淺析醫院人事檔案信息在人力資源管理中的作用

高治明

在對醫院人事檔案管理和人力資源管理的內容和關系闡述的基礎上，分析了醫院人事檔案信息對人力資源管理的作用體現。同時，隨著信息化時代的到來，分析說明了信息化下的人事檔案管理應采取哪些策略以便更好地為人力資源管理提供基礎性支撐作用。

隨著現代醫院制度建設的逐步深化，醫院人事檔案對人力資源管理的作用日顯突出，通過對醫院人事檔案信息在人力資源管理中的作用分析，以及對信息化下人事檔案管理將會發生哪些深刻變化的闡述，期望能引起醫院決策者的高度重視，以便人事檔案信息最大化發揮出對人力資源管理的作用。

一、醫院人事檔案管理和人力資源管理的內容及其相互關系

醫院人事檔案是員工在受教育、醫療履職、科研創新等不同階段活動中形成的結果產物，其反映了員工的的受教育經歷情況、技能培訓、工作經歷和經驗、品德素質、專業技能水平、工作評價以及科研成績等情況。具體來說，醫院人事檔案信息內容包括，受教育經歷、成績單、學歷學位證書;聘用、調動、解聘、辭職、績效評價和崗位審計等材料;技能培訓及其評價;專業技術職稱獲得情況;表彰獎勵和違法違紀材料;工資待遇文件;入黨、入團及政治審核材料;家庭及社會關系、政治面貌;健康檢查;以及其他組織可參考的文件材料。以上檔案信息內容是經過相關人事部門歷經材料歸檔、檢查核對、轉遞等多環節后形成的個人材料，是對員工歷史痕跡和當前狀態的全面細致、真實的記錄，可以說是員工清晰、準確的畫像。

醫院人力資源管理是指以醫院的人力資源為主要對象，對其所屬人員進行規劃、培訓、甄選配置、考核、薪酬分配、獎懲管理以及人事檔案資料管理等活動和過程的總和，其在現代醫院制度建設中處于核心地位。醫院最核心的輸出就是服務輸出，醫院管理的本質核心就是對人的管理，基于此，現代醫院人力資源管理更加強調對人的開發，其融入了思想政治建設，通過對員工的思想、心理和行為進行科學引導，以期提高員工工作的主動性、積極性。

通過對人事檔案管理和人力資源管理的內容梳理，可以清晰地看到二者之間的關系是相輔相成，不可分割的有機整體。具體來說，人事檔案是人力資源管理活動中產生的聚合結果，其在醫院未來人才甄別、選拔和使用過程中扮演著重要依據的角色。在醫療和科研活動中，根據醫院人事檔案信息，可以快速地為某一醫療任務或科研任務尋找到相匹配的人才，快速形成團隊組建;反之，人力資源管理活動中形成的各類信息結果，均根據醫院檔案管理要求及標準納入到相關員工的人事檔案信息中，進一步完善和更新了員工檔案材料，確保員工的精準畫像始終保持最新的面孔。總之，人事檔案管理和人力資源管理之間的關系不僅相輔相成，也是互相促進、提升、完善的關系，進而推動醫院在人的開發上的綜合能力，提高了醫院的核心競爭能力，推進了醫院的可持續健康發展。

二、醫院人事檔案管理在人力資源開發中的作用

（一）醫院人事檔案信息為人才隊伍建設提供了決策依據

對于醫院而言，人才隊伍是其最核心的資源，醫院創造價值和輸出服務，有賴于建設一支凝聚力高、具有強大活力且專業技能水平能夠滿足醫療或科研需求的強有力的人才隊伍。醫院人才隊伍的建設目標，在實踐中主要體現在人才隊伍的整體素質水平，其既包括個體成員的專業技能水平和思想道德素質，也包括團隊是否存在學科短板、團隊的凝聚力程度。另外，從各學科的角度看，通過對醫院人才隊伍進行分類梳理，也可以發現各學科團隊的整體水平和成員之間的差異性、互補性以及團隊的業務協同能力。

醫院的人事檔案信息是對每個員工精準的科學畫像，能充分體現出員工專業技能水平、工作協同意愿度以及其思想道德素養水平，對員工個體而言，能夠很快清晰地辨別出員工存在的短板。醫院人力資源部門依據人事檔案信息，可以快速地對目標團隊成員進行匯總分析，對標該團隊人才隊伍建設目標，判斷出現狀與目標的差距，為醫院決策層在人才隊伍建設方面采取何種措施提供依據，如通過培訓方式提高員工短板還是通過引進人才的方式來提高人才隊伍的整體能力水平。

（二）醫院人事檔案為職稱評定及工資調整提供了詳實依據，彰顯了公平性

實踐中，醫院職稱評定是按照相關評定管理辦法，通過匯總評審材料、全國資格考試以及醫院人事檔案中的學歷證書、組織鑒定材料、業績評價、學科研究創新評價以及其他人事檔案材料，綜合考量后確定員工的職稱評價是否獲得審批，由此可見，在醫院職稱評定中，人事檔案信息的詳實與客觀決定了員工職稱評定的公平性，這對于維護醫院在此方面的公平性管理起著決定性的作用，也避免了因為缺乏支撐信息可能導致的暗箱操作。另外，醫院在工資調整過程中，完全依靠的是人事檔案信息，其涵蓋了員工學歷、工齡、業績、科研水平、職稱、崗位或職務等級，是綜合評價員工的信息來源，其詳實性、客觀性確保了工資調整活動的公平性，有利于員工隊伍的穩定與發展。

（三）醫院人事檔案信息有利于開展員工培訓活動

隨著我國醫改的逐步深入，醫療市場的人才競爭日益激烈，如何留住人才是每個醫院深刻思考的核心問題之一。在員工需求方面，除了具有競爭性的薪酬和公平的職業環境外，員工在醫療技術日益發展的今天更需要自身專業技能得到進一步提升，充實自我內在的技能訴求和知識渴望。人力資源部門通過對員工人事檔案信息進行分析判別后，能夠準確判斷員工的技能和知識短板，以及其思想品德水平。依據相關信息，人力資源部門可以通過如下方式滿足員工的發展訴求，其一，指導員工通過自我調整或自修的方式來彌補個人短板;其二，為短板相似的員工組織開展專項培訓，根據實際情況，即可組織院內培訓也可組織業內權威專家來院授課，也可組織員工外出參加專項培訓;其三，人力資源部門依據員工人事檔案信息，通過對員工職業生涯進行規劃，為員工的長期發展作出培訓指導。

（四）醫院人事檔案信息可以優化人力資源的合理配置

醫院人力資源開發工作，其核心課題之一就是如何識別人才、用好人才。用好人才，避免人浮于事的不良現象，必須要做好人才的識別工作。在實踐中，詳實的人事檔案信息為員工清晰畫像提供了可能，可以充分判斷員工的專業技能水平、思想品質素養以及領導組織能力，為識別人才提供了客觀依據，減少了人情關系或山頭主義帶來的不良侵害，為組織肌體的凈化提供了有力支撐。需要強調的是，當前公立醫院受制于編制門檻的限制，對編外人才的使用存在一定限制，主要體現在待遇不統一問題，因而，公立醫院應勇于改革，打破編制門檻，讓編外人才能夠得以和編制內人才站在同一起跑線上，實現人力資源合理配置的最優化。

三、進一步提升人事檔案管理信息對人力資源管理作用的創新策略

隨著信息技術的發展和醫院醫改已開始涉足現代管理制度體系的改革與創新，原有的人事檔案管理已不能滿足現代醫院的人力資源管理要求，因而醫院檔案管理應與時俱進，積極開拓創新，以便更好地在人力資源管理中發揮其應有的作用。

（一）高度重視人事檔案信息化

醫院人事檔案不同于其他組織類型的人事檔案，其具有獨特性，原因就在于醫院輸出的只有服務，這造就了醫院人力資源體系建設在其現代管理制度建設中處于核心地位，而人才的甄別、使用和留住策略又深深依賴于醫院人事檔案。進一步講，醫院人事檔案信息的系統性、全面性、準確性、高效率的分析與匯總是醫院人事檔案管理最為迫切的需求，而滿足這一需求的措施只有信息化。

實施人事檔案信息化策略，不僅有利于改變人事檔案存儲的介質方式，更加有利于人事檔案的保密性管理和安全性管理;再者，提高了人事檔案完善的效率;其次，通過授權方式和文件只讀方式確保了信息的共享性，有利于信息在人力資源管理中發揮更高效率的作用。因而人事檔案的信息化是當前醫院人事檔案管理工作創新與發展的首要措施，必須得到醫院決策層的高度重視。同時，決策層也要清晰地認識到，信息化的實施要依據業務上的進一步規范和完善。

（二）完善符合信息化背景下的人事檔案管理制度體系

鑒于醫院管理長期處于傳統行政管理模式，對現代醫院制度建設也是最近三年以來才開展實施的，因而，結合實踐觀察，發現醫院人事檔案管理制度深深烙有事業單位行政管理的痕跡，其制度內容和流程與人力資源市場對人才畫像標準存在一定差距。在基于信息化的前提下，提出如下建議，其一，在人事檔案管理制度中應根據實際審批情況，變革審批流程，由相關申請人員上級主管負責審核、完善相關內容，尤其強調的是該操作具有不可逆性和痕跡追溯性，此建議不僅將人力資源檔案專職人員從日常繁雜、大量的事務性工作中解放出來，使其能夠集中精力于日常的檔案資源管理工作和統計分析工作，還能夠提高人事檔案數據的完善效率。其二，完善人事檔案要素，進一步細化信息化下的標準規范，尤其是對于評價性的結論，應將原有的定性評價轉化為定量評價，有利于數據的標準化和統計分析;其三，要注意到，信息化下的人事檔案管理制度的完善，不是所有業務全部轉移到線上，受客觀因素制約，紙質介質和線下簽字蓋章審批仍舊會長期存在，對紙質介質材料的管理與查閱需要逐步通過掃描方式轉移到電子存檔方式，這是一個較長時期的過程。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

隨著人事檔案信息化時代的到來，以及人事檔案管理愈發得到決策層的重視，人事檔案專員角色得以發生深刻轉變，當前醫院人事檔案管理專員的專業技能水平已不能滿足創新帶來的需求變化，其專業素養亟待提升。主要體現在，首先，該崗位屬性已不再是事務性崗位，已轉變為管理型崗位，需要具備統計分析等專業技能;其次，多端口的輸入渠道，需要建立以人事檔案管理專員為核心的檔案管理組織，其不僅要熟悉掌握檔案輸入業務，還要培訓各端口輸入數據員工的培訓，需要具備較好的培訓能力和業務組織能力。

綜上，我們在了解了醫院的人事檔案管理信息對人力資源管理具有廣泛的支撐性作用外，還要注意到隨著信息化時代的到來，醫院人事檔案管理將迎來深刻性的改變和創新，其對人力資源管理所起的作用也會更加深刻。

（作者單位：烏海市人民醫院人力資源部）