基于財務(wù)檔案管理的問題及完善對策

周艷榮

財務(wù)檔案管理作為面向經(jīng)濟業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案管理工作，近年來雖然受到了更多的關(guān)注與重視，但在相關(guān)工作實踐中，卻仍然存在著一些比較明顯的普遍性問題，而財務(wù)檔案管理工作的整體發(fā)展，也因此受到了較大的限制。基于此，本文對現(xiàn)階段財務(wù)檔案管理工作存在的諸多問題進行了分析，同時圍繞財務(wù)檔案管理問題的應(yīng)對策略展開了探討，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)財務(wù)檔案管理工作的優(yōu)化改進與有效開展起到一定促進作用。

財務(wù)檔案管理通常包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件管理、決議檔案管理、合同檔案管理等內(nèi)容，不僅能夠依據(jù)各類合同、票據(jù)等原始記錄，對經(jīng)濟活動進行真實反映，同時還可以為財務(wù)管理決策提供重要參考依據(jù)，對財務(wù)管理工作的有效展開能夠起到很大幫助，而從提高財務(wù)管理水平的角度來看，針對財務(wù)檔案管理問題及相關(guān)對策的研究，自然也是十分必要的。

一、財務(wù)檔案管理工作中的主要問題

（一）工作制度有待完善

在現(xiàn)代財務(wù)管理理論的影響下，財務(wù)檔案管理工作的受重視程度已經(jīng)得到了較大提升，但針對財務(wù)檔案管理的相關(guān)工作制度建設(shè)，卻仍然處于相對滯后的狀態(tài)，并未能夠形成統(tǒng)一的管理標準，而在缺少統(tǒng)一制度標準作為基礎(chǔ)支撐的情況下，財務(wù)檔案管理工作的有效性自然也會受到直接影響。例如在財務(wù)檔案的收集階段，由于很多業(yè)務(wù)人員的財務(wù)檔案管理意識尚比較薄弱，未能清楚認識到自身在提交檔案資料、財務(wù)信息等方面的責任義務(wù)，因此常常會出現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)難以共享、財務(wù)檔案收集難度較大的問題。而在檔案整理歸檔階段，相關(guān)財務(wù)檔案管理制度的缺失，則會使財務(wù)檔案分類、組卷、排列及目標編制的規(guī)范性大大下降，并導致財務(wù)檔案存放混亂、丟失等問題。

（二）專業(yè)人才有所不足

與其他檔案管理工作相比，財務(wù)檔案管理的工作要求更高，要想保證各項工作任務(wù)的有效落實到位，檔案管理人員不僅需要具備檔案管理方面的良好專業(yè)素養(yǎng)，同時還需要熟悉掌握財務(wù)會計領(lǐng)域的各項專業(yè)技能。然而從目前來看，由于國內(nèi)的專業(yè)財務(wù)檔案管理人才仍比較少，相關(guān)人才培養(yǎng)體系也不夠完善，因此很多財務(wù)檔案管理崗位都并非是由專業(yè)人員擔任，各方面專業(yè)素養(yǎng)都著一定的缺失，而這也使得財務(wù)檔案管理的工作質(zhì)量受到了較大影響。例如在合同檔案管理方面，很多合同文件歸檔前都需要進行專業(yè)審查，確定合同簽訂時間、具體條款、附件等內(nèi)容的完整性、準確性，如果檔案管理人員對合同檔案管理不夠了解，那么在審查合同文件時就很可能會出現(xiàn)疏漏。另外，有些財務(wù)檔案管理人員雖然具有著良好的專業(yè)素養(yǎng)，但卻存在著工作態(tài)度消極、工作行為隨意等問題，職業(yè)道德素養(yǎng)存在明顯不足，這同樣會使財務(wù)檔案管理的工作質(zhì)量受到影響。

（三）制度執(zhí)行難度較大

除工作制度的缺失問題外，當前財務(wù)檔案管理工作在制度執(zhí)行上同樣面臨著不少的困難，尤其是在財務(wù)檔案管理本身專業(yè)性要求就比較高的情況下，相關(guān)制度要求的落實執(zhí)行更是會顯得十分具有難度。例如有些財務(wù)檔案管理人員的工作觀念比較陳舊，常常會將財務(wù)檔案管理看做是簡單的收支憑證記錄，對財務(wù)檔案管理復(fù)雜性也缺乏清醒認識，即便相關(guān)法律法規(guī)與制度規(guī)范中已經(jīng)對具體工作細節(jié)提出了明確要求，也同樣未能按照制度規(guī)定來進行工作行為約束，進而導致了工作制度執(zhí)行不到位的問題。有些財務(wù)檔案管理人員則存在著工作積極性不足的問題，常常會為了應(yīng)付監(jiān)管而執(zhí)行工作制度，對于監(jiān)管存在缺失的工作內(nèi)容，工作制度要求的貫徹落實則會大打折扣，最終導致財務(wù)檔案管理粗放化的問題。

（四）檔案應(yīng)用相對局限

財務(wù)檔案管理并非是對各類財務(wù)檔案的簡單收集、歸檔、整理、保存，而是要通過各項檔案管理工作來保證財務(wù)檔案的完整性、真實性、規(guī)范性，使其能夠為相關(guān)財務(wù)管理決策或其他管理工作提供支持。但在現(xiàn)階段的財務(wù)檔案管理工作中，由于很多管理人員對財務(wù)檔案的重要作用仍缺乏全面認知，對財務(wù)檔案的應(yīng)用也主要局限在責任事故分析、經(jīng)濟前景預(yù)測等方面，即便各類財務(wù)檔案能夠得到有效管理，也很難在相關(guān)財務(wù)管理工作中得到有效應(yīng)用，這顯然是不符合財務(wù)檔案管理工作目標的。另外，從財務(wù)管理的角度來看，如果財務(wù)檔案管理不到位，相關(guān)檔案資料中的信息存在缺失或錯誤，那么據(jù)此展開的財務(wù)管理決策就很容易出現(xiàn)偏差，因此在當前財務(wù)檔案管理工作質(zhì)量難以保證的情況下，財務(wù)檔案的應(yīng)用范圍同樣會受到很大限制。

（五）信息化建設(shè)相對滯后

在信息化技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的背景下，信息化已經(jīng)逐漸成為了未來財務(wù)檔案管理工作的必然發(fā)展方向，而面向財務(wù)檔案管理的相關(guān)信息化建設(shè)，也隨之在財務(wù)部門中得以全面展開。但需要注意的是，由于財務(wù)部門的信息化建設(shè)要求較高，相關(guān)信息化建設(shè)工作的推進速度也比較緩慢，無論是對硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，還是對相關(guān)先進技術(shù)方法、軟件工具的引進，都處于相對滯后的狀態(tài)，因此信息化財務(wù)檔案管理的優(yōu)勢同樣未能得到充分發(fā)揮，而檔案財務(wù)管理工作整體工作效率、工作質(zhì)量的提升，也同樣受到了很大限制。

二、財務(wù)檔案管理問題的有效應(yīng)對策略

（一）加快工作制度建設(shè)

面對財務(wù)檔案管理工作規(guī)范性不足的問題，還需從財務(wù)檔案管理的相關(guān)工作制度建設(shè)入手，將檔案資料收集、歸檔、整理等方面的各項工作要求明確下來，為細節(jié)工作的有效落實執(zhí)行提供詳細標準與規(guī)范。例如在檔案資料的分類管理方面，應(yīng)在財務(wù)檔案管理制度中將財務(wù)檔案明確劃分為憑證（如原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證）、賬簿類（如總賬、明細賬、日記賬、各類輔助賬簿）、報告類（如月度、季度、年度會計報告、財務(wù)分析及管理報告、專題報告）、合同文件、財務(wù)人事檔案、稅務(wù)資料、銀行資料等幾大類別，以便于實現(xiàn)對復(fù)雜財務(wù)檔案的準確分類。而在歸檔管理方面，則需要在檔案管理制度將歸檔順序及檔案內(nèi)容要求明確下來，如封面信息（如單位、年月、名稱、卷號）、審查標準、登記歸檔時間等各項歸檔工作要求，同樣需要在相關(guān)制度中進行詳細闡述。另外在存檔階段，如為紙質(zhì)財務(wù)檔案，則還要根據(jù)檔案零散程度、查閱頻率的不同，在制度中區(qū)分訂本式、活頁式等不同存檔方式的適用條件。

（二）重視專業(yè)人才培養(yǎng)

檔案管理人員作為財務(wù)檔案管理工作的執(zhí)行者，其業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水平、職業(yè)道德素養(yǎng)都會對財務(wù)檔案管理的有效性產(chǎn)生直接影響，在當前專業(yè)財務(wù)檔案管理人才相對較少的情況下，要想保證財務(wù)檔案管理工作的有效開展，同樣還需通過相關(guān)培訓教育工作來對專業(yè)人才進行培養(yǎng)。在業(yè)務(wù)能力方面，由于財務(wù)檔案管理具有著很強的復(fù)雜性，因此為保證財務(wù)檔案管理人員提升業(yè)務(wù)能力，還需依托完善的工作制度組織常態(tài)化的培訓活動，組織財務(wù)檔案管理人員對檔案資料分類、憑證管理、合同檔案管理、檔案室環(huán)境控制等方面的制度要求展開學習，以保證所有財務(wù)檔案管理人員都能夠準確理解工作制度要求，并在實際工作將制度要求嚴格落實到位。同時，針對財務(wù)檔案管理的特點，還要注意將財務(wù)會計方面的專業(yè)知識納入到培訓內(nèi)容中來，為財務(wù)檔案管理人員提供學習財務(wù)會計專業(yè)基礎(chǔ)知識的機會，使其能夠更好的適應(yīng)財務(wù)檔案管理工作。而從職業(yè)道德素養(yǎng)的角度來看，則需要加強對財務(wù)檔案管理人員的思想教育，高度強調(diào)財務(wù)檔案管理工作的重要性，明確財務(wù)檔案管理在財務(wù)管理決策乃至整個企業(yè)發(fā)展方面的關(guān)鍵性作用，以幫助財務(wù)檔案管理人員樹立正確的職業(yè)道德觀念與工作責任意識，使其能夠以更加積極、認真、負責的態(tài)度參與到實際工作中來。

（三）加強制度執(zhí)行監(jiān)管

在完善的財務(wù)檔案管理工作制度下，各項制度要求執(zhí)行落實同樣顯得至關(guān)重要，因此面對財務(wù)檔案管理制度執(zhí)行難度較大的問題，還需由財務(wù)部門面向財務(wù)檔案管理工作建立完善的工作監(jiān)管制度，通過對財務(wù)檔案的隨機抽查審核與定期巡查，全面了解財務(wù)檔案管理人員的實際工作情況以及相關(guān)工作制度的落實執(zhí)行情況。同時還要將財務(wù)檔案管理的制度執(zhí)行監(jiān)管與相關(guān)獎懲機制聯(lián)系起來，一旦發(fā)現(xiàn)財務(wù)檔案存在分類錯誤、歸檔混亂、原始憑證缺失等問題，則需要追究財務(wù)檔案歸檔、整理等相關(guān)工作的負責人，按規(guī)定對其進行懲罰，以實現(xiàn)對財務(wù)檔案管理人員工作行為的有效約束，保證制度要求能夠嚴格落實到位。

（四）拓展檔案應(yīng)用范圍

對于財務(wù)檔案應(yīng)用范圍有限的問題，一方面需要加強對財務(wù)檔案管理工作的規(guī)范，保證財務(wù)檔案的全面性、規(guī)范性以及檔案資料內(nèi)容的完整性、準確性，為財務(wù)檔案的廣泛應(yīng)用創(chuàng)造良好基礎(chǔ)條件。而在另一方案，則需要針對財務(wù)檔案的應(yīng)用范圍進行拓展，引導財務(wù)管理等各崗位工作人員將財務(wù)檔案應(yīng)用到編制財務(wù)、成本計劃、解決經(jīng)濟糾紛、打擊經(jīng)濟犯罪等工作領(lǐng)域中來，以凸顯財務(wù)檔案的重要作用，積累財務(wù)檔案應(yīng)用的相關(guān)經(jīng)驗，進而實現(xiàn)對財務(wù)檔案的廣泛應(yīng)用。

（五）持續(xù)推動信息化建設(shè)

從長期發(fā)展的視角來看，要想是財務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)存問題得到有效解決，同時還需要準確把握信息時代下財務(wù)檔案管理工作的發(fā)展趨勢，針對財務(wù)檔案管理積極開展信息化建設(shè)，盡快將紙質(zhì)財務(wù)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，同時在各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中對電子憑證、電子合同進行推廣，建立完善的財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，以充分發(fā)揮出信息化財務(wù)檔案管理的優(yōu)勢，實現(xiàn)財務(wù)檔案管理工作效率、工作質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

三、結(jié)語

總而言之，現(xiàn)階段的財務(wù)檔案管理工作雖然仍存在著很多普遍性問題，但只要能夠從財務(wù)檔案管理制度建設(shè)、制度執(zhí)行監(jiān)管、專業(yè)人才培養(yǎng)等方面入手，采取有效的應(yīng)對策略，就必然能夠使現(xiàn)存問題得到有效解決，實現(xiàn)財務(wù)檔案管理水平的進一步提升。

（作者單位：河南省疾病預(yù)防控制中心）