基于ERP系統環境的企業內部控制研究

周金芝

ERP管理信息系統是企業經營管理的一種工具，隨著ERP系統在企業管理中不斷得到應用，給企業的發展迎來了新的機遇和挑戰，同時對企業內部控制也提出了更高的要求。本文闡述了ERP系統的重要性，描述了企業ERP系統與內部控制的關系，分析了企業ERP系統的應用對內部控制的影響，在此基礎上找出ERP環境下企業內部控制的完善策略，從而進一步優化企業管理。

一、引言

ERP即企業資源計劃系統，它主要是依托先進的信息技術，整合先進的管理思維和模式，對企業各種資源進行計劃、控制和管理的一種手段。ERP集集成性、先進性、完整性、開放性于一體，集中管理企業內外部資源、信息等，打破傳統方式的分割與滯后性，最終為企業提供經營管理全方位與系統化的平臺，貫穿于決策、計劃、控制與經營業績評估的整個過程。ERP系統隨時隨地不受時間空間的影響而更新企業相關信息，實時達到企業資源信息的共享，進而實現內部控制質量、效率的提高，增強信息的時效性，解決傳統信息傳遞滯后的問題，提供相應的預測和分析，建立一個安全預警機制，進而降低經營成本、提高生產力、優化企業資源、提升企業整體管理水平和在市場上的競爭力，達到綜合資源效益最大化的目的。ERP系統是企業發展到一定階段的必然選擇，是管理所需也是提高企業形象、提高管理人員素質、優化內部管理組織及內部環境的一種手段。

二、企業ERP系統與內部控制的關系

ERP系統在企業內部控制管理中起著關鍵作用，按企業自身所處的經營環境、行業特點、內控要求及目的來進行運營流程設計，以此達成企業的內部控制目標和要求。ERP管理系統和內部控制是企業管理中必不可缺的工具和手段，而且二者是和協調一致的。企業內部控制的目標是遵守法律法規、保證企業財產的安全與完整、保證財務報告信息可靠、保證經營的有效有序進行，包含了企業經營管理的方方面面。而ERP管理系統根據企業內部各職能部門的特征結合內部控制的關鍵控制點而設計運營流程，綜合記錄和存儲企業運營活動過程中的各類原始數據，通過查詢、匯總、整理、分析原始數據給企業管理者提供決策支持。ERP服務于企業運營活動，并通過流程式管理以、信息共享、唯一性等特質監督與規范管理活動。內部控制是通過制定規則、企業組織架構、崗位設置、職責劃分、業績考評等手段來監督與規范企業運營，來達到內部控制的目標。

另外，ERP系統是由人開發、設計、錄入的，它沒有主觀意識、是客觀的，而人是有主觀意識的，如果人為的錄入錯誤或者設計的程序不能高度融合企業自身運營活動特性時就有可能出現誤導企業經營決策的情況發生。因此，企業在ERP實施活動過程中，會遇到設計風險、實施風險、安全風險等，需要企業對這些風險進行高度的關注和及時有效的防控。

三、企業ERP系統對內部控制的影響

企業ERP系統的實施對企業內部控制產生廣泛而深遠的影響。實施ERP系統重新定義運營流程和強化各部門的職能職責。

（一）強化采購流程中相關部門職能職責

通過在ERP系統中設置庫存物質數據紅線，讓系統智能判斷是否需要進行采購，并結合系統里設定的交期、使用周期、金額大小等條件智能判斷采購流程的緊急程度、繁簡程度、授權審批級別等相對應的一系列后續事宜。但無論是哪一種采購流程，采購部門在實際工作中都負責最終采購任務的相關流出職責，其他部門按各自在流程中界定的職責行使自己的權力并承擔相應的責任;在采購的過程中，通過對申請人和審批人崗位的科學配置，規避了腐敗因素在采購過程中帶來的風險。

（二）減少銷售環節中的層層審批，提升企業信譽

通過在ERP系統中設置客戶基本聯系、信用等級、收款政策、售后服務政策等基礎信息，讓系統智能判斷是否滿足出貨條件、是否達到回款條件、售后服務響應等級、是否觸發回款風險等綜合信息提出警醒，銷售部門根據警示的緊急程度、授權審批級別等相對應職權進行快速的處理，提升企業在客戶端的影響力和減少企業資產的流失。但是無論最終的處理結果怎樣，該流程最終的責任部門是銷售部門，其他部門按各自在銷售環節中應盡的義務配合完成各自的職責;合規配置申請人和審批人崗位，有效的避免了銷售環節中因客戶信用風險、企業服務政策等因素造成的企業資產流失和信譽危機。

（三）提前規劃、監督資金的有效使用

通過ERP系統中的資金系統，在每年度的年末由各部門實施相關費用的預算工作，通過分解將預算落實到對應的責任人，明確職責后再設置各部門資金預算的報表格式，這個預算管理流程可以通過ERP資金系統實現更加有效的運行。在新的會計年度中，各部門的資金費用管理需要依據上一年在ERP中設置的審批流程實施運行，在實際工作的過程中，預算內的資金可以直接按照原先設定的相關審批程序;而如果是預算外的資金，需要建立單獨的審批流程機制。因此，企業在ERP資金系統的環境下，可以讓各部門明確各類支出的審批流程，最終幫助企業降本增效。

（四）實時有效的會計數據分析處理

ERP系統環境中的會計數據貫穿于企業業務環節全流程。在ERP系統環境下，企業經營過程中的業務數據發生后就會以相關的會計數據的形式在系統中，每筆業務的發生在系統中都有與之相對應的數據，并且數據會根據業務流程的發生而進行實時更新。因此，通過ERP系統，可以實現企業內部各部門對業務數據的實時監督與科學控制。在決策時，也能夠隨時利用有效的會計數據的分析處理，例如根據所需要的會計期間進行分析匯總，為企業高層領導特定時期的經營決策提供依據;并且在能夠對于業務過程中發生的異常情況做出及時有效的反饋調整。

（五）明確各職能部門內部控制的關鍵點

在ERP系統中，通過將內部控制的關鍵點嵌入經營管理流程中，從而有效地實施各部門的分離管理。例如，采購環節中業務的申請與審批、產品的生產與品檢，銷售環節中出貨的申請與審核，資金管理中的使用與審批，它們都由非同一部門或者非同一責任人實施。因此，在在ERP系統環境下，通過不相容崗位或者部門的關鍵點設置，增強了各業務部門和各業務環節的風險防控能力，在各部門明確各自職責的情況下，實現對各業務合理合規運行的保證，最終有效地降低了相關舞弊事件的風險。

總之，實施ERP系統重新定義了運營過程中各業務流程和強化各部門的職能職責，在ERP的系統環境下，實現了企業業務管理與內部控制一體化。通過ERP系統中職責的明確與關鍵點的設置，標準化與系統化企業的業務管理流程，更加防控了舞弊事件的風險;通過ERP系統的信息技術手段實現了信息共享，促進企業內部員工建立起更加有效的溝通方式;通過ERP系統提升了內部控制的可操作性，用會計數據相關的分析研究來助力企業的管理決策，從而增強了內部管控的及時性與有效性。

四、ERP環境下企業完善內部控制的策略

對于如何通過ERP系統的實施執行來更有效的完善企業內部控制系統，本文根據企業實際運營和資料查閱提出幾下點具體措施：

（一）強化ERP環境下的風險控制

一是管理層需要對ERP環境下企業內外部風險進行識別與評估，強化企業日常管理中的風險管理意識。二是建立健全企業的風險管理體系，建立關鍵環節的重點預防控制體系，進一步提升企業風險防控能力，尤其在在識別風險后，能夠準確判斷潛在風險并制定對應的風險應急措施方案。三是要加強ERP信息系統的集成性在實際管理工作中的運用，利用企業制度對ERP系統環境下運行薄弱的業務環節進行彌補。四是通過對風險事件的分析，實現有效控制業務環節的事前、中、后各流程，從而做到全業務流程事前的預警預防、事中的有效控制與事后的及時調整。

（二）規范業務流程

一是需要在企業內部樹立業務流程規范化的意識，始終貫徹并落實“適宜、高效、管控”三大理念;二是在規范化的實際實施過程中，需要從多維度考慮執行，一般而言可以考慮人事、財務、生產、銷售等維度;三是實現信息流通渠的有效性，提升各部門的信息溝通與工作協調能力;四是明確責任主體以及相關的執行與監督責任人，避免造成事務重疊，從而進一步強化職責意識與風險防控能力。

（三）建立健全ERP環境下的職責崗位分離機制

在ERP系統的環境中，需要建立不相容崗位相互隔離的機制體系，提供給ERP系統用戶不相容的權限與職責設置，尤其是針對財務部門與其他各業務部門的關鍵業務環節。在ERP系統的高效運行下，各項業務活動在保持獨立性和互斥性的同時，形成良好的相互制約與相互監督的體制機制，進一步提升企業業務經營水平。

（四）強化相關人員素質，加強安排相關培訓工作

全方位的新型信息資源管理模式對ERP環境下的企業員工提出了較高的要求，因此需要通過專業且細化的培訓工作，為企業培養出高素質的綜合型人才，從而使ERP系統高效的管理作用最大化利用于企業的內控中。

（五）建立專業的ERP運維隊伍

ERP系統本身的運行首先離不開安全穩定的網絡環境，因此需要專業技能較強的維修隊伍為安全穩定的網絡環境提供保障，并且對ERP系統在運行中出現的問題能夠及時處理，定期優化系統并檢查確保內外部網絡和輸入輸出數據的安全。

五、結語

隨著信息技術的高速發展與廣泛應用，ERP系統的功能也將越來越符合企業管理的需要。因此，企業應該更加重視ERP系統的建設與完善，通過ERP系統更加強化內部控制的管理作用，促進信息溝通與內部協調、提升工作效率，實現企業經營管理的降本增效，提升企業經營管理水平。

（作者單位：江西衡源智能裝備股份有限公司）