實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

摘要：精細(xì)化管理是當(dāng)前各種大型企業(yè)、組織管理的全新發(fā)展方向，它以傳統(tǒng)的科學(xué)管理思想為基礎(chǔ)，追求精、準(zhǔn)、嚴(yán)、細(xì)，并在這種思想的基礎(chǔ)上不斷地降低管理費(fèi)用、有效地提高管理的效率。辦公室行政管理的精細(xì)化，實(shí)際上也就是一種特別多樣化的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理模式，其主要意義就在于全面地提升了辦公室的行政管理工作水平。

關(guān)鍵詞：辦公室;行政管理;精細(xì)化;研究

所謂的精細(xì)化管理，主要目標(biāo)就是為了促使社會(huì)分工的精細(xì)化與對(duì)服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化，這樣也可以說(shuō)是對(duì)現(xiàn)代管理的一項(xiàng)重要需求，它是建立在傳統(tǒng)和常規(guī)管理模式的基礎(chǔ)之上，并將其進(jìn)一步加強(qiáng)和深化。在此次流動(dòng)性管理的整個(gè)過(guò)程中，精細(xì)化的管理方法和模式把他們的思想、觀點(diǎn)以及做法等，有效落實(shí)至企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)。

一、辦公室行政管理精細(xì)化的意識(shí)

1、大局意識(shí)

辦公室的活動(dòng)是一項(xiàng)具有政策意義和總體意義的工作。要做好工作，必須有自己的整體意識(shí)。有一個(gè)交代，對(duì)各部門(mén)的工作要非常清楚，要善于把組織結(jié)合起來(lái)，才能創(chuàng)造性地、順利地開(kāi)展這項(xiàng)工作。

2、服務(wù)意識(shí)

為行政部門(mén)和員工服務(wù)是辦公室最重要的職責(zé)。為了更好地完成辦公室的各項(xiàng)任務(wù)，首先要加強(qiáng)和提高工作人員的服務(wù)意識(shí)。衡量一個(gè)辦公室績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)是看它所從事的服務(wù)是否能讓領(lǐng)導(dǎo)和員工滿(mǎn)意，要自覺(jué)提出更高標(biāo)準(zhǔn)、更嚴(yán)格措施、更務(wù)實(shí)工作，不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍和水平，提高服務(wù)水平。

3、參謀意識(shí)

辦公室本身就是一級(jí)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和決策工作的參謀部，辦公室的人員也不能僅僅聽(tīng)從他們的命令而去辦事，應(yīng)該緊緊地圍繞著這項(xiàng)工作中的核心，全心全意地為他們做好決策而服務(wù)。一是要更好地貼近領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，為了領(lǐng)導(dǎo)著想，要謀求在這個(gè)問(wèn)題上的關(guān)鍵所在。二是必須提前操作。在制定決策前先對(duì)各個(gè)崗位進(jìn)行調(diào)查和研究，結(jié)合實(shí)際情況，提出一些具體的建議，以供領(lǐng)導(dǎo)們借鑒。

二、辦公室行政管理精細(xì)化的內(nèi)容和要求

1、定崗、確立崗位負(fù)責(zé)，保障了企業(yè)權(quán)力的有效制衡

在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)要嚴(yán)格恪守遵循崗位定崗、訂責(zé)的基本原則之間的基本要求，對(duì)于各級(jí)辦公室的崗位責(zé)任編制結(jié)構(gòu)管理體系，需要進(jìn)一步研究建立和不斷完善。管理定責(zé)主要工作目的就是對(duì)每一個(gè)工作崗位的管理職責(zé)都進(jìn)行明確的職責(zé)界定，并且為了更好確定每一項(xiàng)管理工作相互之間銜接的工作程序和職責(zé)界定，從而清晰地明確分工，各司其職;然而所謂的職責(zé)定位和標(biāo)準(zhǔn)則主要目的就是按照對(duì)企業(yè)局部或整個(gè)總體工作功能的成本最小化管理要求，把企業(yè)管理的工作標(biāo)準(zhǔn)直接分解和傳給到具體的企業(yè)工作崗位上，從而建立一個(gè)完全科學(xué)合理的企業(yè)工作職責(zé)規(guī)范。^[1]

2、流程的管理優(yōu)化和成本運(yùn)作管理得到了有序的有效保障

科學(xué)且簡(jiǎn)約的辦公室財(cái)務(wù)管理工作業(yè)務(wù)流程，對(duì)于促進(jìn)辦公室財(cái)務(wù)管理工作的流程科學(xué)化和工作精細(xì)化來(lái)說(shuō)具有十分重要的指導(dǎo)意義。基于結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理學(xué)的思想，對(duì)社區(qū)辦事處的管理工作以及流程管理，做出了逐步優(yōu)化和不斷完善。根據(jù)自身的業(yè)務(wù)功能，開(kāi)展了公司相關(guān)的業(yè)務(wù)信息和數(shù)據(jù)分析，從而大大促進(jìn)了公司辦公室的其他工作流程，可以依照工作流程順利地進(jìn)行開(kāi)展。對(duì)于本次業(yè)務(wù)流程來(lái)說(shuō)，其在流程設(shè)計(jì)的整個(gè)操作過(guò)程中，不僅應(yīng)當(dāng)切實(shí)做到保證業(yè)務(wù)目標(biāo)清晰明確，并且最重要應(yīng)當(dāng)做到各個(gè)環(huán)節(jié)的無(wú)縫連通和相互之間協(xié)同有效配合。

3、考核建立評(píng)議和績(jī)效改善

首先需要明確考核的標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)要求，對(duì)于程序性和容易被量化的事務(wù)處理辦公室項(xiàng)目，應(yīng)該盡可能多地做到保障質(zhì)量考核的目標(biāo)和設(shè)計(jì)科學(xué)性;非程序性或者主觀性比較強(qiáng)的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)針對(duì)其特點(diǎn)進(jìn)行穩(wěn)定性評(píng)估指標(biāo)的設(shè)計(jì)。通過(guò)采用科學(xué)合理和技術(shù)手段，結(jié)合現(xiàn)代行政管理的信息系統(tǒng)，生成一套科學(xué)的行政管理工作指標(biāo)。對(duì)于實(shí)踐中難以被量化為基礎(chǔ)的指標(biāo)，可以采用人工手段的方式加以?xún)?yōu)化，從而提高考核之有效性。

4、制度的不斷完善，夯實(shí)了理論基礎(chǔ)

建立健全企業(yè)單位管理，盡可能多地避免了目前存在的服務(wù)管理體制空白。對(duì)當(dāng)前的企業(yè)管理機(jī)制和政策措施都進(jìn)行了充分清理，合理的就業(yè)也會(huì)被充分保留了確定下來(lái)，并對(duì)其他一些方面進(jìn)行必要的重新修改和予以補(bǔ)充，過(guò)時(shí)的就會(huì)被給予了及時(shí)的刪除和予以廢止，從而真正建立運(yùn)行起一個(gè)更加科學(xué)、完善、有效的企業(yè)經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)管理制度。

三、實(shí)施辦公室執(zhí)法管理的精細(xì)化有效戰(zhàn)略

1、加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)

通常情況下，一些有經(jīng)驗(yàn)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的工作作風(fēng)和性質(zhì)有清楚的認(rèn)識(shí)，知道最容易出現(xiàn)問(wèn)題的領(lǐng)域。當(dāng)前，在管理上，要積極倡導(dǎo)‘大抓小的理念，即從各個(gè)細(xì)節(jié)體現(xiàn)和展示其管理的有效性，這樣更有利于企業(yè)效率的提高。“放大”是指公司管理層負(fù)責(zé)人對(duì)公司所有員工職責(zé)范圍內(nèi)的一切事情都要放手。比如，在公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，如何組織開(kāi)展各類(lèi)市場(chǎng)業(yè)務(wù)、洽談、市場(chǎng)推廣等工作，需要公司高層和基層管理人員進(jìn)行協(xié)調(diào)和討論，讓他們一起去做，做好監(jiān)督檢查工作。^[2]

2、推進(jìn)制度化

要切實(shí)保證精細(xì)化管理方案落到實(shí)處，取得既定效果，就必須建立激勵(lì)約束機(jī)制。在實(shí)施精細(xì)化管理之前，要總結(jié)出一套健全、系統(tǒng)、詳細(xì)的規(guī)章制度，作為實(shí)施精細(xì)化管理的依據(jù)。企業(yè)出于自身生存和發(fā)展的需要，制定了本制度化、專(zhuān)業(yè)化的統(tǒng)一法律規(guī)定和準(zhǔn)則，要求全體員工按照各自的職責(zé)、行為和管理目標(biāo)，統(tǒng)一行動(dòng)、統(tǒng)一工作，并按照與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)和管理密切相關(guān)的規(guī)范和方針。如果企業(yè)沒(méi)有這樣統(tǒng)一的規(guī)范，企業(yè)就沒(méi)有機(jī)會(huì)實(shí)現(xiàn)自己未來(lái)的發(fā)展戰(zhàn)略。

3、全面提高員工的素質(zhì)

要實(shí)現(xiàn)管理的專(zhuān)業(yè)化、精細(xì)化，必須培養(yǎng)一大批優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，實(shí)現(xiàn)管理全過(guò)程的專(zhuān)業(yè)化、精細(xì)化、規(guī)范化。企業(yè)需要高度重視細(xì)節(jié)的管理。雖然這些細(xì)節(jié)的管理落實(shí)起來(lái)并不難，但要一如既往地堅(jiān)持發(fā)展，將變得非常困難。在辦公室每月編制的月度工作計(jì)劃中，可以在月初根據(jù)計(jì)劃對(duì)辦公室各領(lǐng)域的各項(xiàng)工作進(jìn)行量化、細(xì)化分解，明確各工作階段的主要負(fù)責(zé)人和任務(wù)，使工作成果和工作現(xiàn)狀一目了然。

結(jié)束語(yǔ)：

辦公室業(yè)務(wù)管理工作的特點(diǎn)，決定了它必須始終堅(jiān)持走一條規(guī)范化、科學(xué)性以及精細(xì)化的道路，同時(shí)也需要進(jìn)一步構(gòu)筑公文信息處理、接待以及服務(wù)等各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化流程，強(qiáng)調(diào)人員的精品意識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)全面推進(jìn)辦公室業(yè)務(wù)行政管理工作精細(xì)化。

參考文獻(xiàn)

[1]肖華麗.實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策分析[J].魅力中國(guó)，2020，（6）：357-358.

[2]毛益鴻.實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策探討[J].家庭醫(yī)藥，2019，（12）：167.

作者簡(jiǎn)介：姓名：黎明，出生年月：1992.12，性別：男，民族：漢，籍貫：四川會(huì)理，學(xué)歷：本科，職稱(chēng)：初級(jí)政工師，研究方向：綜合辦公室行政工作。