信息化視角下高校科研經(jīng)費管理問題的思考

魏傳風

萊蕪職業(yè)技術(shù)學院

一、信息化建設(shè)在高校科研經(jīng)費管理中的作用

（一）有助于科研項目實現(xiàn)分類精準管理

高校科研經(jīng)費來源可以從縱向和橫向課題兩方面探討，縱向課題經(jīng)費由政府部門下發(fā)，發(fā)放數(shù)額和時間基本沒有太大變動，在縱向課題中各高校往往是追逐高級別課題，因此低級別課題變動情況不會有太大幅度，數(shù)量也不會改動太多。橫向課題在國家的政策支持下通過產(chǎn)學研合作，為橫向課題提供了發(fā)展空間。在信息化建設(shè)之下兩種不同的課題各有可取之處，都優(yōu)化了預算管理，改變了項目負責人一人獨大的局面，加強了科研項目的精細化管理。

（二）有助于科研數(shù)據(jù)的有效管理

傳統(tǒng)科研經(jīng)費管理和信息化下的科研經(jīng)費管理形成了鮮明對比，建立起了完整的數(shù)據(jù)庫使得數(shù)據(jù)信息得以完整保存，實現(xiàn)了科研數(shù)據(jù)的監(jiān)察和督導作用。把完成的科研項目數(shù)據(jù)導入信息庫，利用信息技術(shù)及時分析探討完結(jié)項目的優(yōu)劣之處，分享成功經(jīng)驗，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為下一次科研經(jīng)費管理提供了借鑒經(jīng)驗，提高預算決策的正確率，實現(xiàn)科研數(shù)據(jù)的信息化管理。

（三）有助于簡化工作流程

在學校經(jīng)費管理中最為明顯的例子就是資金報銷環(huán)節(jié)，在此過程中科研人員對于報銷流程情況掌握不太熟悉，無法及時準確滿足工作人員的訴求，極易產(chǎn)生消極情緒。為解決這一問題，對于科研報銷、票據(jù)審核、經(jīng)費審批等建立起了網(wǎng)上報銷流程，對于不明白不理解的地方可以在線咨詢，有專門人員為之解答，簡化了工作報銷流程，提高了工作效率，增加了科研人員對財務工作的信任度。

二、高校經(jīng)費精細化管理在信息化建設(shè)上的問題

（一）信息化建設(shè)缺乏科學規(guī)劃，設(shè)計優(yōu)化程度不夠

信息化建設(shè)的兩個任務，一是把原有的數(shù)據(jù)信息、科研項目、工作計劃等信息連接到計算機上面便于接收信息。二是明確各部門工作職責，促進部門之間的協(xié)調(diào)配合，保證信息及時獲取。但目前高校信息化建設(shè)工作多以高校某一部門進行試驗，信息化建設(shè)實施前沒有做足前期準備工作，沒有做到從全局角度出發(fā)，信息化建設(shè)缺乏科學判斷，造成系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)紕漏，信息情況嚴重紊亂。科研人員體驗反饋效果一般，信息程序改進力度小，滯后了信息化建設(shè)的優(yōu)化。信息化是推進科研經(jīng)費正常運行的輔助工具，不是目的，信息化建設(shè)應該是為了節(jié)省科研人員的工作時間，而不是給其造成負擔。

學校經(jīng)費決策多以高層意愿為主，一般是根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和個人實踐經(jīng)驗做出決定，這種決策方法過于片面性沒有從全局方面考慮，缺乏科學性和客觀性。科研經(jīng)費分配方面沒有做到完全的公平、合理，學校財務管理方面對信息建設(shè)的利用率較低，實際使用與預算情況不相符，容易發(fā)生道德綁架、分配不均等情況，對信息化建設(shè)發(fā)展具有局限性。

（二）信息共享縱深程度不夠，數(shù)據(jù)對接流于表面化

學校的任何活動都需要其他部門之間的配合來完成工作，但各部門的工作情況、崗位職責、數(shù)據(jù)資料盡不相同，同時項目預算、實際支出和科研費用之間的聯(lián)系甚少、默契較低，信息數(shù)據(jù)獨立存在，短時間內(nèi)數(shù)據(jù)共享難以實現(xiàn)融合。不同的項目類型之間溝通頻率少，形成了一座信息“孤島”，阻斷了各部門間的溝通，預算項目經(jīng)費難以及時與相關(guān)部門人員之間進行和對匹配。例如，國家自然科學基金和國家社會科學基金對于“設(shè)備費”卻有著不同的認識，自然科學基金和社會科學基金都強調(diào)了科研項目發(fā)生過程中對于設(shè)備的購買、租賃以及設(shè)備升級所發(fā)生的相關(guān)費用，兩者的不同之處在于，自然科學基金側(cè)重于設(shè)備的專用性方面，而社會科學基金還包括了“設(shè)備耗材”方面，涉及范圍更廣。項目類型、經(jīng)營管理等方面不同，使得對接流程浮于表面形式化現(xiàn)象嚴重，信息共享縱深程度不夠。

（三）績效評價機制落后，信息化建設(shè)有效性低

績效評價是通過信息化建設(shè)的結(jié)果分析得知，以此來發(fā)現(xiàn)績效評價的不足之處，保證信息化建設(shè)的有效性。目前各高校管理層沒有認識到績效評價的重要性，對它的深入研究更是少之又少，而且高校開展績效評價主要是為了用于匯報工作，因此并沒有建立起專門的評價機制，反而滯后了信息化建設(shè)。針對高校經(jīng)費信息化建設(shè)的相關(guān)資料少，績效機制也有所欠缺，原因有幾個：一是起步較晚的科研信息化建設(shè)缺乏理論和實踐支持，各方面都有待提高；二是動態(tài)和靜態(tài)管理之間本就相違背，不能生硬地套用不相符的模型對其應用；三是學校與企業(yè)經(jīng)營本質(zhì)不同，無法直接用來對比和應用，因此建立起一套合理可行的績效評價難度系數(shù)較大。

（四）數(shù)字化功能缺乏完整性，經(jīng)費數(shù)據(jù)難以獲取

高校是以非營利組織為主的教育機構(gòu)，但其經(jīng)營管理模式卻與營利組織的模式相契合，不透明、不公開的財務走向，使得社會人士無法進行監(jiān)督，數(shù)據(jù)信息和管理方式的不恰當，制約了經(jīng)費的預算、使用。究其根本原因受傳統(tǒng)觀念和自身思想認識影響較深，對數(shù)字化信息建設(shè)等字眼比較陌生，一味地認為學校經(jīng)費支出、走向情況屬于學校內(nèi)部事情，與其他機構(gòu)個人無關(guān)，片面認為個人利益大于學校利益，經(jīng)費無法達到公開透明化，使得經(jīng)費管理不斷出現(xiàn)問題。財務數(shù)據(jù)影響社會公眾的最直觀感受，社會公眾監(jiān)督無法涉及到財務信息方面，數(shù)據(jù)獲取情況十分困難，無法客觀評價經(jīng)費使用情況。

（五）科研經(jīng)費相關(guān)信息的溝通缺乏實時性和準確性

高校目前對于經(jīng)費發(fā)布方式也只是通過學校網(wǎng)站、QQ、微信等聊天工具，反饋渠道主要有校園網(wǎng)站查詢、撥打電話等，這種溝通方式存在很大的漏洞。發(fā)布方式渠道少，師生主動獲取信息能力低，接收信息不迅速導致反饋過程緩慢，相應的獲取信息的人就少。以項目報銷為例，學校職工將填制好的報銷單，交由各級領(lǐng)導審核簽字，不符合規(guī)定的需重新填寫，符合規(guī)定的在手續(xù)完成之后，報銷人員無法及時獲知結(jié)果，需要等待銀行短信通知，才能獲取結(jié)果，信息無法及時反饋回科研部門，單據(jù)不在個人手中，具體金額無法核對，真實性大大降低，信息化系統(tǒng)流程。

（六）經(jīng)費管理體制不健全，過度行政化現(xiàn)象嚴重

在行政部門全權(quán)管理之下，項目進展要聽從部門主管的命令，導致資源浪費情況嚴重，經(jīng)費利用效率低下缺乏科學性和嚴謹性。科研部門非專業(yè)人員偏多，自身財務知識難以支撐預算編制，科研部門往往會采取顧前不夠后的管理方法，科研項目和經(jīng)費管理獨立存在，財政部門也只重視資金的動態(tài)情況，對于項目進程關(guān)注少，不重視學校未來發(fā)展，缺乏全面考慮，在經(jīng)費管理相對獨立的模式下，相關(guān)人員對于其他部門工作了解少之又少，更無法完成科學決策，在經(jīng)費使用過程中科研部門和財務部門很難做到統(tǒng)一管理，監(jiān)管力度不夠大，思維模式還停留在“就財務論財務”的方法。

三、信息化建設(shè)下高校經(jīng)費精細化管理的改革措施

（一）加快信息化戰(zhàn)略發(fā)展，促進信息化平臺建設(shè)

隨著技術(shù)的不斷進步、信息化的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)逐漸重要起來，科研經(jīng)費應在信息化平臺建設(shè)的基礎(chǔ)之上，協(xié)調(diào)各部門工作，立足于高校整體發(fā)展。將財務、后勤、科研等部門意見信息統(tǒng)籌起來列出計劃，按照各部門的職責準確定位工作方式和管理制度，對科研經(jīng)費做到科學規(guī)劃，對不同類型的科研項目，采取不同的管理方式，自下而上征集各部門的意見，自上而下的整理實施。重新規(guī)劃項目流程、整合數(shù)據(jù)資料，做到向公眾呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)全面、準確，不斷強化人員分析、決策能力。

（二）推進信息化縱深發(fā)展，不斷向智能化方向靠近

隨著信息技術(shù)的不斷深入，信息化建設(shè)不斷向智能化方向發(fā)展，這就要求對于數(shù)據(jù)的處理、分析、應用等更加有深度、更加精準化。將一些原始資料、工作報告、會議記錄等信息與信息化建設(shè)平臺結(jié)合起來，實現(xiàn)全方位、深層次的對接。科研項目的工作流程、完成情況、設(shè)備費用明細等逐步建立起完整性、智能化、有深度的科研經(jīng)費信息化建設(shè)平臺，不斷深化信息化發(fā)展。

（三）加大高校科研經(jīng)費績效評價研究

企業(yè)的績效評價相比較于高校來說已趨向成熟，高校要想加大績效評價研究力度，應結(jié)合企業(yè)的成功案例和經(jīng)驗教訓，并根據(jù)高校的現(xiàn)實情況，制定系統(tǒng)科學的績效研究方法，對研究效果、部門人員評價情況等進行評析，經(jīng)過不斷的試驗，選擇一個最優(yōu)的績效評價方法，在績效評價研究過程中可以及時發(fā)現(xiàn)問題和漏洞，促使信息化建設(shè)不斷完善，整改主體更加明晰，信息化建設(shè)可持續(xù)健康發(fā)展。

（四）完善科研經(jīng)費信息披露體系

隨著經(jīng)濟體制的不斷變化，經(jīng)費的收支情況不斷復雜化，一定的信息披露能夠減少數(shù)據(jù)缺失、信息失真等情況，因此建立起完善的財務信息披露體系就變得尤為重要。可以通過借鑒國內(nèi)國外信息披露相關(guān)法律，來提升和完善信息披露。不同學校之間對于財務信息訴求不同，財務信息的建立必須是一個多層次，多方位的信息披露體系，來滿足不同使用者的要求，實現(xiàn)信息披露不斷公開透明的目標，減少財務信息的“黑幕”，一定程度上實現(xiàn)社會公眾的財務信息監(jiān)督。

（五）健全高效的科研管理信息溝通機制

科研管理信息溝通作為高校管理的重要環(huán)節(jié)，要求信息溝通機制不斷完善。處于信息化時代之下，要想實現(xiàn)信息溝通順利進行，服務模式就必須做出改變，多角度、全方位進行宣傳推廣，加大微信推廣使用力度，定期將科研經(jīng)費使用情況推送到師生手機上，專門開設(shè)信息查詢機構(gòu)，系統(tǒng)講解和解決信息業(yè)務。同時報銷人可以提前從網(wǎng)上填制報銷憑證來完成初步審核工作，簡化了工作流程，提高了工作效率。

（六）建立健全科研經(jīng)費管理機制

各高校可以根據(jù)資金數(shù)額，利用政府下發(fā)的項目經(jīng)費，建立科研研究機構(gòu)，來促進科研工作的發(fā)展，反之也可利用科研成果更好地完善科研機構(gòu)，兩者之間相互促進、共同進步。從人員方面講，積極參與到科研項目的各個階段，及時關(guān)注后勤保障工作，掌握信息獲取能力和預測能力，做到精細化管理。

在一些特殊項目上，可以適當?shù)匾胄碌慕?jīng)營理念、規(guī)章制度使科研項目更好的優(yōu)化，不同級別類型的科研項目，要區(qū)別對待分別管理，例如時間長、風險高的項目各高校間平等競爭，根據(jù)風險承受能力、發(fā)展現(xiàn)狀等多方面的競爭來引入項目，避免不合理現(xiàn)象的發(fā)生。也可通過加強與企業(yè)之間的合作，共享經(jīng)驗實現(xiàn)優(yōu)勢互補。

根據(jù)國家現(xiàn)行的法律法規(guī)，逐步建立起適合科研經(jīng)費管理的規(guī)章制度，在制度中明確科研人員責任和義務，簡化工作流程，設(shè)立專項監(jiān)督部門，最大程度上避免只對資金敏感卻忽略科研項目進展的情況發(fā)生。科研部門提前編制預算經(jīng)費、規(guī)劃項目流程和可能發(fā)生的意外情況一一列舉，責任到人明確分工，規(guī)定期限內(nèi)完成項目立項工作。財務部門按照規(guī)章制度和科研項目進展情況指導并幫助項目負責人完成經(jīng)費的預算，及時完成所分配的工作，不斷協(xié)調(diào)好科研項目各階段的監(jiān)督工作。