企業(yè)智能化檔案管理體系構建研究

文·劉春苗

當前大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能技術發(fā)展迅猛，所應用的行業(yè)領域范圍隨之越來越廣泛。其主要可依托RFID（射頻技術），嚴格依照相應的用戶協(xié)議來將實現(xiàn)網(wǎng)絡互聯(lián)，進而由此達成物品間的智能化運用效果，像常見的定位和跟蹤等功能等。而智能化的發(fā)展，通俗而言就是將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)及人工智能技術進行有機融合，由此達成人機互動的效果。在全新的智能時代背景下，檔案管理工作也應當緊跟時代發(fā)展步伐，實現(xiàn)創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，徹底打破傳統(tǒng)管理理念約束，實現(xiàn)檔案管理的智能化轉(zhuǎn)變。智能化的檔案管理，主要是依據(jù)全新的互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)及人工智能等技術來實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的管理，促使企業(yè)檔案管理更為高效和便捷，充分滿足用戶的多元化需求，這是檔案事業(yè)未來發(fā)展的主要方向。

一、企業(yè)智能化檔案管理建設現(xiàn)狀

（一）工作方式與思想觀念傳統(tǒng)守舊

在智能化的檔案管理中，工作模式應該是多元化的、開放性的，資源利用也是互通有無、即時共享的。但實際中，檔案部門和管理人員都存在著相對封閉的、傳統(tǒng)的思想觀念，表現(xiàn)為管理制度不能與時俱進、工作方式依然因循守舊、創(chuàng)新意識和時代精神淡薄，影響和制約著智能化檔案管理工作推進的步伐。

（二）資金支撐明顯不足

檔案智能化建設是一項系統(tǒng)化工程，其涵蓋的技術設備和運作環(huán)節(jié)繁蕪復雜，比如企業(yè)檔案管理智能化平臺的搭建，相關人才的培養(yǎng)，軟硬件設備的購置，更新及升級等，都需要有大量的資金支持。然而，因檔案工作效益的滯后性，導致許多單位都將對檔案工作的資金投入后置或縮減。資金的捉襟見肘，難以維系檔案工作智能化的有效開展，這直接阻礙了企業(yè)檔案管理智能化的建設與發(fā)展。

（三）標準制定不夠完善

近年來，雖然互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能技術發(fā)展迅速，但智能化發(fā)展仍然處于初級探索階段，尤其在標準制定上還做不到規(guī)范和完善。即使部分行業(yè)制定了較完善的制度標準，但因智能技術更新?lián)Q代頻率快，導致應用標準跟不上技術發(fā)展的要求、平臺服務無法與新技術良好兼容的問題也較為突出。

（四）相關用戶應用風險明顯攀升

智能化建設突破了以往傳統(tǒng)檔案管理存在的局限，即檔案查詢必須通過檔案館或登陸指定網(wǎng)站才能辦理的情況。通過智能化建設，可以使用戶借助移動終端實時進行查檔，極大節(jié)約了用戶的查詢時間，滿足了用戶足不出戶的服務體驗，切實提升了檔案利用服務的效率。但網(wǎng)絡查檔因可控性差，也帶來了用戶自身隱私或檔案信息泄露的風險，因此強化網(wǎng)絡風險控制也成為企業(yè)檔案管理智能化建設的主要難題。

二、企業(yè)智能化檔案管理體系構建思路

（一）加大資金投入，提升人員素質(zhì)

智能化檔案管理體系建設基礎是檔案信息資源建設，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、電子檔案數(shù)據(jù)庫、備份庫和高性能的安全軟件設施等。要想構建完善的智能化檔案管理體系，必須要加大建設資金的投入力度，以滿足智能化建設軟硬件基礎設施的改造、更新、引進等。同時，還要不斷提升檔案人員素質(zhì)，通過多種形式的培訓，增強其現(xiàn)代化服務意識，智能技術應用水平，臨危應急應變能力，網(wǎng)絡風險分析掌控技能等，成為智能化檔案管理體系的合格管理者和使用者。

（二）加強制度建設，夯實檔案信息資源基礎

智能化檔案管理體系建設是一項系統(tǒng)工程，事關檔案事業(yè)發(fā)展的未來走向。因此，檔案部門必須結合企業(yè)發(fā)展實際，充分考量檔案管理智能化所需平臺的后續(xù)發(fā)展空間以及與新技術更新的對接余地，制定出具有前瞻性的標準和制度，使之盡可能地在最短的時間范圍內(nèi)，解決因技術發(fā)展而帶來的各種問題。這些不僅僅需要專業(yè)技術的融合，更需要專業(yè)技術人才的支撐[2]。面對種類繁多且工作量巨大的庫存檔案數(shù)字化建設，以及海量電子文件的接收和收集工作，檔案人員要高度重視、謹慎對待，確保各種信息的有效整合、真實準確、系統(tǒng)完整，為檔案管理智能化建設打下堅實基礎。

（三）打造智能化平臺，展現(xiàn)多元化服務

企業(yè)檔案管理智能化平臺建設能夠極大提升檔案管理工作效能，實現(xiàn)了檔案管理方式的根本性轉(zhuǎn)變的飛躍式發(fā)展。這要求在企業(yè)檔案管理智能化平臺建設中，除了切實做好對平臺基本功能的建設與完善，還要充分考慮面向客戶需求的差異化服務體系構建，通過分層次、分類別的數(shù)據(jù)評估，為用戶定制專業(yè)化的、個性化的檢索及推送服務[3]，并做好面向用戶的信息管理功能，穩(wěn)妥管理每一位注冊賬戶的用戶信息。

（四）完善線下服務體系，補齊智能化管理短板

企業(yè)智能化檔案管理平臺是通過線上操作來提供各種服務，但這并非表示可以完全摒棄線下服務，因為目前智能化檔案管理平臺還無法完全滿足用戶們的所有需要，依然有部分用戶要通過線下服務來達成自身對檔案資源的需求。因此，線下服務仍然有持續(xù)開展和完善的必要。這就需要增大線下服務的創(chuàng)新力度，配置相應的設施，強化用戶的自助服務意識，讓用戶獲得良好的線下服務體驗。比如對傳統(tǒng)借閱卡的功能進行優(yōu)化和拓展，使一張簡單的借閱卡同時具備查詢、工號驗證、人臉識別等多項功能，可直接使用借閱卡進行自助服務，讓線下查檔更為輕松和便捷。

綜上所述，在智能化時代背景下，要求檔案管理工作積極引入先進科學技術，增強檔案管理的活力及動力。通過構建完善的智能化檔案管理體系，深入拓展創(chuàng)新檔案服務路徑，搭建信息追蹤服務通道，實現(xiàn)對檔案信息內(nèi)容的智能識別及分類，促使企業(yè)檔案管理效能持續(xù)攀升，充分展現(xiàn)出檔案的作用和價值。