企業新興職位“系統管理員”的崗位分析報告
——以中國國旅(遼寧)國際旅行社為例

馬凱楠 首都經濟貿易大學

一、案例背景

案例背景：中國國旅(遼寧)國際旅行社有限公司，作為旅游行業的領軍企業，在電子信息化的時代潮流中，積極實踐，不甘落后，由北京總社發起，落實全國分子公司，依靠網絡、技術團隊，對業務端和財務端進行電子信息化建設的推進，從初始化構建開始，最終達到業務與技術、業務與財務、技術與財務的電子信息化互動，使公司在科技快速更新的現代更上一層樓。

北京總社作為實施電子信息化的示范單位，總結經驗教訓，成立了專門的“上線小組”，負責面向全國分子公司的培訓指導工作。各分子公司選派業務人員、財務人員和技術人員接受培訓。

(一)電子信息化內容

1.業務端，將旅游產品放在線上將維護、報名、出團，回團、報賬。將數據投放于系統技術處理(緩沖區)。

2.財務端，財務憑證生成完全從系統技術處理(緩沖區)抓取數據，不再手工錄入。緩沖區的數據全部由業務端錄入，抓取后需要嚴格審核，之后報賬結算。

3.技術端，為達成以上業務端和財務端工作的有效合理運行，由技術端為公司布置組織架構，人員授權，設計審核流程，處理疑難問題等。

(二)電子信息化過程中出現的問題

1.溝通障礙：業務人員、財務人員和技術人員，三者因業務范圍不同，常用術語及思考方式都有很大不同，造成三者合作初始化的過程中，常有溝通不暢，無法互相理解的問題出現。加之，三者都以各自利益為出發點，無法彼此兼顧，統籌全局。

2.工作矛盾：(1)業務人員，電子信息化增加了業務人員的工作量，還不能短期內增加業務收益，所以將旅游產品放在線上，維護、報名、出團、回團、報賬這一系列工作看作麻煩；(2)財務人員，由于財務憑證生成不再手工錄入，完全從緩沖區抓取，受控于業務數據，時間上無法自主，審核上要求更高，工作自由度嚴重下降；(3)技術人員，技術人員的初始化工作既要兼顧業務和財務雙方利益，又要保證公司監管體系，還要符合現有技術水平，對于一些無法實現的財務和業務的要求，無力解決，磨合較為困難。

(三)針對電子信息化過程中出現的問題，公司的解決方式

針對電子信息化過程中出現的問題，公司決定委派公司總經理助理，來兼任系統管理員一職。原因如下：

1.個人背景：總經理助理大學本科財務專業出身，對財務知識熟悉；到公司后從業務基層做起，熟悉業務流程，后成為管理人員，對管控點把握良好；在電商部門建立后，跟進建設，對電商有一定了解。

2.通過總社培訓，可以迅速理解消化培訓內容，將培訓吸收的知識進行轉化輸出，成為業務、財務、技術三者之間溝通的橋梁。

在電子信息化搭建初期，公司委派的總經理助理兼任系統管理員的確起到了非常好的效果。然而，初始化架構順利建設好后，并沒能找到合適的系統管理員，該職位一直由總經理助理兼任，影響其本職工作。經過公司探討決定，單獨設立“系統管理員”這個崗位，以企業內部招聘為主，外招為輔，并為人力資源部對此新興崗位進行了崗位分析與設計。

二、對崗位、部門和組織結構的分析

(一)崗位分析

系統管理員這個新興職位，在組織架構中的位置，部門歸屬問題一直有待探討。系統管理員是業務人員、財務人員和技術人員溝通的橋梁，在未來實際工作中，主要以保證電子信息系統正常有效運行，傳達總社新消息及知識，進行技能升級培訓，開展線上活動的指導，以及疑難問題解答處理等工作為主。

經過領導班子開會探討和人力資源部的分析，由于財務工作的特殊性質，將系統管理員工作，拆分為財務系統的系統管理員和業務技術系統的系統管理員。財務系統的系統管理員，僅為財務部門管理系統服務，解決日常問題，由財務部門內部員工推選產生；業務系統的系統管理員，為除財務外的公司所有部門服務，由公司內部招聘、選拔、培訓、考核后上崗，屬于技術管理崗位。

(二)流程再造

通過兼任系統管理員的總經理助理，對自身經驗的總結，結合人力資源部對崗位及工作流程的科學分析，重新梳理了工作流程，并進行總結與重塑。

現以業務系統系統管理員(以下簡稱B2B 系統管理員)為例，簡述其工作流程。

1.組織架構的維護。初始化工作中，對本公司現行組織架構在系統中進行了搭建，系統管理員負責對組織架構進行維護，負責分子公司的建立與關閉，部門的成立與關閉，部門內人員的增減，部門間人員的調動等。

2.權限管理。對現有組織架構的權限進行維護，并且對分子公司、部門、人員進行授權及權限的調整。尤其注意不同業務人員間互為審核的權限設置，審批權限和高級回退權限的設置。

3.數據監控。通過緩沖區數據分析，對業務系統導入的數據進行監控，具體監控如下：對已經生成但未結轉至緩沖區的業務數據，催促相關業務人員進行審核結轉；對已經結轉至緩沖區，但未導入至財務系統的數據，催促財務人員抓緊導入；對于已經結轉至緩沖區的錯誤數據，以及導入至財務系統，卻因錯回退的數據，進行系統管理員授權的數據回退，并督促相關人員改正。

4.數據統計。系統自帶的“報表中心”板塊會對所有通過系統處理的數據進行分類總結。系統管理員根據各個部門不同需要，對報表進行合并，并發放至各部門。

5.B2C 后臺維護。B2B 系統作為B2C 的管理后臺，需要監督管理網站的內容。督促業務人員及時完整有效美觀地錄入旅游產品，對可報名人數進行實時監控；對過期或人數已滿的團隊及時進行下架處理；及時解答線上客服人員遇到的技術問題；對網站廣告欄的廣告進行審批。

6.活動開展。結合北京總社的活動以及本公司的活動，形成活動計劃及說明，落實分工，監督開展。

7.匯報工作。向直屬領導匯報本職工作，與其他部門員工交流意見。

(三)崗位設計結論

對系統管理員崗位進行拆分，分別設財務系統管理員一名，業務系統管理員一名。

財務系統管理員，屬于財務部，由財務內部人員擔任；業務系統管理員，為技術管理職能崗位，歸屬于電子商務中心的網絡技術部。

三、對工作內容和崗位需求的分析(以業務系統管理員為例)

(一)崗位名稱設置

為了區分財務系統和業務的系統的系統管理員，設財務系統管理員的崗位名稱為“財務系統管理員”；設業務系統管理員崗位名稱為“B2B 系統管理員”。

(二)工作關系

B2B 系統管理員工作關系表

(三)職責

1.起草電子信息系統功能說明書，業務系統使用手冊。

2.起草電子信息系統方向(即電商中心)獎懲辦法。

3.負責對全員電子信息系統技術培訓、考核、監督、解疑答難。

4.負責電子信息系統遼寧公司總部及其營業部，和下屬分子公司的技術開發和使用授權。

5.審核系統采購供應商的資質，審核系統使用人員任職資格。

6.考核線上指標完成情況，對方案(制度)執行情況進行監督。

7.監控線上活動開展的策劃及實施。

8.對電子信息化發展前景進行預判，并擬計劃匯報。

9.指導系統管理員補充人才培養工作。

10.對電子信息化工作進展向直屬領導負責，并直接向總經理匯報。

(四)職權

1.建議權：對公司電子信息化發展、公司系統組織架構的搭建與授權有提出合理化建議的權利；對管理方案(制度)有提出建議和意見的權力。

2.提案權：對公司電子信息化發展過程中，開展相關活動有進行提案的權力；有提出或編制管理方案(制度)的權力。

3.審核權：對公司各部門提供的系統開戶、授權等工作有審核的權力；有批準管理方案(制度)付諸實施的權力。

4.考核權：對公司各部門員工進行培訓的培訓結果，有考核的權力；對管理方案(制度)執行結果進行考核的權力。

5.監控權：對使用公司電子信息化系統的全部員工及全網數據，有實時監控的權力；對管理方案(制度)執行過程進行監督核調控的權力。

6.知情權：對管理方案(制度)提出建議和意見，提出或編制管理方案(制度)，對管理方案(制度)的科學性、可行性進行審議、修訂或否定，對執行結果進行考核，對執行過程監督和調控等，相關信息知情的權力。

7.獎懲權：對在公司電子信息化過程中，根據考核結果按照相關規定對相關責任人進行獎懲的權力。

(五)工作主體員工任職資格

1.基本情況：性別不限，最佳年齡范圍在28—35 歲之間，健康狀況良好。

2.知識方面：流利的英語聽說讀寫能力，計算機、經濟或管理相關專業本科以上，具有完成工作所需要的信息、資料和關系網絡。

3.技能方面：具有計算機和網絡應用技能，具有完成機械性任務所需要的能力，操作機器、文字處理等。

4.能力方面：具備分析能力和調研能力，具備協調、判斷、組織能力，具有完成非機械性任務所需要的溝通能力、推理能力、解決問題的能力等。

5.個人特點方面：適應工作環境的意愿與能力，忍受單調乏味工作性質的能力、熱愛工作友善待人的特質。

一、基本信息崗位名稱 B2B 系統管理員 所屬部門 電子商務中心網絡技術部直接上級 電商中心經理 崗位定員 1 工作地點 遼寧總部直接下屬 無 編寫部門 人力資源部 生效日期二、工作概要負責公司的電子信息化系統的管理和維護三、崗位職業職責范圍 職權 制度依據1.起草電子信息系統功能說明書，業務系統使用手冊。 提案權2.起草電子信息系統方向(即電商中心)獎懲辦法。 獎懲權3.負責對全員電子信息系統技術培訓、考核、監督、解疑答難。 考核權4.負責電子信息系統遼寧公司總部及其營業部，和下屬分子公司的技術開發和使用授權。5.審核系統采購供應商的資質，審核系統使用人員任職資格。 審核權6.考核線上指標完成情況，對方案(制度)執行情況進行監督。 監控權7.監控線上活動開展的策劃及實施。 監控權8.對電子信息化發展前景進行預判，并擬計劃匯報。9.指導系統管理員補充人才培養工作。10.對電子信息化工作進展向直屬領導負責，并直接向總經理匯報。四、工作關系images/BZ_18_856_2141_914_2170.pngimages/BZ_18_1211_2138_1240_2168.pngimages/BZ_18_1245_2138_1277_2168.pngimages/BZ_18_1280_2140_1312_2168.pngimages/BZ_18_1612_2141_1671_2169.pngimages/BZ_18_815_2210_847_2241.pngimages/BZ_18_851_2209_882_2241.pngimages/BZ_18_886_2209_915_2240.pngimages/BZ_18_920_2210_952_2241.pngimages/BZ_18_1131_2195_1158_2226.pngimages/BZ_18_1162_2195_1194_2227.pngimages/BZ_18_1197_2195_1228_2227.pngimages/BZ_18_1232_2194_1264_2227.pngimages/BZ_18_1303_2197_1333_2224.pngimages/BZ_18_1337_2195_1369_2225.pngimages/BZ_18_1372_2196_1404_2225.pngimages/BZ_18_710_2268_742_2297.pngimages/BZ_18_746_2266_776_2298.pngimages/BZ_18_781_2266_811_2298.pngimages/BZ_18_816_2267_844_2298.pngimages/BZ_18_851_2266_881_2298.pngimages/BZ_18_885_2267_917_2296.pngimages/BZ_18_920_2266_951_2298.pngimages/BZ_18_1600_2264_1627_2295.pngimages/BZ_18_1631_2264_1664_2293.pngimages/BZ_18_1666_2263_1699_2295.pngimages/BZ_18_1702_2264_1733_2295.pngimages/BZ_18_1737_2264_1768_2295.pngimages/BZ_18_676_2325_707_2354.pngimages/BZ_18_711_2323_741_2355.pngimages/BZ_18_746_2323_776_2355.pngimages/BZ_18_781_2324_809_2355.pngimages/BZ_18_818_2323_846_2355.pngimages/BZ_18_850_2323_882_2355.pngimages/BZ_18_886_2323_916_2355.pngimages/BZ_18_921_2324_949_2355.pngimages/BZ_18_1185_2323_1215_2355.pngimages/BZ_18_1220_2323_1251_2355.pngimages/BZ_18_1255_2323_1286_2355.pngimages/BZ_18_1290_2325_1322_2353.pngimages/BZ_18_1326_2323_1353_2355.pngimages/BZ_18_1598_2320_1630_2352.pngimages/BZ_18_1636_2321_1665_2352.pngimages/BZ_18_1703_2321_1735_2352.pngimages/BZ_18_1740_2321_1768_2351.pngimages/BZ_18_1773_2320_1805_2352.pngimages/BZ_18_676_2383_707_2412.pngimages/BZ_18_711_2382_741_2413.pngimages/BZ_18_746_2382_776_2413.pngimages/BZ_18_781_2383_809_2413.pngimages/BZ_18_818_2382_846_2413.pngimages/BZ_18_850_2382_882_2414.pngimages/BZ_18_886_2382_916_2413.pngimages/BZ_18_921_2383_949_2413.pngimages/BZ_18_1596_2375_1629_2408.pngimages/BZ_18_1632_2376_1663_2406.pngimages/BZ_18_1667_2376_1698_2407.pngimages/BZ_18_1703_2377_1730_2407.pngimages/BZ_18_1737_2375_1768_2408.pngimages/BZ_18_1148_2493_1179_2522.pngimages/BZ_18_1184_2491_1213_2523.pngimages/BZ_18_1218_2491_1248_2521.pngimages/BZ_18_1253_2491_1284_2523.pngimages/BZ_18_1288_2491_1319_2523.pngimages/BZ_18_1323_2491_1354_2523.pngimages/BZ_18_1266_2545_1293_2574.png五、任職條件基本條件 性別 不限 年齡 35 歲以下 健康狀況 良好教育背景 計算機、經濟或管理相關專業本科以上工作經驗 5 年以上相關行業工作經驗，具有3 年以上管理經驗知識與技能具有計算機和網絡應用技能具備管理學、經濟學、財務管理等專業知識具備分析能力和調研能力具備協調、判斷、組織能力流利的英語聽說讀寫能力六、其他使用工具設備 計算機、電話、傳真機、打印機、Internet/Intranet工作環境 辦公室工作時間特征 標準工時制

四、崗位分析的結果——崗位說明書

崗位說明書是崗位分析的結果，也稱為工作說明書，它是以標準的格式對職位的工作內容及任職者的資格條件進行規范化的描述文件。

通過以上對新興職位B2B 系統管理員的分析，總結編制上述崗位說明書。

五、結語

通過本文以上的分析，新興職位系統管理員有了明確的崗位職責職權，并編制出崗位說明書。因為系統管理員為新興職位，所以對它的工作分析不是一勞永逸的，而是要根據制定的崗位說明書，在實施過程中持續跟蹤進行工作分析，根據崗位的實踐，再對崗位說明書進行修改，如此循環。應用崗位分析方法與技術，對在信息化背景下的系統管理員進行分析探討，結合旅游行業自身特點，和電商行業的要求，在工作實踐中為“系統管理員”設計合理崗位內容。在多種分析方法中，可適用：1.工作日志法；2.觀察法；3.訪談法崗位分析；4.問卷調查法等。

又由于電商的快速發展，更新速度日新月異，作為傳統旅游業代表的中國國旅(遼寧)國際旅行社，必須緊跟技術發展和時代發展的步伐，不斷學習，并學以致用，使電子信息化建設真正發揮其應有的作用。