切實做好館藏實體檔案資料清點工作。

一、整理檢查，把好檔案資料清點第一關

檔案資料在移交進館前，由形成或移交單位清查盤點、檔案館接收部門審核確認，是保證館藏檔案資料齊全完整的第一個關口。

（一）形成移交單位清點。檔案資料形成單位在檔案館接收部門指導下，按照接收進館標準將各種門類、各種載體檔案整理完畢后，應對照形成的“檔案目錄”進行全面梳理、清點核查。清點核實完畢，在“檔案資料移交清冊”中登記檔案門類、檔案數量、起止年度等項目內容。

（二）檔案館審核確認。檔案館接收部門應對擬進館檔案整理質量、檔案數量等進行檢查核實，這也是《副省級以上綜合檔案館業務建設評價標準》第33條評價方式中 “查閱進館檔案質量檢查的通知和檢查意見”所要求。青島市檔案館采取以“進館檔案質量檢查意見”書面形式，強化此項工作。“進館檔案質量檢查意見”包括擬進館檔案齊全完整、整理質量情況，實體檔案與檔案目錄、電子檔案（目錄）與實體檔案（目錄）對應情況，以及檔案目錄、全宗指南（進館說明）編制情況，有無涉密檔案及檔案目錄、檔案保管狀況情況等內容。

（三）遞交進館“通行證”。具體辦理檔案資料移交進館前，檔案館接收部門應先將“進館檔案質量檢查意見”，作為檔案資料移交進館的“通行證”提交檔案保管部門。

二、接收進館，把好檔案資料清點第二關

實體檔案資料接收進館時，檔案館檔案保管部門應組織對實體檔案資料再次進行清點審驗。這是保證館藏檔案資料齊全完整的第二個關口。

（一）清點數量。逐卷、逐件清點進館實體檔案資料數量，核對實體數量與檔案目錄、移交清冊、全宗指南等材料中的相關數據是否一致。大批量實體檔案資料進館時，組織處室人員共同清點，確保檔案資料接收進館工作快速高效完成。

（二）檢查質量。包括檔案實體是否整潔，檔案盒（卷皮）規定項目填寫是否準確規范，歸檔文件目錄、卷內目錄、頁碼、備考表等編寫是否規范完整。

（三）辦理手續。實體檔案資料、檔案目錄及相關材料等清點核對、審驗無誤后，方可辦理移交進館手續。

三、出庫入庫，把好檔案資料清點第三關

目前，大部分檔案館基本實現了館藏檔案資料數字化，一般不對外提供檔案資料原件查閱利用。在確需檔案資料原件出入庫時，應嚴格按照檔案資料出入庫有關規定，清點、核查檔案資料出入庫數量、保存狀況等。這是保證館藏檔案資料齊全完整的第三個關口。

（一）少量檔案資料出入庫。由庫房管理人員根據調卷申請單清點核實，并在數字檔案館系統中進行登記、做好記錄。

（二）大批量檔案資料出入庫。在館內提供因數字化、數據審核、檔案消毒等大批量檔案資料出入庫時，由庫房管理人員與借用檔案資料處室人員共同清點核實，單獨登記造冊，雙方辦理檔案出庫入庫交接手續。

（三）檔案資料原件出借出館。如因特殊需要，需提供檔案資料原件借閱出館，嚴格按照檔案原件出借規定，清點、核查、記錄出借檔案資料數量及狀況，與借用單位辦理檔案出借交接手續。歸還時再次檢查確認檔案資料數量及狀況，確保外借檔案齊全完整、及時歸館入庫。

四、定期盤點，把好檔案資料清點第四關

根據《副省級以上綜合檔案館業務評價標準》“五年內至少對館藏檔案資料進行一次全面清點”和《山東省市級綜合檔案館業務建設指標體系》“對館藏檔案資料定期進行全面清點，清點結果明確，對清點結果反映問題及時進行分析整改”要求，各級檔案館應根據館藏情況有序推進清點工作，做到清點工作進度明確、數量明確、結果明確，按照規定全面完成清點任務。這是保證館藏檔案資料齊全完整的第四個關口。

（一）確定清點工作周期。檔案管理利用部門制訂五年和年度清點計劃。庫房管理人員每年按計劃開展分管庫房檔案資料清點工作，每年11月底前完成年度清點任務；5年內對所管檔案資料全面清查盤點一次，并要求在第五年的6月份前完成清點任務，下半年整理總結清點情況，形成全面清點報告。

（二）規定清點工作內容。一是逐卷逐件全面清點各全宗檔案資料，做到不遺漏不缺項。清點同時檢查檔案保管狀況，如發現檔案資料出現缺失、破損、霉變等情況，應詳細記錄并及時報告，采取有效措施加以整改解決。二是每個全宗清點完畢后，按檔案全宗或資料序列填寫《檔案資料檢查清點記錄表》，記錄清點情況和發現的問題，經處室負責人簽字確認后歸入相應全宗卷。三是每個庫房清點完畢后，整理留存清點原始臺賬，形成清點報告。清點報告包括清點時間、清點檔案（資料）數量情況、發現問題及整改建議等內容，經處長審核后，歸入所在庫房綜合全宗卷。

（三）核定清點工作數據。根據清點情況，對照紙質檔案總登記簿和數字檔案館管理系統檢查館藏各項登記數據。如發現數據有差異應及時報告，經核實后修改數字檔案館管理系統中相關數據。

五、離崗到崗，把好檔案資料清點第五關

檔案庫房管理人員出現工作崗位調整、退休等情況，需要離崗和新到崗人員做好所保管檔案資料等的清點、交接工作。這是保證館藏檔案資料齊全完整的第五個關口。

（一）離崗人員清點。離崗人員對所管庫房的檔案資料、檔案目錄、全宗卷、設施設備等情況進行整理、清點，形成《檔案保管情況一覽表》（包括保管全宗和檔案資料總計數量，文書、照片、實物、音像及專業等各門類檔案數量情況）、《庫房管理人員離崗交接一覽表》（包括全宗卷數量、檔案資料目錄冊數、簿式總登記冊數，以及庫房內設施設備等情況）。

（二）到崗人員清點。按照《檔案保管情況一覽表》《庫房管理人員離崗交接一覽表》所列內容，清點、核實所交接庫房檔案資料數量、全宗卷、檔案資料目錄、設施設備等。

（三）辦理交接。經清點確認無誤后，雙方在處室負責人監督下辦理交接手續，相關交接材料存入所在庫房綜合全宗卷。手續辦理完畢，離崗人員方可離開庫房管理崗位。

2020 年7月，青島市檔案館出臺館藏檔案資料清點工作制度，將館藏檔案資料清查盤點工作提升為檔案管理制度體系建設的重要內容，進一步明確和規范清點工作內容、工作流程和工作要求，以確保館藏檔案資料的完整與安全。