云技術中檔案資源共享與管理體系構建

黃沿沿

【摘? 要】隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息技術的不斷發(fā)展，人們的生活與工作方式發(fā)生了翻天覆地的變化，在檔案資源共享與管理體系方面亦是如此。云技術的廣泛應用與推廣為公司內部檔案館實現(xiàn)檔案資源信息的共享奠定了基礎，同時，有利于對公司檔案資源進行科學管理。因此，論文圍繞云技術中檔案資源的共享與管理體系的構建展開論述，以此推動檔案資源管理的完善[1]。

【關鍵詞】云技術;檔案資源;共享;管理體系;構建

【Abstract】With the continuous development of internet and information technology， people's way of life and work has undergone great changes， as well as in the sharing and management system of archives resources. The wide application and promotion of cloud technology provides the basis for the companies' internal archives to realize the sharing of the information of archives resources， and it is conducive to the scientific management of the companies' archives resources. Therefore， this paper discusses the sharing and management system construction of archives resources in cloud technology， so as to promote the improvement of archives resources management[1].

【Keywords】cloud technology; archives resources; sharing; management system; construction

1 引言

隨著科技的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化，港口公司也伴隨著我國經(jīng)濟的進步在近年來蓬勃發(fā)展。物流行業(yè)的檔案資源較多、較為復雜，在管理中存在一些問題，而利用云技術則可以進一步解決檔案資源共享中存在的問題，優(yōu)化管理體系構建，使港口公司更好地管理檔案。

2 云技術的概述

云技術是現(xiàn)代網(wǎng)絡技術發(fā)展的產物，可以有效利用網(wǎng)絡的便捷性特征。現(xiàn)階段，云技術被應用到各個領域，云技術的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，規(guī)模龐大。例如，當下的許多互聯(lián)網(wǎng)公司，其云服務器的數(shù)量已經(jīng)超過百萬，在這種情況下，計算能力會大幅度提高。

第二，虛擬化。利用云技術可以隨時隨地得到服務，打破了時間與空間的限制，只要擁有一個PC端或者移動終端即可。

第三，可靠性。通過計算階段的互換以及數(shù)據(jù)的容錯等可以確保云計算的可靠性。

第四，共享性。云計算可以實現(xiàn)資源的共享，使多應用系統(tǒng)進行互相支持。

第五，高容量。云計算的容量不同于計算機傳統(tǒng)硬盤的固定容量，是一種動態(tài)性容量，可以結合用戶的需求進行容量的伸縮。

第六，成本低。用戶可以根據(jù)自己的要求選擇相應的付費服務，付費費用低，并不需要購買其他軟件。

3 云技術對港口公司檔案資源共享的影響

現(xiàn)階段，我國各行各業(yè)都在積極向信息化方向進行轉變，對于檔案資源的共享和管理亦是如此，但是在具體的檔案信息化建設當中，顯示出了一些問題有待解決：檔案信息資源整合不完善、沒有形成科學的建設標準與評價指標、信息化建設出現(xiàn)停滯、共享效率不高等，而利用云技術則可以開拓檔案信息化建設新路徑。

3.1 對檔案資源數(shù)據(jù)進行云存儲

港口公司可以在進行檔案資源的存儲時，根據(jù)自己的需求選擇合適的云服務商，借助云技術，將涉及的非保密信息交給對方存儲并簽署安保協(xié)議，以此可以方便港口公司儲存檔案資源，并便于日后的查找。此外，對于保密性文件可以將其存儲于私有云中，并對其進行加密以便保障信息的安全性。

3.2 構建檔案管理云服務平臺

利用云技術可以整合相關的資源構建虛擬服務平臺，并借此將相關的數(shù)據(jù)信息與檔案資源進行集中并整理，以此構建檔案信息池，在后續(xù)工作中結合相關的港口服務，對用戶進行開放。

3.3 建設基于各控股碼頭的云技術服務體系

利用云技術還可以在各控股碼頭之間的檔案資源管理部門中間建立聯(lián)系，并將其檔案資源的信息進行優(yōu)化，以此全面整合各控股碼頭之間檔案信息資源中的數(shù)據(jù)，并構建檔案館之間的云技術服務體系，以此提高檔案資源使用與共享的靈活性[2]。

4 構建檔案資源管理體系的問題

4.1 建設資金不足

利用云技術構建檔案資源信息化管理體系需要資金作為保障，這是由于云技術開發(fā)工作的開展需要有相關的基礎設施作為支持，并且對其基礎設置的要求較高，只有設備達到一定的標準才能開展云技術的相關工作。但是，許多港口公司還在發(fā)展初期階段，其公司的專項資金并不充足，無法支持這一工作的開展。因此，即使有些港口公司有計劃應用云技術開展檔案信息的管理工作，但是由于資金的缺乏，也無法實施下一步的信息化檔案管理體系建設[3]。

4.2 信息化建設意識有待提高

首先，部分港口公司的領導并沒有意識到檔案的重要性，其認為公司的盈利部分最重要。基于此，他們將大量的資金與精力投入了相關的盈利業(yè)務部門，而沒有對檔案的信息化建設予以重視，更不會分配更多的人力、物力資源來進行檔案信息化建設。其次，在檔案的信息化建設中，常出現(xiàn)信息丟失與信息整合力度不足等問題，以此使港口公司的檔案信息化建設工作無法進一步發(fā)展，無法滿足當前港口公司的現(xiàn)代化需求[4]。

4.3 缺乏有效的橫向交流

現(xiàn)階段，我國各港口公司之間的發(fā)展情況差異性較大，同時，相關公司的檔案管理信息化建設的水平也差異巨大，有的公司借助云技術建設了更加科學的檔案信息化管理系統(tǒng)，而有的公司還在采用傳統(tǒng)的方式進行檔案資源的管理，因此，這就導致各相關港口公司之間的信息交流不通暢，交流問題普遍。

5 完善信息化檔案管理體系的方案

5.1 加大專項資金的投入力度

檔案的信息化管理體系需要一定的資金作為保障與基礎，基于此，港口公司應該根據(jù)公司的實際情況，在不影響公司運轉的情況下，適當?shù)丶哟笮畔⒒瘷n案資源專項資金的投入力度，以此來使用這些資金購買更多的先進設備，保障構建信息化檔案管理體系所需設備的質量，并以此為云技術工作的有效開展奠定基礎，保障港口公司信息化檔案管理體系的順利構建[5]。

5.2 明確檔案管理信息化的作用

領導層對一個公司的影響重大，其決策的質量與水平，直接影響著一個公司日后的發(fā)展。港口公司的相關領導首先要意識到檔案信息化建設的重要性，將一部分精力轉移到公司信息化檔案資源管理體系的建設當中，然后在提高公司盈利水平的基礎上不斷提高對公司檔案信息化建設的重視程度，搭建檔案信息化平臺，以此更好地使其服務于本單位，促進單位相關工作與服務的開展[6]。

5.3 完善技術支持與用戶管理體系

在運用云技術進行檔案信息的管理時，還要注意對檔案信息進行安全管理。云儲存是多個用戶共用一個儲存設備，對儲存設備進行共享，相關的云服務商根據(jù)用戶的不同要求將云儲存空間以及訪問權限等內容進行分配。基于此，港口公司的檔案管理部門應該對檔案信息做好相關的備份工作，并定期將檔案信息內容進行保存，以此建立更加完善的檔案管理體系，并對檔案資源的用戶權限進行設置，從而保證只有單位當中得到授權的相關人員才有資格進入檔案系統(tǒng)內部，進行相關的訪問并開展有關工作，避免單位重要檔案資源信息的泄漏。此外，公司要設置好相關檔案管理人員的權限，將密碼和系統(tǒng)管理權限分配給固定人員，如果在人員發(fā)生變動的情況下，應該做好相關的交接工作[7]。

6 結語

隨著科技的發(fā)展以及時代的進步，各行各業(yè)都在積極利用云技術的優(yōu)勢開展相關的工作，并建設信息化的管理系統(tǒng)。對于港口公司而言，其檔案信息更多、更復雜，因此，港口公司應該積極結合其實際發(fā)展情況，利用云技術的優(yōu)勢進行檔案信息資源的共享，并建立更加專業(yè)的檔案信息管理體系，從而促進港口公司的檔案信息發(fā)揮最大的價值，推動港口公司的發(fā)展。

【參考文獻】

【1】楊鵬.基于云技術的大連市家庭建檔可行性研究[D].大連：大連理工大學，2016.

【2】王雅喆.云技術中檔案資源共享與管理體系構建[J].電子技術與軟件工程，2019（9）：159.

【3】雷稚薔，宋竹，于梅，等.淺談云技術在檔案管理中數(shù)據(jù)分享和檢索[J].黑龍江檔案，2019（4）：28.

【4】謝光耀.云技術為檔案信息化工作帶來的機遇與挑戰(zhàn)及應用策略[J].蘭臺世界，2015（S3）：54-55.

【5】陳婷.大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息服務水平提升策略研究[J].中國管理信息化，2016，19（24）：174.

【6】張冬梅.云技術中檔案資源共享與管理體系構建[J].企業(yè)文化（下旬刊），2019（2）：292.

【7】王月.檔案信息資源共享云體系建設的思考[J].科學與財富，2018（23）：19.