電子檔案管理的現實意義及創新舉措探討

李雅娟

摘要：新形勢下，數字信息技術對檔案事業的變革和影響不言而喻，檔案管理單位面臨著新的挑戰和要求。文章闡述了電子檔案管理的現實意義，指出常見問題，旨在能夠進一步幫助相關檔案管理單位創新檔案管理的模式、內容和流程，推動檔案事業不斷向前發展。

關鍵詞：創新;電子檔案;現實意義;管理;技術

1、電子檔案管理的現實意義

1.1、有利于檔案資源開發與利用

信息化社會，各式各樣的信息資源呈現出幾何式的增長態勢，檔案管理單位管理檔案資源的難度隨之增加[1]。一方面，實現電子檔案管理，可以更好地對電子檔案進行立卷歸檔、傳輸、查閱、檢索以及利用，滿足不同信息需求主體個性化的需求，提升檔案管理實效。另一方面，實現電子檔案管理，能夠進一步借助數字信息技術的優勢管理檔案資源，解決實現中檔案管理人員數量不足等問題，精簡檔案管理流程，提升管理效率。

1.2、有利于更好地實現無紙化辦公

傳統紙質檔案管理模式中，檔案管理人員對檔案管理環境的依賴度較高。典型表現在紙質檔案容易遭受物理、化學變化，保存難度大，保存周期短，需要檔案管理人員及時注意檔案管理環境，與此相比，電子檔案管理模式具有信息化、科技化、智能化的特點，能夠打破傳統紙質檔案管理的局限，減少檔案管理成本，實現無紙化辦公[2]。

2、電子檔案管理中常見的問題

2.1、數字信息技術的應用度不高

實踐中，部分單位尚未充分將大數據技術、云計算技術、云共享技術、可信時間戳、電子簽名、數字摘要、智能算法、人工智能技術、新型檢索技術、新媒體技術應用到電子檔案管理的各個環節，無法滿足檔案數據開發、檔案共享、檔案信息挖掘的需求[3]。

2.2、基礎設施建設緩慢

部分單位尚未認識到電子檔案的價值與功能，沒有充分購置并更新相應的軟硬件設施，導致檔案管理人員缺乏可供使用的工具，影響了電子檔案開發利用進程。典型表現在檔案管理系統與其他辦公系統之間相互獨立，系統之間的數據、信息不同步，增加了歸檔工作的繁瑣度[4]。同時，電子檔案管理系統與許多軟件不兼容，導致軟件所處理的電子文件無法有效錄入到電子檔案管理系統終端。

2.3、陷入“重開發、輕安全”的誤區

部分單位對于電子檔案安全管理工作沒有足夠重視，導致電子檔案在管理、開發與利用過程中產生安全隱患。一是技術利用滯后。一方面，部分單位未及時通過新型的安全技術對電子檔案資源內進行加密處理，導致檔案資源被竊取、被篡改的風險增加[5]。另一方面，部分單位沒有充分做好電子檔案資源備份工作，抗風險能力不足。二是電子檔案安全網絡存在漏洞，內網、外網交叉使用，導致病毒傳輸、擴大的風險增加。三是電子檔案安全管理制度不完善，難以有效指導檔案管理人員開展安全管理工作。

3、電子檔案管理的創新舉措

3.1、創新發展，綜合應用多種數字信息技術

單位要堅持因地制宜、因時制宜的基本原則，不斷引進并綜合應用多種數字信息技術，一是要深化對大數據技術的應用，通過大數據技術對同一類型、同一專題的電子文件進行檢索。二是要深化對云計算、云共享技術的應用，加快與上下級部門、橫向單位的溝通與交流，打造系統化的檔案管理系統。三是要綜合利用可信時間戳、電子簽名、數字摘要等技術手段對電子檔案進行加工，確保電子檔案在現實生活中的應用。四是要探索對智能算法技術、人工智能技術的應用，打造自動化管理平臺，減少人工處理流程，實現電子檔案智能化管理的目標。五是要優化進一步優化檢索功能，搭建更為實用便捷的檢索平臺，建立科學的檢索模型，加快電子檔案的開發利用進程。六是要充分應用新媒體技術，進一步將電子檔案服務工作延伸至微信公眾號、APP、互聯網網站等終端，營造優良的檔案管理環境。

3.2、夯實基礎，做好基礎設施建設工作

實踐證明，電子檔案作為一種以數據化、數字化為主要形式的檔案資源，其管理、開發與利用離不開優質的基礎設施。首先，要打通檔案管理系統與其他辦公系統的數據壁壘，真正做到縱向跨層級、橫向跨部門，避免資源二次處理、二次調取。其次，要確保檔案管理系統能夠與其他軟件兼容。最后，做好檔案需求調研工作，充分了解檔案使用主體的日常需求，聽取檔案管理人員建議，及時與軟件供應商聯系，不斷優化檔案資源檢索功能、檔案資源合并功能，真正打造新型檔案管理模式，推動檔案管理工作邁上新臺階。

3.3、安全高效，充分保障電子檔案價值

信息化環境下，只有優化檔案安全管理工作，確保檔案資源的真實性、完整性、原始性，避免檔案失真，能夠更好地發揮檔案資源價值。為此，一是要創新應用數字水印技術、云加密技術、數字加密技術、區塊鏈技術對電子檔案管理系統以及電子檔案本身進行加密處理，進一步防止勒索病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件等非法程序以及非法病毒的威脅。二是要完善電子檔案管理網絡，嚴格實行內外網隔離機制，配備相應的保密U盤，減少電子檔案復制、傳輸中被竊取、被篡改的風險。三是要充分應用數字云對電子檔案進行備份處理，確保能夠留存備用檔案資源，增強單位的抗風險能力。四是要完善電子檔案安全管理制度，為落實安全管理工作提供強有力的條件。此外，單位還需要對檔案管理人員進行綜合培訓，強化其安全管理意識以及技術應用能力，避免安全管理工作流于形式。

4、結束語

隨著學界以及實務部門對電子檔案研究不斷深入，各檔案管理單位都加快了檔案改革創新的步伐，逐步將數字信息技術融入到檔案管理的各個環節，取得了良好的效果。然而，電子檔案管理工作是一項長期性、系統性、復雜性的工作，涉及內容眾多，需要檔案管理單位繼續加以支持，才能真正取得良好效果。總而言之，只有進一步把握時代機遇，抓住數字信息技術大發展、快變革的契機，著眼于電子檔案建設的重點，樹立新思維，才能真正助推電子檔案管理工作轉型升級。

參考文獻

[1]蔡學美.電子檔案要素合規分析[J].檔案學研究，2020（05）：122-125.

[2]李霞.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2020（10）：10-11.

[3]趙杰.檔案系統集成實踐[J].辦公自動化，2020，25（20）：51-53.

[4]龐延麗.檔案的收集整理鑒定與數字化[J].蘭臺內外，2020（27）：19-20.

[5]周祺，張照余.我國電子文件格式相關標準評述[J].山西檔案：1-5

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