公共圖書館開館環境下圖書盤點工作的探索與實踐

李光

作者簡介：李 光（1987— ），首都圖書館館員。

關鍵詞：圖書盤點;RFID技術;圖書館服務;圖書館業務

摘 要：首都圖書館圖書盤點工作是以本館實際情況為基礎，并結合大量實踐測試開展的。文章對首都圖書館圖書盤點工作的現狀、面臨的困難、對應的方案及流程進行了論述，通過分析圖書盤點工作中存在的問題，提出了擺脫目前困境的思路和方法，以期提升圖書館的工作效率和服務質量，為其他圖書館的圖書盤點工作提供借鑒和參考。

中圖分類號：G258.2文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2021）01-0013-04

1 背景

圖書盤點工作是圖書館的一項重要基礎工作，是一種對圖書進行全面檢查和糾錯的有效手段。根據工作環境，圖書盤點工作可分為閉館盤點和開館盤點。閉館盤點的環境封閉，工作人員擁有獨立的工作空間，但會對文獻流通、讀者服務造成一定影響;開館盤點的環境開放，工作人員和讀者處于同一空間，圖書盤點工作會受到讀者流動、文獻流通的影響，盤點難度較大。受館藏數量、館舍面積、讀者數量、圖書流通量、服務理念等因素的制約，目前很多公共圖書館不具備閉館盤點的環境條件，因此，如何在開館環境下開展有效的圖書盤點工作，已成為公共圖書館亟待解決的難題。

首都圖書館（以下簡稱“首圖”），是北京市市屬大型公共圖書館，遵循“大開放、大服務”的服務理念，通過引入RFID技術，結合相應的運營策略和空間布局，形成了“借閱合一、開放式、自助式”的服務方式，全年365天開館，設有20余個借閱區（室），為讀者提供125萬冊（件）開架文獻的免費借閱，具備2萬人次的日接待能力[1]。首圖長期不間斷地提供讀者服務導致圖書“在館不在架”[2]的情況日益增多，給讀者借閱帶來了不便。雖然圖書館傳統的人工盤點查詢靈活細致，能及時發現數據問題，但盤點效率低，在開館情況下受圖書流通因素的影響明顯;雖然圖書館利用RFID技術提升了盤點速度，但RFID標簽易損壞、易受金屬干擾等問題對圖書盤點工作的影響較大。面對新的服務環境，首圖對圖書盤點工作進行了積極探索。

2 盤點方案

首圖在總結以往圖書盤點工作經驗的基礎上制訂了一套新的盤點方案，通過采集、對比、復核、處理四步完成某一區域內的圖書盤點。在2017年進行小范圍實踐后，首圖的圖書盤點工作取得了較好的效果，之后擴大范圍開展全館在架圖書的盤點工作。由于人力、物力有限，首圖無法在全館范圍內同時開展圖書盤點工作，因此，首圖選擇以借閱區為單位，通過流程設計將各借閱區的盤點工作緊密銜接起來，形成了一套科學的盤點方案，新的盤點方案于2018年正式投入使用。

2.1 方法描述

具體的盤點步驟如下：第一步是“數據采集”。工作人員先利用移動式RFID數據采集設備采集目標借閱區內在架圖書的RFID標簽數據，得到“實際在架的圖書數據”;再通過圖書管理系統提取數據庫內的目標借閱區的在架圖書數據，得到該借閱區“理論在架的圖書數據”。第二步是“數據對比”。工作人員將“數據采集”階段得到的“理論在架的圖書數據”與“實際在架的圖書數據”進行對比，得到“應該在架而實際并未在架的圖書數據”和“不屬于目標借閱區的圖書數據”。第三步是“人工復核”。工作人員根據“數據對比”階段整理得到的“復核表單”，對目標借閱區的圖書進行復核，將找到的圖書標記在表單上，將未被標記數據列為“待處理數據”。第四步是“數據處理”。工作人員以“人工復核”階段得到的“待處理數據”為依據，通過圖書管理系統進行數據清洗，并對“需要處理數據”表單進行相應處理。

2.2 人員配置

首圖將參與盤點工作的人員分為3組：采集組、數據組、復核組。采集組負責利用數據采集設備采集目標借閱區內的圖書數據;數據組負責目標借閱區內的相關數據操作，如問題數據處理、數據清洗、數據對比、數據狀態更改等;復核組負責目標借閱區的復核工作。在實際的圖書盤點工作中涉及多個借閱區，因此，首圖將復核組拆分成多個小組負責指定借閱區的人工復核工作。首圖在開館環境下進行圖書盤點工作，既要保質保量地開展日常讀者服務工作，又要避免圖書盤點工作對日常服務工作造成影響，因此尋求圖書盤點工作與日常讀者服務工作的平衡開展是一個難點。

2.3 盤點流程

由于圖書盤點工作涉及空間較大，借閱區數量多且分布在多個樓層，首圖在設計盤點流程的過程中不僅要注意借閱區位置、館藏量、人員配置、設備配置、開館環境等情況，還要考慮到各借閱區之間盤點工作的銜接，保證整體流程的連貫性，在通盤考慮的情況下確定借閱區盤點工作的先后順序。盤點工作流程如圖1所示，整個流程圖呈“階梯狀”。

2.4 盤點前的準備工作

為了保證圖書盤點工作的順利開展，首圖需要做好以下準備工作：一是制訂科學的盤點計劃，包括盤點時間、盤點范圍、盤點內容、盤點流程、人員安排、操作規范、數據標準等。二是提前做好溝通工作。由于圖書盤點工作涉及多個部門、小組之間的相互協作，因此，首圖需要明確工作時間、工作區域、工作內容、交接人員等細節。三是對參與圖書盤點工作的工作人員進行培訓，明確操作規范，及時解決盤點工作中遇到的問題。四是處理暫時無法上架流通的圖書，減少盤點誤差。

2.5 盤點結果

首圖在2018年的圖書盤點工作中采用了新制訂的盤點方案，發現并處理了許多以往盤點工作中遺漏的問題數據，彌補了之前盤點工作的不足。2018年的圖書盤點工作共涉及圖書數據596，778條，處理的相關數據占總數據的7.78%;2019年的圖書盤點工作共涉及圖書數據552，956條，處理的相關數據占總數據的1.89%，主要原因在于2018年的圖書盤點工作為2019年的圖書盤點工作提供了良好的數據基礎。從2018年、2019年圖書盤點工作的實際效果看，首圖基本實現了預期的工作目標。

圖書盤點工作的優勢具體體現在以下三個方面：一是新的盤點方案具有一定合理性和可行性。首圖根據自身的實際情況，如運營時間、服務策略、區域分布、文獻流通量、人員數量、技術設備等，構建了盤點流程，保證了圖書盤點工作的有效開展。二是新的盤點方法為圖書盤點工作提供了有效支持。首圖在總結之前圖書盤點工作經驗的基礎上形成了新的盤點方法，利用RFID技術的非接觸自動識別特性解決了圖書在架數據的動態采集問題，提升了工作效率，減少了人工復核的工作量，降低了圖書流通等對圖書盤點工作的影響。同時，人工復核查詢靈活細致的特點也彌補了RFID技術在實際工作中的不足，解決了易受金屬干擾、標簽無法識別等問題。三是圖書盤點工作注重人員分工、工作規范和流程連貫。人員分工可以讓參與者明確自身的工作內容，即使在以后的相關工作中更換工作人員，也不會影響圖書盤點工作的正常開展。工作規范使各個工作環節都有參考依據，保證了工作效果和數據質量。流程連貫使各個工作環節能得到有效銜接，為今后首圖常態化開展盤點工作打下基礎。

3 思考

3.1 流通帶來的問題

圖書館在開展圖書盤點工作時必須面對流通這一問題，流通主要包括讀者的借還行為引起的圖書流通和讀者在館內的流動，流通率低有利于盤點工作的開展。對于大型公共圖書館來說，其不具備長時間閉館的條件。針對流通這一問題，首圖主要從以下兩個方面入手解決：一是注重盤點時段，將盤點工作的開展時間選擇在流通量較小的時間段內。以圖書流通和讀者流動的歷史數據為依據，首圖已開展的兩次圖書盤點工作都選擇在2月至3月，但圖書盤點工作對圖書預約等相關業務工作的開展仍造成了一定影響。二是注重盤點工作流程的設計。“階梯狀”的盤點流程以借閱區為單位，以各借閱區盤點工作的進度為節點，通過流程設計將各個節點銜接起來，壓縮了盤點工作的整體時間，但對盤點工作的整體連貫性要求較高，一旦某個節點出現問題就將直接影響后續工作的進程。

3.2 空間布局對圖書盤點工作造成的影響

在圖書盤點工作中，借閱區的空間布局對盤點工作也會造成一定影響。首圖以讀者的借閱需求為依據，設置了多個主題借閱區，由于各借閱區的側重點不同，導致同一種書被配置到不同的主題借閱區。此外，借閱區內圖書擺放標準的多樣化也給圖書盤點工作帶來了困難，如數據采集、人工復核等。為了避免數據出現遺漏，首圖采用了多次復核的方法。此外，復核次數的增多影響了整個圖書盤點工作的進程。因此，如何最大限度地降低遺漏情況的發生及建立一系列應對機制，已成為首圖開展圖書盤點工作需要進一步解決的問題。

3.3 RFID技術的應用

雖然RFID技術應用在圖書盤點工作中存在標簽易損壞、易受金屬材質干擾等問題，但從整體上看RFID技術的應用對圖書資產管理相關工作的開展具有積極的推動作用。供應商在RFID系統的宣傳材料中，一般都會提到RFID設備具有盤點功能，但在實際測試中，盤點功能很難滿足圖書館的工作需求，因此RFID相關設備功能開發的不完善也直接影響了圖書盤點工作的效果[3]。首圖圖書盤點工作使用的相關設備是深圳海恒公司提供的BT-3型移動式RFID數據采集車，采集車具有與盤點功能相似的“清點”功能，雖然可以識別圖書是否在對應書架層位，但無法顯示被掃圖書的原有位置。由于首圖部分借閱區的圖書流通量大，圖書架位變動頻率高，工作人員如果沒有及時更新采集車內的數據，就會使采集車在“清點”過程中出現較多誤差，進而影響整個圖書盤點工作的效果。因此，采集車無法被有效應用到首圖的圖書盤點工作中，缺少針對性的系統設計也限制了RFID技術在圖書盤點工作中的應用。

4 建議

4.1 優化現有的盤點流程

從圖書盤點工作的角度看，首圖可通過調整復核次數、完善漏查應對機制等方式優化盤點流程;調整空間布局，統一圖書擺放標準，平衡讀者需求與相關業務工作的關系，以提高盤點效率。

4.2 尋求技術改進

目前，首圖使用的RFID設備并沒有充分發揮RFID技術的優勢，因此，首圖可通過投入一定資金升級設備，開發更符合圖書盤點工作實際需要的盤點系統。首圖可將數據采集功能和圖書盤點功能集成到盤點系統中，在開展數據采集工作的過程中通過無線網絡連接數據庫同步進行對比，完成圖書盤點工作。首圖尋求技術改進，不僅能簡化盤點流程，減少工作人員數量，實現靈活盤點、動態盤點，還能為未來圖書盤點工作的常態化開展提供新的思路。

4.3 引入新技術

隨著RFID技術在圖書館的深入應用，首圖可通過引入其他新技術完成圖書盤點工作，如盤點機器人和智能書架等。盤點機器人是圖書館機器人的一種應用形式，它將RFID技術與計算機技術結合起來，能為圖書館的圖書動態盤點工作提供支撐[4]。圖書館利用智能機器人開展圖書盤點工作在成本、盤點效率和準確率、創新服務等方面都具有一定優勢[5]。但是，盤點機器人主要被應用于高校圖書館的圖書盤點工作，目前尚缺少在公共圖書館的應用案例。此外，除機器人設備的資金成本較高外，盤點機器人只有在超高頻RFID標簽的支持下才能充分展現自身優勢，對于大型公共圖書館來說，其無法在短時間內完成對圖書RFID標簽的更換工作。智能書架（Intelligent Bookshelf或Smart Bookshelf）是一套高性能的在架圖書實時管理系統，擁有多個RFID讀寫天線，利用高頻或超高頻定位技術實現對在架圖書的識別，具有檢測速度快、定位準確等特點，既能完成盤點、查詢、統計等圖書管理工作[6]，又能實現減少工作人員數量、圖書盤點工作常態化開展的目標。隨著技術的發展，智能書架的成本正在逐漸下降，但大型公共圖書館如果配置的智能書架數量較少，就無法產生集群效應，不能充分發揮智能書架的優勢;如果配置的數量過多，就對借閱區的空間布局有一定要求，進而增加配置成本。

5 結語

首圖在開館環境下開展圖書盤點工作是圖書館傳統基礎業務適應新服務環境的一種有益嘗試，既推動了自身的發展，又保障了服務質量。在互聯網環境下，圖書館應緊跟時代發展步伐，根據實際情況合理選擇智能化、智慧化的服務手段，在技術、成本和效益之間尋找最佳的平衡點，提升圖書盤點工作的工作效率，滿足讀者的多元化需求。

參考文獻：

[1] 首都圖書館.關于我們[EB/OL].[2020-11-13].https：//www.clcn.net.cn/guide/default/index？page_id=11.

[2] 黃海彬.圖書“在館不在架”現象分析[J].圖書館工作與研究，2015（5）：96-97.

[3] 董曦京，劉博涵，陳攀.圖書館RFID技術理論與實踐[M].北京：國家圖書館出版社，2013：185.

[4] 樊慧麗，邵波.國內外圖書館機器人的研究應用現狀與思考[J].圖書館雜志，2017（6）：88-93.

[5] 樊慧麗，邵波.智能機器人圖書盤點創新實踐與思考：以南京大學圖書館為例[J].圖書館，2018（9）：96-100.

[6] 黃勝國.基于RFID技術的智能書架管理系統研究[J].河南圖書館學刊，2015（6）：108-111.

（編校：孫新梅）