醫(yī)院檔案信息化管理模式的構(gòu)建研究

文·程芳

醫(yī)院檔案是醫(yī)院黨建、管理、醫(yī)療企業(yè)發(fā)展、醫(yī)療研究創(chuàng)新的重要依據(jù)和參考，實(shí)現(xiàn)信息化管理可將檔案從實(shí)體管理轉(zhuǎn)到信息管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化，提高工作效率。但受醫(yī)院檔案信息化建構(gòu)模式和信息管理程度的限制，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)仍存在一些問題，需要進(jìn)一步改進(jìn)和完善，以促進(jìn)醫(yī)院檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

一、醫(yī)院構(gòu)建檔案信息化管理模式的必要性

（一）醫(yī)院檔案收集與管理效率更高

在傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理環(huán)境中，檔案收集、整理的適時(shí)性不足，通常是文件資料定時(shí)收集、定期歸檔，易導(dǎo)致收集不齊全、歸檔不及時(shí)等弊病。在檔案信息化管理中，醫(yī)院管理和醫(yī)療過程中文件資料可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的收集、整理功能及時(shí)歸檔保存，亦可借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行“編輯和檢索”，大大提高了檔案工作效率。并且依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的遠(yuǎn)程服務(wù)功能，用戶可以自己的需求按權(quán)限便捷使用檔案，也使檔案個(gè)性化服務(wù)成為可能。

（二）檔案管理趨于扁平化

醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案文件管理模式需要大量的人力、物力和儲(chǔ)存空間，豐富館藏的需求常受這些因素制約。在信息化領(lǐng)域里，通過構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，讓文件資料的收集、整理、歸檔、利用、共享都變得智能、規(guī)范、便捷，從檔案的形成者到檔案的管理者再到檔案的利用者，在信息化管理環(huán)境中都具有更大的自律性、自覺性和平等性。網(wǎng)絡(luò)溝通的便利性也使醫(yī)院的檔案利用領(lǐng)域更加廣闊，管理者與利用者的關(guān)系更加緊密，醫(yī)院可以及時(shí)獲取歸檔管理與使用中問題反饋，促進(jìn)檔案信息化管理持續(xù)優(yōu)化。

（三）檔案利用形式更加豐富

醫(yī)院檔案在醫(yī)院等級(jí)評(píng)價(jià)、財(cái)務(wù)審計(jì)、員工晉升等方面作用很大。傳統(tǒng)的檔案信息使用方式，通常由特定負(fù)責(zé)人以電子版的形式提供給相關(guān)部門或相關(guān)人員，或者以特定的形式刊登在網(wǎng)站上，這種單向發(fā)送信息的檔案使用方式，受眾面窄、局限性大。在檔案信息化管理系統(tǒng)中，依靠信息技術(shù)的高科技，可以構(gòu)建檔集中展示平臺(tái)，供需要定制文件、獲取內(nèi)容、視覺圖形化等更復(fù)雜的檔案使用，促進(jìn)檔案使用方式的詳盡開發(fā)。

二、醫(yī)院檔案信息化管理的問題

（一）對(duì)檔案信息化管理的重視程度不夠、執(zhí)行力不足

目前許多醫(yī)院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，但有些檔案人員沒有深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理知識(shí)了解不深、技術(shù)掌握不夠，使用醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)不熟練，致使醫(yī)院檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮不充分，對(duì)醫(yī)院工作的發(fā)展沒有明顯的促進(jìn)作用。

（二）醫(yī)院檔案管理質(zhì)量有待提高

醫(yī)院檔案信息管理質(zhì)量低下與醫(yī)院檔案信息基礎(chǔ)差有一定關(guān)系。目前醫(yī)院檔案及檔案管理可以用“雜亂”和“貧弱”來表現(xiàn)。一是沒有進(jìn)行檔案的分類整理和保密保管。一些檔案人員認(rèn)為檔案管理很麻煩，在數(shù)據(jù)庫中隨意組織文檔，缺少系統(tǒng)分類和詳細(xì)選擇，不僅沒有發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，而且在使用文檔時(shí)還容易造成混亂。二是沒有按標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)整理檔案信息數(shù)據(jù)包。所有類型的文檔都必須基于時(shí)間線來排序，即需要在縱軸上花費(fèi)功夫，同時(shí)也需要在橫軸上科學(xué)分類。但現(xiàn)在很多管理者都無視這些細(xì)節(jié)，認(rèn)為只要數(shù)據(jù)和文檔內(nèi)容正確就可以了，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理質(zhì)量不能滿足信息化建設(shè)的要求，給構(gòu)建檔案信息化系統(tǒng)造成障礙。

（三）檔案信息安全性問題

醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)而生存，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)感染病毒或損壞的話，檔案信息也會(huì)隨之遭受損害。此外，互聯(lián)網(wǎng)的傳播特性，也會(huì)為檔案信息的利用增加泄露風(fēng)險(xiǎn)。因此，醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)構(gòu)建的安全性，可以說是檔案信息化管理的重中之重，需要醫(yī)院管理層、系統(tǒng)構(gòu)建者、信息使用者都倍加注重。

三、完善醫(yī)院檔案信息化管理的措施

（一）加大數(shù)字化檔案資源庫建設(shè)的投入力度

醫(yī)院要堅(jiān)持問題導(dǎo)向，在解決短期問題的同時(shí)，制定長期規(guī)劃。一方面加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化速度，推進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌系統(tǒng)向單軌系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，充實(shí)數(shù)字檔案資源庫的內(nèi)涵。另一方面信息化系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)，按標(biāo)準(zhǔn)更新優(yōu)化軟硬件結(jié)構(gòu)，合理處置檔案信息數(shù)據(jù)的埋藏點(diǎn)，使之符合醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建的原則，便于檔案數(shù)據(jù)的收集和處理。

（二）加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用

對(duì)醫(yī)院病例檔案信息的挖掘利用，可以為這些病例的后期研究提供參考和經(jīng)驗(yàn)；積極公開一些醫(yī)學(xué)科研成果，可為醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。因此，無論是醫(yī)院管理層還是檔案管理者都必須擁有檔案服務(wù)中心工作的意識(shí)，妥善管理檔案信息資源，大力開發(fā)挖掘檔案信息資源，最大限度地利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提高醫(yī)院檔案信息資源利用效率，敦促醫(yī)療檔案信息公平共享。

（三）加強(qiáng)檔案安全備份

鑒于數(shù)字檔案的易修改、易損毀、載體依賴性高等特點(diǎn)，醫(yī)院檔案信息化構(gòu)建時(shí)，應(yīng)同時(shí)構(gòu)建數(shù)字檔案備份系統(tǒng)，建立文件備份機(jī)制，強(qiáng)化“云檔案”結(jié)構(gòu)，切實(shí)承擔(dān)起數(shù)據(jù)檔案備份的責(zé)任，以保證醫(yī)院檔案信息資源的安全性和長久性。

總之，在信息時(shí)代，醫(yī)院檔案管理必須實(shí)現(xiàn)高效標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息管理模式，提高醫(yī)院檔案管理水平，助力醫(yī)院的健康有序發(fā)展。