淺談疫情防控檔案收集與利用

徐震

摘 要：新冠肺炎疫情向我國公共衛生事業發起了嚴峻的挑戰，文章結合防疫實際經驗及疫情防控檔案收集的真實情形，總結疫情防控檔案收集的意義及相關注意事項。

關鍵詞：新冠肺炎；檔案；收集利用

2019年歲末暴發的新冠肺炎疫情給我國公共衛生事業帶來了嚴峻的挑戰。在抗擊新冠肺炎疫情的過程中，各級管理部門尤其是醫療衛生部門借鑒2003年抗擊“非典”疫情專題檔案[1]，迅速成立疫情防控領導工作小組，采納“非典”防疫期間累積的寶貴經驗，確立防疫體系，及時出臺防疫相關工作制度和應急流程，為獲得此次疫情防控阻擊戰的最后勝利奠定了基礎。筆者作為醫療機構中綜合檔案管理者，結合兩次防疫實際案例及所在醫院實際，針對疫情防控檔案的概念、重要性、收集與管理提出以下思考建議。

一、疫情防控檔案的概念

1.定義

習近平總書記曾說過：“疫情防控不只是醫藥衛生問題，而是全方位的工作，各項工作都要為打贏疫情防控阻擊戰提供支持。”[2]疫情防控檔案是在特定的時間、特定的地點、特定的條件下產生的不可復制的記錄[3]，也是疾病流行規律的歷史見證，是核對歷史事實真偽的第一手材料。因此疫情防控檔案收集的準確性、完整性、系統性都具備嚴格的要求。南京醫科大學附屬婦產醫院黨委、行政領導班子高度重視疫情防控期間產生的檔案材料管理工作，在院辦設立專人，劃出專門場所用于新冠肺炎疫情防控過程中產生的文字、圖片、音頻、視頻等資料的整理歸檔。

2.分類

（1）紙質檔案

疫情防控檔案中的紙質檔案不僅包括傳統的文件，還有各類防控工作會議、視頻會議、專題會議產生的文字材料以及在患者救治過程中全部的診療記錄，包括患者患病時間、地點、治療過程及治療效果，特殊時期制定的診療流程（分診、轉運、排查等）、診療用藥方案、醫護人員組織管理細則、診療技術方案、醫療物資分配、應急處置方案、后勤保障方案等。[4]作為疫情防控過程中形成的第一手資料，紙質檔案詳細記錄了疫情的發展動態。

（2）聲像檔案

除紙質檔案外，此次新冠肺炎疫情防控過程中形成了大量的視頻資料、錄音資料和照片資料，記錄了疫情防控的全過程，形成了紙質檔案的有力補充。聲像檔案作為疫情檔案的重要組成部分，包括疫情防控相關單位工作中形成的聲像資料、廣播電視機構制作的專題節目資料、融媒體中心收集的聲像資料等，還涉及以網絡資訊為主的網頁檔案，包括政府部門、新聞媒體等向社會公眾發布的大量網絡資訊等資料。[5]因其有著傳播迅速、呈現方式豐富、互動性強的特點，檔案收集部門也應當充分全面采集，將其固化成為可歸檔、可利用的數據。同時，聲像檔案收集時要注意同步收集文字說明、拍攝者信息等。

（3）實物檔案

實物檔案是指疫情防控期間產生的具有典型意義的橫幅、旗幟、印章、模型、工作證件、專用產品和包裝等。[6]在實物資料收集時，要注重檔案的真實性、客觀性，確保實物檔案能夠體現抗擊疫情背景下群眾精神風貌。所有的實物檔案均應配文說明，對于部分不易保存的實物檔案可采用聲像資料的方式收集。

二、疫情防控檔案的重要性

疫情防控檔案內容涉及管理規章制度、應急處理流程，還包括醫療機構為社會人群服務的內容以及依靠群眾和社會力量共同開展防疫的臨時性與長期性工作記錄。疫情防控檔案具有超強的政策性、科學性、社會性、多階段性等特點。在新冠肺炎疫情防治中，全國各級疾控部門可根據疫情防控檔案信息，分析總結防控措施的有效性，并采取有效措施開展疫情防控工作。例如湖北省武漢市“火神山”疫情防控設計團隊在充分參考“非典”小湯山醫院設計圖紙的基礎上，僅24小時即完成了醫院圖紙設計，充分體現了檔案的重要作用。

疫情防控檔案資料詳細記錄了患者患病時間、地點、治療過程及治療效果，記錄翔實，可供各領域專家開展流行病學調查、傳染病危害、傳播規律等研究，便于制定系統性防控措施，為政府制定衛生政策提供依據。相關部門在疫情防控過程中通過各種載體對抗疫舉措等進行及時準確的記錄，再分門別類規范整理，充分再現疫情抗擊的過程，形成了抗擊疫情的重要見證，能夠真實全面地反映疫情狀況，并通過深挖檔案資源，匯編成冊，以出版、專題展覽等形式展現給社會大眾，起到以史為鑒、警鐘長鳴的作用，督促社會民眾提高公共衛生安全意識。

三、疫情防控檔案的收集

江蘇省委書記婁勤儉對疫情防控檔案工作作出“及時歸檔，以資借鑒”的批示。省委常委、秘書長郭元強也提出 “抓好做實疫情防控有關資料的歸檔工作” 的要求。抗擊新冠肺炎疫情期間，醫護人員作為與疫情接觸最為密切的群體，其經歷和記憶最為真實地還原了抗疫的情況，他們的記錄和感觸生動、立體、全面地記載在疫情防控檔案之中。[7]為保證疫情防控檔案收集覆蓋面更廣泛、內容更加真實可信，檔案管理部門應當面向當時親歷疫情的醫護人員，廣泛征集其參與抗擊疫情的過程中所形成的各種不同載體的檔案資料，包括紙質檔案、聲像檔案及實物檔案，以及各部門利用不同載體對抗疫舉措及時準確的記錄等，形成系統性的疫情防控檔案體系。在檔案收集過程中應建立相應制度，采取必要的措施，增強檔案保管意識，不論是文件、圖片、實物還是數據，都為今后迅速查找、科學決策、及時正確應對突發公共衛生事件提供重要參考依據。[8]

檔案收集的主要目的是便于使用。為切實提高疫情防控檔案使用效率，必須結合疫情檔案形成特點及抗疫過程實際情況，準確掌握疫情動態信息，總結其形成機制與規律，確保疫情檔案的齊全、完整、真實是基本前提。在收集的過程中，檔案管理員應當要求各部門上報的信息必須真實可靠，不得有漏報、瞞報、謊報情況出現，尤其應重視對防控應急措施及組織領導等關鍵檔案的收集與保存，保證家底清、心底明，收集的疫情檔案應“存之能用，用之能戰”[9]。疫情防控檔案收集除了能夠幫助各領域專家研究提煉出傳染病危害、傳播規律和特點，為制定系統性防控措施與政府制定衛生政策提供依據，還可以真實還原抗疫歷程，為今后構建公共衛生防疫體系提供翔實參考資料。

四、疫情防控檔案收集利用實踐討論

檔案的利用是對檔案收集工作的一種檢驗，在不斷發現薄弱環節和不足之處的同時也能推進檔案工作社會服務進程。在疫情檔案收集利用的過程中應及時提醒相關部門針對存在的問題，采取具體的改革措施來促進收集工作的完善。檔案收集與利用是相互統一、相互制約的關系，收集是利用的基礎，利用是收集的成果和提升，疫情防控檔案管理工作應在完整收集的基礎上實現檔案的充分利用，把兩者有機結合。疫情檔案資料管理的信息化水平是進一步提升疫情分析科學性、系統性、快捷性的基礎[10]。南京醫科大學附屬婦產醫院在檔案管理工作中配備專用信息系統，并有專人負責疫情檔案管理軟件的使用和數據通訊，及時收集、匯總、報出及備案存檔。此外，重視加強信息保密措施，通過計算機通訊網絡傳送疫情數據必須采用加密措施，防止計算機病毒侵襲破壞疫情軟件和數據庫[11]，利用信息化的手段加強對檔案的存儲與開發利用。

五、結語

在常態化“外防輸入，內防反彈”的形勢下，南京醫科大學附屬婦產醫院也充分拓展利用已有的疫情防控檔案，從戰略部署、檔案征集、整合應用等方面出臺舉措，以實際行動助力打贏疫情防控阻擊戰。醫院在汲取現有疫情防控戰略措施經驗的基礎上，結合江蘇疫情形勢及自身實際情況，針對性進行戰略調整與方案優化，出臺并實行《南京市婦幼保健院新冠肺炎疫情防控方案（第三版）》《南京市婦幼保健院新冠肺炎醫療救治工作方案》等，按照“早發現、早診斷、早報告、早隔離、早治療“的原則，及時做好新冠肺炎疫情防控工作，加強對無癥狀感染者的排查，規范疫情調查和密切接觸者管理，防止疫情擴散蔓延。同時，針對防控關鍵環節出臺專項措施，涵蓋就診管理、防護措施管理、病區管理、醫護人員管理等多個方面，確保各項防控措施做細做實，讓疫情防控檔案的收集有據可依，有序可循。加大檔案資源編研力度，編制院級疫情防控檔案專題目錄和編研材料，深入挖掘疫情防控檔案信息資源，及時報上級參閱，送相關部門參考，更好發揮檔案的資政作用。加強檔案資源共享，記錄疫情動態變化趨勢以及流行規律等信息，將可公開的疫情防控檔案上傳至網絡，為用戶提供遠程查詢、科普服務，發揮檔案資源的教育、宣傳價值，實現疫情防控檔案的推廣、應用。

注釋與參考文獻

[1]蘇珊珊.新時代重大突發公共衛生事件檔案工作的思考——以2020年新型冠狀病毒肺炎疫情為例[J].云南檔案，2020（12）：56-57.

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[3]王鵬，徐璟亮.疫情防控下的高校檔案工作實踐[J].辦公自動化，2020（24）：21-22.

[4]李姝雨.關于突發疫情下建設工程檔案重要作用及歸檔工作的思考[J].城建檔案，2020（11）：55-58.

[5]馬俊峰，尹文華.中國抗疫精神的時代價值闡釋[J].學習論壇，2021（3）：104-111.

[6]陳娜.關于加強醫院重要事件檔案管理的思考[J].辦公室業務，2021（2）：123-124.

[7]朱思嘉.新冠肺炎疫情下某三甲醫院疫情檔案收集工作的探究[J].蘭臺內外，2020（33）：52-53.

[8]儲麗莎.新冠疫情下檔案管理工作的思考[J].蘭臺世界，2020（S2）：36-37.

[9]夏振華，趙真.加強新冠肺炎疫情防控檔案收集工作的思考[J].浙江檔案，2020（2）：15-17.

[10]張楚儀.中國疫情防控工作中馬克思主義方法論意蘊探析[J].理論導刊，2021（2）：92-99.

[11]黃何康.服務頭等大事 抗擊“非典”檔案先行——天全縣非典疫情檔案資料工作扎實有效[J].四川檔案，2003（8）：25.