常態化疫情防控下的檔案服務
——以山東省自然資源資料檔案館為例

文·于海

新冠肺炎疫情出現初期，全國各級各類檔案館紛紛暫停現場查檔服務和接收檔案進館。在疫情得到初步控制后，為保證各項業務的有序開展，很多檔案館根據自身情況，做出一些有益探索，為常態化疫情防控下的檔案服務開拓了可供借鑒的新路徑。山東省自然資源資料檔案館是山東省收藏地質檔案最齊全的專業性檔案館，主要職能是承擔全省國土資源資料檔案的接收、征集和保管工作，并面向社會提供查詢服務。本文通過疫情前后山東省自然資源資料檔案館檔案服務主要數據和工作內容的比較研究，淺析造成這種變化的原因及發展趨勢。

一、疫情期間檔案工作新舉措及影響

地質檔案是地質勘查單位、科研機構和礦山企業開展工作的重要資料來源。山東省自然資源資料檔案館館藏各類成果地質資料總計15000余檔，全省礦產資源儲量套改檔案694份，各比例尺的地質圖件300余套近10萬余張。疫情期間檔案館兼顧疫情防控與社會服務，積極探索新的服務模式，為企事業單位快速復工復產提供服務支持和便利條件，由此產生的效應也深刻影響著檔案館自身的發展與走向。

（一）暫緩催交，預約匯交

按照自然資源部《關于在疫情防控期間地質資料匯交有關事項的通知》要求，暫緩對到期未匯交地質資料的催交工作，到期未匯交地質資料的匯交人可在疫情防控工作結束之日后的2個月內完成匯交。同時，加強與地質勘查單位、行業部門和匯交人的溝通交流，保證工作正常進行，利用電話、QQ、微信等方式及時反饋資料檢查驗收結果。為減少人員聚集，實行地質資料匯交預約登記服務，并專門配備檔案文件電子消毒柜。

（二）提供代閱者收集地質資料服務

2020年3月，在檔案館網站發布《疫情期間開展代閱者收集地質資料服務的通知》，檔案利用者將所需查詢的檔案名稱和證明性材料等發送到指定郵箱，通過審核后根據需求有針對性地進行收集整理，加工完畢通知閱者憑相關證件到館領取。開通電話、QQ群、微信群在線答疑服務，確保服務流程暢通。

（三）主動為涉密地質資料借閱復制證書延期

主動為符合條件的地質資料借閱復制證書辦理延期，確保涉密檔案的借閱、復制服務不中斷，同時可減少人員聚集，降低疫情防控風險。

（四）疫情對檔案查閱借閱的影響

2020年共接收電話和網上咨詢5000余次，接待各類查詢借閱人員572人次、12353檔次、744784件次，數據量為992.03GB。盡管受疫情影響暫停借閱近2個月，但全年借閱總量較去年反而增長44.06%。疫情期間各項檔案服務更加趨向數字化，由線下轉向線上，減少了人員接觸，節約了交通和時間成本，提高了工作效率。

二、查閱借閱數據變化的原因分析

表1 2016-2020年山東省自然資源資料檔案館主要查閱借閱數據統計表

從2016年至2020年山東省自然資源資料檔案館主要查閱借閱統計數據（詳見表1）可以看出，2016年以來，到館查閱檔案人數呈下降趨勢，與之形成鮮明對比的是檔案查閱量不降反升。其中，電子文檔比率逐年上升，實體檔案使用率逐年降低。疫情雖然對查閱借閱數據的突變具有直接影響，起到加速變化的作用，卻不是近年來數據變化的根本原因。綜合分析，查閱借閱數據的變化是近年來檔案服務水平提升、數字化、智能化等多方面因素共同促成的。

（一）深化“放管服”改革，優化服務質量

1.服務方式由被動轉向主動

開展送資料上門活動，向地質勘查單位、科研機構、礦山企業贈送檔案開發利用指南、檔案目錄清單及數據庫、山東省地質圖接圖表和各比例尺圖件詳單等資料和工具書，主動向服務對象介紹業務情況，對接服務需求。

2.提供專題服務

每年為保證國家、省、市重大項目，提供專題服務，開辟綠色通道。以2020年為例，為各級重大項目提供地質資料7000余檔，源文件數據1300余檔。

（二）檔案涉密清理，分層管理

由于行業的特殊性，山東省自然資源資料檔案館館藏檔案大部分涉密。截至2020年底，館藏涉密檔案10928檔，占全部檔案的73.45%。因此，檔案涉密清理是數字化并提供分層服務的前置條件。

1.涉密及受控檔案清理

按照密級界定原則，對檔案進行涉密清理，判定密級、保密期限和知悉范圍，匯總形成涉密情況登記表。受控檔案雖然不屬于國家秘密，但內容敏感，不主動向社會提供服務，依申請，經審批后提供。目前館藏大部分檔案已經完成相關清理。

2.資源庫分層開放

依據涉密等級將山東省地質資料數字資源庫劃分為山東省地質資料源數據庫和公開版數據庫。山東省地質資料數字資源庫用于線下服務，并納入自然資源系統內網供各單位使用。公開版數據庫用于外網，供社會公眾使用。

（三）檔案標準化、數字化、集成化

1.制定檔案標準化體系

2017年啟動國土檔案標準體系建設，用2年時間，通過業務檔案管理規范制定，文書檔案、建設用地檔案目錄數據、原文數據等數字化建設，建成國土資源檔案數據庫，實現110萬頁館藏檔案實現數字化轉換，檔案信息實現初步互通共享。

2.數據格式統一整合

解決檔案電子數據格式多樣、標準不一的問題，打破業務壁壘，聯通信息孤島，為檔案共享、查閱利用提供便利條件。對館藏檔案進行數據格式轉換，把單頁的TIFF、JPEG、DOC、XLS等不同文件格式進行格式轉換和整合，制作成PDF電子書。為貼合互聯網查閱需求，提升圖件瀏覽速度，把JPEG格式的圖件進行瀏覽切片處理。

3.檔案云端服務

2018年起，啟動“地質云·山東”建設，開發借閱服務系統，涵蓋檢索、查閱、服務管理等8個子模塊，支持在線服務與申請服務功能，提供公開資料服務、非公開資料借閱申請、申請審核與結果告知等服務內容。在維持現有服務流程基礎上，嵌入互聯網技術，線上、線下協同互動，實現互聯互通。

4.檔案在線管理

開發山東省地質資料管理系統，功能包括查詢、借閱、加工、著錄、移交、保管、庫房管理、接收統計、館藏統計、借閱統計、加工統計及系統維護等，實現檔案收、管、存、用和電子閱覽室等一體化管理。

5.實體檔案物聯網化

采用新技術，使用RFID電子標簽對館藏實體檔案實施物聯網化處理，粘貼電子標簽，為智能化查詢、調閱檔案打下基礎，初步實現自動化庫房管理。

（四）業務培訓與溝通

檔案館每年以工作座談會的形式，同全省各地質勘查單位、地方政府地質檔案管理者、礦山企業檔案管理人員進行業務交流。研討檔案工作前沿動態，提升地質檔案服務水平和匯交質量，就地質檔案工作中出現的問題進行溝通解決。

三、后疫情時代檔案服務的趨勢

在整個社會都步入數字化、大數據的時代，檔案工作正急速由信息載體管理向數據整合服務轉變，疫情只是檔案服務工作急劇變化的催化劑。探索大數據、區塊鏈、人工智能等新一代信息技術在檔案管理中的應用，既是新時代檔案行業緊跟社會發展的需要，也是檔案從業者適應工作要求的必備素質。推進檔案事業轉型發展、高質量發展，檔案工作既要不斷創新數據保存方式，又要加大對檔案交互整合的深度和廣度。同時，面對細分化、個性化的社會需要，以及服務對象遠距離、多時空利用檔案的需求，檔案行業應該從供給側提供更多的智能化、互動化服務選擇。