檔案管理系統在文書檔案工作中的運用

辛素玉

摘? 要：文書檔案與檔案管理對事業單位的可持續發展十分重要，在文書檔案與檔案管理系統中引入現代管理理念是事業單位順應時代發展的要求。文章介紹了文書檔案的工作原則，分析了文書檔案在工作過程中遇到的問題，闡述了檔案管理系統的優點，并就如何更好地使用檔案管理系統于文書檔案工作提出了幾點建議。

關鍵詞：檔案管理系統;文書檔案;應用

分類號：D922.1

引言

隨著事業單位發展規模的進一步擴大，事業單位的文件檔案工作也有待提高。科學合理的文件檔案操作可以大大提高事業單位的業務效率，促進事業單位的長遠發展。

一、文書檔案的工作原則

1.整體性原則

與其他管理任務不同，文書檔案管理具有完整性原則，并且文書檔案管理針對的是整個事業單位，而不是某一個部門，具體整體性原則。文書檔案管理是將所有資料進行集成的一項工作，在收集信息的過程中，需要事業單位的每個部門相互協作、配合。

2.規范性原則

因為文書檔案的工作包含很多信息，它包含每個員工的個人信息以及事業單位的一些開發信息。信息廣泛，細節功能強大。因此，為了管理人員在處理文件時做好工作，有必要建立一個標準化的工作系統。只有按照既定流程執行所有階段的管理工作，才能有條不紊地管理大量信息。

3.保密性原則

事業單位的檔案庫包含整個單位所有員工的個人信息，其中許多都是個人隱私信息，因此文書檔案工作必須堅持保密原則。文書檔案工作中涉及的所有工作人員都要對事業單位所有人員的檔案信息負責，不能隨意將別人的檔案帶出，也不能隨意翻閱、透露別人的檔案信息，泄露他人的檔案信息會給他人帶來很大的麻煩，是極不尊重他人隱私的行為。假如事業單位的文書檔案工作連保密這一基本原則都做不到，那么該單位員工的信息安全肯定也得不到保障，該單位也不可能獲得長期穩定的發展。

二、目前文書檔案工作的主要問題

1.事業單位領導對文書檔案工作認識不足

提高部門領導對文書和歸檔操作的重要性認識，可以幫助構建新型的檔案管理系統并提高文書歸檔操作的水平。受傳統歸檔概念的限制，一些單位負責人仍然認為，文書和歸檔操作僅是檔案的收集和存儲，不了解檔案管理對事業單位成長發展和預測潛在風險的重要性。

2.文書工作與檔案管理脫節現象

在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案管理既有本質的區別，又有不可分割的聯系，做好兩者的結合是做好文書檔案管理工作的關鍵。當前現實中的文書檔案管理過程中，往往存在著一種分體式的管理體制，這種管理體制比較科學、合理，但在一定程度上將文書工作與檔案工作分開，二者之間在銜接上出現了一些失誤。造成這種現象的原因在于，一些文書工作人員缺乏檔案意識，在信息收集過程中效率低下，不能準確把握檔案的主題，導致二者之間存在脫節，降低了文書檔案管理的質量。

3.文書檔案管理人員業務素質不高

長期以來，檔案工作者對檔案管理工作重視不夠，檔案工作人員一般都不是專業人員，經常在檔案工作以外擔任其他職務，致使他們責任心不強，不能把檔案工作放在正確的位置;此外，一些單位的檔案工作者，雖然具有專業技能，但由于自身不積極主動，單位不重視等原因，長期未得到進一步的培訓，使他們的管理方法和管理理念容易受到陳舊觀念的束縛，難以適應新時代的發展要求，不利于檔案工作的實效。

三、檔案管理系統在文書檔案工作中的優勢

1.提高了工作效率

在傳統的文件歸檔操作中，大部分的歸檔操作（例如，收集和整理歸檔數據）都是由個人獨立完成的。由于文件數據太多，容易導致管理員出現紕漏，也會影響文件的使用。在辦公中使用檔案管理系統，可減輕工作人員的勞動強度，管理系統具有強大的信息處理能力，可提高信息計算的準確性。檔案管理系統為收集、處理、分類、儲存檔案資料提供了極大的方便。檔案管理系統的建設同時也需要大量的人力和物力，建設完成后可以利用網絡信息和檔案管理系統的功能來實現文件信息的即時傳輸。

2.使信息得到共享

由于傳統的檔案管理系統中，檔案室和其他部門之間的信息流動不暢，事業單位的檔案室常常徒有其表。目前，大部分事業單位文書長期缺乏規范的存儲管理，雜亂無序的文書管理給希望借閱或查閱檔案的員工帶來了很大的困難。有效地將檔案管理系統應用到文書管理中，可以使事業單位及時共享所有文件信息，而員工想要借用文書檔案更加方便快捷。

四、檔案管理系統應用于文書檔案工作的可行建議

1.提高檔案管理系統應用意識

事業單位高層管理人員應提高對現代檔案管理重要作用的認識，積極將現代化手段引入到事業單位文書檔案管理工作中，并根據本單位檔案管理的實際需要，結合自身情況和實際需要，配置檔案管理系統的硬件設備和應用軟件，為檔案管理系統的現代化提供基礎保障。

2.加強事業單位檔案收集整理力度

檔案是事業單位發展的無形資產，也是事業單位在激烈的市場競爭中占有一席之地的重要保障。要加強對事業單位檔案資料的收集、整理，確保事業單位檔案資料的完整、有效利用。最有效的途徑是建立健全檔案管理制度，收集檔案資料，規范分類，建立統一的標準和格式，確保文獻資料質量，方便員工查閱，。

3.加大檔案數字化建設監管力度

首先，加強安全檢查和防范意識，對文件和檔案建立分類保護，按規定標準公開管理，查閱人員要有不同的權限，以獲取不同層次的信息。對重要文件材料，應采用圖像掃描等處理方法，同時必須保留重要文件的原件，并由領導簽字，加蓋單位公章。其次，審查組應該定期檢查并維護數字化檔案管理系統中的漏洞，以確保檔案信息、文件和檔案的安全，能夠被有效地支持事業單位的可持續發展。

結束語

為了使文件管理系統在文件管理系統中發揮最大作用，首先需要提高對文件管理系統應用的認識，并向每個員工推廣使用文件管理系統的方法和條件。讓每位員工意識到文件管理系統的重要作用，并滲透到所有員工的日常工作中。然后加強檔案管理系統的數字化建設，加強檔案管理系統各方面的監督，建立健全的事業單位文書檔案建設工作標準。

參考文獻

[1]張秀蕓.自動化管理系統在文書檔案工作中的運用[J].黑龍江科技信息，2013，（6）：124.

山東省煙臺毓璜頂醫院? 山東煙臺? 264000