企業檔案管理工作規范化路徑探討

楊淑

摘 要：檔案管理在企業的經營運作中有著重要的作用，它是確保企業信息有效利用的基礎，對于企業來說，它包括生產、人力、經營等不同的工作項目，需要通過檔案信息管理的方式為決策、財務以及技術創新提供保障。對于企業檔案的類型和數量來說，與企業的規模有著密切的關系，在市場競爭激烈性提升的前提下，需要進一步促進企業檔案管理的規范化發展。本篇文章通過對企業檔案管理工作規范化的重要性進行闡述，分析企業檔案管理工作規范化實施中存在的問題，從而探討加強企業檔案管理工作規范化實施路徑的具體措施。

關鍵詞：企業檔案;管理工作;規范化;

引言

企業檔案的內容具有一定的復雜性，而且隨著企業經營時間的增加，它的檔案數量以及類型也在逐年遞增，它包括各項重要會議記錄自己相關資料、企業的人事以及重要信息、企業的經營計劃以及各項決策、財務報表等內容，在檔案管理中，需要按照它的作用、來源等進行分類和編號，便于儲存、查找以及整合等后續的管理工作，對其進行規范化管理有利于企業的未來發展進程，有關人員可以就此進行研究。

1、企業檔案管理工作規范化的重要性

1.1為企業的經營決策提供保障

企業檔案包含文書檔案、人事檔案以及技術檔案等不同的內容，它是企業在多年發展中的經驗和信息總結，涉及到的內容較多，與企業的經營方向有著密切的關系。對于企業本身來說，受市場經濟影響，在決策制定中有著較多的影響因素，除了外界環境以及政策外，還需要考慮到企業本身的情況，而企業檔案管理規范化有助于企業信息的準確性，避免企業檔案中存在的漏洞問題，為經營決策提供更有效的保障和依據。

1.2確保企業檔案管理的效率和質量

在企業檔案管理工作的執行過程中，它的管理內容較為繁瑣，需要對不同類別的檔案信息進行整理，而且它的檔案數量也在隨著企業發展不斷增加，很容易導致管理效率上的滯后。在這種情況下，企業檔案管理工作的規范化發展可以確保管理工作的有序性，按照標準要求進行操作，及時發現管理中存在的不規范問題，為管理人員指明管理方向，確保工作與工作之間的有效交接，從不同的角度上提高管理效率。另一方面來說，在規范化管理理念下，企業檔案管理工作中的隱患問題也得到有效的處理，避免細節漏洞的發生。

2、企業檔案管理工作規范化實施中存在的問題

2.1缺乏完善的檔案管理機制

對于企業管理工作的規范化發展來說，制度和體系有著重要的作用，也是管理工作的前提，規范化是依賴檔案管理機制展開的各項操作。但是就現階段來說，有關部門在檔案管理機制的設置上存在多方面的漏洞，沒有就檔案收集、檔案保管、檔案借閱等環節進行統籌管理，各個環節之間缺乏有效的連接，導致企業檔案信息在共享上存在一定的滯后性，不能確保規范化工作的有序展開。

2.2管理方法的問題

在企業檔案管理工作的規范化展開中，當前的管理方法過于落后，并沒有將信息技術應用到其中，缺乏計算機管理系統的支持，沒有就當前的企業檔案信息進行備份，使得規范化工作在執行中達不到預期的目的，不能確保工作的高效性，不利于企業的長期發展。

2.3管理人員的問題

在企業檔案管理工作的規范化實施過程中，管理人員起到了重要的作用，他們的能力水平是決定規范化工作應用效果的重要保障。但是就現階段來說，管理人員在能力水平上有著一定的欠缺，沒有經過系統的培訓工作，對于企業檔案管理工作的重視程度不夠，沒有嚴格執行規范化標準下的管理措施，導致企業檔案的完整性和真實性受到一定的影響。

3、加強企業檔案管理工作規范化實施的措施

3.1完善現有的檔案管理機制

為了確保檔案管理規范化的有效落實，強化對檔案信息的合理利用，有關部門需要結合實際情況，對現有的檔案管理機制進行完善，從不同的角度上增強它的防范機制。企業經營過程中必須從法律的角度高度重視企業檔案規范化管理，加強檔案管理組織體系建設，建立以經營層領導為主要領導，檔案部門為核心，所有業務部門共同參與的檔案工作體系，使企業檔案管理工作適應企業發展新局面。對于集團型企業來說，還應該建立以資產為紐帶的檔案工作體系，實現對所屬企業檔案管理工作的監督指導。另外，還應該強化檔案收集、檔案存儲等階段的整體性，做好信息的有效傳遞和共通。

3.2加強檔案管理的信息化建設

在科學技術的發展下，為了保證企業檔案管理工作的規范化和有序性，有關部門可以將信息技術與檔案管理整合到一起，通過數字化管理的方式，在計算機系統中建立網絡管理體系，實現對于企業檔案的數字化備份。針對檔案管理工作實際制定符合企業經營實踐的檔案工作信息化發展規劃，配備先進的管理軟件和硬件系統，及時收集各種系統電子文件，建設電子閱覽室、信息共享平臺，實時高效管理。通過建立檔案信息化平臺，能夠縮短檢索與查閱時間，全面提升檔案資料的利用率，優化完善電子檔案內容，通過網絡化、現代化方式提升檔案管理效果，全面提高檔案管理的信息化水平。

3.3提高管理人員的綜合素質

在企業檔案管理工作中，有關部門需要強化管理人員的能力和素質，提高他們對于企業檔案管理工作的重視程度，對規范化管理的概念和作用進行深入的了解，為管理工作的落實提供保障。首先，需要為管理人員提供專業知識學習的平臺，就檔案管理工作中的技能以及理論進行學習，明確企業檔案管理規范化工作展開中的重點和難點。其次，還應該將先進的理念和技術進行傳授，尤其是針對數字化檔案管理來說，需要對計算機系統等相關知識進行學習，熟練操作管理設備。此外，為了提高員工的積極性，還可以將獎懲措施應用到其中。

4、結語

綜上所述，在企業檔案管理工作中，規范化路徑的實施有利于企業的未來發展，可以提高檔案管理的效率和質量，有關人員需要就檔案管理規范化實施中存在的問題進行分析，從而完善現有的檔案管理機制，加強檔案管理的信息化建設，提高管理人員的綜合能力和素質，確保企業檔案管理規范化可以充分發揮它的作用。

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