病案管理流程優化措施的實踐探索

宋濤，李國棟，翟清華*

(1.山西省第二人民醫院，山西 太原 030012；2.山西省腫瘤醫院，山西 太原 030013)

病案管理工作是醫院管理工作中的重要部分。隨著信息化時代的不斷發展和進步，傳統的病案管理方式已經無法滿足醫院信息管理的需求，甚至影響醫院的整體工作效率，因此對病案管理工作流程的優化及改進顯得尤為重要[1]。某院病案室為了解決管理流程中存在的問題，提出了優化病案管理流程的措施，本文對優化措施實施前后的部分病案管理流程進行分析。報告如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選取2018年7月—2018年8月回收的紙質病案15 070份為對照組，選取2019年7月—2019年8月回收的紙質病案17 174份為優化組。

1.2 方法

優化措施：第一，將病案回收與庫房管理拆分，并將其與病案整理、審核、掃描合并為一組；第二，將病案回收的時間由之前的7 d縮短為5 d，提高病案流通速度；第三，將病案缺項內容登記電子化，便于分類、查找，以節約時間；第四，采用動態循環的管理模式(PDCA)持續完善病案管理工作，及時解決工作中出現的問題。

1.3 觀察指標

病案回收時間(d)=收回日期-出院日期。收回日期是指病案被收回至病案室的時間，以流通錄入電腦的時間為準；5 個工作日回收率(%)=出院后5 個工作日已收回病案數/當期應收回病案數×100%；編碼完成時間(d)=錄入日期-出院日期，其中錄入日期指病案首頁被編碼錄入的時間；7 個工作日編碼完成率(%)=出院后7 個工作日已完成編碼的病案數/當期應編碼病案數×100%[2]；住院病案首頁合格率(%)=已收回首頁合格病案數/當期收回病案數×100%。

1.4 統計學方法

2 結 果

優化組病案回收時間、編碼時間短于對照組，5日回收率、7日編碼完成率和住院病案首頁合格率高于對照組，差異均有統計學意義(P<0.05)(見表1和表2)。

表1 兩組病案管理工作時間比較

表2 兩組病案管理工作質量比較 例(%)

3 討 論

3.1 病案回收的變化

出院病案的及時回收是病案管理工作的基礎工作，是使之能轉化為有效醫療信息的重要前提[3-4]。本研究顯示優化措施實施后，病案回收時間由實施前的(7.09±2.02) d縮短為(5.60±2.00) d，差異有統計學意義(P<0.001)；5日回收率由92.2%提高到了96.6%，差異有統計學意義(P<0.001)。可見，重新梳理調整病案管理流通環節、調整回收期限、缺項內容信息化等措施明顯縮短了歸檔時間，加快了回收速度。研究[5]發現通過合理配置醫務人員、完善監管制度、全面提高醫務人員職業素養和優化病案回收環節等，可以顯著提高病案回收效率，與本文研究結果一致。未來還將努力改進這項工作，以進一步提高病案回收率和病案回收質量。

3.2 病案首頁完成的變化

病案首頁編碼完成的及時性、完整性和準確性也是未來疾病診斷相關分類(DRG)付費制度運行的重要前提[2]。疾病和手術編碼是病案數據質量的關鍵一環，病案首頁信息填寫正確與否直接關系到DRG付費能否順利實現[6]。目前，我院編碼人員工作負荷比較大，超過《2017年國家醫療服務與質量安全報告》中全國醫療機構平均每日編碼53.35份的工作量[7]。在無法增加編碼人員數量的條件下，只能通過提供充裕的編碼時間和不斷提高住院病案首頁的國際疾病分類代碼的編碼水平，實現質量管理的制度化、標準化，從而提高住院病案首頁質量[8]。本研究顯示病案編碼時間由實施前的(8.71±3.27) d縮短為(7.38±3.93) d，差異有統計學意義(P<0.001)；7日編碼完成率由77.2%提高到90.3%，住院病案首頁合格率由97.7%提高到了99.3%，差異均有統計學意義(P<0.001)。可見，縮短回收時間、病案缺項內容電子化等優化措施可有效縮短病案編碼時間，提高編碼率，改善病案首頁的質量。未來，還需要通過培訓提高編碼人員的編碼水平，進一步提升病案首頁質量。

流程管理以構造規范化的卓越業務流程為中心，持續實施一個運行高效的管理模式勢必會提高病案科室工作人員的工作效率和首頁信息采集錄入的正確率[9]。趙學英等[3]通過重新梳理病案回收、整理、質控、編碼、住院病案首頁微機錄入、病案裝訂上架等病案流通環節，進行病案管理流程的再造優化，使病案管理的每個環節更加合理化、專業化和規范化。在實際的病案管理中還存在許多問題，醫院應當通過PDCA模式發現病案管理過程中的問題，及時調整、完善病案工作流程，提高病案管理水平，為患者、醫療和社會更好地服務。