紙質檔案管理與電子檔案管理的融合分析

陳欣

摘 要：電子檔案的產生對檔案管理帶來了很大的便利，但是電子檔案并不能完全取代紙質檔案的作用，因此實現紙質檔案和電子檔案的并存發展是檔案管理部門的重要工作任務。

關鍵詞：紙質檔案;電子檔案;融合

1電子檔案、紙質檔案的相互聯系與依賴

電子文檔的部分內容是通過數字化從傳統檔案轉變而來的。電子檔案與紙質檔案在形成環境、生成機制、歸檔方式、管理模式等方面有著很大的不同，電子文檔從形成到歸檔的每一個環節都需要遵循檔案學的原則。它們相互作用、相互結合，形成各自的定義、術語和概念，從而完成了電子檔案文件從形成到歸檔的過程。電子檔案的存儲載體是軟件和硬件，而紙質檔案的存儲載體只是紙張。傳統的紙質檔案，如當事人的手稿、親筆簽名等，都顯示了原件的真實性。正是檔案的原始記錄，使檔案區別于書籍、資料等信息，具有法律文書的作用。電子檔案的保存條件和環境要求不同于紙質檔案，它不需要大面積的保存場地，但需要高溫、高濕度和抗磁性的環境。從檔案管理的原則、方法和技術來看，檔案工作的基本原則對電子檔案管理同樣適用。紙質檔案工作的基本原則是保證檔案的完整性和安全性。同樣，電子檔案的管理也必須遵循完整性和安全性原則。電子文件載體易碎，使用壽命不長，對倉庫的溫濕度要求嚴格。對于長期或永久性的存儲，需要將電子文檔的信息內容存儲在紙上。現在很多檔案部門對電子文件的許多技術、管理方法和手段還處于不成熟的階段，我們一直遵循這樣的決策：保存紙質文件，作為永久性和長期性的檔案，以備不時之需。同時，電子檔案也存在諸多不足，紙質檔案保存歷史悠久，已經形成了完整的管理體系，其保存技術也非常成熟。在這一點上，電子檔案的保存技術必須在一定程度上依賴和借鑒紙質檔案的保存技術和經驗。

2紙質檔案和電子檔案并存發展的措施

2.1建立完善的檔案管理制度

要促進紙質檔案和電子檔案的并存發展，必須要建立完善的管理制度，借助制度來規范檔案管理的行為，進一步提升檔案管理的科學性。由于電子檔案是隨著信息技術發展所產生的，發展時間并不長，所以檔案管理部門要制定電子檔案管理制度明確電子檔案的歸檔格式，制定電子檔案的著錄標準明確電子檔案轉換格式的標準，切實發揮好制度的指導作用，提高電子檔案的管理質量。

2.2加強對相關理論的研究

隨著信息技術的發展，電子檔案是必然的產物，電子檔案的產生對檔案管理帶來了很大的影響。所以作為檔案管理人員，應加強對電子檔案的理論研究，深刻認識電子檔案的產生背景，認識電子檔案的發展特點以及現狀，進而分析存在的問題，并結合實際制定相應的措施。檔案管理人員要結合電子檔案管理存在的問題來制定管理制度，做好電子檔案的科學管理。還要正確地認識到電子檔案和紙質檔案之間存在的差別，重視對兩者的開發和利用，充分發揮檔案的價值，實現電子檔案和紙質檔案的并存發展。

2.3加強檔案保管設施的建設

紙質檔案和電子檔案的管理都需要借助一定的基礎設備，因此加強對檔案保管設施的建設十分重要。一般情況下，紙質檔案需要較大的儲存空間，對空間的環境要求比較高，所以檔案管理部門要加強對檔案室的擴建，保證能夠容納不斷增多的紙質檔案。此外，還要加強對檔案室的環境控制，特別是溫度和濕度的控制，減少環境因素對紙質檔案造成的影響，保證檔案的安全性。電子檔案雖然不需要占用大量的空間，但是電子檔案需要借助電子設備開展工作，所以對儲存設備以及電子設備的要求非常高，檔案管理要定期做好電子設備的檢查和維護工作，保證電子檔案的安全。電子檔案在管理中還容易受到病毒和黑客的入侵，進而造成檔案的丟失，所以還要定期做好電腦的安全維護，避免檔案信息系統受到黑客或者病毒的入侵，有效地保證電子檔案的安全。

2.4發揮雙元制管理優勢，加強復合型人才培養

實現紙質檔案與電子檔案的長期共存管理，必須充分發揮各自優勢，將傳統管理手段與現代科技手段相結合，靈活選擇切實可行的工作方法和手段。在收集整理方面，逐步建立以電子檔案為主、紙質檔案為輔的管理模式，簡化紙質檔案的分類整理。紙質檔案管理對存檔文件進行整理、歸檔和分類，這需要大量的人力，無疑增加了管理成本;電子文件的收集和整理可以通過計算機進行處理，文件信息處理具有效率高、簡單、省時省力的特點。在使用服務上，要充分發揮電子檔案的優勢，電子檔案的可操作性使得用戶能夠激活他們所獲得的信息，從而滿足他們的各種需求。用戶可以利用計算機對檔案中的信息進行分類、統計、匯總、打印、復制，并將信息轉換成所需的形式。充分發揮電子檔案在管理和利用方面的優勢，使檔案管理人員逐步從繁瑣乏味的日常檔案工作中解脫出來，投入到更具智力內涵的檔案服務中。另外，電子檔案的信息化，要求檔案管理人員具備豐富的知識儲備和先進的技術水平，檔案管理人員不僅要掌握紙質檔案管理知識，還要擁有電子檔案管理相關知識儲備和技能，以保證電子檔案管理的安全性。要引入復合型人才，充實檔案人才隊伍，還要加強對現有檔案管理隊伍的業務培訓，提高掌握檔案信息化的基本知識和技能。

4結束語

質檔案和電子檔案并存發展是時代發展的需求，因此檔案管理部門要做好兩者協同發展工作，及時更新管理觀念，完善管理制度，做好管理設施的建設，全面保證檔案的安全，充分發揮出檔案的重要價值。在紙質檔案管理與電子檔案管理相結合的過程中，紙質檔案管理規模逐漸縮小，電子檔案管理的規模隨著信息技術的發展而不斷擴大。檔案管理部門不僅要用科學方法加強對電子檔案管理安全的保護，促進電子檔案管理的發展，而且要對紙質檔案進行必要的保留。通過兩者的完美結合，可以相輔相成，做好檔案管理工作。

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