大數據時代對檔案現代化的影響和要求

郭小磊

【摘? 要】隨著當前科學技術和社會經濟的日益發展，信息技術手段逐漸豐富起來。與此同時，大數據技術得到了長足的進步和發展。在當前大數據時代背景之下，檔案管理工作產生了相應的變化，同時面臨著較大的挑戰和發展機遇。在當前的檔案管理過程中，大數據對于檔案管理產生了重大的影響，只有對其進行改革和調整，才能夠使檔案管理工作更加高效合理。論文主要對大數據時代檔案管理模式的變化展開研究，以供相關專業人士進行參考和借鑒。

【Abstract】With the development of current science and technology and social economy， the means of information technology are gradually enriched. At the same time， big data technology has made great progress and development. In the current era of big data background， archives management has produced corresponding changes， at the same time facing greater challenges and opportunities for development. In the current process of archives management， big data has had a significant impact on archives management. Only by reforming and adjusting it can we make archives management more efficient and reasonable. This paper mainly studies the changes of archives management mode in the era of big data for the reference of relevant professionals.

【關鍵詞】大數據時代;檔案;管理模式;影響;要求

【Keywords】big data era; archives; management mode; impact; requirements

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）05-0028-02

1 引言

在網絡技術和計算機技術水平不斷提升的基礎上，迎來了大數據時代。在各個領域的發展中，大數據發揮了重要的作用。對于檔案管理工作的影響也不可忽視，在新時期的檔案管理工作，應打破傳統管理思想和管理模式的束縛影響，結合大數據時代的發展要求，對檔案工作進行創新與升級，將更多先進技術融入檔案管理工作中，增強檔案管理的實效性。

2 大數據時代下的檔案管理方式

2.1 轉變對檔案管理的認識

在大數據時代下，目前的檔案管理與傳統的檔案管理存在較大的差距，現在的檔案管理更多的是追求檔案資料的隱藏價值以及檔案查閱的便捷性。針對現在這種時代背景下的要求，相關檔案管理者一定要從自身作出改變，認識到檔案管理方式變革的重要性。除了重視檔案的數據資料，更應重視檔案的內在價值，即檔案管理者應深入挖掘檔案的特殊價值。在此基礎上，相關檔案工作者要積極轉變對檔案管理的認識，從檔案的收集到綜合利用，要有服務意識，轉變管理認識，積極尋找檔案所隱藏的價值，這樣就更有利于用戶對過去的深刻剖析，并根據資料信息明確未來的方向，可以說檔案資料具有指明燈的意義。

2.2 實現檔案管理由實體向數字化的轉變

萬物互聯的時代下，各式各樣的信息呈幾何倍數式的涌現，所以傳統的小數據的檔案管理已經不能滿足當前用戶的文件需求，用戶需要的是檔案背后所隱藏的資源信息，利用目前的資料信息，選擇參考文獻，這種簡單的資料提供已經無法滿足人們的需要，數據背后的信息也必須提供給用戶。眾所周知，數字化的檔案管理需要用到數字技術，但是現今各種數字技術魚龍混雜，一定要做好個性化的分析，選擇最合適的數字技術，這時有必要應用大數據技術，通過對用戶的需求進行多維度的探究，這樣才能為用戶提供更好的服務體驗。

2.3 建立檔案信息管理平臺

建立信息管理平臺，為內部員工提供服務網站，令其不受時間和空間的限制，只需要賬號和密碼，就能進入信息平臺，閱讀交通運輸的最新資料等。加強平臺功能的建設，如在網站中實現信息的快速檢索，使用者查詢檔案時，只需要輸入關鍵詞，就能找出相應檔案。另外，還可加入實時資訊的窗口，由專業人員在網站中進行問題的解答等，為需要幫助的用戶提供服務，助其順利完成檔案的查詢和下載等。檔案信息管理平臺的建設中，在資金充足的情況下，聘請專業的設計師，建設屬于交通運輸部門特有的信息管理平臺，使用優質的軟件和硬件，為長期使用和管理提供支撐，促進運輸部門檔案管理的信息化建設。

3 大數據背景下檔案管理工作面臨的問題

3.1 信息管理使用軟件不一致

當前，我國檔案的信息管理水平相對較快，原因是檔案信息記錄過程中使用的信息輸入軟件不一致，輸入格式不合理。在處理相關數據時，防止數據合并很容易，并且管理出站文件信息可能會有些混亂。與其他發達國家相比，我國的信息技術發展相對緩慢。由于缺乏用于處理文件管理信息的統一標準系統，因此在文件管理過程中可能會出現諸如數據和信息不兼容的問題。由于傳輸和使用過程中的各種故障，檔案中的信息管理未達到預期的結果。

3.2 檔案管理缺乏專業相關技術人才

許多檔案管理仍然使用傳統的管理方法，但是文件管理器管理的概念與“專注于管理和降低利用率”背道而馳。這個概念仍然存在。云數據時代的文件信息管理知識對計算機和其他信息技術不是很熟悉。文件管理器提高了文件管理器的整體質量，包括引入專業的云數據處理信息技術人員，增強了對管理員的技術培訓以及更有效的計算機化文件管理。迫切需要改進和全面實現檔案信息管理的預期效果。

3.3 檔案數據的安全防護性能不足

在大數據時代，社會發展的步伐相對較快，數據規模和文件管理類型正變得越來越多樣化，其中包括許多有價值的信息資源。隨著大數據時代的到來，文件管理已成為一種網絡信息模型。檔案管理中的網絡信息安全問題帶來了挑戰，而網絡安全問題則對檔案管理構成了重大威脅。一個安全問題泄露了存檔信息。文件管理安全性，如損壞或丟失，一方面是技術問題，另一方面是法律問題。文件管理中有許多機密文件，不能隨意披露。在大數據時代，存在許多隱藏的安全風險，這些風險對管理敏感文件構成了重大挑戰，如網絡漏洞、病毒和黑客攻擊。

4 大數據時代對檔案現代化的影響

4.1 檔案管理理論體系的變化

隨著當前社會的日益發展，大數據時代到來，與此同時，檔案數據量得到了激增，社會對于檔案管理工作質量也提出了更高的要求。在當前的時代背景之下產生了很多軟件服務平臺，在當前的軟件服務平臺之中，為提高檔案管理工作水平和工作質量，需要采取有效的措施進一步地轉變管理理念。在當前信息化時代背景之下，紙質檔案管理工作已經不符合時代的發展要求。為實現檔案管理進一步的發展和完善，需要加強大數據技術的運用，挖掘其中有價值的信息。

4.2 檔案數據資源體系的變化

在目前檔案管理部門當中，需要高度重視檔案數據資源管理，這對于實現檔案部門發展和完善具有重大的價值和意義。檔案部門最大的特點就是需要具備豐富的館藏資源。一般來講，館藏資源越多的情況之下，部門的價值則越大。對于檔案部門來講，具備了豐富的館藏資源有利于促使檔案社會價值得到提高，但是，依然存在著一部分的檔案部門沒有在大數據時代背景之下把握機遇，對于大數據技術的重要價值沒有引起高度的重視，這樣就造成了檔案管理工作難以產生質的飛躍。

4.3 檔案利用服務體系的變化

檔案主要就是記錄真實存在的歷史，具有一定的保存以及歷史價值。其中，保存檔案主要目的就是維護企業和人民的利益。隨著大數據時代的到來，在開展檔案管理工作的過程當中，更加需要尊重客戶個性需求，要給群眾提供人性化的服務，提升檔案資源的利用效率以及效果。目前在開展檔案管理過程當中，檔案利用服務體系變化比較大，其中，服務方式和服務內容都產生了相應的變化。然而，依然存在著一部分的檔案管理人員在管理檔案的過程當中采取固定僵化的模式，在這樣的情況下，難以提高管控效果以及管理效率。

4.4 檔案安全保障的變化

對于目前的檔案管理工作來講，安全高于一切，在檔案管理工作的過程之中，相關人員應當要切實地保障穩定性和安全性，從而提升檔案資料的利用效率和效果。其中，在大數據時代背景之下，對檔案管理也提出了更多的挑戰。一般來講，傳統的檔案都是以紙質檔案為主，要切實做好相應的工作，才能夠保障檔案完整性、安全性。隨著如今信息技術的日益發展，檔案的形態日益多樣化，同時檔案類型也大幅度增加，在這樣的時代背景之下，對檔案保管人員提出了更高的要求，要切實地保障硬盤防震、光盤防磨損，同時還需要建立應急管理模式，只有這樣，才能促使檔案得到妥善管理。另外，在大數據時代背景之下，要制定科學合理的應急方案，避免由于意外性事件而導致重大損失。除此之外，在目前的檔案管理過程當中，還應當轉變傳統手工檔案管理模式，要使用云計算技術同時要加強數據備份工作，要有效地避免網絡病毒以及網絡木馬的侵害，排除各方面的威脅因素，從而切實保障數據的安全性、準確性和完整性，進而提高檔案管理水平和管理效果。

5 結語

綜上所述，在目前，檔案管理工作具有重要的價值和意義。如今，檔案管理工作模式已然發生了較大的變化，其中，主要體現在檔案安全保障的變化、檔案利用服務體系的變化、檔案數據資源體系的變化以及檔案管理理論體系的變化等。工作人員只有將檔案管理工作模式結合時代以及相關需要進行有效的調整和優化，才能夠適應時代發展潮流和要求。為提高檔案管理水平和管理質量，需要根據大數據時代的特點以及要求實現相應的改革和完善，這樣才能夠讓檔案管理工作和時代實現良好掛鉤。

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