醫院新冠肺炎疫情防控檔案的收集與利用工作探討
——以青島大學附屬醫院為例

文·徐淳

疫情防控檔案是全國人民打贏疫情防控阻擊戰的真實記錄。醫院作為抗擊新冠肺炎疫情的最前線，是各種形式、各種內容、各種載體防疫抗疫檔案材料和數據的原發地和主要來源之一。疫情防控檔案對醫院開展疫情防控、臨床診療、鼓舞士氣、宣傳正能量等方面具有重要價值。青島大學附屬醫院（以下簡稱青大附院）作為青島市救治新冠肺炎的定點醫院，不僅發現并治愈了山東省首例患者，派出全省首個奔赴疫區醫生，并且相繼派出143名醫療隊員馳援武漢。本文以青大附院為例，圍繞如何做好疫情防控檔案的收集與利用進行分析與探討。

一、醫院新冠肺炎疫情防控檔案收集與利用的意義

醫院在抗疫過程中形成的具有保存價值的各種門類和載體的文件材料、醫療數據、救治方案、宣傳報導等，是醫院抗擊疫情、救治病患的重要歷史記錄，蘊含大量知識、經驗和教訓，對推動醫院管理高質量發展具有重要意義。

醫院疫情防控檔案內容包含范圍廣，既有醫院的決策部署文件、各類防控工作組構成、職責、工作方案、實施細則、院感防控舉措要求、后勤保障、處置流程等，還有請戰書、抗疫日記、英雄事跡、紀實報道等等材料；載體形式多樣，既有紙質文件，也有電子文件；既有實體檔案，也有反映抗疫歷程的大量數碼照片、視頻資料等。對龐大的抗疫信息進行科學整合，不僅能夠總結抗疫經驗、借鑒資治，還能夠有效促進醫院提升應急反應能力。

醫院疫情防控檔案詳細記載了患者病情及各項處理措施、患者體征狀況及應對、專家會診意見等等，匯集、分析這些數據對今后病患的救治提供了詳實的參照，能夠幫助專家全面準確分析新冠肺炎的規律和特點，確立更加切實有效的治療方案。同時，這也是研究有效避免發生院內感染的第一手資料，為確定醫院感染重點部門 、重點環節、重點流程、危險因素及相關干預措施及職業防護培訓提供科學依據。

醫院疫情防控檔案是醫院抗擊疫情的真實歷程和生動場景的寫照，包含文字、照片、視頻各種形式的檔案材料，圖文并貌，生動鮮明。全方位、多渠道、創造性做好抗擊新冠肺炎疫情檔案的收集、整理、編撰及利用工作，勢必會激發廣大醫務工作者的斗志，增強必勝的信念。不僅為宣傳醫院文化理念提供素材，而且在潛移默化中對職工、患者和社會各界人士進行宣傳教育，震撼心靈，引發共鳴，更好促進醫患和諧，擴大醫院影響力，有效提升醫院文化建設，助力全面打贏疫情防控阻擊戰，扎實推進檔案事業發展。

二、醫院新冠肺炎疫情防控檔案的規范收集

2020年2月，國家檔案局緊急印發文件《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，并及時提請中辦、國辦轉發《國家檔案局關于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的意見》，明確疫情防控檔案管理原則，對做好疫情防控檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作作出整體部署，指導各地區各部門有序開展疫情防控檔案工作。

（一）明確醫院疫情防控檔案的收集歸檔范圍

青大附院檔案科按照國家、省和青島市檔案局關于疫情防控工作文件材料歸檔范圍的具體要求，在總結以往工作經驗的基礎上，制定醫院內部抗疫檔案材料歸檔分類方案及歸檔范圍，能夠有效保證醫院疫情防控檔案“應收盡收、應歸盡歸”。具體分為文件材料類、醫療診治及技術類、宣傳報道及榮譽類、書信日志及創作類、其他類共計五大類。其中，文件材料類主要包括醫院建立疫情防控工作機構、協調機制、制度規定及醫院有關疫情防控工作的重大部署、規定、通知、通告、簡報，上級有關主管部門下發的相關工作部署、要求、規范、制度及上級有關部門來院檢查督導工作的相關工作材料；醫療診治及技術類包括接收、診治確認和疑似病人過程中形成的治療舉措、方案、處置原則、病情監測、會診情況匯報、相關醫療數據等；宣傳報道及榮譽類包括各類新聞媒體、自媒體、社交媒體在采訪過程中形成的紀實材料和各類醫院宣傳報道材料、獲得的表彰及榮譽材料等；書信日志及創作類包括抗疫期間援鄂醫療隊與家人的書信往來、心得體會、日記、“請戰書”及相關文學創作等；其他類包括相關疫情防控工作的數碼照片、音視頻材料和實物等。

（二）提高醫院疫情防控檔案工作效率與質量

充分利用青大附院檔案工作管理網絡，與宣傳部門密切配合，建立各職能部門兼職檔案員、各臨床業務科室宣傳員全方位、全覆蓋的網格化工作機制。青大附院檔案科專職檔案人員全程參與，指導各職能部門兼職檔案員做好疫情防控檔案材料的收集和移交，各兼職檔案員根據歸檔要求，擔負起收集和初步整理各類疫情防控檔案工作的責任。同時，加強與各臨床一線業務科室宣傳員、援鄂醫療隊宣傳員保持密切聯系，整體協同作戰，建立連動機制，有效提升團隊作戰能力，獲取第一手資料，確保醫院疫情防控檔案收集齊全完整，真實、全面、完整記錄醫院在抗擊疫情的各個方面。

（三）全過程、多渠道、多類型收集醫院疫情防控檔案

在強化責任意識、檔案意識的同時，將檔案工作貫穿于醫院防疫抗疫的整個流程，打破之前按年度歸檔的要求，確定疫情防控檔案作為重大事件檔案材料，不受時間限制，可按階段、按專題快速集中歸檔，重要疫情防控材料、電子文檔、數碼照片、音視頻材料可即時歸檔，并加強對由文字、照片、視頻等組成的社交媒體檔案、網頁信息資料的收集與整理。在收集檔案的過程中，多措并舉，統籌推進，除了常規收集渠道外，注重一線抗疫材料的收集，確保疫情檔案的真實性、完整性、原始性，為真實記錄與還原青大附院人眾志成城、奮力抗擊疫情的歷程奠定基礎。

三、醫院新冠肺炎疫情防控檔案的創新利用

（一）及時整理、匯編、發布，提供有效利用，助力抗疫

檔案保管的最終目的是為了利用，開放檔案、開展服務是檔案工作中的中心環節。醫院疫情防控檔案的內容和載體具有廣泛分散且數量龐大的特點，如何從井噴式的信息中，整合出有利用價值的材料，及時提供決策依據和參考，青大附院檔案科采取邊收集、邊整理、邊篩選、邊匯編、邊發布的策略，及時跟進疫情變化和醫院重大決策部署，整理、編撰《印記·白衣執甲——2020年青島大學附屬醫院抗疫資料匯編》。全書以檔案材料形成時間為主線，分為《援鄂篇》和《青島篇》。前者由壯士出征、先進事跡、書信日志、處置戰果四部分組成。記錄了疫情突發，“白衣戰士”臨危受命，馳援武漢等一系列可歌可泣的動人場景。后者記錄了青大附院人為打贏疫情防控阻擊戰忘我工作，科學救治，舍小家為大家的真實歷程。全書包含央視新聞、青島日報、青島新聞網、大眾網、半島新聞等多家媒體共計316篇報道材料，1207張珍貴的抗疫照片。該書詳實記錄了青大附院防疫抗疫的許多寶貴經驗和可歌可泣的英雄事跡，從“一線”醫護、患者、“逆行者”及家屬、醫療技術支持、后勤保障等多個角度展現了為抗疫取得最終勝利，所進行的艱苦卓絕的努力，客觀、全面地記錄這場沒有硝煙的戰爭，受到省、市檔案館和醫院領導高度評價。目前，已被山東省檔案館和青島市檔案館收藏。

（二）以電子文件檔案綜合管理平臺為依托，建立青大附院防疫抗疫專題數據庫

醫院疫情防控檔案來源廣泛、內容龐雜、載體形式多樣，只有在前期進行甄別、篩選的基礎上，才能在今后的利用工作中更加有的放矢。一是對不同價值的檔案進行分類管理，有借鑒和利用價值的重要防疫抗疫檔案，實行紙制檔案、電子檔案“雙套制”保管，即對紙制版的檔案進行掃描，并與電子文件檔案綜合管理平臺在數據庫中相掛接，這樣能夠保證快速、有效地查找對應的檔案材料，及時提供利用和參考。二是重視數碼照片、音視頻檔案的管理。對前期收集的1207張珍貴的抗疫照片及相關音視頻檔案制作分類目錄索引，并與電子文件檔案綜合管理平臺相掛接，做到查找精準、調閱便捷。三是系統、規范地收集、整理防疫抗疫過程中各類檔案材料，加大對數據進行整合、分析、統計的力度，建立針對性強、更有價值的專題數據庫，助力醫院事業發展，提升檔案工作影響力。