物資采購流程風險分析及優化

王玉春

摘要：ERP流程管理與優化是ERP項目中的核心環節，是加快信息化建設的關鍵所在。本文探討了ERP系統應用中存在的不足與風險，并在此基礎上分析ERP系統中項目、維修等采購模塊數據管理集成發展趨勢，提出了采購流程優化的解決方案，實現ERP應用系統化繁為簡、提速提效、管控閉環管理的目標。

關鍵詞：ERP 企業資源計劃 采購模塊 風險 管控 數據集成 信息共享

概述 ：為了中全面提升管理水平，以 “管理是生產力”為指導思想，全面梳理物資采購工作流程，深度評估采購管理的各個審核節點，本文通過總結分析現存的各項問題，提出了需求計劃、物資平庫、采購申請、采購執行等各環節的優化方案，聯動PS模塊、PM模塊，梳理上、下游工作流程，實現各部門管理無縫對接，完善、優化管理，提升物資采購管理的信息化、標準化和科學化水平。

1.流程優化的必要性

ERP是企業資源計劃（Enterprise Resources Planning）的簡稱，它將企業的財務、采購、生產、銷售、庫存和其它業務功能整合到一個信息管理平臺上，從而實現信息數據標準化、系統運行集成化、業務流程合理化、績效監控動態化、管理改善持續化。也可以說ERP是運用信息技術將企業內的資金流、物流和信息流進行有效集成，使其協調運作，從而實現整個企業績效最優化。ERP強調對企業內外部資源進行優化配置、強調資源預測、資源計劃、計劃執行和執行后評估的閉環管理。

各企業在ERP上線后的運行過程中，會逐漸發現各種各樣的問題，需要通過流程優化消除人員浪費、精細冗繁環節、整合不合適環節、補漏空缺環節，最終制定一個質量優且效率高的流程，實現提高工作效率、改善工作質量、降低成本、縮減勞動強度，實現減員增效的目標。通過不斷發展、完善、優化業務流程的方法，為領導層提供高效、準確的管理信息，支持。

2.ERP物資采購模塊存在的不足與風險

2.1. ERP流程控制節點缺失

物資采購的內部控制體系需要ERP系統的支持和強化，規范和優化的業務流程，可以促進內控管理，通過ERP系統數據集成，減少內控的工作量，利用系統的各控制點，落實內部控制。但在現行的ERP采購流程中還存在著控制節點缺失現象。

ERP系統中，項目PS模塊錄入的預留（即需求計劃），物資采購部在MB25事務碼查看預留時，無計劃下達時間顯示，也就是說，缺失計劃時間控制節點，每天只能將所有的計劃導出，然后再與昨日的導出的計劃比對，新增部分，則為當日新下達的計劃，費時費力，而且存在遺漏計劃的風險，無法實現業務處理的自動化和項目計劃的及時實施。

2.2 有些關鍵數據未集成，存在“信息孤島”

ERP作為一個集成的綜合管理信息系統，可以通過資源共享，信息高度集成，強化財務、物資、項目管理的銜接，縮短高層與基層的縱向信息鏈，降低企業信息成本和風險控制成本，以實現各部門業務之間的無縫連接。通過梳理我公司物資采購上下游各模塊的ERP實施的現狀，我們發現，某些關鍵數據，還沒有實現集成管理，各模塊存在各自的信息孤島。

3.流程優化前景及優化方案

針對目前ERP采購模塊使用的現狀，需要對業務流程、數據流程，以及集成數據等方面進行深度挖掘，通過設計數據源頭采集，優化數據管理和流程管理，建立公司級數據集成共享。在數據資源統一管理的基礎上，首先豐富數據展現的內容，按照采購數據與生產、維修數據相結合、任務數據與完成數據相結合的原則，設計物資采購管理數據綜合應用框架;其次是拓展應用范圍，制定需求計劃采購進度報表，讓各個業務部門、項目管理部門、各層領導能夠最大程度共享ERP系統中采購信息;同時加大數據應用深度，通過ERP平臺數據，進行對比分析，結合各控制節點、費用控制指標、項目施工進度、投資完成、材料消耗等數據，增加相關預警及查詢、分析功能。

3.1增設PS模塊計劃錄入審批流程，規范控制節點

集成的ERP系統可以對重要內控控制點進行有效管理，加強關鍵內控點的控制和記錄。通過在項目計劃錄入時，增加審批流程，實現采購計劃資金渠道、網絡建立、物料錄入等全面審核，確定審核節點，在物資采購模塊，明確計劃下達時間，在物資采購部查看需求計劃時，可以自動檢索每日下達的采購計劃，同時為后續的統計報表提供數據集成基礎。

3.2設計需求計劃錄入時，附帶技術條件等文本上傳功能

ERP系統增設在線上傳技術要求、MR文件等文本功能。計劃提報部門在ERP系統錄入需求計劃時，對于有技術規格書、MR文件的物資，可以在線上傳文本文件，保持需求計劃的完整性，在物資到貨驗收時，可以在線查詢物資技術要求，制定相應的檢驗、驗收方案，數據信息自動轉移，同時在驗收環節，也可以實施上傳檢驗驗收報告、制造圖紙等文件，這樣，在ERP系統物資全生命周期管理中，以物料編碼為查詢主線，穿透查詢。

3.3.設計物資需求計劃采購進度統計表，實現信息公開、共享

通過上述流程優化方案的實施，根據數據信息源頭的采集，設計物資需求計劃采購進度統計表。各業務流程操作時，數據即時更新，能夠按照采購進度生成統計報表，對采購執行、物資收發、費用控制等業務進行及時查詢，無論是物資需求單位、項目管理部門、各層級管理人員，將能夠快速便捷地獲得各自所需的信息，通過關鍵指標數據統計和信息分析，對采購業務流程的運行情況有更快速、清晰、完整、準確的了解。公司領導可以不必等待期末的統計報表，直接查詢全公司或重點項目采購情況的最新變化，從而實現了對采購業務的全過程控制節點控制管理。

4.結論

多年來，中石油、中石化各大企業把ERP信息化建設作為企業信息化工作的重中之重，并不斷進行業務流程優化、不斷提升ERP管理。ERP的應用是一個持續優化和改進的過程，無論是對業務流程、數據流程管理，還是對集成數據的深度挖掘、應用，以及面向企業高層的信息應用等，ERP系統的深度優化，都將為企業提升資源共享水平和管理決策水平，進而提升石油企業核心競爭力。