淺析企業檔案管理信息化建設

黨晶晶

摘 要：隨著人們進入信息時代，信息化科技在現今高新技術當中潛力很大，所以在企業管理工作當中也能夠把檔案管理工作納入信息化技術，使企業檔案管理也隨著信息時代的前進而蓬勃發展，以便更好的加強企業檔案資料的整理、保護、科學管理和共享使用，并協助企業實現高效管理和建設。所以，把企業信息化建設科學合理的運用在檔案管理當中是企業實現可持續發展必經的一條道路，本文針對對于企業檔案管理信息化建設展開詳細論述。

關鍵詞：企業：檔案管理：信息化建設

一、企業檔案管理信息化建設的作用

有助于檔案原件的保存，企業可以將紙質文檔轉化為電子存檔，再對其進行分類、整理和保存，最終加以利用，這就能有效地降低紙質檔案的破壞，減小原件丟失的風險，為檔案管理提供便利。便于電子文件歸檔，傳統的檔案管理工作中以動手操作為主，工作量復雜而多，管理者往往需要花費大量精力和時間，利用動手操作梳理和制定文檔目錄，出錯概率大，由于信息的變動也會產生大量連鎖反應，時間消耗量也多。而信息化管理系統則可以避免這一問題，檔案管理員通過計算機操作就可以進行檔案歸檔，節省工作時間，工作質量與效率也明顯提高。自動化檔案檢索，傳統檔案檢索工作中，主要是由管理人員為用戶從各目錄中查找所需信息，到庫房對檔案實物進行查找，工作效率不高。新時代信息化背景下，管理者可以運用現代化計算機設備為用戶搜索和查閱所需檔案等信息資源，可以從各個視角進行搜索，信息查全率和準確性都大大提高，工作效率也得到了保證，減少管理者壓力。增強檔案資料的安全與保密性，作為一項關鍵信息資料，企業檔案與企業生存發展息息相關，并且其會關乎到企業商業乃至國家機密，一旦出現檔案泄露事件，將會給國家和企業造成不可估量的經濟損失。檔案管理信息化建設，大大提高了其保密性，與一般紙質文檔比較具有更高的安全系數，通過設置加密權限降低檔案信息泄漏幾率。企業利用計算機集中管理檔案資料，為文檔信息設定了一定的查詢權限，進行嚴格保密，以防止檔案文件材料的流失或泄露，增強檔案資料的安全與保密性[1]。

二、企業檔案信息化管理建設不足

規劃不完善，目前我國很多企業處于工業化發展進程中，現代化管理方法不健全，企業也沒有充分考慮自身發展戰略，無法從整體上做好企業信息化建設規劃。另外，在企業檔案信息化管理系統建設項目中，不能像其它項目一樣直接產生效益，由此直接影響到信息化建設的能否成功。檔案管理工作并沒有統一標準和標準化，即有規范但并未實施到位，在企業檔案管理信息化工程中，統一規范和標準化是十分關鍵的，從宏觀上指導著檔案管理信息化建設工作。事實上，部分企業還不能形成完備的檔案管理規范體系，有的對具體工作又缺乏具體的管理規范，所以企業要加速建立信息化標準規范并逐步完善工作，為企業檔案管理信息化建設提出更完善的工作體系和規范。企業領導要落實標準和規范的有效實施，領導對檔案保管工作相當的不注重，現階段由于檔案保管制度的系統性比較強，所以對管理人員的專業性要求也比較高，不過目前不少企業和單位的主管干部都把管理培訓和技術創新沒有重視和嚴格落實，認為檔案保管是一項比較次要的工作項目，所以通常都會將檔案保管工作交由專人管理。由于企業領導的不注意，才造成了檔案保管工作的發展滯后，其實企業檔案管理工作既直接關乎到每一個職工本人的權益，同時又和我國的經濟社會發展密切相關。所以企業檔案管理工作要想發展需要獲得企業領導的充分關注和職工擁護，如此才能使每個企業職工得利，為企業與國家發展帶來新價值。

三、企業檔案管理信息化建設措施

首先，創新思想且明確信息化建設方向，眾所周知行動取決于思想，企業檔案管理信息化建設亦是如此，探索正確的信息化建設道路，明確建設發展目標，思想解放與提高檔案管理認識是首要任務。企業領導要明確企業監管職責，從國家戰略目標的長遠視角思考，積極探索企業檔案管理信息化系統建設發展方向，明確企業信息化建設工作目標是勢在必行的，加強管理重視。基于正確的思想觀念，企業領導層還加強宣傳力度并提出傾斜政策，為檔案信息化建設創造條件，并以此建立現代的檔案管理機制。另外，在檔案管理信息化工程建設中，還積極推動企業建立信息宣傳推廣激勵機制，以引導企業內部人員深刻認識信息化管理的重要價值，并以此積極參與文檔信息化建設工程[2]。

其次，完善各種制度建立，提升管理品質。檔案管理信息化工程中，企業建立各種嚴格制度，滿足企業特定發展需求，以此有序開展數字化檔案管理建設工作。為檔案管理建立具體的工作機制，以確定其管理內涵和目標，規范開展各種管理工作，通過制定具體工作責任機制，以實現檔案管理工作到人，基于個人責任制，在發現問題后，可及時查找責任人并采取相應的處理對策。由于電子歸檔不安全的隱患且易于被人篡改，可采用電子介質存檔或輔以紙張存檔，同時保存大量電子和紙質文檔，以進一步提高電子歸檔及信息化管理系統的質量。對電子存檔信息系統加強安全管理，確保盜密者沒有機會盜取檔案信息，故此檔案管理人員要為企業各項信息系統建立相應的防護措施，制定應急方案。

最后，確立管理匹配的標準與規則，在企業檔案信息化管理系統建立中，一定要形成相應的管理系統規范和標準，以有效整合各部門資源，統籌調配各檔案管理機關，克服部門各自為政的局面，為企業穩定發展提供保障。嚴格落實信息化標準與規范，預防發生重復性建設，以此為企業有效開展檔案信息化建設奠定基礎。此外，企業檔案信息管理工作中，計算機技術應用顯得尤為重要，檔案部門要提供一定的技術支撐，做好日常維護保養、安全保護及故障處理，還要順應時代發展潮流，對技術及時進行更新與升級。實際管理工作中，為了解決檔案管理部門缺乏信息技術力量支撐的問題，與高校及科研單位合作，揚長避短，同時與相關部門加強合作，共同進行科研攻關，以此提升檔案信息化成果科技含量與標準化水平。同時，檔案信息管理工作中，管理人員自身要具備一定的檔案業務知識與技能，還要熟練操作計算機、錄入數據、網絡管理、建設輸數據、處理圖像及制作網頁等，因而檔案部門要盡可能為人員創造培訓與進修機會，提高管理人員自學能力，合理制定規劃，將其作為繼續教育的重要內容作為上崗資格考試的一部分[3]。

結束語：

綜上所述，現代企業管理中，要結合實際情況，對管理模式進行創新設計，全面實現信息化建設。在此過程中，完善檔案管理，為企業運行提供牢固的檔案管理環境促進企業穩定發展。所以，企業檔案管理工作中，必須要進行信息化建設，合理應用于企業日常管理工作中，為企業實現可持續發展目標奠定基礎。

參考文獻：

[1]汪亞瓊，徐雯雯.企業檔案管理的網絡信息化及開發利用研究[J].黑龍江檔案，2021（06）：72-73.

[2]胡偉航.集團型企業檔案信息化建設面臨的挑戰及應對策略[J].城建檔案，2021（12）：48-49.

[3]周宇飛.工商行政管理檔案信息化建設的實現與對策研究[J].產業與科技論壇，2022，21（01）：259-260.