關(guān)于文秘行政管理能力培養(yǎng)

申曉庚

【摘? 要】當(dāng)前，企業(yè)對(duì)文秘崗位的重視程度逐漸提升，主要原因是一名能力素質(zhì)過(guò)硬的文秘可以切實(shí)提高企業(yè)的辦公效率，并且能夠在企業(yè)各個(gè)部門之間的溝通聯(lián)系中發(fā)揮橋梁作用。然而，多數(shù)企業(yè)只是把文秘等同于文職人員，并未充分發(fā)揮文秘崗位在行政管理工作中的作用。出現(xiàn)這種情況的原因主要有兩點(diǎn)：首先，文秘的行政管理能力不夠高;其次，企業(yè)在一定程度上缺乏對(duì)文秘行政管理能力的培訓(xùn)。

【Abstract】At present， enterprises gradually attach importance to the secretarial position， the main reason is that a competent and qualified secretary can effectively improve the office efficiency of enterprises， and can play a bridge role in the communication and contact between various departments within the enterprises. However， most enterprises just equate the secretary with clerical staff， and do not give full play to the role of secretarial position in the administration work. There are two main reasons for this situation： firstly， the secretary's administrative ability is not high enough; secondly， the enterprises lack the cultivation of secretary's administrative ability to a certain extent.

【關(guān)鍵詞】文秘;行政管理;能力;培養(yǎng)

【Keywords】secretary; administration; ability; cultivation

【中圖分類號(hào)】F272.92;C931.46? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）04-0166-02

1 引言

文秘崗位在企業(yè)的運(yùn)行中能夠發(fā)揮出巨大的作用，不僅能夠傳達(dá)上級(jí)安排的各種指示和下級(jí)反饋的工作進(jìn)度，還可以快速地推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度的建立和健全，同時(shí)，能夠促進(jìn)企業(yè)按規(guī)劃快速發(fā)展，使得企業(yè)的管理水平得到切實(shí)有效的提升。怎樣培養(yǎng)文秘的行政管理能力，已經(jīng)成為企業(yè)迫切需要解決的問(wèn)題，必須注重文秘行政管理能力的培養(yǎng)，發(fā)揮出文秘的重要價(jià)值。

2 文秘的含義和職業(yè)特點(diǎn)

本文所闡述的文秘工作人員，具體的工作主要有文字的書寫和日常事務(wù)的接待。文秘的職業(yè)性特點(diǎn)是非常強(qiáng)的，對(duì)于文書的寫作能力有特別專業(yè)的要求。文秘職業(yè)還具有能力多樣性的特點(diǎn)。文秘工作人員必須具備極強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力，以及出眾的社會(huì)交際能力。此外，文秘職業(yè)具有公共性特點(diǎn)，文秘的工作涵蓋了企業(yè)的全部方面，包括各項(xiàng)對(duì)外事務(wù)的處理、公關(guān)及接待、各個(gè)部門工作之間的溝通和組織協(xié)調(diào)等，因此體現(xiàn)了明顯的公共性。

3 文秘行政管理能力培養(yǎng)的意義

3.1 有利于文秘工作效率的提高

開(kāi)展文秘行政管理能力的培養(yǎng)可以使文秘人員學(xué)到更多工作上的方法和技巧，提升多方面能力。在平時(shí)的工作當(dāng)中，文秘人員能夠?qū)W(xué)到的行政管理工作的方法和技巧加以應(yīng)用，進(jìn)而可以有效地提高工作效率。文秘經(jīng)常被當(dāng)作文職人員，不能得到更多關(guān)于行政管理能力的培養(yǎng)，于是主要被安排一些基礎(chǔ)的辦公室工作，這非常不利于提高文秘的工作效率。

3.2 有利于文秘書寫能力的增強(qiáng)

文秘經(jīng)常從事非常多的書寫工作，因?yàn)闆](méi)有得到多方面能力的培養(yǎng)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文秘書寫能力比較差，進(jìn)而導(dǎo)致內(nèi)容不落地和空洞的問(wèn)題。進(jìn)行有效的行政管理能力培養(yǎng)之后，可以顯著提升文秘的理論知識(shí)的深度和廣度，從而使文秘的書寫能力得到提高，進(jìn)而能夠更好地體現(xiàn)出文秘在書寫內(nèi)容優(yōu)化方面的價(jià)值。

3.3 有利于文秘服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化

文秘工作具有一定的特殊性，其經(jīng)常只為了快速完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，而忽略了文秘應(yīng)具備的服務(wù)意識(shí)。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)文秘行政管理能力的培養(yǎng)，可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理關(guān)系進(jìn)行非常清晰的區(qū)分，進(jìn)而使其樹(shù)立服務(wù)第一的理念。

4 文秘行政管理能力培養(yǎng)的措施

4.1 加強(qiáng)行政管理知識(shí)培訓(xùn)

文秘行政管理能力的培養(yǎng)當(dāng)中，最基礎(chǔ)的就是加強(qiáng)行政管理知識(shí)的培訓(xùn)，從基礎(chǔ)知識(shí)上提升文秘的行政管理能力。

一方面，可以采取集體上課培訓(xùn)的方式來(lái)進(jìn)行。由企業(yè)人資部門來(lái)進(jìn)行行政管理知識(shí)培訓(xùn)相關(guān)課件的制作，并交由專門的培訓(xùn)老師來(lái)進(jìn)行接下來(lái)的課程培訓(xùn)，在課程中讓文秘學(xué)到更多行政管理知識(shí)，從根本上提升其行政管理能力。在文秘完成所有課程的學(xué)習(xí)之后，必須進(jìn)行考試以檢查文秘人員學(xué)習(xí)的成果，考試不合格的文秘將仍參與行政管理知識(shí)培訓(xùn)直至合格，同時(shí)，要切實(shí)落實(shí)好對(duì)培訓(xùn)考核過(guò)程的監(jiān)督。

另一方面，利用輪崗培訓(xùn)的方法來(lái)進(jìn)行。由企業(yè)選出一部分行政管理能力比較突出的負(fù)責(zé)人，作為培訓(xùn)的講師，之后合理制定一套輪崗培訓(xùn)計(jì)劃并落實(shí)培訓(xùn)，提升文秘人員的行政管理能力。輪崗培訓(xùn)可以實(shí)行責(zé)任制，培訓(xùn)管理人員對(duì)文秘行政管理知識(shí)的考核負(fù)責(zé)，并與績(jī)效掛鉤，所負(fù)責(zé)文秘考核成績(jī)良好的進(jìn)行一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，反之，所負(fù)責(zé)文秘考核成績(jī)較差的進(jìn)行相應(yīng)的處罰。

4.2 搭建行政管理技能實(shí)踐平臺(tái)

企業(yè)不僅要進(jìn)行行政管理能力知識(shí)方面的培訓(xùn)，還要從實(shí)踐方面進(jìn)行培養(yǎng)。企業(yè)要進(jìn)行行政管理技能實(shí)踐平臺(tái)的建設(shè)，讓文秘在實(shí)踐平臺(tái)上進(jìn)行實(shí)踐。

一方面，結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，給予符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的文秘工作人員相關(guān)的實(shí)踐崗位，使他們進(jìn)行行政管理技能實(shí)踐。在實(shí)踐過(guò)程中，員工可以發(fā)揮自己的主動(dòng)性和積極性，開(kāi)展行政管理工作，從而在實(shí)際工作中培養(yǎng)文秘的行政管理能力。企業(yè)選定負(fù)責(zé)人對(duì)文秘在行政管理實(shí)踐崗位上的具體工作表現(xiàn)進(jìn)行績(jī)效打分，結(jié)合文秘在實(shí)際崗位工作開(kāi)展上出現(xiàn)的缺點(diǎn)，進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)傳輸，切實(shí)實(shí)現(xiàn)文秘行政管理能力的提升。

另一方面，企業(yè)每年要結(jié)合實(shí)際情況，定期組織行政管理技能比賽，進(jìn)行知識(shí)競(jìng)賽和實(shí)戰(zhàn)模擬。在比賽過(guò)程中，把文秘工作人員分成若干個(gè)小組進(jìn)行比賽，由企業(yè)來(lái)制定比賽規(guī)則，分配小組任務(wù)，最終得分最高的小組為比賽冠軍。文秘工作人員能夠通過(guò)行政管理技能比賽來(lái)對(duì)行政管理知識(shí)進(jìn)行熟悉和實(shí)踐，通過(guò)隊(duì)員之間的溝通交流和配合來(lái)完成任務(wù)。通過(guò)行政管理技能大賽，既可以為行政管理人員提供一個(gè)實(shí)踐行政管理工作的平臺(tái)，還可以讓文秘人員全面認(rèn)識(shí)到自己在行政管理工作上的缺陷。然后在后期的實(shí)際工作中不斷地學(xué)習(xí)和提高，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文秘行政管理能力的培養(yǎng)目標(biāo)。

4.3 建立行政管理經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)制

行政管理能力能夠通過(guò)互相交流經(jīng)驗(yàn)來(lái)培養(yǎng)。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，建立行政管理經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)制，從而全方位地提高文秘的行政管理能力，能夠有效提升其工作效率。

一方面，企業(yè)通過(guò)各種互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建立起行政管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的溝通平臺(tái)，例如，微信交流群、百度貼吧、微博話題圈、釘釘群組、OA群組等，借此進(jìn)行行政管理經(jīng)驗(yàn)的交流。企業(yè)的文秘工作人員能夠在這些平臺(tái)當(dāng)中進(jìn)行實(shí)時(shí)的行政管理經(jīng)驗(yàn)交流和分享。通過(guò)這種渠道來(lái)獲取有用的行政管理知識(shí)和技能，在一定程度上彌補(bǔ)自己在從事行政管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，通過(guò)同事間的溝通交流，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)行政管理能力的培養(yǎng)和提升。

另一方面，企業(yè)每年定期組織行政管理溝通分享活動(dòng)。企業(yè)利用交流座談會(huì)、經(jīng)驗(yàn)討論會(huì)等各種形式的行政管理溝通分享活動(dòng)，提高文秘在行政管理方面的知識(shí)水平和經(jīng)驗(yàn)儲(chǔ)備。文秘通過(guò)參與多種多樣的行政管理經(jīng)驗(yàn)溝通分享活動(dòng)，可以切實(shí)提升自身的行政管理能力。

4.4 明確定位文秘的行政管理職能

現(xiàn)如今，大部分企業(yè)的文秘經(jīng)常從事文職工作，不能夠全面地展現(xiàn)出文秘的職能和職業(yè)特性，導(dǎo)致文秘行政管理工作難以發(fā)揮作用。對(duì)于實(shí)現(xiàn)文秘行政管理能力培養(yǎng)的目標(biāo)來(lái)說(shuō)，必須明確定位文秘的行政管理職能。首先，必須給予文秘崗位一部分行政管理權(quán)力。在企業(yè)確定好文秘的行政管理職能基礎(chǔ)上，在日常的工作職責(zé)范圍內(nèi)，文秘可以行使行政管理的權(quán)力，推進(jìn)相關(guān)行政管理工作。

例如，企業(yè)專題會(huì)議的組織和召開(kāi)、活動(dòng)的組織分工和開(kāi)展、辦公室環(huán)境專項(xiàng)問(wèn)題的整改。通過(guò)給予文秘工作人員一些行政管理權(quán)力，使文秘在行使管理權(quán)力的過(guò)程中，提高行政管理水平和能力，從而培養(yǎng)文秘的行政管理能力。其次，制定文秘行政管理工作的績(jī)效考核制度。因?yàn)橄嚓P(guān)制度的不完善以及職責(zé)劃分的不明確，導(dǎo)致文秘工作局限于基礎(chǔ)的文職內(nèi)容，使得文秘的行政管理價(jià)值無(wú)法發(fā)揮。結(jié)合文秘行政管理能力的培養(yǎng)，在日常的工作中制定出一套行政管理工作績(jī)效考核辦法，獎(jiǎng)勵(lì)行政管理工作中表現(xiàn)出色的文秘，反之，對(duì)工作成效不佳的文秘進(jìn)行一定的處罰。通過(guò)基于績(jī)效考核的獎(jiǎng)懲，能夠充分地激發(fā)文秘的工作積極性，使工作人員在企業(yè)中努力作出貢獻(xiàn)，更加深入地參與行政工作，使行政管理工作的效用最大化。

5 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，對(duì)于越來(lái)越激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，甚至企業(yè)將來(lái)的持續(xù)快速發(fā)展來(lái)說(shuō)，對(duì)文秘進(jìn)行行政管理能力的培養(yǎng)意義重大。企業(yè)必須結(jié)合文秘工作的具體情況，利用科學(xué)合理的方法進(jìn)行文秘行政管理能力的培養(yǎng)，不僅要從行政管理專業(yè)知識(shí)方面進(jìn)行培訓(xùn)，還要從行政管理工作的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)交流等方面進(jìn)行有效培養(yǎng)，從而充分發(fā)揮文秘工作人員的作用和價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

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