錄取考生電子檔案打印的簡易實(shí)現(xiàn)方法

摘?要：在招生工作中，如何便捷地整理并打印出考生電子檔案，在實(shí)踐中，采用排除法通過編寫批處理程序文件刪除不需要打印電子檔案的考生照片，能夠顯著地提高打印錄取考生電子檔案的工作效率，提高招生服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：批處理文件;電子檔案;招生

A?simple?method?to?print?the?electronic?files?of?examinees

Feng?QiaoHua

Anshun?Vocational?and?Technical?College?GuizhouAnshun?561000

Abstract：In?the?enrollment?work，how?to?arrange?and?print?the?examinee's?electronic?files?conveniently，in?practice，using?the?exclusion?method?to?delete?the?candidates'?photos?that?do?not?need?to?print?the?electronic?archive?by?writing?batch?files?can?significantly?improve?the?work?efficiency?of?printing?the?electronic?archive?of?candidates?and?improve?the?quality?of?enrollment?service.

Keywords：batch?file;student?electronic?archive;enrollment

“批處理文件是MSDOS的命令集，它們串在一起形成一個你希望操作系統(tǒng)在你的命令下執(zhí)行的過程。批處理文件具有以下三個共同特征：它們以純（ASCII）文件存在磁盤上，它們均有文件名且擴(kuò)展名為BAT”[1]。使用批處理命令構(gòu)成的批處理文件在某些應(yīng)用場合能夠方便、高效地管理磁盤上的文件和進(jìn)行大量重復(fù)性的操作，比如批量復(fù)制文件、批量刪除文件。

高校招生錄取工作結(jié)束、新生入學(xué)進(jìn)校后，招生院校需要對入學(xué)新生的電子檔案進(jìn)行管理，其中一項(xiàng)重要的常規(guī)工作是在全國普通高校招生網(wǎng)上錄取院校子系統(tǒng)中對入學(xué)新生的電子檔案進(jìn)行閱檔及打印，將打印完畢的新生電子檔案分發(fā)給院系裝入學(xué)生檔案。高校新生錄取電子檔案經(jīng)過全國普通高校招生網(wǎng)上錄取院校子系統(tǒng)（以下簡稱錄取系統(tǒng)）下載處理后以電子文件的形式保存（主要為數(shù)據(jù)庫形式），它不僅是錄取系統(tǒng)的核心數(shù)據(jù)，也是構(gòu)成學(xué)生入學(xué)檔案的重要組成部分。具有兩個方面的特點(diǎn)：一是只能依賴于錄取系統(tǒng)進(jìn)行閱檔及打印操作，二是不能實(shí)現(xiàn)自動化、批理化的處理。

傳統(tǒng)的打印新生電子檔案的辦法及思路為：在錄取考生名冊中標(biāo)識出需要打印的新生名字，并進(jìn)行人工檢索查詢、然后閱檔再打印電子檔案。在完成該項(xiàng)作業(yè)前，操作人員需要對已經(jīng)入學(xué)的新生名冊和錄取系統(tǒng)中的新生名冊進(jìn)行數(shù)據(jù)比對，找出哪些需要打印的入學(xué)新生信息。對于招生院校而言，每年錄取的新生少則千人，多則近五千人以上。以某高校為例2018年省內(nèi)錄取新生4589人。對于這些入學(xué)新生的檔案打印，不能單純的全部將電子檔案打印出來再進(jìn)行分檢，而采用傳統(tǒng)的篩選方法打印入學(xué)新生檔案比較耗費(fèi)人力、物力和時間。對于非計(jì)算機(jī)專業(yè)的招生工作人員而言，在操作上較為困難。不僅費(fèi)時、費(fèi)力，而且容易出錯，在打印考生電子檔案的過程中容易產(chǎn)生漏打考生檔案、重復(fù)打印考生檔案等情況。

為了有效地解決上述問題，在長期的招生工作實(shí)踐中，結(jié)合工作實(shí)際，采用Excel和批處理命令相結(jié)合，避免了復(fù)雜程序代碼編程工作，根據(jù)工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平，提供一種簡單易行的快速解決方案，只需進(jìn)行一些簡單的控制臺命令操作，并配合EXCEL相關(guān)函數(shù)的使用即可完成，該方案適用于具有一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力但缺乏計(jì)算機(jī)編程實(shí)踐知識的招生工作人員使用。

1?錄取新生電子檔案分檢打印的原理

錄取系統(tǒng)在招生錄取工作中，自動將閱檔考生的照片及檔案存放在院校子系統(tǒng)的系統(tǒng)目錄內(nèi)。以貴州省為例，是將當(dāng)年錄取考生的照片存放在C：＼＼Documents?and?Settings＼＼Administrator＼＼My?ocuments＼＼.NacuesCStorage2012＼＼Guizhou＼＼錄取院校國標(biāo)碼＼＼Download＼＼KSZP路徑下（以下簡稱“錄取考生照片文件夾”）。這些考生照片中，部分考生因各種原因未報(bào)到入學(xué)（放棄入學(xué)）或者在錄取過程中進(jìn)行了退檔處理，大部分考生照片均為學(xué)校正式錄取并且辦理了入學(xué)手續(xù)、注冊學(xué)籍的新生。為了便于考生電子檔案的打印，我們采取排除法的工作思路，將沒有注冊學(xué)籍的錄取考生照片刪除掉。（執(zhí)行該項(xiàng)操作的前提是已經(jīng)對當(dāng)年的錄取系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行了完整、安全的數(shù)據(jù)備份操作。）我們對分科類分層次錄取的考生在閱檔中，如果發(fā)現(xiàn)考生電子檔案沒有顯示電子照片，就可以放棄對該考生電子檔案的打印操作，轉(zhuǎn)而對下一名考生進(jìn)行閱檔，如果顯示考生照片則打印出電子檔案，直到該科類批次錄取的同一專業(yè)的考生電子檔案打印完畢，然后繼續(xù)對下一科類批次的錄取新生電子檔案進(jìn)行打印，直至所有科類招生類別的新生電子檔案打印完畢。

2?新生電子檔案打印的具體實(shí)施

2.1?新生入學(xué)名冊的數(shù)據(jù)的收集整理

新入入學(xué)數(shù)據(jù)的收集、整理可以采用學(xué)校教務(wù)部門提供的學(xué)籍注冊數(shù)據(jù)，學(xué)校教務(wù)部門僅需提供學(xué)生在學(xué)籍注冊時的“考生號（KSH）”“姓名（XM）”及“專業(yè)（ZYMC）”信息，提供的數(shù)據(jù)文件格式為：EXCEL文件格式。

2.2?新生錄取數(shù)據(jù)的導(dǎo)出

在全國普通高校招生網(wǎng)上錄取院校子系統(tǒng)中通過“文件”菜單中的“導(dǎo)出投檔單”命令調(diào)出“導(dǎo)出投檔單”窗口，單擊“全部選定”按鈕將所有錄取考生的信息全部導(dǎo)出來。導(dǎo)出的文件名由“院校子系統(tǒng)”自動命名，文件名為“tdd.dbf”。使用Visual?Foxpro軟件打開導(dǎo)出的文件，輸入數(shù)據(jù)庫操作命令COPY?field?ksh?to?kk?xl5將錄取考生的考生號（KSH）信息復(fù)制到電子表格文件中（文件名為kk.xls）。

2.3?數(shù)據(jù)的預(yù)處理操作

數(shù)據(jù)預(yù)處理主要是在錄取新生數(shù)據(jù)中將已經(jīng)辦理學(xué)籍注冊的學(xué)生標(biāo)識出來，未標(biāo)識的學(xué)生考生號即為需要在錄取系統(tǒng)中存儲考生文件夾內(nèi)需要刪除的主要文件名，其擴(kuò)展文件名為.JPG格式。操作如下：首先啟動Excel，將上述兩類數(shù)據(jù)分別復(fù)制到sheet1和sheet2工作表中。在本例中將錄取系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)復(fù)制到sheet1工作表內(nèi)，sheet2工作表存放的是學(xué)校教務(wù)部門提供的學(xué)籍注冊數(shù)據(jù);采用EXCEL中的vlookup（）函數(shù)在sheet1工作表中將未注冊學(xué)籍的錄取考生信息標(biāo)識出來。這部分標(biāo)識出來的考生是不需要進(jìn)行打印電子檔案操作的。具體方法是在sheet1工作簿中新增（插入）一數(shù)據(jù)列，本例中為B列，在B列輸入公式：=VLOOKUP（A2，'sheet2'！A：B，2，F(xiàn)ALSE）。經(jīng)過上述操作后，在B列中將顯示從sheet2中查詢到匹配的數(shù)據(jù)，即已經(jīng)注冊學(xué)籍新生的姓名。如果顯示為“#N/A”則表示在錄取考生名冊中該考生未到校入學(xué)報(bào)到及辦理學(xué)籍注冊手續(xù)，這部分?jǐn)?shù)據(jù)是我們要處理的數(shù)據(jù)對象。

2.4?批處理文件的編寫及運(yùn)行

在sheet1工作簿中新增（插入）一數(shù)據(jù)列C，選中單元格C1輸入如下公式：“="del?"&A2?&".jpg"”，該公式將生成一條刪除文件的命令，將以考生號（A2單元格內(nèi)容）命名的JPG文件從當(dāng)前路徑中刪除。通過單元格填充柄將C1單元格的公式向下填充直至數(shù)據(jù)列無數(shù)據(jù)顯示。操作完畢可以看到在C列顯示形如：“del?17520100800000.jpg”的字符，如下圖所示。

通過Excel數(shù)據(jù)篩選功能，將sheet1工作簿中B列顯示為“#N/A”的內(nèi)容篩選出來，啟動記事本，將C列的數(shù)據(jù)列“復(fù)制”后“粘貼”到記事本中。將新建的記事本文件保存為擴(kuò)展名為.bat的文本文件，并復(fù)制到“錄取考生照片文件夾”中;雙擊批處理文件等待批處理文件執(zhí)行完畢。根據(jù)計(jì)算機(jī)的處理速度及需要刪除考生照片的文件數(shù)量約耗時1～2分鐘。批處理文件運(yùn)行完畢，將會自動關(guān)閉窗口。打開錄取系統(tǒng)，可以發(fā)現(xiàn)沒有注冊入學(xué)的錄取考生電子照片已經(jīng)在錄取考生照片文件夾中刪除而無法正常顯示。而已經(jīng)辦理了注冊入學(xué)手續(xù)的錄取考生照片則能夠正常顯示。

2.5?考生電子檔案的打印

招生工作人員在錄取系統(tǒng)中，可以按照錄取考生的科類、批次依次進(jìn)入閱檔界面，對錄取考生按照專業(yè)、姓名進(jìn)行排序后依序進(jìn)行打印，如果當(dāng)天打印不完，可做適當(dāng)?shù)挠涗?，待下次打印時從標(biāo)記處繼續(xù)打印。這樣打印出來的新生電子檔案可以同錄取系統(tǒng)中生成的錄取新生名冊一一對應(yīng)（未注冊入學(xué)新生除外），為院系在學(xué)生檔案的整理中提供檢索依據(jù)，方便后期新生電子檔案的分發(fā)、查找、整理等工作，實(shí)現(xiàn)高效的電子檔案管理。

2.6?其他注意事項(xiàng)

招生工作人員在使用全國普通高校招生網(wǎng)上錄取院校子系統(tǒng)進(jìn)行閱檔錄取工作中，應(yīng)及時在錄取工作期間完整地將所有被錄取考生的電子檔案（考生照片、體檢表等）完整地下載下來，確實(shí)無法下載的應(yīng)及時做好工作記錄，存檔備查。

在操作過程中，招生工作人員務(wù)必要提前做好錄取系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份工作;在批處理文件執(zhí)行完畢后，需要對錄取考生照片文件夾中的剩余考生照片進(jìn)行復(fù)核，以確保數(shù)據(jù)的一致性及完整性。

3?結(jié)語

由于錄取新生電子檔案的打印依賴于錄取系統(tǒng)，需要在錄取系統(tǒng)中逐一通過人工閱檔處理及進(jìn)行打印，在沒有找到更好的處理辦法前，采用排除法和批處理文件對未注冊入學(xué)新生電子照片進(jìn)行刪除操作的思路，對于新生電子檔案的整理和打印提供了一種簡易可行的解決方法，相對于傳統(tǒng)的處理辦法具有簡單易行、可操作性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，能夠有效地提高招生工作人員打印考生電子檔案的工作效率，提升招生服務(wù)質(zhì)量和水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]MSDOS?6用戶伴侶.學(xué)苑出版社，ISBN?7507708047/TP.15.

基金項(xiàng)目：安順職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級基金資助項(xiàng)目階段性成果（安職院立2017A02）

作者簡介：馮橋華（1977—?），男，貴州安順人，工程碩士，安順職業(yè)技術(shù)學(xué)院信息工程系副教授，研究方向：數(shù)據(jù)庫管理、軟件編程等。