基于信息時代下如何做好圖書檔案管理研究

李小娟

摘 要：隨著計算機網絡的普及與信息技術的進步，對圖書館檔案管理工作提出了各種新的挑戰。本文從圖書館基礎設施、人員素質、管理理念等方面對于圖書館檔案資料管理現狀、存在的問題進行了深入調查和研究，探討了圖書館信息化建設的思路和具體措施。

關鍵詞：檔案管理；基礎設施；信息化；管理理念

當前社會，隨著信息技術的飛速發展，人們對于信息的需求不斷提高。圖書館是人們獲得資料檔案的重要途徑，但很多圖書館檔案管理的信息化進程緩慢，管理觀念落后，無法滿足人們對于信息的需求。

一、當前圖書館檔案管理存在的問題

1、圖書檔案管理基礎設施建設落后

部分圖書館設備老舊且更新緩慢，不僅難以達到信息化管理要求，甚至保證紙質材料完好無損也比較困難，材料整理工作難以推進，資料散失、損壞較多。隨著檔案數量的不斷增加，設備落后、環境惡劣給管理工作帶來更多的威脅和壓力。

2、管理人員素質與工作要求不匹配

大多數單位對圖書檔案管理工作的重要性認識不足，導致對于圖書管理工作投入欠缺，其中重要的一方面就是人力投入不足。導致圖書檔案管理人員普遍素質較低，專業技能缺乏，由此導致整個圖書管理水平難以提高。

3、圖書館檔案管理觀念相對滯后

在很長一段時間以來，相當比例的圖書館工作人員對于檔案管理工作的認識存在誤區，大部分人把圖書檔案管理理解為一種簡單地抄寫、記錄的工作。事實并不如此，圖書檔案管理工作者通過管理模式的改進，提高檔案查詢使用的效率，可以幫助單位提高工作效率，從而間接創造效益。尤其是信息化的今天，有效信息的價值不斷凸顯。

4、圖書檔案管理方法滯后，服務能力低

在當前圖書館檔案管理中，計算機的普及率已經較高，但普遍針對近期出版的圖書、文獻以及資料。讀者使用權限也僅限于在線閱讀，通常不能下載。另外，電子化的資料占整個圖書館全部資料的比例偏小，管理范圍有待擴大。

大部分圖書館網站僅提供信息檢索咨詢服務，檢索到的信息僅限于書籍著者、題名、索書號、摘要等，不能幫助讀者獲得有效信息。如果讀者希望進一步獲得相應資料，必須到圖書館查閱紙質材料。

二、圖書館檔案數字化管理分析

圖書館檔案管理信息化、規范化，可以提高讀者對于館藏資料的利用效率。從而提高圖書館的服務能力、擴大服務范圍、提供個性化服務。

1、圖書館檔案資料信息化管理的主要方面

圖書館檔案信息管理工作的信息化改進，是現代圖書館管理模式的重要組成。在圖書館檔案管理信息化過程中，檔案資料將通過計算機網絡進行分析和處理，其存儲網絡與外部互聯網相互獨立。存儲在獨立網絡中的檔案資料，通過一體化的網絡辦公設備及軟件，實現數據的管理，從而實現電子文檔的管理。

2、圖書館檔案管理信息化的意義

實現圖書館檔案資料管理信息化，將有效解決傳統管理方式中存在的儲存空間問題，減少以往大量材料堆積造成的搬運、整理、查找的困難。檔案資料管理使用效率得到提高，圖書館經濟效益也將提高。檔案管理工作中，通過對計算機網絡信息資源的利用，實現信息的共享特性，信息的價值得到最大程度的發揮，滿足讀者對于信息資源的需要。

三、圖書館檔案信息化建設思路

1、提高圖書館基礎設施信息化水平

進行圖書館基礎設施的信息化、現代化改進，是圖書館檔案資料管理信息化的基礎。這里的基礎設施主要是指計算機、網絡等設施，其中包括：計算機、掃描儀、服務器、系統管理軟件等。另外，為了更好地完成檔案資料信息化管理，提高硬件設施利用效率，圖書館信息化管理系統還應具備先進的網絡架構和系統平臺?；A設施是實現圖書館信息化管理的基礎，先進、穩定的基礎設施，是管理效率提升的保證。

2、培養適應圖書館信息化管理的先進人才

圖書館檔案資料信息化管理要求管理員具備較高的專業技能，以及先進的管理觀念。因此，圖書館必須培養高素質管理人才，以滿足信息化管理要求。如果管理人員不能及時提高自身素質，基礎設施將無法發揮應有的作用。信息化管理要求管理員具備的能力包括知識系統的分析以及設計，網絡優化設計與管理，以及數據管理等。這不僅可以提高設備利用率，也可以實現信息的最大化共享?，F代化的檔案管理人才不僅要具備基礎設施的使用能力，還要具備先進的管理思想，避免管理工作中的誤區，因此相關人員應定期不斷學習。

3、加大檔案信息整合力度

要想發揮現代化信息管理設備的優勢，實現信息共享的最大化，信息資源建設是基礎。檔案資料不應僅限于社會發展過程中的重大事件，而是應該包含社會生活的各個方面具有代表性、有價值的資料。有效地配置檔案資源，可以實現社會資源的優化，從而真正意義上實現資源共享。

4、做好檔案資料保密工作

檔案資料保密工作十分重要，在圖書館實現信息化管理之后，該問題將面臨更多挑戰與威脅，追求高效的管理模式的同時，要更加重視保密工作的完善。因此，圖書館管應制定嚴格的保密措施，對于不同保密級別的文件，設置不同程度的開放范圍。信息化管理帶來更開放性的同時，與安全性之間的矛盾也更加突出，網絡安全問題必須得到重視。做好網絡安全，除技術手段之外，嚴格的制度保障也十分重要。

結語：進行檔案管理信息化建設，需要從設施、人才、資源三個方面入手，任何一個方面的短板都有可能導致信息化的失敗。這要求圖書館管理者不斷學習最新的檔案資料管理理念和思想，用先進的方法論指導圖書館檔案資料管理工作。

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