關于現代企業檔案管理模式的構建思考

張新紅

摘? 要：現代企業檔案管理在不斷發展變化，傳統的檔案管理模式已不能適應現代企業發展的需求，需要對其管理模式進行優化和構建，從而使企業檔案管理工作效率得到提升，促進企業發展。為此，本文從企業檔案管理工作入手，對其管理模式應用進行了簡要分析，并且結合實際情況提出利用知識管理模式構建企業檔案管理新模式的有效措施。希望通過本文可以為相關工作提供一些參考。

關鍵詞：現代企業;檔案管理;模式;構建策略

經過“十三五”發展，我國檔案事業取得長足進步。“十四五”檔案事業發展規劃中，提出加快現代企業檔案建設，使得檔案向數字化和智能化發展。對于現代企業檔案管理工作而言，企業需要對檔案管理的模式不斷優化和完善，讓該項工作變得更加規范，全面提高檔案管理工作效率。

1當前企業檔案管理的問題

1.1檔案工作邊緣化

和西方資本主義國家不同，我國實行的是社會主義市場經濟體制，該體制當前正在不斷優化。各大企業開展一系列經營活動最為重要的目標是獲得利潤，全面提高經濟效益。很多部門與企業利潤有著直接的聯系，例如設計、生產、銷售等部門。實際工作中，檔案工作參與到企業經營活動的各個環節，內容繁多，非常有利于企業長期穩定的發展。由于個別部門的管理人員對案管理工作的重要性認識不夠，在其決策中減小了檔案管理工作的資金投入力度以及人力資源設力度，導致檔案管理工作被邊緣化。

1.2檔案信息化程度低

檔案工作信息化是企業信息化過程中的重要組成部分，是信息化系統不可或缺的重要部分。目前，一些規模相對較小的企業很難對檔案信息進行充分利用，無法使檔案管理的作用充分地發揮出來。雖然一些企業已經采取了必要措施，在其內部投入了大量資金組建檔案管理部門。但由于種種因素的影響，管理部門內部收納的檔案資料相對較少，無法收集企業發展中產生的各類信息。

2構建企業檔案管理新模式分析

為了促進企業檔案管理的進步，檔案管理工作需要融入新的知識和技能。智慧檔案是現階段企業檔案管理模式的新要求，其智慧檔案架構模式包括設施、感知、數據、服務4大層次。

在知識經濟的當前，融入企業知識管理可以促進企業檔案管理工作向新的發展方向轉變。該過程主要包括四大內容，分別是市場取向、信息先導、協同運轉及知識共享。這里所謂的市場取向實際上指的是在檔案管理工作進行中將檔案知識管理工作產生的企業利潤直接體現出來，從而讓檔案管理工作去邊緣化;信息先導是指將檔案知識管理的功能及作用發揮出來，該項工作對于企業建設有著非常重要的意義;協同運轉是指將檔案管理及知識管理進行協調統一，從而全面提高檔案管理工作質量;知識共享則是將檔案管理的最終目的顯示出來，從而使企業的經濟效益得到有效增加。

2.1市場取向

無論是何種類型的企業，其各項工作開展的最終目的是為了獲得盡可能多的利潤，因此企業無論在進行何種工作都應將效益作為首要出發點。然而由于陳舊觀念的限制，當前一些檔案管理工作正在進行中依然存在“重藏輕用”落后思想，從而使得檔案管理工作無法推動企業進步。為此，檔案管理部門要想全面提高檔案服務質量，就應當按照一定的原則改善服務質量。讓使用者能夠在最短的時間內查詢到所需要的信息，從而推動檔案部門的長久發展。例如：為了促進我國經濟的可持續發展，國家相關部門出臺了一系列節能減排策略。某電力公司為了落實這些政策對電廠內部的老舊設備進行了拆除更換。在拆除中應當及時對相應的檔案進行查找，保障檔案的完整性。在規劃拆除方案時以各類設備的檔案作為依據對拆除方案的制定，保障拆除工作的順利進行。而在設備拆除出售中，購買方將檔案中的設備信息作為其售價的有效依據。正是由于各類設備檔案保存完整，使得拆除及出售工作都能夠順利進行。不難想象，一旦檔案出現缺失電力公司只能將設備進行報廢處理，從而使電力企業的經濟效益受到影響。因此，檔案管理工作對企業有著非常重要的意義，可以為后續的工作提供依據。

2.2加快檔案資源數字化建設

企業要加快檔案數字資源規劃和管理，逐步建立以檔案數字資源為主的檔案資源體系。推進電子檔案工作模式，做好“檔案數字化”工作。電子檔案在實際應用的過程當中更為方便。用戶只需要根據自身的需求對電子檔案進行搜索，便可以在移動終端對其需要的信息進行查詢。這樣不僅可以使用戶更加方便，還能夠有效保護檔案原件，避免檔案出現缺失。同時，可加快重要檔案數字化成果的文字識別和語音識別。同時，要提升檔案數字資源安全管理能力。健全檔案網絡、檔案信息系統和檔案數字資源安全保密防護體系。扎實做好檔案數字資源備份工作，完善備份機制。檔案數字資源完整備份，重要電子檔案異地異質備份，積極探索備份新途徑，加強備份工作全過程安全監控，切實保障檔案數字資源安全。

2.3協同運轉

不同部門對于企業都有著非常重要的意義，只有各部門通力合作彼此協調才能整合知識系統，全面發揮檔案管理工作的實際價值。為此，在檔案管理工作進行中，應當加大對檔案子系統的重視力度，使得不同系統變得更加協調統一。不斷強化電子文件歸檔工作，著力推進在業務流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業務系統中同步規劃、同步實施電子文件歸檔功能，保障電子文件歸檔工作廣泛開展，切實推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件以電子形式單套制歸檔。按照國家要求積極推進發票電子化歸檔工作，研究解決三維電子文件及數據文件歸檔等難題，促進各類電子文件應歸盡歸。全面開展電子檔案移交接收工作，實現電子檔案應收盡收。進而實現對企業各類信息的有效整合，將知識管理的作用充分地發揮出來。

2.4知識共享

這一環節是企業檔案管理工作的最終目標，也是檔案管理工作發揮作用的關鍵所在。通過知識共享可以全面滿足企業個體對于檔案信息的需求，讓決策工作更為科學合理。在這一過程中，個體應當根據自身情況融入檔案信息，從而為今后工作提供借鑒，有效實現知識創新。

3結束語

現代企業要想跟上時代的發展，就應當加大對檔案管理工作的重視力度。在構建檔案新模式工作中，企業要建設檔案管理系統，以高效實用、安全可靠的檔案信息基礎設施，提高檔案信息能力。此外，企業還需要推進檔案信息化，夯實基礎，把檔案信息化推向一個新的臺階。

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