公文智能交換系統在黨政機關單位中的應用

李陸昆 曲靖市大數據建設和管理中心

前言：為了貫徹落實國家的重要政策和發展戰略，對黨政機關單位中，需要采用條碼識別的先進技術。針對傳統的手工處理紙質機要文件的做法，改善以往信息資源共享能力差和人工效率低等問題。對公文智能交換系統的應用，可以提高文件高度的安全性和保密性，對文件的精準性也有了顯著的提高，對辦公效率的提升也作出了卓越的貢獻。

一、公文智能交換系統的概述

公文智能交換系統是一種智能化管理設備，它主要針對紙質公文，利用自別識別條碼的技術，以及先進化和網絡化的技術支持，對文件流轉實現智能化的管理。系統結合數字簽名，對軟件和硬件的加密功能，CA認證等一系列的安全技術，采用高標準的XML格式，讓電子公文的交換實現跨平臺的操作，對文件的安全性也有了進一步的提升。公文智能交換系統基于先進的智能化信息技術，可以連接不同公司開發的辦公自動化產品，調用跨平臺的接口，讓辦公系統接口不一的難題得到了解決[1]。讓用戶可以體驗到網上協同辦公和跨部門的信息共享，以及公文的智能交換等功能。在實際的工作過程中，在文件上生成相關信息的二維碼，通過讀取二維碼，可以獲取紙質文件的記錄流轉信息，運用智能的軟件為工具，安全規范為基礎，對公文交換運轉實現了高效智能化的管理。

二、公文智能交換系統的功能介紹及應用

（一）系統的功能介紹

公文智能交換系統可以對機要公文進行精準的識讀，包括發件量和運行狀態等動態信息。系統的主要功能分為業務管理平臺、文件智能交換、糾錯管理、查詢統計、自助服務關聯、系統應用管理、交換箱監控平臺以及急件服務提醒等。在實際的工作中，可以更好地解決了在實際工作過程中發生的數據不準確和勞動強度大的問題，讓以往人工進行處理文件的現象得到妥善的解決，節省了人力物力，優化了資源的合理配置。在工作效率提高的同時，也進一步推進了智能化辦公的進程。

（二）公文智能交換系統在黨政機關單位中的具體應用

在實際應用公文智能交換系統的工作中，業務管理平臺可以登記掃描就要文件，便于信息的存儲統計和督辦，針對工作人員的操作可以實現全程追蹤，對規范工作流程和明確責任提供了有力的保障。文件智能交換在實際的工作中，對文件進行條碼掃描，達到對開箱取件自動簽收和自主打印的目的，交換箱可以在文件交換過程中，自動對文件進行跟蹤管理。糾錯管理提供了糾錯的功能。查詢統計功能可以查詢統計收發文件的詳細情況，可生成圖形報表里進行編輯和打印。自主服務關聯功能可以自動識別交換單位的身份，提供打印清單和條碼標簽，捕捉圖像和箱門開啟等自助服務功能。系統應用管理功能可以實現外設維護、安全管理、審計管理、證卡維護、交換箱配置和用戶管理等功能的操作。交換箱監控平臺的管理包括對采集數據、設備控制、監控日志生成和箱組狀態監視的管理，可以糾正誤投的文件，從而保證文件的質量。急件提醒服務可以對急件進行催促的方式，實現對辦理效率的加速[2]。公文智能交換系統用安全和穩固的技術，提供可以讓系統平穩運行的平臺。加上標準化的格式和封裝交換數據，讓文件數據的安全系數得到了很高的提升。跨平臺接口的調用，讓不同的辦公自動化產品都能夠進行很好的連接，解決辦公室因為產品不同，而導致接口不一帶來的問題，實現了智能化辦公和信息數據系統完美的結合。

公文智能交換系統在實際的工作中，操作簡單，界面友好，為用戶提供了簡潔方便地使用條件。極大地提高了對文件流轉信息的準確性，在文件處理方面也提供了可靠的安全性，實現了對文件信息的智能化管理。系統使用功能的強大，有良好的擴展性，可以保證對未來增長的信息量有效的處理，也可以滿足不斷擴大的業務范圍。為紙質公文辦公帶來的人力物力和時間成本的損耗問題，提供了有效的解決手段[3]。為未來的無紙化和系統辦公，提供了優質的解決方案。云南省曲靖市一直推進數據曲靖項目的發展，積極的推進公文智能交換系統的實施工作，對實體經濟與人工智能大數據的結合做出了積極的貢獻。結合當地的實際情況，積極面對實際工作過程中發生的問題，讓數據共享的技術進一步走進各黨政機關單位中，培養高科技人才，建立曲靖人才庫儲備機制，為發展數字經濟提供了強有力的技術支持。通過對政務信息系統的整合，建立政務信息共享平臺，對政務數據資源的渠道拓展，從而讓公文數據交換可以在交換共享平臺實現，加快數字經濟的迅速發展，讓市場優勢充分發揮出來，培養具有新動能的數字經濟模式。為曲靖黨政機關部門在未來的工作中，提供智能化的服務，讓專業性強的系統軟件，來更好的輔助辦公模式的全面升級。

結論：公文智能交換系統的應用，對單位間公文的全面管理和信息共享達成了實現的目的。在工作人員操作系統時，可以全面跟蹤文件流轉的內容，還可以對操作節點的訪問進行有效的監控，解決了實際工作中，因為移交工作和公文簽收，以及工作授權的不及時的問題，有效地避免了因為發生差錯時責任劃分不清等現象，保障了公文處理質量，提高了工作效率。應該加大在黨政機關工作中的應用力度，認真地履行工作職責，來實現辦公的智能化。