供給側(cè)改革視域下高校學籍檔案服務創(chuàng)新研究
——以服務“江蘇學銀”為例

王子鵬

2015年11月10日，習近平總書記在中央財經(jīng)領(lǐng)導小組第十一次會議上講話，首次提出“供給側(cè)改革”。2020年，從供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革提出并付諸實施已有五年時間。李克強總理在2020年政府工作報告中指出，“供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革繼續(xù)深化，重要領(lǐng)域改革取得新突破”，下一步“要深化供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革，突出民生導向”[1]。供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革旨在調(diào)整經(jīng)濟結(jié)構(gòu)，減少無效和低端供給，增強供給結(jié)構(gòu)對需求變化的靈活性和適應性，從而實現(xiàn)要素最優(yōu)配置。這種經(jīng)濟學理論及其蘊含的哲學思想同樣適用于指導檔案實踐。目前，高校檔案部門面臨供需錯位問題，利用率最高的學籍檔案尚未得到重視，亟需以服務中心工作、突出民生導向為抓手開展供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革。本文以高校學籍檔案服務江蘇省終身教育學分銀行（簡稱“江蘇學銀”）為例，探究高校檔案部門開展供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的方法路徑。

一、供給側(cè)理念下學籍檔案管理現(xiàn)狀及問題

1.“學籍檔案”界定。學籍檔案尚無明確定義，有廣義和狹義之分。廣義的學籍檔案，指學生自入學起至畢業(yè)離校止在校期間學習經(jīng)歷、考試成績、獎勵懲罰、黨團組織生活等各類活動的原始記錄，主要包括錄取花名冊、入學登記表、畢業(yè)生登記表、成績表、學籍簿、學籍變更、休學、退學、復學、轉(zhuǎn)學、獎勵、處分、黨團事項等各種歷史記錄材料。狹義的學籍檔案，特指學籍簿、學籍變更等與學籍相關(guān)的檔案，如《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）規(guī)定，“學生類檔案”包括“高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等”，此處“學籍檔案”即是狹義的。本文基于實踐視角，采用“學籍檔案”廣義含義。

2.高校學籍檔案管理現(xiàn)狀。在高校傳統(tǒng)檔案工作模式中，檔案管理的重點是黨群、行政類文書檔案，檔案服務重點對象是學校的黨政機關(guān)，學籍檔案管理和服務退居次要位置。由于《高等學校檔案管理辦法》并未明確學籍檔案的管理細則，高校學籍檔案管理缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范，主流方式有三種：一是根據(jù)失效的《高等學校檔案實體分類法》[2]，將學籍檔案歸類于JX13、JX14、JX16、JX17等二級類目中；二是參照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015），采用“年度—機構(gòu)（問題）—保管期限”的分類方法，將學籍檔案存放于相應機構(gòu)（問題）類目中；三是將學籍檔案作為專門檔案獨立出來管理，依據(jù)文獻內(nèi)容進行分類，如花名冊、學籍卡、成績單等分別歸類存放。無論哪種方法，檢索同一學生的學籍信息需要橫跨多個年度、翻閱多個案卷。

3.高校應針對學籍檔案開展供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革。學籍檔案“利用需求最迫切、利用率最高”是高校檔案工作者的共識。侯英杰撰文指出，對外經(jīng)濟貿(mào)易大學學籍檔案僅占該校館藏的30%，但利用率最高[3]；據(jù)汪琳不完全統(tǒng)計，學籍檔案利用率占高校檔案利用率87%以上[4]，與筆者所在高校檔案利用數(shù)據(jù)基本吻合。雖然中國高等教育學生信息網(wǎng)（學信網(wǎng)）開通后學籍檔案利用率有所下降，但因為學信網(wǎng)未涵蓋必修選修課程、課業(yè)成績、論文情況等信息，學籍檔案仍是高校利用率最高的檔案資源，且呈現(xiàn)利用需求增加、利用目的細化的趨勢。比如，高校學生出國留學，除了簡單的查檔外，學生還希望高校檔案部門提供畢業(yè)證、學位證、論文等材料的外文翻譯件；河海大學2020屆畢業(yè)生招聘會上，多家優(yōu)質(zhì)公司對有掛科歷史的學生實行一票否決[5]，即要求檔案部門出具學生在校期間所有課業(yè)成績證明。江蘇省終身教育學分銀行開展學分認證工作，除要求提供學習者身份證明外，還期望高校檔案部門在數(shù)據(jù)層面提供檔案服務，如課程成績、學習時長等。另一方面，學籍造假事件屢屢發(fā)生引發(fā)社會震動，倒逼高校進行更嚴格的學籍檔案管理和更權(quán)威的檢索利用服務。可見，高校檔案部門針對學籍檔案開展供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革將有效增加檔案供給，提升高校檔案工作服務中心、服務發(fā)展、服務民生的能力。

二、學分銀行對學籍檔案利用需求分析

1.學分銀行概述及案例選擇。《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020）》明確提出“建立學習成果認證體系，建立‘學分銀行’制度”[6]。學分銀行尚無權(quán)威定義，其模擬銀行對貨幣的管理特點，以學分為計量單位，允許學習者在彈性時間框架下，通過學習課程、參加技能培訓、考證等方式獲取學分，存入學分銀行實現(xiàn)“零存整取”，以兌換學歷、資格證書或其他形式的學習成果。基于檔案學視角，可將學分銀行理解為“學分檔案館”，學分認證、積累與轉(zhuǎn)換分別對應學籍檔案鑒定、保管和利用，學分銀行業(yè)務流程依賴學籍檔案的有效供給。筆者所在檔案部門承擔江蘇省終身教育學分銀行檔案歸檔職責，同時為學生認證學分開展學籍檔案利用服務，為本研究提供了第一手資料。

2.學分銀行業(yè)務流程對學籍檔案的依賴性分析。學籍檔案是貫穿學分銀行全業(yè)務流程的血液，學分認證、轉(zhuǎn)換的每一個關(guān)鍵節(jié)點都需要學籍檔案憑證性支撐。江蘇省終身教育學分銀行學分申請流程如圖1所示，學生提交學籍檔案作為證明材料，學分銀行對學籍檔案進行鑒定并根據(jù)規(guī)則轉(zhuǎn)換學分，產(chǎn)生新的學籍檔案同步歸檔。在高校檔案部門缺位的情況下，學分認定采用線上提交申請、線下審核檔案的流程，程序繁瑣復雜，學分的憑證性過度依賴“審核蓋章”；負責原始材料收集、核驗以及初審的二級學院老師缺乏檔案學背景，其對學籍檔案的鑒定缺乏公信力。

圖1 江蘇省終身教育學分銀行學分申請流程圖

3.學分公信力仰仗學籍檔案。《高等學校檔案管理辦法》第32條規(guī)定，“高校檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構(gòu)”，即支撐學分的學籍檔案必須由高校檔案部門開具，而學分銀行產(chǎn)生新的學籍檔案也必須歸檔于高校檔案部門。缺少高校檔案部門參與，學分銀行運行成本高、效率低，且存在學分造假風險。其一，學習者提供給學分銀行的學籍檔案造假，學分銀行根據(jù)造假檔案認定和轉(zhuǎn)換學分。其二，不法分子以學分銀行名義偽造學歷證書、相關(guān)證明等。

三、基于案例的高校學籍檔案供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革研究

1.以學習者為中心聚集學籍檔案信息。隨著高校檔案信息化建設持續(xù)推進，學籍檔案逐步從紙質(zhì)態(tài)轉(zhuǎn)向數(shù)字態(tài)。數(shù)字態(tài)學籍檔案主要有兩個來源，一是傳統(tǒng)紙質(zhì)學籍檔案的數(shù)字化；二是在線歸檔教務系統(tǒng)、學工平臺等業(yè)務系統(tǒng)的電子文件。檔案數(shù)字化為數(shù)據(jù)挖掘奠定了基礎，高校檔案部門可以借鑒美國NARA根據(jù)用戶點擊率決定工作優(yōu)先級的做法，優(yōu)先開展學籍檔案數(shù)據(jù)化管理實踐，克服紙質(zhì)檔案、版式電子檔案對于內(nèi)容的限制，以學習者為基本單位聚集其所有學籍檔案信息，其流程如圖2所示。通過數(shù)據(jù)挖掘構(gòu)建學籍檔案二次文獻數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)以“姓名+身份證”為檢索入口一次性查詢到所有學籍信息的功能，提高學籍檔案的查全率、查準率，增加學籍檔案的有效供給能力。同時，每一條學籍檔案數(shù)據(jù)均映射到原始學籍電子檔案，以便在產(chǎn)生質(zhì)疑時快速定位原始檔案位置。

圖2 以學習者為中心聚集學籍檔案信息流程圖

2.建立學籍檔案協(xié)作網(wǎng)絡服務學分認證流程。由于學分銀行與各高校存在一對多的映射關(guān)系，學分的認定、積累和轉(zhuǎn)換需要諸多高校檔案部門的配合。高校檔案部門需要打破數(shù)據(jù)壁壘、聯(lián)通數(shù)據(jù)孤島，借鑒長三角地區(qū)查檔“一網(wǎng)通辦”做法[7]，建立學籍檔案協(xié)作網(wǎng)絡支撐學分銀行檔案利用服務需求。以江蘇省終身教育學分銀行為例，目前已有42家高校加入該學分銀行合作聯(lián)盟實現(xiàn)學分互認，而42家高校的檔案部門同屬江蘇省高校檔案協(xié)會，具備結(jié)網(wǎng)提供學籍檔案利用服務的潛能。高校學籍檔案協(xié)作網(wǎng)絡支撐學分認證流程，如圖3所示。除為學分銀行服務外，建立高校學籍檔案協(xié)作網(wǎng)絡將為更廣泛的民生服務奠定基礎。

圖3 高校學籍檔案協(xié)作網(wǎng)絡支撐學分認證流程

3.致力于構(gòu)建江蘇省常住居民終身學習檔案管理體系。學分銀行開展學分認證、積累和轉(zhuǎn)換工作，將以每個學習者為單位產(chǎn)生個人終身學習檔案。終身學習檔案是學籍檔案的重要組成部分，其管理工作將拓展學籍檔案邊界。在傳統(tǒng)學籍檔案管理模式中，終身學習檔案一直處于被忽略的狀態(tài)，原因在于終身教育體系具有社會化、個性化和持續(xù)化特征，學習者在不同階段的學習成果呈現(xiàn)出多樣性和復雜性的特點，檔案部門缺少管理終身學習檔案的有效手段。學分銀行對學習者終身學習經(jīng)歷進行認證，如江蘇省終身教育學分銀行職責是“為江蘇省常住居民建立終身學習賬號，記錄不同階段的各類學習成果”[8]，為檔案部門開展終身學習檔案管理提供了契機。目前，江蘇省終身教育學分銀行由江蘇開放大學代管，學校綜合檔案室已聯(lián)合學分銀行開展相關(guān)調(diào)研，致力于構(gòu)建江蘇省常住居民終身學習檔案管理體系，推進學習型社會和誠信社會建設。