探究新時期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

廖晶晶

摘 要：隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用逐漸廣泛，在企業(yè)管理工作中，檔案管理是重要管理內(nèi)容。在新時期背景下，加強(qiáng)企業(yè)自身檔案管理，對提高企業(yè)管理水平和工作效率，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有重要意義。本篇文章主要介紹企業(yè)檔案管理的重要性，分析現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，以此探討新時期加強(qiáng)檔案管理工作的有效途徑，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期;企業(yè)檔案管理;有效途徑

引言

企業(yè)發(fā)展運(yùn)營涉及到各種各樣的檔案資料，在企業(yè)管理中，企業(yè)需要通過檔案信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行分析，以把握企業(yè)發(fā)展方向。檔案資料作為企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)，對企業(yè)的管理和發(fā)展有重要作用。現(xiàn)階段，企業(yè)管理目標(biāo)的進(jìn)一步提高給檔案管理工作提出了新的要求，各個企業(yè)越來越關(guān)注檔案管理在企業(yè)管理中的應(yīng)用，而在這個過程中，問題也逐漸凸顯，這也為企業(yè)檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。因此，新時期，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理模式的更新，在管理中不斷發(fā)現(xiàn)并解決問題，優(yōu)化檔案管理策略，提高企業(yè)檔案管理水平。

一、新時期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的重要性

檔案管理在企業(yè)管理過程中發(fā)揮著重要作用，企業(yè)發(fā)展離不開對發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展模式的決策和確定，而最終決策的確定須得借助于檔案資料，檔案資料為企業(yè)管理者作出科學(xué)合理的企業(yè)發(fā)展決策提供可靠依據(jù)。相關(guān)部門應(yīng)用檔案將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中涉及到的財務(wù)指標(biāo)、經(jīng)營數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行收集整理，將歸檔的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)資料提供給企業(yè)管理部門，管理者根據(jù)經(jīng)濟(jì)分析判斷企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，對發(fā)展預(yù)案中不合理之處進(jìn)行調(diào)整，作出有利于企業(yè)長期發(fā)展的決策，保障企業(yè)正常經(jīng)營活動的開展。對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動來說，企業(yè)檔案管理可對通過整理對企業(yè)發(fā)展情況進(jìn)行歸檔，從而為企業(yè)經(jīng)濟(jì)決策提供參考，特別是在新時期，數(shù)據(jù)信息繁雜，有效的檔案管理方式可快速整理檔案資料，為企業(yè)發(fā)展提供數(shù)據(jù)資料支撐[1]。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況采取適合各個部門文件資料的檔案管理方式，完善檔案管理模式，做好企業(yè)發(fā)展過程中各類資料的管理，為企業(yè)長久發(fā)展奠定信息基礎(chǔ)。

二、新時期企業(yè)檔案管理工作開展過程中存在的問題

首先，部分管理層對檔案管理的重視程度不夠，檔案管理工作難以全面展開。對于大部分企業(yè)來說，加強(qiáng)企業(yè)管理，占第一位的應(yīng)是全面深入了解企業(yè)發(fā)展歷史和具體情況，根據(jù)檔案資料作出發(fā)展決策，為后續(xù)的生產(chǎn)經(jīng)營活動打好基礎(chǔ)，然而當(dāng)前許多企業(yè)在企業(yè)管理過程中，對相關(guān)的檔案管理意識較為薄弱，主要是企業(yè)的經(jīng)營管理者對該項(xiàng)工作不太重視。企業(yè)的經(jīng)營管理者對檔案管理的不重視、了解不全面，或是只注重經(jīng)濟(jì)效益的提高而忽略經(jīng)濟(jì)發(fā)展資料的整理歸檔，會造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的不完善，難以在企業(yè)發(fā)展中積累發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，會阻礙企業(yè)管理的整體效果。相關(guān)人員缺乏完善的檔案管理意識則直接影響到該項(xiàng)工作的開展實(shí)施，因?yàn)樗麄儾痪邆淇茖W(xué)深入的檔案管理思想，容易導(dǎo)致在開展管理工作的過程中忽略資料歸整或者偏重其他方面的管理，無法全面掌握企業(yè)的經(jīng)濟(jì)形勢。

其次，檔案管理信息化水平尚待提升。檔案管理作為企業(yè)管理中必不可少的環(huán)節(jié)，會涉及到企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)資料的收集整理，需要不同崗位人員間的溝通協(xié)調(diào)，而這個過程中采用科學(xué)的管理方法至關(guān)重要，有效的方法才能使檔案管理工作更有參考意義。但是目前許多企業(yè)的檔案管理仍偏向傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)化管理方式，管理方法較為固化簡單，如此一來，采用數(shù)據(jù)化管理的企業(yè)與采用傳統(tǒng)模式管理的企業(yè)，很快拉開了差距，后者在檔案資料統(tǒng)計時效上明顯落后于前者，傳統(tǒng)人工簡單化的管理效率較低，管理中需耗費(fèi)大量人力物力，無法高效地為企業(yè)發(fā)展提供信息服務(wù)[2]。

三、新時期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

1.強(qiáng)化管理意識，重視檔案管理工作

采取行動的前提是具備全面的意識。當(dāng)前企業(yè)在實(shí)行檔案管理的過程中，首先應(yīng)強(qiáng)化管理意識，而這種意識不僅僅指需要進(jìn)行檔案管理的意識，還包括對當(dāng)前管理方法、作用的全面深入了解，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行全方位的意識傳播，使整個企業(yè)、每個部門、每個員工都了解檔案資料在企業(yè)管理中的意義。企業(yè)可以在內(nèi)部加強(qiáng)宣傳，企業(yè)管理者可以召開關(guān)于檔案管理的專題會議，對企業(yè)進(jìn)行檔案管理的要求、方法作出明確目標(biāo)，鼓勵大家建言獻(xiàn)策，對管理方法提出建議，更新企業(yè)管理理念，促進(jìn)檔案管理工作形成長效機(jī)制。相關(guān)管理人員作為檔案管理的主要實(shí)施人員，更應(yīng)強(qiáng)化管理理念，積極學(xué)習(xí)借鑒優(yōu)秀的檔案管理理念，主動探索和更新管理方法，切實(shí)提升自身管理水平。

2.規(guī)范完善管理制度，形成科學(xué)合理體系

制度體系作為管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，對于一些大型企業(yè)有不可或缺的作用，所以企業(yè)必須著力完善檔案管理制度。首先應(yīng)該在企業(yè)管理目標(biāo)的基礎(chǔ)上明確管理部門及相應(yīng)職能，理清劃分各部門的職責(zé)范圍。建立健全管理制度和流程，一方面要將有效的歸檔流程貫穿于檔案管理的各個階段和環(huán)節(jié)，形成完整的制度體系，使得管理工作做到有章可循，不至于錯雜無序。對于規(guī)模較大的企業(yè)其制度體系更應(yīng)該制定詳盡，需要涉及到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、物品采購、銷售、人員等多方面內(nèi)容，所以，企業(yè)檔案管理制度的制定還要根據(jù)企業(yè)具體的實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充，提高其科學(xué)完整性。另一方面，應(yīng)落實(shí)好檔案管理制度的責(zé)任，不僅是落實(shí)到部門，還要落實(shí)于工作人員，做到各個管理人員明確各自崗位職責(zé)、任務(wù)，以此加強(qiáng)監(jiān)督，確保管理效率，并有效優(yōu)化了檔案管理的工作流程。

3.提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)檔案管理質(zhì)量的高低與管理人員的水平緊密聯(lián)系，管理人員是進(jìn)行檔案管理工作的主體，因此管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升至關(guān)重要。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)建設(shè)。可以通過專業(yè)技能培訓(xùn)，促使管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和方法，學(xué)會使用信息技術(shù)開展資料整理工作，提高工作效率，同時確保信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。除此之外，企業(yè)要合理分配各個崗位的工作人員，對管理中的統(tǒng)計資料記錄和收集應(yīng)配有專門的人員負(fù)責(zé)，避免整理過程中數(shù)據(jù)資料的混亂，也能使各個環(huán)節(jié)的管理工作都能得到密切的配合和銜接。企業(yè)文件資料較多，實(shí)時性強(qiáng)，在企業(yè)的檔案管理工作中，還要落實(shí)考核問責(zé)機(jī)制，每個環(huán)節(jié)的資料管理有人負(fù)責(zé)，也要有人監(jiān)督。企業(yè)可以根據(jù)每個部門、各個環(huán)節(jié)的具體情況，建立人員考核機(jī)制，對管理過程中出現(xiàn)紕漏的環(huán)節(jié)進(jìn)行問責(zé)，獎優(yōu)懲劣，以此作為考核目標(biāo)，從而調(diào)動管理人員的積極性，更好地發(fā)揮檔案管理的作用。

4.運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理措施

近年來，信息技術(shù)發(fā)展較快，逐漸滲透到社會發(fā)展的各個領(lǐng)域，企業(yè)管理也不例外。企業(yè)發(fā)展的檔案和數(shù)據(jù)對后期發(fā)展有借鑒意義，也能使企業(yè)的發(fā)展過程有據(jù)可查，然而其相關(guān)的資料信息涉及整個企業(yè)的方方面面，日常的經(jīng)營活動信息都需要做到仔細(xì)歸檔，還要保證其準(zhǔn)確性，整理起來有一定難度，所以企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息建設(shè)，利用信息技術(shù)，將企業(yè)信息數(shù)據(jù)化，日常的信息只需要通過電子技術(shù)按照統(tǒng)一的格式錄入管理系統(tǒng)即可，同時，信息技術(shù)還能對企業(yè)經(jīng)營的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分類、整合，數(shù)據(jù)統(tǒng)計失誤小。這樣管理人員在收集資料時可以依托數(shù)據(jù)化資料，從而大大減輕工作人員的工作量，也提高了管理效率。除此之外，在管理過程中，企業(yè)應(yīng)依托數(shù)據(jù)化管理，不斷豐富管理方法，發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理方法，采用多種方法優(yōu)化管理措施。例如，在檔案管理過程中，對于不同部門數(shù)據(jù)的整理、傳輸工作，可依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)在企業(yè)內(nèi)部建立共享平臺，管理人員則可在平臺上查詢數(shù)據(jù)信息，可減少中間環(huán)節(jié)的工作，切實(shí)提高檔案管理效率，促進(jìn)企業(yè)管理水平的進(jìn)一步提高[2]。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理在企業(yè)的管理過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，企業(yè)必須予以重視，將檔案管理辦法更廣泛地應(yīng)用于企業(yè)管理中。同時，在檔案管理過程中，積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對管理中存在的不足予以改進(jìn)調(diào)整，學(xué)會運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，以此優(yōu)化和完善管理方法，在企業(yè)管理中形成更為精準(zhǔn)完善的經(jīng)檔案管理體系，不斷提升企業(yè)檔案管理水平，推動企業(yè)的更快更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]程琪.新形勢下做好企業(yè)檔案管理工作的思考探究[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2020（9）：25-26.

[2]陳松梅.探析新時期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的有效途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：113-114.