淺析綜合行政管理工作的特點及方法

劉佳雯 張 聰 中國運載火箭技術(shù)研究院

前言

部門綜合行政管理處室主要負責管理制度、細則、流程的制定及組織落實；對重要事項的執(zhí)行和落實情況進行督查督辦；綜合協(xié)調(diào)部門領(lǐng)導的日常工作安排；重大活動、重要會議、例行會議的策劃、組織、文秘、宣傳等工作；負責本部門員工的考勤和績效考核；負責各部門之間有關(guān)工作的綜合協(xié)調(diào)與管理，是部內(nèi)各處室信息傳遞的紐帶，也是聯(lián)絡(luò)其它部門的窗口，是部門的信息中心，處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要位置。

本文主要針對綜合行政管理工作的崗位職責、工作思路及內(nèi)容進行分析，研究總結(jié)該項工作的特點及方法。

一、工作思路

(一)嚴格落實工作要求，抓實到底

嚴格落實上級領(lǐng)導工作要求，一方面需找準推進工作落實的發(fā)力點，勇于創(chuàng)新，在繼承傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上合理改進，根據(jù)不同的工作任務(wù)，采取相應(yīng)的工作方法、措施去分析、策劃和解決問題，切實提高抓落實的素質(zhì)和能力，另一方面做到工作機制明確、責任清楚、過程監(jiān)控、持續(xù)跟進、閉環(huán)管理，將綜合管理工作一抓到底，扎實有序推進，確保成效。

(二)全面策劃，加強工作主動性和系統(tǒng)性

綜合工作相對繁雜，輸入條件較多，事項關(guān)聯(lián)性強，系統(tǒng)策劃有助于工作的組織協(xié)調(diào)和全面推進，是工作順利實施的前提條件。圍繞重點難點問題，根據(jù)工作實際，進行全面的策劃，強化參謀和助手作用，加強工作主動性的同時，進一步明確工作目標和要素，細化條目，分解計劃，制定方案，進行工作推演，增強工作的預見性和系統(tǒng)性，滿足工作需要。

(三)助力主業(yè)、服務(wù)主業(yè)，積極擔當作為

建立部門重大事項報告制度和周工作例會制度，信息管理機制，制定員工請銷假和績效考核細則，為部門各項工作順利開展建立基本規(guī)范。工作中，對上級做到工作條目和對應(yīng)的重點匯報清楚，對各處室做到提醒和檢查到位，反饋及時到位，做到目標同向，行動同步，積極努力營造協(xié)同高效的工作氛圍，全面服務(wù)主業(yè)，為保障部門各項工作指標和發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

二、綜合行政管理崗位主要職責分析

行政管理崗位具體負責部門業(yè)務(wù)流程制定與優(yōu)化的組織實施工作；負責部門規(guī)章制度制修訂的組織實施工作；負責黨總支的組織建設(shè)、思想建設(shè)及黨務(wù)工作；組織協(xié)調(diào)部門重大事項和重要活動，掌握部內(nèi)各處室日程工作安排及時做好上傳下達工作；根據(jù)部門考核細則，負責員工的績效考核；負責部門全體人員的職稱申報材料匯總；組織召開部門例會及待辦事項督辦，負責完成部門會議的呈報，提前協(xié)調(diào)各部門之間臨時性會議參會人員，為會議順利召開提供保障服務(wù)，做好部門會議記錄整理；負責部門辦公通訊費、辦公用品費、圖書資料費等日常綜合經(jīng)費申報和報銷，為各項工作順利開展提供后勤保障；負責部門固定資產(chǎn)使用費用申報、完成固定資產(chǎn)登記入賬及管理維護；負責部門宣傳及信息管理工作；負責部門工會工作、團建工作；通過崗位說明書，進一步細分和明確工作職責。

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部門建設(shè)具體負責部門宣傳及信息管理工作；具體負責部門工會工作、團建工作；……具體負責部門規(guī)章制度制修訂的組織實施工作；負責部內(nèi)“通知公告”、“黨建信息”等信息的發(fā)布；根據(jù)部門考核細則，具體負責員工的績效考核；具體負責部門全體人員的職稱申報材料匯總；具體負責部門辦公通訊費、辦公用品費、圖書資料費等日常綜合經(jīng)費申報和報銷，為各項工作順利開展提供后勤保障；掌握部內(nèi)綜合性信息，及時協(xié)調(diào)解決有關(guān)問題，完成領(lǐng)導交辦各項日常性事務(wù)工作。……

三、綜合行政管理崗位特點分析

綜合行政管理工作擔負著上情下達、下情上報、溝通內(nèi)外的職責，面對繁重的工作，要分輕重緩急、做到忙而不亂、有條不紊，要充分領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，明確工作方向，并將有關(guān)部門，或部內(nèi)處室的觀點匯報清楚，要把“參與業(yè)務(wù)”、“做好服務(wù)”的職能統(tǒng)籌兼顧，合理安排。工作協(xié)調(diào)上，做到簡明扼要，準確、有效的傳遞信息，清晰明確地表達自己的工作意見和建議，謙虛真誠，對外做到讓領(lǐng)導放心和省心，對內(nèi)做到讓同事舒心。同時，要帶頭踐行部門文化，有大局意識、有擔當，注重員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，讓大家對未來充滿信心，有歸屬感，團結(jié)協(xié)作，攜手共進，積極為部門和企業(yè)發(fā)展獻計獻策，切實履行好本崗位職責。

四、工作方法分析

(一)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善工作機制，加強制度建設(shè)

根據(jù)部門職能，結(jié)合工作實際，編制業(yè)務(wù)流程文件，進一步規(guī)范管理。例如通過“部門會議組織管理要求”，進一步加強和規(guī)范部門會議管理，提出各類會議組織流程，嚴肅會議紀律、有效提高會議組織效率；“部門請示匯報管理要求”重點強調(diào)按職責分工，逐級負責；“部門工作協(xié)調(diào)管理要求”，細化部門工作協(xié)調(diào)管理流程，強化內(nèi)部協(xié)調(diào)配合，建立快速溝通機制，進一步提高工作效率。組織實施方面，完善部門信息通報機制，確保及時掌握、更新內(nèi)外重要會議和活動信息；定期組織座談、員工測評等活動，宣貫部門文化理念和整體工作思路的同時，了解員工的需求和想法，持續(xù)更新、改進流程和機制，滿足工作要求。

(二)堅持問題導向，明確工作目標，提高工作效率

一是抓好領(lǐng)導交辦和批辦的事項；二是就有關(guān)事項，結(jié)合項目特點和周期，對工作內(nèi)容進行分解，明確目標和分工。通過書面、口頭等多種形式加大督辦工作力度，持續(xù)跟進事項執(zhí)行進度情況，堅持問題導向，圍繞階段或最終目標，定期組織向領(lǐng)導反饋，確保落實，達到工作預期。高效工作，一人可對接工作，不耗費兩人精力；一處室可牽頭落實，不牽扯多處室陪同；多處室協(xié)同工作，明確工作界面。

(三)提升信息處理能力，為領(lǐng)導決策提供參考，為處室開展工作提供輸入條件

在向領(lǐng)導匯報、與其它部門和部內(nèi)處室溝通中，信息處理能力尤為重要，全面掌握事項背景、工作計劃、節(jié)點要求是基本前提條件，溝通到位、協(xié)調(diào)到位、跟蹤到位，不斷加強信息獲取和運用能力，確保所提供的信息是有價值的，及時的、清晰的，一方面做到為領(lǐng)導提供高質(zhì)量的信息，另一方面為部門各處室開展工作提供可用的輸入條件，充分發(fā)揮綜合行政管理中“信息中心”的重要職責，履職盡責。全面服務(wù)和助力業(yè)務(wù)發(fā)展。

五、結(jié)語

綜合行政管理工作對部門、甚至企業(yè)的影響越來越大，基礎(chǔ)堅實、有序的行政管理能夠保證部門平穩(wěn)發(fā)展。本文重點圍繞綜合行政管理工作的崗位職責、工作思路、工作內(nèi)容三個方面進行剖析，提煉總結(jié)了綜合行政管理工作的特點，研究了實施路徑，并有針對性地提出了夯實工作和提高效率的方法，保障部門健康發(fā)展。■