關于加強企業電子發票管理的對策探討

摘 要：隨著以計算機技術為代表的信息技術的飛速發展，云計算、大數據、人工智能、區塊鏈技術日新月異，電子發票隨之而生。電子發票作為信息時代的產物，一方面解決了紙質發票查詢和保存不便的問題，規范了電子商務納稅行為，降低企業發票管理成本，提高涉稅工作效率;然而另一方面，電子發票作為一種電子影像，具有可復制且可重復打印的特點，因此對于信息化管理水平不高的傳統制造型企業來說，電子發票的應用反而對企業的發票管理模式及內部控制提出了更高的要求，如何有效管理電子發票成為了企業關注的熱點問題。本文結合電子發票的管理，以中車貴陽車輛有限公司（簡稱“貴陽公司”）為例，闡述電子發票管理中遇到的問題，并探討相應的應對策略。

關鍵詞：電子發票;紙質發票;管理系統;應對策略

隨著信息技術的快速發展，各類信息的數量規模不斷增加、傳輸速度不斷加快、處理能力不斷提升，現代商事活動的開展變得越來越高效便捷，為順應時代的變化和現代商業交易的需要，電子發票應運而生并且廣泛普及，逐漸替代了紙質發票。2012年我國電子發票試點推行，2013年6月京東商城在北京開具了第一張電子發票，2020年我國電子發票開具數量為246億張，預計2021年將達到近500億張，然而隨著電子發票的廣泛運用，在給企業管理帶來便利的同時，也帶來了較大的風險挑戰，并對企業內部控制及信息技術水平提出了更高的要求。

一、電子發票的特征及管理要求

（一）電子發票的特征

1.無紙化

電子發票的載體是無形的數據電文，替換了原有的物理載體，無需耗用紙張，開辟了發票使用的新時達。一方面降低企業發票管理成本，節省了財務人員前往稅務機關排隊領取紙質發票的時間成本，以及印制、傳遞、存儲、保管紙質發票的經濟成本;另一方面簡化企業發票開具程序，減輕稅務人員的開票負擔，最大程度降低發票開具的錯誤率，并且有效避免了傳統紙質發票易損壞、易丟失、易被盜的風險。

2.高效化

電子發票隨開隨用、高效便捷，電子數據信息處理速度快、傳輸時間短。發票未實行電子化之前，稅務人員需要花費較多的時間通過人工輸入、查找、整理、統計、分析紙質發票的相關信息，然而發票電子化后，電子發票的相關信息可以通過電腦實現自動化統計分析，傳統的手工操作轉變為計算機自動處理，不僅大大提升財務人員工作效率及工作質量，并且最大程度縮短業務人員及管理人員的等待時間。

3.規范化

電子發票需在線領購、在線開具、在線傳遞，發票真實性得到保證，不易篡改。傳統紙質發票時代，企業財務人員需要耗費大量時間查驗發票真偽，電子發票的出現杜絕了傳統紙質發票難辨真假的問題，有效防止了偷稅、漏稅情況的發生，并且幫助稅務機關開展實時的稅務監管，企業不用再擔心收到假發票、或者收取的發票對方未真實繳稅等問題，確保企業發票規范管理，企業經營依法合規運行。

（二）電子發票的管理要求

近年來，國家先后出臺了一系列電子發票相關政策文件，對電子發票的應用和管理提出了系列要求，具體如表1所示。

二、貴陽公司電子發票管理過程中存在的實際問題

（一）費用報銷監管難度大

貴陽公司目前電子發票的報銷方式仍然是以其紙質打印件作為報銷入賬依據，然而現實情況卻是電子發票作為一種電子資料，可以多次重復打印，如果財務人員無法進行有效監管，信息系統無法有效甄別重復的電子發票，便可能存在業務人員惡意重復報銷從而套取公司資金的可能性。與此同時，電子發票作為一種電子影像，雖然其本身具備防偽識別技術，但隨著信息技術的快速發展，各類修圖軟件層出不窮，電子發票的貨物數量、貨物單價、貨物金額、購買方信息等關鍵數據極易被篡改，如何鑒別發票真偽，這對于貴陽公司的財務人員和財務信息化能力均提出了更大的挑戰和更高的要求。貴陽公司必須打破當期陳舊的管理模式，探索適合企業發展的信息化發展之路，方可有效適應電子發票時代的來臨。

（二）電子會計憑證歸檔系統不健全

貴陽公司的電子發票的歸檔主要以其紙質打印件為主，然而自2020年3月財政部和國家檔案局發布《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號）之后，要求企業以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。這對貴陽公司的電子會計檔案管理提出了更高的要求，必須建立完善的電子會計憑證歸檔系統，一方面需實現電子發票全面在線歸檔，并且按照《會計檔案管理辦法》的規定，確保電子會計檔案長期保存、可讀、可調閱、且不能被隨意篡改;另一方面需要結合企業管理需求，實現電子會計憑證歸檔系統與財務信息系統的對接，確保電子會計檔案有序歸檔、且達到雙向查詢功能，從電子發票可查詢至會計憑證，從會計憑證也可查詢至電子發票，方可實現電子會計檔案的快速查找和利用。

（三）信息技術水平有待提升

貴陽公司目前使用的財務信息系統金蝶K3 ERP是公司于2004年購入的，迄今為止從未聘請過外部運營商進行更新升級，主要依靠企業自身信息化人員進行個性化定制及改造，依托于金蝶K3 ERP平臺及BI數據平臺企業自行開發設計了生產調度指揮系統、應收賬款逾期預警系統、成本分析系統、質量管理系統、能源監控管理系統等，搭建了一套適應于企業業務特點的信息化系統。然而受企業成本效益影響，財務信息系統已久未更新，當前的信息化水平已不能滿足電子發票時代的需求，而當前較為熱門的OCR識別、稅企直連、銀企直連、財務共享、RPA機器人等自動化技術，對于利潤薄弱的傳統制造型企業來說，均是一筆不小的投入，因此如何以低成本高價值的方式，利用好企業現有資源，既能解決當前企業面臨的困境，又能滿足電子發票時代的要求，成為了貴陽公司財務人員面臨的最大難題。

（四）信息系統的安全性不能保障

電子發票的載體為無形的數據電文，雖然具備低成本、高效率、不易丟失等優勢，但在安全性保障上的壓力卻遠遠高于紙質發票，紙質發票擁有物理形態的載體，其傳播范圍、傳播速度相當有限，而電子發票以互聯網作為傳播渠道，信息提取便捷，傳播速度快，應用范圍廣，安全防范的風險壓力則隨之增加。一方面電子發票時代的來臨必然帶來海量的數據信息，信息的傳輸、存儲及保管均是企業當前面臨的問題，如何建立信息安全管理機制，確保信息安全存儲、安全提取并且安全公開成為了貴陽公司當前的巨大難題;另一方面各行業間及各企業間的信息技術水平參差不齊，然而市場上一些網絡犯罪的手段、各種病毒、木馬等層出不窮、且隱蔽性較高，普通的信息人員難以準確識別，信息泄露的風險較高。

三、貴陽公司改進電子發票管理的應對策略

為有效應對電子發票時代的來臨所帶來的各項風險問題，貴陽公司結合自身業務特點及資源配置情況，一方面基于企業成本效益考慮，盡量采取了低成本高價值的開發方式，主要依靠自身的信息開發能力搭建了適用于企業特點的電子發票管理系統;另一方面通過強化內部管控措施，從制度上、流程上、環境上強化電子發票信息安全管理及安全利用。

（一）搭建電子發票管理系統

1.甄別重復發票

貴陽公司依托于企業現有的BI數據決策平臺搭建了電子發票管理系統，借助員工自身的通訊設備，利用通訊設備自帶的圖像識別功能甄別重復的電子發票號，以此解決了電子發票使用后企業可能存在的重復打印、多次報銷的行為。員工進入電子發票管理系統后，利用自身通訊設備掃描電子發票二維碼，系統自動提取電子發票信息，并且以“日期+發票代碼+發票號碼”作為編碼規則，為每張電子發票編制一個唯一的流水號，當流水號重復時，系統自動提示業務人員該張發票已經報銷入賬、無法成功上傳，從業務源頭杜絕電子發票重復報銷的行為。

2.電子發票歸檔

財政部《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號）第四條規定“企業以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證”，并且第五條也規定“符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規另有規定外，電子會計檔案可不再另以紙質形式保存”，表明不管企業以電子發票或以其紙質打印件報銷入賬的，均需保存電子會計檔案。因此電子發票管理系統除了需要甄別重復發票、預防多次報銷的風險外，還需按照《會計檔案管理辦法》的要求存儲保管電子發票原件。因此貴陽公司員工掃描電子發票二維碼后，需上傳電子發票原件，由于貴陽公司費用報銷目前仍以紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據，因此財務人員需在系統中對電子發票原件進行審核，確認其與紙質打印件對比無誤后，方可履行費用報銷程序。

3.財務系統互聯

在電子發票管理系統中存儲的電子發票等文件檔案，既要確保數據安全存儲、長期可讀;又要實現數據分類檢索、方便查閱，方可有效滿足企業電子檔案歸檔及長期利用的要求。因此貴陽公司將電子發票管理系統與財務系統互聯，實現了會計憑證信息與電子發票信息的互相檢索。電子發票經財務人員審核通過并履行費用報銷程序后，財務系統信息反填至電子發票管理系統中，方可最終實現電子發票存檔歸檔，且不可再隨意篡改。通過電子發票管理系統，不僅可以查閱到電子發票原件及電子發票相關信息，還可以調閱到電子發票在財務系統中的具體報銷信息，例如該張電子發票對應的審核時間、報銷時間、報銷人員、審核人員、科目信息等等;并且信息數據的利用更為廣泛，財務人員根據管理需求設置查詢條件后，系統可自動按要求生成可視化圖表。

電子發票管理系統運行流程如圖1所示：

（二）完善電子發票內控措施

1.完善發票制度建設

內控機制的有效運行必須以制度建設為支撐，一套完整的電子發票管理制度和標準是電子發票內控措施運行有效的重要前提條件。貴陽公司結合電子發票管理系統的建設，從不相容崗位職責分離、內部控制重要節點、電子發票報銷流程及審核要點、電子檔案編碼要求、電子檔案存儲介質、電子信息查閱及信息安全管理等方面著手，逐一確定規范的工作標準及工作流程，完善電子發票授權審批制度，明確各級管理監督職責，建立責任追究制度，落實獎懲激勵措施，強化考核，以確保電子發票內部控制制度運行有效。

2.重塑發票管理規范

電子發票管理系統需要重塑員工費用報銷的業務習慣和操作規范，因此新系統的上線必然面臨員工的不習慣和不適應，而建立員工的使用習慣其實就是企業重新梳理管理規范的過程，為此制定標準操作規范、建立獎懲激勵機制就顯得尤為重要。首先要加強宣傳培訓，充分利用內部培訓平臺、公司公眾號、小視頻等方式加大宣傳力度，讓員工能夠多渠道了解電子發票管理系統操作規范;其次提升財務人員服務意識，財務人員要多站在業務人員的角度換位思考，幫助他們解決問題;最后通過建立獎懲激勵機制，設置信用黑名單，約束員工不規范行為，激勵員工快速適應新系統，重塑企業發票管理規范。

（三）建立信息安全管理機制

1.區分信息管理權限。建立信息系統授權審批制度及操作權限分級管理制度，按照身份認證、權限控制、數據密級等嚴格執行，明確各級責任、加強監督管控，確保信息在提取、處理、傳輸及存儲的各個環節中均不外泄給非授權者;

2.建立安全防范措施。通過防火墻、殺毒軟件、局域網、入侵防護、流量監控、信息加密等技術提高信息系統安全防范能力，且內部信息技術人員要定期維護系統，及時更新補丁和軟件，處理系統漏洞，加強信息系統過程監管;

3.做好數據備份工作。形成數據日常備份機制，建立數據容災備份中心，通過遠程備份以提高數據安全性、容災性，制訂完備的數據備份和恢復方案，確保數據資源安全有效存儲，避免因數據誤刪、網絡病毒、黑客攻擊等問題導致數據丟失;

4.提高安全防范意識。強化信息安全培訓教育工作，提高信息技術人員及普通員工的整體信息安全防范意識，規范電子發票管理系統操作行為，限定信息使用范圍及使用方式，從操作源頭杜絕內部人員信息泄露風險。

參考文獻：

[1]郭英.電子發票管理的現狀及國際借鑒探析.財會通訊，2018年第16期，122-126.

[2]李曉.我國電子發票推廣應用中存在的問題與對策研究.中國產經，2020（ 10），55-56.

作者簡介：

胡琴，1993年9月，女，漢，湖北省荊州市，本科學歷，注冊會計師、中級會計師，研究方向：財務管理。