醫院人事信息管理系統運行現狀及改進對策研究

亓望　楊潔　劉宏偉

摘? 要：人才資源是醫院保持競爭力的重要資源，而基于計算機技術開發的人事信息管理系統，對提高醫院人力資源管理部門工作效率及服務水平、為優化人力資源配置及科學決策提供信息化的支持具有重要意義。文章將以某大型綜合性公立三甲醫院的人事信息管理系統的使用現狀及面臨問題作為基礎，對醫院人事信息管理系統設計及實現提出設想及對策。

關鍵詞：人事信息系統;大型三甲醫院;人力資源管理

中圖分類號：TP311? ? ? 文獻標識碼：A文章編號：2096-4706（2021）20-0143-04

Research on the Operation Status and Improvement Countermeasures of Hospital Personnel Information Management System

QI Wang， YANG Jie， LIU Hongwei

（Guangdong Provincial People s Hospital （Guangdong Academy of Medical Sciences）， Guangzhou? 510080， China）

Abstract： Human resources are an important resource for hospitals to maintain their competitiveness， and the personnel information management system， developed based on the computer technology， is of great significance to improving the work efficiency and service level of the hospital human resources management department， and providing informatization support for optimizing human resources allocation and scientific decision-making. Based on the using status and problems faced of the personnel information management system of a large comprehensive public third-class hospital， this paper puts forward some ideas and countermeasures for the design and implementation of the hospital personnel information management system.

Keywords： personnel information system; large third-class hospital; human resources management

0? 引? 言

人事管理工作包含了從員工入職、臨床科室輪轉、晉升、調動、聘任、離退休等整個職業過程，是醫院人力資源管理的工作的基礎和起點，而人事信息數據也是支撐各項工作開展的基本。對于將傳統的人事管理信息系統轉換為依托與先進的信息化技術和互聯網支持，實現人事管理工作信息化、規范化[1]，是人事信息管理系統不斷發展的原則，因此，搭建醫院一體化人事信息管理系統的是醫院保持競爭力的重要手段。

1? 醫院人事信息管理系統建設意義

1.1? 人事信息管理系統為醫院人力資源管理工作提升效率

隨著醫院規模的擴大發展，醫療人員的隊伍不斷充實，很多大型的醫院承擔著醫、教、研三位一體的工作[2]。隨著人員增多、流動性加強、制度管理的增加，人力資源管理部門所面臨的數據需求以及各部門需要的材料種類也日益繁多，這也導致人力資源部作為人事信息管理系統的歸口部門，所需要投入在數據統計的時間精力也越來越多[3]。因此，搭建高效的人事信息管理系統，整合各類人事信息、數據分析、導出快捷的報表以及將醫、教、研，甚至是職稱評審、崗位聘任所需信息歸入統一、共享的平臺，減少職工手動填寫的工作量，能夠有效地提高人力資源管理部門的工作效率[4]以及職工的滿意度。

1.2? 人事信息管理系統為科學決策賦能

由于人事信息數據涵蓋從個人基本信息、學歷學位、職稱職務、崗位等級、薪酬等，而且大多為動態性數據，需要地定期的維護[4]。同時，人力資源管理部門承擔著對外提供各類型的人事信息統計，如主管部門上報月度、季度、年度各類型統計數據、相關部門的數據使用需求等，作為大量數據統計的出口部門，具備數據統計和分析功能的人事信息管理系統能夠在很大程度減少由于人為手工統計帶來的統計誤差，同時也能夠為領導在做決策是提供科學、高效而準確的數據支持。

因此在未來的人事信息系統建設目標中，數據分析也是信息系統發展的一大趨勢，而當前對于未來趨勢的分析預測是人事信息系統缺乏的功能[5]。因此，人事信息系統的發展趨勢不應僅局限于數據匯總、日常簡單的提醒，而是逐步實現協助單位進行戰略性規劃，分析人員流動趨勢、職工晉升發展等，為科學決策賦能。

2? 醫院人事信息管理系統面臨的現狀

2.1? 人事信息管理工作停留在信息數據化

當前，很多醫院具備自己的人事信息管理系統，但通過對文獻的查閱以及與兄弟單位的交流可以發現，直至現階段，人事管理的工作及人事信息系統的搭建進度，依舊很大程度上停留在將人事信息轉換為數據的階段[6]，人力資源管理部門對人事信息管理系統的開發程度較低，無法發揮數據信息在人事信息管理系統中的作用，為決策者提供快速響應及科學的信息支持。

2.2? 人事信息管理系統相對“孤島”

在實踐中，人事信息管理系統的搭建首要是滿足人力資源管理部門日常人員信息維護的需要，因此，在涉及人事信息管理系統中容易出現缺乏各部門聯動的、統一規劃的人事信息管理系統相應模塊，如人事信息系統聯動的科研管理平臺、教學信息平臺等，人事信息管理系統相對處于“孤島”狀態，甚至只在醫院內網中進行搭建再導出數據，這也導致人事信息系統無法實現數據的平臺共享以及管理。

3? A單位的新人事信息系統現行情況

3.1? A單位基本情況概述

作為珠三角地區的是一所集醫療、教學、科研和預防保健為一體的大型綜合性三甲醫院，下轄2個分院、4個研究所，目前職工超6 000名，涵蓋的人員類別有醫生、護理、藥學、技診、科研、行政后勤、勞務派遣、博士后研究人員、規范化培訓社會學員、研究生、退休職工等等，其中其中包括在職的醫護人員超過4 200人，占比超過70%。由于人員類別多樣化，且人事信息的基本數據的繁多。人事信息管理系統作為人力資源管理部門掌握全院人員信息的首要關鍵渠道，盡管在收集人事信息及內容時每個系列的人員相似度高，但個性化的數據信息量也不容小覷。

3.2? A單位人事信息管理系統情況概述

2019年9月之前，人事信息管理系統采用單一的內網數據庫進行人員信息管理，同時僅開放由人力資源管理部門單獨使用的人員信息管理系統。系統的頁面采用類Excel的數據庫進行人員信息補充修改的情況，并每月定期導出月報、人事明細表進行外網數據查看。

2019年9月，A單位人力資源管理部門上線了新的人事信息系統，改變當年人事信息系統僅存在內網的“孤島”狀態，實現單位外網可使用的人事信息管理系統進行查詢維護，同時，開放提供老干處、護理部、科研處可進行查詢信息及維護部門管轄下的人事信息權限，如維護研究生信息、離退休人員及其家屬情況;聯動薪酬系統、考勤系統、門診公費醫療系統，保證人員流動變化后可及時停用相關系統并進行人員維護提醒;同時在OA系統搭建流程審批，在人事信息管理系統的組織架構基礎上實現逐級審批功能。新人事信息管理系統在一定程度上改善了人員信息“孤島”下的人事數據查詢維護功能煩瑣、提升了數據維護的及時性，提高了人力資源管理部門日常人事維護工作的效率，當前A單位人事信息管理系統首頁如圖1所示。

流程審批等多個關鍵系統功能，實現有人員數據才有對應系統的操作權限，流程審批逐層有序進行，一定程度上杜絕了以前人事系統“孤島”下的人員管理及時性缺失及人員數據單獨出現在個別系統上的可能性，提升了醫院整體人員管理的有效性。

3.3? A單位人事信息系統涉及人員分類及功能

目前，A單位的人事信息管理系統將人員類別規劃為“在職人員”“工勤輔助”“勞務派遣”“委托培養醫師”“博士后研究人員”“研究生”“進修生”“離職人員”以及“退休人員”子名冊，對應不同類別人員具備不同的個性化信息。并創新規劃“所有人員”名冊將在職、離退休等人員匯總子名冊，方便日常人力資源部門進行快速人員搜索查詢，當前A單位人事信息管理系統基本頁面如圖2所示。

人力資源管理部門負責日常維護在職、工勤輔助、勞務派遣人員的進出及個性化信息，同時將“委托培養醫師”“研究生”及“離退休人員”的部分權限提供歸屬部門進行人員報到后的及時維護，保證信息更新的及時性及準確性。

最后，A單位的人事信息系統也保留原有的人員基本情況統計表，方便日常統計工作。每月初進行各系列人員名單及報表導出保存，以供后期備查，不同類型人員所需維護數據量如表1所示。

4? A單位人事信息系統當前面臨問題

4.1? 系統時間流功能不完善

目前，A單位人事信息管理系統具備基本的人員情況匯總報表，內容包括全院在職人員的性別、學歷學位、年齡分布、職稱等情況，人力資源管理部門通過導出人員基本情況報表完成日常的基礎信息上報功能。但由于系統缺少時間流管理功能，對于減員后的再回溯過往報表呈現出離職人員無法在往期應在職表格中體現，導致導出數據與實際需求時間的人員情況有所出入。目前，人事信息管理系統的報表及人員名單仍舊由數據負責人員進行每月機械化的導出保存，大大增加了數據統計工作的機械性，并無法快速響應過往數據情況統計需求。

在未來的人事信息管理系統發展趨勢下，數據智能分析也是信息系統發展的一大目標，而當前對于未來趨勢的分析預測是人事信息系統缺乏的功能[5]。

4.2? 數據導入字段無法滿足現狀

隨著醫院的不斷發展，人員類別及用人方式也逐漸呈現多元化，架構也面臨整合、調整及拆分的情況，對于人事信息管理系統中下拉選項的選擇，也較以往更多樣化。因此，這對人事信息管理系統的定期更新迭代，不斷更新并滿足快速響應架構調整后部門變動、最新專業名稱及職稱系列的更新等。但目前A單位的人事信息管理系統由于初始架構及下拉選項的內容搭建較為固化，字段仍停留在最初的設定導入的字段上;對于架構的變動調整的響應程度較慢，仍需要人力資源部門花費大量人力、時間進行手動維護，無法滿足醫院現有的人事信息管理需求。

4.3? 人事信息系統模塊單一且無過程管理

當前A單位的人事信息管理系統局限于人員基本信息維護，并將人員基本情況對接工資、考勤系統及OA審批流程，但也僅限于數據單項傳輸，而不是系統見雙向聯動，如考勤調整后，人事信息管理系統中的考勤部門發生相應改變。同時，當前的人事信息管理系統缺少了僅限于人員基本信息維護、將人員名單對接工資系統、考勤輪轉以及OA的流程審批，缺少了現代人力資源管理理念中的過程管理[7]，如從應聘到入職、繼續教育、規培輪轉、績效管理、年度考核等，盡管是新系統，但依舊保留著傳統人事信息的工作模式和管理理念[8]，仍舊停留在人事系統與其他關鍵系統脫節的狀態，也無法實現員工職業生涯全過程管理。

5? 人事信息系統應用構想

5.1? 拓展醫院人事信息系統過程管理功能

人才“選、育、留、用”涵蓋了人力資源管理的全過程，從招聘選拔、入職錄用、培訓、考核激勵、晉升調動等一系列的過程管理工作[9]，而人事信息管理系統作為醫院人力資源管理工作的重要工具[10]，是為醫院人力資源實現精細化、科學化管理提供支撐的工具[7]。

因此，醫院的人事信息開發需要不斷朝著人力資源管理過程化管理的方向發展，實現員工從投遞簡歷到招聘入職、簽訂合同提醒、職稱晉升后匹配的薪資待遇調整、考勤輪轉、職稱申報、離退等全生命周期全過程管理，為人力資源管理部門提供預警及智能的調整機制，減少人工的篩選查找，用人事信息系統過程管理為人力資源管理工作賦能。

5.2? 職工自助查詢并同步多終端暢通職工

目前很多的人事信息管理系統為保證信息安全，僅開放部分相關處室進行查閱或修改部分人員信息的修改功能，而職工查詢或上報更新個人信息仍舊是通過前往人力資源管理部門進行單獨查詢或發OA郵件申請修改個人聯系方式。

作為醫院職工，面臨的醫、教、研項目的申請表格較多，其中涉及的各個部門需要審核的基本信息共性較強，如個人年齡、職稱、職務等。在填報申請表格過程中，審核部門會面臨職工因對個人數據認知未能統一，因此涉及年限、職稱職務內容容易出現偏差，導致審核部門增加審核復雜難度。作為兼具了管理和服務的雙重角色的人力資源管理部門[1]，為每一位職工和相關部門提供便捷服務，然后職工感受到“辦事易”是實現好服務好管理的體現。

因此，人事信息管理系統開放職工網上辦事查詢大廳及移動查詢端口，職工可實現隨時查詢個人信息[11]、填報個人申報表可進行查詢導出、提交佐證材料更新個人信息并由人力資源管理部門進行復核修改功能，既提高職工辦事效率[12]及滿意度，也為各部門審核材料信息提高審核效率。

6? 結? 論

建設醫院人事信息管理系統，同時利用信息技術提高為人事信息管理水平賦能，是提高人員人力資源管理精細化及科學化管理程度，提升人事工作效率及準確度，改善傳統人事工作模式為職工提高更優質服務的重要支持。

參考文獻：

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[12] 魯肖肖.高校人事管理系統的探究與設計 [J].信息與電腦（理論版），2020，32（14）：89-91.

作者簡介：亓望（1979—），男，漢族，山東濟南人，助理經濟師，碩士研究生，研究方向：衛生管理及人力資源管理;

通訊作者：劉宏偉（1971—），男，漢族，廣東饒平人，人事處處長，碩士，研究方向：衛生管理及人力資源管理。