基于釘釘平臺(tái)的民辦高職院校人事管理智能化探究

朱翠芳

【摘要】? ? 本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段教育信息化的分析，引出民辦高職院校進(jìn)入教育管理智慧化、人事管理智能化的時(shí)代大趨勢(shì)。以民辦高職院校人事管理現(xiàn)狀為切入口，分析存在的問(wèn)題和原因;突出釘釘作為阿里巴巴旗下一款免費(fèi)溝通和協(xié)同平臺(tái)的優(yōu)勢(shì);以昆山登云科技職業(yè)學(xué)院為例介紹基于釘釘平臺(tái)的人事管理智能系統(tǒng)建設(shè);最后提出民辦高職院校人事管理智能化建設(shè)的建議。

【關(guān)鍵詞】? ? 釘釘平臺(tái)? ? 智能化? ? 高職院校

2018年4月，國(guó)家教育部正式發(fā)布《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》，高校的信息化管理進(jìn)入“跨越式”的發(fā)展，由“信息化”向“智能化”轉(zhuǎn)變，民辦高職院校在這樣的大趨勢(shì)下，也在不斷推進(jìn)智慧校園建設(shè)，探索人事管理信息化的新形式——智能管理。而釘釘作為一款企業(yè)溝通協(xié)同平臺(tái)，目前有超過(guò)1000萬(wàn)家企事業(yè)單位、學(xué)校被它強(qiáng)大的功能和便捷的操作吸引，在使用釘釘這個(gè)新工作方式。

一、教育信息化和智慧校園建設(shè)的新時(shí)代要求

近年來(lái)我國(guó)的教育信息化改革不斷深入，2018年教育部陸續(xù)發(fā)布 《教育信息化 2.0 行動(dòng)計(jì)劃》、《智慧校園總體框架》政策文件，進(jìn)一步推進(jìn)改革進(jìn)程，教育信息化正迎來(lái)以智慧化為引領(lǐng)的新階段。教育管理智慧化作為教育信息化的重要組成部分，是新時(shí)代發(fā)展的新要求，更是提高民辦高職院校管理效能，提升學(xué)校辦學(xué)水平的有力手段。現(xiàn)階段，各民辦高職院校在做好硬件設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上，必須加快智慧校園建設(shè)步伐，構(gòu)建人事管理智能化服務(wù)應(yīng)用體系，實(shí)現(xiàn)“云服務(wù)+移動(dòng)辦公”的新模式，才能提高教育辦公效率，給廣大師生更好的交互體驗(yàn)。

二、民辦高職院校人事管理現(xiàn)狀

2.1人事信息掌握不及時(shí)，信息不完整

人事信息包括紙質(zhì)信息和電子信息，紙質(zhì)信息形成個(gè)人檔案包括新進(jìn)教職工面試考核資料、個(gè)人證件、各類(lèi)證書(shū)復(fù)印件及培訓(xùn)進(jìn)修資料;電子信息形成教職工信息數(shù)據(jù)庫(kù)包括基本信息、專(zhuān)業(yè)信息、職稱(chēng)信息、職業(yè)技能信息等。在傳統(tǒng)的人事管理模式下，人事信息的更新由人事部門(mén)定期收集整理更新。對(duì)于教職工人數(shù)達(dá)到幾百人規(guī)模的民辦高職院校來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)大工程，耗時(shí)費(fèi)力，因此信息更新的周期會(huì)較長(zhǎng)，這就導(dǎo)致人事信息掌握不及時(shí)，信息不完整。

2.2人事業(yè)務(wù)流程繁瑣，審批受限制

高職院校人事管理分為教職工的招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪資、勞動(dòng)關(guān)系等六大模塊，其中涉及很多審批業(yè)務(wù)，例如面試考核錄用涉及用人部門(mén)填寫(xiě)紙質(zhì)錄用申請(qǐng)表，負(fù)責(zé)人簽字蓋章，人事處審核、職能部門(mén)審核、分管校長(zhǎng)審批、校長(zhǎng)審批等6個(gè)審批關(guān)卡，用人部門(mén)需要幾天才能完成審批，流程繁瑣、審批受限，大大降低行政審批效率。

2.3辦學(xué)經(jīng)費(fèi)有限，管理系統(tǒng)不完善

民辦高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)完全來(lái)自學(xué)生學(xué)費(fèi)，扣除人事成本和運(yùn)營(yíng)成本，用于辦公設(shè)備、信息化管理的投入有限，學(xué)校雖重視信息化技術(shù)在教育管理中的應(yīng)用，但只是在資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理等部門(mén)重點(diǎn)運(yùn)用，由于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)維護(hù)費(fèi)用昂貴，從投資回報(bào)的角度考慮，會(huì)慎重引進(jìn)專(zhuān)業(yè)管理系統(tǒng)，因此大部分民辦高職院校人事管理還是依賴(lài)OFFICE軟件，沒(méi)有真正的管理系統(tǒng)。

2.4數(shù)據(jù)分析不科學(xué)，影響領(lǐng)導(dǎo)決策

人事工作經(jīng)常需要提報(bào)各類(lèi)數(shù)據(jù)報(bào)表，例如人員流動(dòng)分析表、月考勤情況等，我們要在多張EXCEL信息表來(lái)回切換、匹配數(shù)據(jù)，最終得到一份數(shù)據(jù)分析表，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出錯(cuò)。高職院校的人事在應(yīng)對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)還需要配合其他部門(mén)做好上級(jí)主管部門(mén)的數(shù)據(jù)上報(bào)，因?yàn)闆](méi)有數(shù)據(jù)共享，不同的人掌握的數(shù)據(jù)不同，提報(bào)的結(jié)果就會(huì)有出入，直接影響主管部門(mén)對(duì)學(xué)校辦學(xué)指標(biāo)的考核結(jié)果，造成不良后果。

三、釘釘平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)

3.1更低的成本、更高的安全性

釘釘是一款免費(fèi)APP應(yīng)用，它擁有強(qiáng)大的功能，能滿(mǎn)足學(xué)校人事管理基本要求，對(duì)于經(jīng)費(fèi)緊張的民辦高職院校建設(shè)智慧教育管理來(lái)說(shuō)無(wú)疑是最好的選擇。在安全資質(zhì)方面，釘釘在2018年通過(guò)了普華永道出具的SOC2隱私保護(hù)權(quán)威資質(zhì)，通過(guò)了安全性、保密性和隱私性三項(xiàng)原則的審計(jì)，為使用者提供“簡(jiǎn)單、高效、安全“的工作方式。

3.2專(zhuān)屬訂制，滿(mǎn)足管理與服務(wù)的雙重需要

在釘釘平臺(tái)提供的各種解決方案模板基礎(chǔ)上，選擇最合適高職院校教育管理的模式，并在現(xiàn)有方案的基礎(chǔ)上，以“服務(wù)師生、提高效能”為原則，對(duì)高層管理者、教師的不同需求進(jìn)行分析，對(duì)人事管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，精簡(jiǎn)流程圖，研究最佳方案，設(shè)計(jì)出符合學(xué)校需求的各種專(zhuān)屬定制應(yīng)用，滿(mǎn)足管理與服務(wù)的雙重需要。

3.3協(xié)同辦公，共享服務(wù)

移動(dòng)化應(yīng)用辦公是現(xiàn)實(shí)需要也是教育管理的趨勢(shì)，作為一個(gè)溝通協(xié)同的平臺(tái)，釘釘不僅有PC版、WEB版還有手機(jī)版，能滿(mǎn)足高職院校不同崗位人員的需求。釘釘微應(yīng)用中的審批、公告、簽到、日志、釘盤(pán)等可以充分體現(xiàn)它協(xié)同辦公，共享服務(wù)的優(yōu)勢(shì)。

四、以昆山登云科技職業(yè)學(xué)院為例建設(shè)釘釘人事智能系統(tǒng)

釘釘平臺(tái)為使用者提供各種模塊、微應(yīng)用和工作模板，我們根據(jù)自身工作需要，架構(gòu)符合學(xué)校人事管理實(shí)際的組織關(guān)系，并在基礎(chǔ)模板上進(jìn)行調(diào)整，開(kāi)發(fā)新的微應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)人事管理智能化的目的。

4.1人員流動(dòng)

1.辦理入職：新進(jìn)教職工完成報(bào)到手續(xù)提交入職資料后，由人事部門(mén)發(fā)起入職報(bào)到→個(gè)人確認(rèn)→所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→行政職能部門(mén)并簽（包括校辦、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、學(xué)生處、總務(wù)處等職能部門(mén)）。職能部門(mén)并簽的作用是讓他們知曉新教工進(jìn)校，做到主動(dòng)服務(wù);

2.辦理離職：由個(gè)人發(fā)起（抄送人事部門(mén)）→所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→人事負(fù)責(zé)人審批→分管校長(zhǎng)審批→校長(zhǎng)審批（抄送相關(guān)職能部門(mén)：人事部門(mén)、教師抄送教務(wù)、輔導(dǎo)員抄送學(xué)生處）。由于學(xué)校教育教學(xué)的特殊性，教職工原則上學(xué)期中間不得辦理離職，因此該應(yīng)用功能可設(shè)置學(xué)期中禁用，在指定時(shí)間開(kāi)放，按需設(shè)置。

3.辦理調(diào)崗：由人事部門(mén)發(fā)起→個(gè)人確認(rèn)→調(diào)出部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→調(diào)入部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→相關(guān)職能部門(mén)并簽（包括財(cái)務(wù)處、總務(wù)處，教師并簽教務(wù)、輔導(dǎo)員并簽學(xué)生處，涉及財(cái)務(wù)、資產(chǎn)的轉(zhuǎn)接和工作的交接）。

4.2員工關(guān)系維護(hù)

辦理轉(zhuǎn)正：開(kāi)啟釘釘自動(dòng)提醒功能，新教工試用期滿(mǎn)前一周提醒，人事部門(mén)發(fā)起→所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;

合同管理：開(kāi)啟釘釘自動(dòng)提醒功能，教職工合同到期前一個(gè)月提醒，人事部門(mén)發(fā)起合同續(xù)簽→個(gè)人確認(rèn)（不續(xù)簽即終止審批）→所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→分管校長(zhǎng)審批（完成審批抄送人事部門(mén)辦理續(xù)簽）;

4.3考勤管理

根據(jù)人員類(lèi)型，分別設(shè)置不同考勤組（普通教職工、圖書(shū)館、哺乳假、招生辦外勤），靈活應(yīng)對(duì)不同的工時(shí)制度。設(shè)置極速打卡功能，進(jìn)入校園區(qū)域即可自動(dòng)打卡，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)周、月考勤情況，自動(dòng)生成考勤報(bào)表，智能化的考勤缺卡提醒，伴有補(bǔ)卡申請(qǐng)服務(wù)。

4.4智能薪酬

提供智能工資條應(yīng)用，可根據(jù)學(xué)校薪資結(jié)構(gòu)設(shè)置薪資字段名，導(dǎo)入應(yīng)用即可自動(dòng)生成工資條，根據(jù)唯一字段群發(fā)至全校教職工，可設(shè)置智能判斷查閱一次過(guò)后自動(dòng)粉碎，確保薪資信息安全，適用于民辦高職院校薪資保密的規(guī)定，避免教師交流攀比，造成教師隊(duì)伍不穩(wěn)定。

4.5智能群助手

在單位組群內(nèi)，利用智能小助手，即可享用各種提醒功能，包括會(huì)議通知定時(shí)推送、日程提醒、投票提醒、新人入群自動(dòng)歡迎、發(fā)布公告自動(dòng)統(tǒng)計(jì)已讀數(shù)據(jù)等。通過(guò)智能群助手，擺脫各項(xiàng)催盯、督查工作，減輕人事工作壓力。

微應(yīng)用事例：以下為崗位調(diào)動(dòng)的手機(jī)版應(yīng)用界面

4.6智能人事提升服務(wù)效能

1.對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言：教職工信息透明化、可視化，隨時(shí)隨地準(zhǔn)確實(shí)時(shí)了解全院教職工信息動(dòng)態(tài)，入職、離職、學(xué)歷、年齡等多維度對(duì)比，調(diào)取考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，各類(lèi)審批隨手簽批。2.對(duì)于人事工作者而言：制定日程計(jì)劃、項(xiàng)目任務(wù)，釘釘自動(dòng)提醒，催釘，擺脫繁瑣的事務(wù)性工作，輕松實(shí)現(xiàn)人事管理，自動(dòng)生成待辦事項(xiàng)，告別紙質(zhì)工作日志、任務(wù)書(shū)、簽到表 和Excel統(tǒng)計(jì)表格。3.對(duì)于老師而言：帶給教職工更便捷的工作方式，通過(guò)手機(jī)自助辦理人事業(yè)務(wù)，個(gè)人檔案，假期余額，成長(zhǎng)記錄在線查看。以密聊、單聊、群聊、多人會(huì)話(huà)等方式實(shí)現(xiàn)通暢的交流互動(dòng)，分享教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，交流探討學(xué)術(shù)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)教育資源共享。

五、高職院校人事管理智能化建設(shè)的建議

5.1加強(qiáng)人事管理專(zhuān)員培訓(xùn)，建立規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息

高職院校人事管理信息繁多，關(guān)系到學(xué)校規(guī)模發(fā)展、教師培訓(xùn)規(guī)劃、績(jī)效考核、職務(wù)晉升的各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上報(bào)、決策分析，必須準(zhǔn)確無(wú)誤、更新及時(shí)。然而隨著office辦公軟件功能的不斷升級(jí)，教職工信息的日常處理都在EXCEL、WORD、WPS這些辦公軟件中完成，要實(shí)現(xiàn)與釘釘平臺(tái)等管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接，利用關(guān)聯(lián)表格進(jìn)行各種智能化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析，必須確定數(shù)據(jù)項(xiàng)目名稱(chēng)、唯一字段、數(shù)據(jù)類(lèi)型等，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范統(tǒng)一。人事管理專(zhuān)員必須具有數(shù)據(jù)處理的思維和相應(yīng)的技術(shù)能力，因此定期進(jìn)行信息化的管理技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)管理智能化的思維訓(xùn)練，提升數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)處理能力非常必要。

5.2專(zhuān)人負(fù)責(zé)釘釘功能研究，創(chuàng)建管理服務(wù)的快捷通道

釘釘雖然是一個(gè)大眾成熟的溝通協(xié)同APP，自帶各種強(qiáng)大的功能模塊和應(yīng)用服務(wù)，但正因?yàn)檫m用性強(qiáng)，真正要體現(xiàn)使用者個(gè)性化的東西還需要根據(jù)每個(gè)單位的不同業(yè)務(wù)流程去自定義。因此，想要在民辦高職院校人事管理中用好釘釘，發(fā)揮它的智能效用，必須有專(zhuān)人負(fù)責(zé)釘釘功能的學(xué)習(xí)、研究，對(duì)開(kāi)發(fā)出來(lái)的各種微應(yīng)用進(jìn)行適時(shí)調(diào)整、維護(hù)，創(chuàng)造更多適用性強(qiáng)，操作簡(jiǎn)便的應(yīng)用程序，使管理服務(wù)教學(xué)的通道更便捷、更智能。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

[1]練曉濤.推進(jìn)學(xué)校教育管理信息化的幾點(diǎn)思考——已釘釘在我校的應(yīng)用為例[J].中國(guó)信息技術(shù)教育，2016，（10）：13-14.

[2]周艷.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校人事管理信息化模式創(chuàng)新探析[J].中國(guó)管理信息化， 2018，21（24）：203-206.

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[4]王茂敏.淺談高職院校人事管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代營(yíng)銷(xiāo)（信息版），2019，（07）：143.