淺析新時期中職院校檔案管理的創新模式

馬英 新疆塔城地區師范學校

一、中職院校檔案管理現狀分析

（一）領導層面重視不足，缺乏完善的管理制度

相對于教學實踐來說，檔案管理在中職院校的工作安排中受到的重視程度低，但是檔案管理是所有管理工作中的基礎部分，領導層面對這部分工作的重視不足，不利于檔案管理工作的優化提升，且很多中職院校內沒有設立專門的檔案管理制度，整個檔案管理過程松散，缺乏科學的規章制度的約束，管理效率低且易出差錯。

（二）檔案管理人員缺乏專業性

中職院校的檔案管理不斷人員數量缺乏，人員素質也有缺失，大多數都是依靠教務人員或校內教師兼職代崗，缺乏檔案管理的專業知識和技能，且學校忽視對這部分人員的檔案專業知識技能培訓，檔案管理人員自身對管理工作重視程度不足，工作責任心缺失，使得檔案的系統化、專業化管理更加無法實現。

（三）檔案管理信息化進程慢、程度低

信息技術革命的在世界每個角落的滲透，強化了對各個行業信息化進程的要求，且信息化在檔案管理工作中的應用益處頗多。但是當前檔案管理人員思想多有落后，導致管理模式陳舊單一，并且缺乏專業的信息技術知識和操作技能，在實際的檔案管理工作中較少應用到計算機技術，人力工作占比大帶來的檢索慢、易出差錯等問題無法規避，再加上許多中職院校對檔案管理信息化投入的財力人力不足，工作環境缺乏先進設備的支持，影響檔案管理的整體水平。

二、新時期中職院校檔案管理創新模式探究

（一）提升領導階層的重視程度，制定科學的管理制度

領導階層只有對學校的檔案管理工作提起足夠的重視，才能發揮科學的統籌領導作用，指導整個檔案管理工作的順利進行，因此學校應該積極安排領導干部學習相應的檔案管理知識，從專業的角度了解此項工作對學校的重要意義，從而提升重視和保護檔案管理工作的意識；其次學校還可以鼓勵全校師生共同監督檔案管理工作的進行，開設“校長信箱”和“建議角”等，督促相關校領導進一步優化指導工作；此外，學校領導人員要加快制定科學的檔案管理制度，并監督實際工作對制度的執行程度，堅決全方位規范檔案管理工作。

（二）加強檔案管理人員隊伍建設

要解決檔案管理人員專業性缺失的問題，要從源頭和建設兩個層面著手。首先，學校要招收一些有檔案管理專業知識的人員參與工作，一方面擴大此工作的人員隊伍，一方面從源頭上保證檔案管理工作的質量；其次，學校要加強對現有的檔案管理工作人員的專業培訓，從思想素質和專業能力兩方面著手，既提升工作人員對檔案管理的重視程度，也保證人員的能力素質緊跟時代發展的需要；此外，學校要建立起明確的分工制度，每位檔案管理人員都有自己的具體工作，這樣既能保證工作人員的專業程度，也有利于工作效率的提升。

（三）加強檔案收集，實行科學管理

學校的檔案材料往往數量龐大、種類繁多，是學校領導進行決策指導工作的重要依據，因此文件的完整性是做好學校其他管理工作的基礎。首先，工作人員要重視檔案的收集和歸納，對學校發放的各種會議文件、學生檔案材料、勞務相關文件等都要認真收集，分類歸檔；其次，學校還要加強全校師生的檔案健全工作，提升查詢工作的效率，有利于保證今后對教師和學生群體評價工作的順利進行。

（四）利用現代信息技術完成檔案的整理工作

計算機技術在檔案管理工作中的應用可以大大提升管理的精度和速度，首先，人工分檔時難免會由于個人理解的偏差造成對同一文檔分到不同類別的問題，影響后期的檔案查詢和案卷質量，而計算機模擬人工立卷就能很好的解決這個問題，先精準地將帶有類別的條目打印出來，再將文檔按照相應的順序排列，有效規避人工誤差，提升工作精度；其次，學校需要建立檔案數據共享系統，將龐雜的檔案信息快速共享，有利于防止不同檔案部門對同一檔案的重復建設，也有效提升了檔案資源的利用效率，便于不同的學校用戶在云平臺中快速獲取所需信息資源，同時也保障了個人的檔案安全。

（五）提升檔案管理人員的信息化管理技能

信息化管理是讓計算機技術在檔案管理工作中得到高效應用，但是電子計算機的使用需要一定的專業知識和技能，當下的檔案管理人員缺乏相應的能力，需要加強技能培訓和知識學習。首先，檔案管理人員要結合自己對計算機管理的實際掌握情況，重點補足、專項訓練，在工作的過程中保持學習意識，逐步熟練掌握檔案管理信息化要領；此外，學校可以定期組織檔案管理者進行專業知識的學習，請專業的人員來幫助講解，提升檔案管理人員的學習效率和積極性，增強終身學習、管理技術與時俱進的意識，努力成為一名優秀且綜合實力過硬的信息化檔案管理人員，為學校的管理工作貢獻自己的專業力量。

三、總結

中職院校在重視培養國家專業人才的同時，也要對學校的檔案管理工作給予足夠的重視，要想完全解決當下檔案管理工作中存在的問題任重道遠，這需要學校領導的支持重視、管理人員的自我提升、信息化系統和硬件設備的支持，每個人都努力做到從觀念上提起重視，在行動上認真實踐，不斷關注新時代發展的要求，將檔案管理工作做得精準出彩，科學規范地完成每一項任務，保證檔案管理工作的順利高效進行，真正為教育事業做好服務。