淺議檔案管理中的電子檔案管理

陳龍

摘要：隨著新時代數字信息技術的發展，文件管理中的電子文件管理已逐漸實現了對傳統紙質文件管理模式的替代，并得到了業界的廣泛認可。從傳統的紙質文件管理到電子文件管理模式，在現代檔案管理工作中，電子檔案管理功能越來越完善，為企業檔案管理的發展提供現代技術支持。本文筆者以自己的工作經驗為基礎，芻議檔案管理中的電子檔案管理。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案管理

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：（2021）-7-259

電子檔案就是將傳統的紙質檔案轉化為電子信息的存儲方式，相比較傳統的紙質檔案來說，電子檔案的優勢非常明顯：一方面，電子檔案的存儲與保存都是在計算機硬盤或者移動硬盤當中，不僅存儲空間巨大，而且查閱檔案的操作非常簡單，而且計算機硬盤或者移動硬盤體積小、易攜帶，能夠隨時隨地進行查閱。另一方面，電子檔案在信息處理的速度上要遠遠高于傳統的紙質檔案，因為電子檔案可以快速進行提存和轉檔，并且能夠針對同類信息進行有效分類歸納;但是紙質檔案必須通過人工的方式進行解決，所以電子檔案在檔案管理之中的應用效率非常高。

一、電子檔案的基本要求

（一）完整性。電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制言語主、發文、收文、整理的要求亦有所不同;由于行業不同，規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同：由于專業技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域，內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經常處于滾動狀態，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。特別是電子管理部門立體交叉，工作人員結構復雜，管理形式多樣，也會導致電子檔案的不完整，針對以上情況，我們必須提高認識，端正態度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

（二）原始性。電子檔案不同于紙質檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

（三）真實性。電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。

（四）安全性。電子檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電，直接影響信息再現，出現不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

二、電子檔案管理的優勢

（一）由于電子檔案管理是通過計算機的應用來實行的，這便大大地提高了人們的工作效率。現如今，信息化技術高速發展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了檔案管理工作的效率。

（二）電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質檔案必須在一定的環境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質檔案的風險，更加容易造成檔案的缺失。

（三）電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質。保存電子檔案的工具是計算機，計算機并沒有感情色彩，只會遵照被設計的保密程序而運行，但是保存紙質檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。

（四）電子檔案使得檔案的質量管理工作能夠做得更好。傳統的檔案的質量管理是要依靠人去做的，因此，必然會有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計算機被設計的自動化程序來進行運營的，這樣就能更好地提高電子檔案的質量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時效價值。

三、提高電子檔案管理質量的有效措施

（一）加強電子信息檔案安全管理系統。首先要建立電子信息檔案管理保障機制，嚴格按照管理規范進行管理和操作。其次要完善電子信息檔案管理系統的軟件和硬件設施，采用訪客權限來保障電子檔案的管理和操作。及時更新防火墻，提高網絡系統對于病毒的抵御能力，檢查系統安全漏洞，保證電子檔案信息系統實現安全管理。

（二）完善電子檔案管理機制。只有加強電子信息檔案管理工作的保障制度建設，才能積極提高管理效果。首先，一定要建立完善的電子檔案管理工作制度管理體系，加強電子檔案管理工作的規范性，做到電子檔案管理工作貫徹落實有制度保障。其次，要統籌兼顧電子檔案管理工作管理體系，加強各部門之間協調和密切配合，形成全面、立體的電子檔案管理工作管理戰線，做到發現問題解決問題，爭取在出現問題之前就全面解決。同時要簡化管理流程，提高電子檔案管理工作管理的工作效率，更好地確立電子檔案管理工作的地位，保證電子檔案管理工作的順利開展。

（三）提高電子檔案管理人員的專業素質。首先要重視電子檔案管理的重要性，積極轉變思想觀念，明確電子檔案的地位，對于電子檔案管理工作的順利開展，必須要設立專項的資金用于引進先進設備和先進人才。加大對于電子檔案管理工作的財政補貼，幫助電子檔案管理工作更新技術和設備，提高電子檔案管理質量。電子檔案管理工作的主要目的就是在日常管理的過程中及早發現存在的問題，而不是在發現問題之后去解決。

四、結語

電子檔案管理取代傳統的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會因此變得更加簡單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術，做好電子檔案管理工作，發揮電子檔案管理優勢的最大化，來提升信息時代的電子檔案管理工作效率。

參考文獻

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