信息時代企業(yè)檔案管理效能提升策略

常潔

摘 要 在經(jīng)濟體制改革的過程中，隨著信息時代的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理將發(fā)生深刻變化。尤其是在當(dāng)今的信息管理中，受傳統(tǒng)檔案管理思維局限，信息化手段利用不充分等原因，部分企業(yè)不能有效地改變公司管理效能低下的現(xiàn)狀。在新時代，企業(yè)檔案管理面臨許多難題。這表現(xiàn)為企業(yè)檔案管理系統(tǒng)不完善等問題。因此，從思想上看，要充分利用信息技術(shù)手段來改變傳統(tǒng)檔案管理的舊思維方式，在提高企業(yè)綜合利益的基礎(chǔ)上探索現(xiàn)代檔案管理模式。數(shù)據(jù)資源支持可增強公司的競爭優(yōu)勢，本文針對檔案管理的困境，提出了提高企業(yè)檔案管理效能的管理措施。在信息化條件下，逐步構(gòu)建信息化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，增強檔案管理員的綜合能力，規(guī)范檔案管理環(huán)境和設(shè)備，努力提高檔案管理的信息水平。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 檔案管理 效能提升 信息化

中圖分類號：F272?????????????????????????????????文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A??DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2021.12.049

Abstract In the process of economic system reform， with the continuous development of the information age， enterprise file management will have profound changes. Especially in today's information management， due to the limitations of traditional file management thinking and inadequate use of information means， some enterprises cannot effectively change the current situation of low efficiency of company management. In the new era， enterprise archives management is facing many problems. This performance for the enterprise file management system is not perfect and other problems. Therefore， from the ideological point of view， we should make full use of information technology to change the old way of thinking of traditional archives management， and explore the modern archives management mode on the basis of improving the comprehensive interests of enterprises. Data resource support can enhance the company's competitive advantage. In view of the difficulties of file management， this paper puts forward some management measures to improve the efficiency of enterprise file management. Under the condition of informatization， we should gradually build the archives management system of informatization enterprises， enhance the comprehensive ability of archivists， standardize the environment and equipment of archives management， and strive to improve the information level of archives management.

Keywords enterprise; archives management; efficiency improvement; informatization

當(dāng)前，中國經(jīng)濟發(fā)展迅速，中國特色社會主義市場經(jīng)濟將進(jìn)入一個新時代。中國經(jīng)濟近年來多產(chǎn)業(yè)融合發(fā)展在促進(jìn)國民經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。公司檔案是公司內(nèi)部的寶貴財富，是一種保護(hù)公司合法權(quán)益的重要數(shù)據(jù)材料。[1]但是，由于各種內(nèi)部和外部因素的影響，我國大多數(shù)公司檔案的價值沒有得到有效利用。盡管一些大公司在檔案管理方面做得很好，但是不可否認(rèn)的是，大多數(shù)公司在檔案管理方面仍然存在許多問題。本文主要探討了新時代公司的檔案管理效能問題，并進(jìn)一步提出了提高檔案管理效能的措施和建議。

1 企業(yè)檔案管理效能概述

企業(yè)檔案管理效能是對企業(yè)檔案管理部門實現(xiàn)其檔案管理目標(biāo)的能力以及管理效能的有效性和收益性的全面反映。企業(yè)效率是衡量公司檔案管理結(jié)果的指標(biāo)，持續(xù)提高檔案管理效率是企業(yè)檔案管理活動，所有檔案管理操作的開始以及企業(yè)檔案管理生命周期的基礎(chǔ)。創(chuàng)建有意義的檔案，必須與創(chuàng)新和進(jìn)步的精神保持同步，并改善檔案館的管理以與時俱進(jìn)。在經(jīng)濟體制變革的過程中，企業(yè)檔案管理將帶來新的變化，檔案管理和效率技術(shù)需要進(jìn)一步發(fā)展。特別是，盡管現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理基于檔案管理概念，但它不能改變低級公司管理的成功率。2020年10月15日，《2019年國家財產(chǎn)管理綜合報告》發(fā)布的數(shù)據(jù)顯示，2019年信息化資產(chǎn)總額達(dá)到233.9萬億元，保持了非常快的速度。國民經(jīng)濟的增長與合作水平極大地促進(jìn)了人民衛(wèi)生企業(yè)的制定和實施。隨著公司的有效發(fā)展，通過公司各項活動進(jìn)行公司檔案管理的價值和速度也大大提高。建立“現(xiàn)代國家管理體制，提高管理水平”，有必要依靠新的社會管理體制、技術(shù)和方法，促進(jìn)傳統(tǒng)管理模式和現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變。[3]這包括通過偵聽創(chuàng)建新的管理方法。在現(xiàn)代商業(yè)計劃中，它促進(jìn)了商業(yè)檔案管理服務(wù)的交換，并提高了商業(yè)檔案管理的效率以及經(jīng)濟利益。

2 企業(yè)檔案管理效能管理問題分析

2.1 企業(yè)檔案管理體系不健全

根據(jù)一項調(diào)查，超過60%的企業(yè)現(xiàn)在存在不完整的公司檔案管理系統(tǒng)的問題。[4]隨著行業(yè)改革的不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也在發(fā)生變化。但是由于管理人員對檔案管理的缺乏重視，大多數(shù)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)沒有及時更新，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理系統(tǒng)不完整。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)不完善，運行檔案管理位置設(shè)置不正確，人員職責(zé)不明確。檔案管理缺乏評估和監(jiān)督，管理是正式而廣泛的管理，缺乏健全的檔案問責(zé)制度，缺乏對違反檔案管理的監(jiān)督和懲罰。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高，管理質(zhì)量較差

檔案管理人員素質(zhì)低下是限制當(dāng)前檔案管理效能的關(guān)鍵因素之一。根據(jù)一項調(diào)查，67.54%的檔案管理員工沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，并且檔案管理缺乏專業(yè)才。[5]現(xiàn)有人員不熟悉檔案管理過程和分類，尤其是收集、分類、歸檔、存儲和咨詢檔案數(shù)據(jù)的企業(yè)過程。一些公司使用兼職人員來管理檔案，這不是很有效。一些兼職員工在沒有評估和監(jiān)督的情況下無法組織、分類、歸檔或有效訪問檔案資源，從而導(dǎo)致個人數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

2.3 檔案管理環(huán)境條件達(dá)不到規(guī)范要求

從現(xiàn)實調(diào)查情況看，部分檔案的管理環(huán)境達(dá)不到檔案管理的規(guī)范性要求，比如常見的檔案管理要件由幾個基本要素組成，如：檔案室，檔案柜，相關(guān)的電子設(shè)備等媒介，通過檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)要求來滿足信息化檔案管理的需求。從部門企業(yè)檔案管理的實際看，出于成本意識的考量，并沒有對檔案管理環(huán)境的要求，從一定程度上對企業(yè)造成損失。如某中型國有企業(yè)，由于其檔案管理多用紙質(zhì)材料存檔，其檔案室占地面積100m2，紙質(zhì)檔案站企業(yè)檔案的87%，信息化手段占比只有23%，這種狀況從短期看是可以節(jié)約一定的成本，但從長遠(yuǎn)效益和企業(yè)檔案管理的角度看，是弊大于利的，不利于檔案管理效能的提升。[6]從信息化檔案管理的角度看，當(dāng)前部門企業(yè)檔案館無法滿足基本的信息化要求。

2.4 部分檔案管理工作的技術(shù)手段相對落后

檔案管理要善于創(chuàng)新和利用新的科學(xué)技術(shù)手段，在調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，部門公司的檔案根本沒有信息化設(shè)置，并且技術(shù)手段仍然采用的是“人海戰(zhàn)術(shù)”，通過本子記，手抄等傳統(tǒng)的方案對檔案進(jìn)行歸檔管理，嚴(yán)重阻礙檔案價值的實現(xiàn)。一些公司沒有專門的檔案管理軟件，員工在使用該軟件時必須手動搜索，因此管理效能非常低。在智能時代，管理員缺乏智能的專業(yè)知識，無法收集檔案。因此，大多數(shù)企業(yè)需要進(jìn)一步加強員工的檔案管理和服務(wù)能力建設(shè)。

3 企業(yè)檔案管理效能提升的管理對策

針對制約企業(yè)檔案管理效能的因素，需要認(rèn)真研究，立足企業(yè)檔案管理實際，采取切實可行、有針對性的舉措，不斷提升企業(yè)檔案管理效能，發(fā)揮企業(yè)檔案應(yīng)有價值功能。

3.1 健全企業(yè)檔案管理體系

健全檔案管理系統(tǒng)是改善檔案管理的首要條件。[7]建立公司的檔案管理研究和評估機制，對檔案管理人員進(jìn)行績效評估，并將評估標(biāo)準(zhǔn)納入公司的人才管理流程，以實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。[8]從檔案管理體系的角度看，要對違反檔案管理規(guī)范的行為嚴(yán)格追責(zé)，形成檔案管理系統(tǒng)化，從而提高檔案管理的效能。建立系統(tǒng)性檔案管理體系，具體來說，主要包括三個步驟：第一階段使用數(shù)字技術(shù)對收集到的資源進(jìn)行系統(tǒng)性分類和編碼，從而確保文件以及在不同地區(qū)的有序組織，有效的區(qū)分各種行業(yè)模式，建立企業(yè)信息化模型;第二階段驗證數(shù)字技術(shù)使用的真實性和有效性，并嚴(yán)格按照國家法律和地方法規(guī)對數(shù)字技術(shù)進(jìn)行審查和批準(zhǔn)，以使具有很高的價值的檔案進(jìn)入信息化數(shù)據(jù)庫;在第三階段，采用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行更科學(xué)的測試，以查找錯誤的文件，避免由于人為因素而損壞;在文件排序過程中，管理人員必須確保創(chuàng)建的文件的準(zhǔn)確性，并且不應(yīng)因工作量不足而導(dǎo)致文件損壞。在將資源轉(zhuǎn)換為檔案時，就安全性、便利性和準(zhǔn)確性而言，使用數(shù)字技術(shù)的傳統(tǒng)方法無法與之媲美。因此，在對源進(jìn)行收集和分類之后，非常重要的一步是將它們轉(zhuǎn)換為數(shù)字源，完成體系的最終搭建。在這一過程中，應(yīng)特別注意檔案信息的準(zhǔn)確性，科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)化的公司檔案管理系統(tǒng)可以促進(jìn)公司檔案管理與更加標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)的系統(tǒng)的鏈接和過程，從而提高管理效能。具體來說，有必要根據(jù)公司的實際檔案管理制定具體的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化流程。

3.2 強化檔案管理者綜合能力

提高檔案管理效能應(yīng)與專業(yè)、高質(zhì)量的檔案管理器相匹配。公司需要有專門的人員來擔(dān)任檔案管理專業(yè)。需要兼職工作的經(jīng)理需要檢查基本要求，組織系統(tǒng)的培訓(xùn)，并提高他們在檔案管理中的專業(yè)技能。檔案管理政策，保密性和專業(yè)要求應(yīng)集中于檔案管理責(zé)任、職位意識和培養(yǎng)政治素養(yǎng)。[9]具體來說，我們將著重對新員工進(jìn)行信息技術(shù)教育和培訓(xùn)，并確保新員工提高他們在檔案管理方面的專業(yè)知識，提高他們的管理水平，并進(jìn)一步實施一個完善的檔案管理系統(tǒng)。企業(yè)要注意對工作場所員工進(jìn)行檔案管理的持續(xù)教育和培訓(xùn)。進(jìn)行培訓(xùn)以增強員工檔案管理的概念，管理方法以及吸收和改善管理經(jīng)驗。通過講座、外部學(xué)習(xí)、聘請專業(yè)人員和參考經(jīng)驗，可以提高繼續(xù)教育的熱情和在職員工的參與度。將創(chuàng)新精神的培養(yǎng)融入企業(yè)文化體系中，以提高員工素質(zhì)、創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境，提高檔案管理人員的自主創(chuàng)新管理意識，并不斷引進(jìn)新方法。充分展示檔案管理和檔案管理的熱情和創(chuàng)造力，并增加崗位的責(zé)任感。具有較高的政治素養(yǎng)，積極主動的工作，較強的責(zé)任心，管理能力以及重大的獎勵，榜樣示范和鼓勵形式，以鼓勵使用激勵管理技術(shù)提高對獨立學(xué)習(xí)的熱情，從而表現(xiàn)出較高的技能。在新時代，建立檔案培訓(xùn)制度。為企業(yè)檔案人員提供全面的企業(yè)能力培訓(xùn)。從形態(tài)上講，歸檔工作應(yīng)采用區(qū)分新老員工的培訓(xùn)方法。關(guān)于培訓(xùn)方法，可以出去學(xué)習(xí)并邀請專家講課。懲罰不負(fù)責(zé)任的行為，并建立健全獎懲約束機制。

3.3 保證檔案管理環(huán)境設(shè)施規(guī)范和達(dá)標(biāo)

提高檔案管理效能應(yīng)與專業(yè)的高質(zhì)量檔案管理設(shè)施相匹配。檔案的管理政策，保密性和專業(yè)要求應(yīng)集中于歸檔管理職責(zé)，職位意識和培養(yǎng)政治素養(yǎng)。[10]具體來說，應(yīng)專注于對新員工的信息技術(shù)教育和培訓(xùn)，確保新員工提高他們的文檔管理專業(yè)知識，提高他們的管理水平，并進(jìn)一步實施完整的文檔管理系統(tǒng)。應(yīng)注意對工作場所員工進(jìn)行的檔案管理方面的持續(xù)教育和培訓(xùn)。隨著國家和社會對企業(yè)檔案管理安全性的更多關(guān)注，企業(yè)檔案的安全性也有所提高。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，在企業(yè)檔案的保護(hù)和遺產(chǎn)保護(hù)中使用數(shù)字技術(shù)是一個重要的研究課題。信息化模式是人類賦予的一種特殊的文化形式。從檔案概念突出發(fā)展到新時代，檔案都是原始的和真實的記錄器。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案大多是紙質(zhì)檔案，但是就技術(shù)創(chuàng)新和文化創(chuàng)新而言，傳統(tǒng)的存檔，組織和保存檔案的方法已不能滿足新時代企業(yè)檔案的安全要求。在大數(shù)據(jù)時代，信息和數(shù)字技術(shù)會隨著時間的流逝而發(fā)生變化。利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新來保存和開發(fā)企業(yè)檔案是一個不可忽視的問題。專業(yè)招聘和參考經(jīng)驗，提高對繼續(xù)教育和在職員工參與的熱情。將創(chuàng)新精神的發(fā)展融入企業(yè)文化體系，培養(yǎng)檔案管理方面的熱情和創(chuàng)造力，以增強職位的責(zé)任感。較高的政治素養(yǎng)，積極的工作，較強的責(zé)任心，管理技能和激勵形式，以鼓勵使用關(guān)鍵的獎勵，榜樣和激勵管理技術(shù)，以提高對獨立學(xué)習(xí)的熱情。明確公司檔案管理器的職責(zé)，并根據(jù)公司檔案管理器的數(shù)量和大小分配固定數(shù)量的檔案管理器。建立檔案培訓(xùn)制度。在內(nèi)容和格式方面，對公司檔案管理員進(jìn)行很好的培訓(xùn)。并為企業(yè)存檔人員提供全面的企業(yè)能力培訓(xùn)，在形式上，備案工作需要采用一種培訓(xùn)方法，引導(dǎo)檔案工作者集中精力進(jìn)行創(chuàng)新和大膽創(chuàng)新。

3.4 提高檔案管理的信息化水平

信息化水平是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵標(biāo)志之一。使用最新的信息系統(tǒng)促進(jìn)數(shù)據(jù)管理是提高數(shù)據(jù)管理質(zhì)量以及信息時代不斷變化的數(shù)據(jù)管理性質(zhì)的重要途徑。通過信息化手段充分采取電子帳戶、網(wǎng)絡(luò)和自動APP系統(tǒng)，在線信息系統(tǒng)和其他信息系統(tǒng)來改善知識管理以及文檔管理，設(shè)計和情報方面的經(jīng)驗，因此需要對其進(jìn)行更新和改進(jìn)，以使其有效。加強智能控制室的設(shè)計，提高人工智能的使用技術(shù)，改善信息管理環(huán)境。例如，現(xiàn)有的掃描技術(shù)，計算機數(shù)據(jù)處理技術(shù)，存儲技術(shù)等。用于智能檔案管理，它可以調(diào)整公司數(shù)據(jù)的大小和結(jié)構(gòu)，以提高智能數(shù)據(jù)使用效率。企業(yè)管理者需要有勇氣去研究如何處理文檔，以及完善和改進(jìn)現(xiàn)有的文檔管理技術(shù)。二級建筑軟件是確保存儲空間的過程。根據(jù)員工的需求，將保持?jǐn)?shù)據(jù)存儲，包括使用內(nèi)部LAN進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，學(xué)習(xí)和培訓(xùn)以及數(shù)據(jù)交換服務(wù)，以及對所使用服務(wù)的存儲，搜索和保留。可以無縫地建立數(shù)據(jù)訪問和可訪問性，以為公司提供更快的數(shù)據(jù)收集服務(wù)。支持公司數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，取代電子卡制作，并更好地保護(hù)數(shù)據(jù)中心。維護(hù)組織的數(shù)據(jù)庫，在企業(yè)開發(fā)過程中組織和整合資源，集成信息系統(tǒng)和公司價值主張的關(guān)鍵領(lǐng)域，并開發(fā)數(shù)據(jù)類型。加強數(shù)字產(chǎn)業(yè)部門以擴展所有信息來源。同時，會隨著時間的推移更新數(shù)據(jù)安全工具，改進(jìn)和改進(jìn)數(shù)據(jù)收集技術(shù)，提高通信，存儲和使用數(shù)據(jù)源的安全性，并防止企業(yè)信息數(shù)據(jù)泄漏。

信息化檔案設(shè)備的建設(shè)，應(yīng)保持與企業(yè)發(fā)展同步，將企業(yè)管理與檔案信息化管理充分融合。在優(yōu)化檔案系統(tǒng)的過程中，公司的檔案管理將發(fā)生變化，檔案管理技術(shù)和效率將不斷提高。信息技術(shù)飛速發(fā)展，多學(xué)科融合程度不斷提高，在信息化的浪潮中，對企業(yè)的融合性和全面性要求越來越高。特別是在一些大型企業(yè)的設(shè)計中，有著更為復(fù)雜的對立統(tǒng)一關(guān)系。許多企業(yè)和外國的經(jīng)濟關(guān)系息息相關(guān)，如：利用外資和引進(jìn)技術(shù)，因此，企業(yè)設(shè)計計劃的優(yōu)化有利于提高企業(yè)的成功率，尤其是在企業(yè)發(fā)展過程中，會使得該企業(yè)產(chǎn)生一系列的經(jīng)濟效益、社會效益和環(huán)境效益。對于企業(yè)而言，要根據(jù)每個部門，設(shè)計單個的目標(biāo)來進(jìn)行開發(fā)，掌握單個設(shè)計單位的詳細(xì)信息、當(dāng)下國內(nèi)外的經(jīng)濟發(fā)展情況和當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的要求，這點說明充足的人力資源和時間資源是必不可少的。因此，從思想上講，它在改變公司整體利益的基礎(chǔ)上，徹底改變了傳統(tǒng)資產(chǎn)管理的舊觀念，并嘗試建立一套適應(yīng)時代發(fā)展的信息化檔案管理體系，科學(xué)有效地提高公司檔案管理效能。因此，有必要改革現(xiàn)行的管理體制，從理論上改變傳統(tǒng)檔案管理的舊觀念，運用信息化手段從根本上提供企業(yè)檔案管理效能。

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