運用6S管理促進醫院檔案工作發展之我見

文·崔杰

6S管理起源于日本企業5S管理，是對生產現場的材料、設備、人員等要素開展整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SETKETSU）、素養（SHITSUKE）等活動，因日語中羅馬拼音均以“S”開頭簡稱為5S。1995年5S管理被海爾公司引入，并增加“安全” (SAFETY)變成了6S。現已拓展應用到服務行業，國內眾多行業的6S標準將“清掃”調整為“規范“（STANDARDIZE）”，即整理、整頓、清潔、規范、素養、安全。由于6S管理的方法不斷發展和規范，在國內很多企事業單位得到應用與推廣。醫院引入6S管理理念后，促進了各項工作的長足進步，同樣也推動了檔案管理工作的發展。

一、增強了對檔案工作的重視程度

長期以來，由于對檔案管理重要性的認識不足，醫院在檔案工作資金投入、設施建設、制度完善、人員配備等方面重視不夠，導致醫院檔案管理工作長期處于被動應付、松散對待、不規范、不科學的狀態，主要表現在檔案形成部門不注重檔案材料的收集，整理、歸檔、移交工作，造成檔案材料缺失嚴重、查找困難。大多數職工檔案意識淡薄，在檔案形成過程中態度隨意，不能按照檔案規范要求詳細、完整地填寫資料，甚至有涂改跡象，嚴重影響了檔案的真實性和權威性，使得檔案部門在檔案使用時，要投入大量的人力物力精力去甄別、鑒定、填補資料。

這些不良現象在6S管理理念引入后得以緩解。首先，在檔案室開展作業標準化管理，充分運用定置管理、目視化管理、定點攝影法、作業標準化管理法等對人、物、環境、時間、空間、設備及廢物的標準化進行整理、整頓。其次，在6S管理下檔案工作的氛圍發生了變化，醫院領導的檔案意識有了提高，加大了對檔案工作的資金人力投入力度，配齊了檔案管理工作所必需的基礎設施及軟、硬件設備，推進了檔案資源數字化、信息化、網絡化的建設進程，使檔案工作在管理手段、保管條件、保護技術、利用服務等各方面實現了升級換代的巨大提升，并充分利用現代技術和科技手段，保障醫院檔案工作與時俱進、創新發展。

二、加強了檔案管理的規范化

6S管理的內涵決定了檔案管理要規范化、標準化。在實際工作中，從日常清潔到流程操作都要有規則，具體包括一是區域定點自查，即每位員工每天定時檢查6S情況，堅持每日6S管理10分鐘工作制；二是區域責任人日查，即每日督查1～2次，發現不符合6S管理標準的現象，及時與相關人員溝通并敦促改正。落實6S管理“三不原則”，即“不制造臟亂、不擴散臟亂、不恢復臟亂”。6S管理要達到的目標是，讓每個員工都能積極參與，每個員工都能自我管理，每個員工都能養成習慣，每個員工都能持之以恒 。將6S管理理念融入到檔案工作之后，無論是醫院建設還是各科室自我管理的各項事宜，以及醫務人員參加的各項社會活動，都能注重檔案資料的累積，并按質按時按要求上交并歸檔，及大地提高了檔案質量。同時，通過6S管理理念不斷完善檔案管理制度， 將檔案管理責任落實到每一個檔案管理人員身上，使檔案管理人員有更高的責任意識，并將6S檢查工作融入到檔案管理的日常工作中，及時收集整理歸檔資料，規避檔案資料流失情況，極大地提升了檔案管理質量和管理效率。

三、提升了檔案人員的整體水平

檔案業務包含檔案學、心理學、行為學、公共關系學以及計算機、數字化、信息化等多個學科的知識，要求檔案管理人員有豐富的知識儲備和綜合的業務素質。通過推行6S管理，不斷對檔案人員進行相關法律法規和業務知識的教育培訓、考核，可以為醫院培養出適應現代化檔案事業發展需求的高端人才。另外，高科技的發展在推動檔案事業快速發展的同時，也讓檔案信息安全隱患不斷增加，加劇了檔案管理的難度和風險。而醫院6S檔案管理模式，營造出了規范、安全的工作環境，強化了檔案人員的安全意識，促使檔案管理人員自覺遵守規定，保持設備性能完好和運轉正常，維護檔案存取規則，減少誤取誤用，杜絕安全隱患，避免安全事故，讓檔案人員在遵守科學工作規程中，不斷提升自己的業務素質和工作水平。6S管理的精髓和強大之處就在于其高標準、嚴要求的可操作性極強的現場管理。6S是一種態度、一種習慣、一種行為、一種傳承、一種文化。這“五個一功能”，可以指引人的素質逐步提升，提高員工價值，推動流程管理，保障檔案安全，提升工作效率，提高服務對象滿意度。

醫院以治病救人和挽救生命為宗旨，是一個分工精細、操作嚴謹、追求效果的部門，檔案管理水平的高低會影響到醫院上述職能的發揮。而6S管理會促進醫院檔案管理提升水平極大提高，因此在醫院推行檔案工作6S管理模式是一種明智的選擇。