檔案數(shù)字化發(fā)展對(duì)高職院校檔案管理工作的影響

褚志遠(yuǎn) 王星輝

◆摘? 要：高職院校的發(fā)展歷史、學(xué)生檔案記錄和高職院校未來的發(fā)展規(guī)劃都記錄在高職院校檔案當(dāng)中，所以，開展數(shù)字化的檔案管理工作可以更加準(zhǔn)確的記錄學(xué)校的變遷歷程，加快高職院校的專業(yè)化發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)當(dāng)中的普遍應(yīng)用，信息數(shù)字化技術(shù)也開始運(yùn)用到高職院校檔案管理當(dāng)中，使高職院校檔案管理的難度有所降低，提高工作人員管理學(xué)校檔案的效率，可以更快的檢索、查閱檔案資料，加快檔案管理工作向著數(shù)字化方向發(fā)展。

◆關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;高職院校;檔案管理;影響

科技的不斷發(fā)展使我國(guó)進(jìn)入了信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。所以，為了能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展腳步，建立數(shù)字化的高職院校檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為檔案管理工作人員需要解決的問題。高職院校的檔案是作為高職院校健康管理及未來發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)，因此，高職院校檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化對(duì)于開展檔案管理工作而言有著重要的意義。

一、高職院校檔案信息數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1.高職院校的檔案管理部門缺乏合作意識(shí)

目前，傳統(tǒng)的檔案管理方式依舊是高職院校檔案管理的主要方式，缺乏與其他院校合作共享的意識(shí)，使高職院校各院系之間的信息交流受到阻礙。而且工作人員在管理學(xué)校檔案時(shí)，運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致對(duì)新興的數(shù)字化管理方式產(chǎn)生抵觸心理，不利于信息數(shù)字化的檔案管理機(jī)制的建立。

2.高職院校檔案數(shù)字化工作制度不完善

目前我國(guó)部分高職院校在建立數(shù)字化檔案管理體系的過程中，沒有制定統(tǒng)一完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，各部門之間沒有進(jìn)行充分的交流和溝通，導(dǎo)致高職院校各部門在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，都需要制定單獨(dú)的管理制度，造成高職院校同類檔案管理制度重復(fù)的現(xiàn)象，不能有效推動(dòng)數(shù)字化管理體系的建設(shè)。

二、數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用對(duì)高職院校開展檔案管理工作的影響

在我國(guó)科技水平不斷發(fā)展的背景下，信息數(shù)字化技術(shù)開始在各行業(yè)中得到廣泛地運(yùn)用，推動(dòng)了我國(guó)各行業(yè)信息化的發(fā)展進(jìn)程。在高職院校的檔案管理工作中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，可以有效的降低工作人員的管理難度，提高檔案管理效率，對(duì)有效的開展檔案管理工作存在著重要的影響，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.數(shù)字化檔案管理體制的建立符合時(shí)代發(fā)展的要求

隨著當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高職院校檔案管理工作人員應(yīng)該不斷提高自身的專業(yè)水準(zhǔn)，來迎合當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展要求。將信息數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到高職院校檔案管理工作當(dāng)中，在使檔案管理的工作難度有所降低的同時(shí)，還可以使管理檔案的效率得到提高，實(shí)現(xiàn)了工作人員對(duì)高職院校海量信息的有效管理，對(duì)高職院校的學(xué)生信息進(jìn)行準(zhǔn)確的掌握。因此，將信息數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到高職院校檔案管理工作當(dāng)中，是符合當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需求。

2.提高高職院校檔案管理工作水平

通過建立數(shù)字化的管理體系，可以使收集保存的資料得到充分的利用，避免資源浪費(fèi)，提高檔案管理的工作效率。對(duì)高職院校檔案的管理，最重要的是對(duì)信息進(jìn)行保存和應(yīng)用，但是傳統(tǒng)的檔案管理工作將檔案管理重心放到檔案的收集和保存方面，而忽略了對(duì)檔案的有效利用，導(dǎo)致了檔案信息的作用不能充分的利用起來，造成了資源的浪費(fèi)。再加上由于以往的檔案信息都是紙質(zhì)存放，這也給檔案管理工作帶來了一定難度，而檔案數(shù)字化發(fā)展不僅有效的改善了檔案存放和應(yīng)用方面的問題，同時(shí)也使檔案的利用率得到有效的提高，實(shí)現(xiàn)了高職院校檔案資料的共享，使檔案管理工作的水平得到有效的提升。

3.推動(dòng)了高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

高職院校規(guī)模的不斷擴(kuò)大使學(xué)校的學(xué)生數(shù)量也在增加，因此這也加大了檔案管理人員的工作難度。所以高職院校應(yīng)該不斷的創(chuàng)新檔案管理制度，彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式中的不足之處。檔案管理的數(shù)字化發(fā)展能夠有效地應(yīng)對(duì)在高職院校規(guī)模不斷擴(kuò)大的情況下，需要保存的學(xué)生資料也在增多，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到高職院校檔案管理當(dāng)中，不僅能夠準(zhǔn)確的將檔案進(jìn)行分類，同時(shí)也提升了檔案分類的工作效率。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理技術(shù)還可以對(duì)高職院校的教學(xué)水平進(jìn)行評(píng)估，通過數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)，可以對(duì)學(xué)生的特點(diǎn)進(jìn)行分析，以此來達(dá)到高效的教學(xué)評(píng)估的目的。對(duì)學(xué)校學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，能夠準(zhǔn)確的掌握學(xué)生的動(dòng)態(tài)表現(xiàn)，有針對(duì)性的對(duì)學(xué)生進(jìn)行培養(yǎng)。綜上所述，發(fā)展數(shù)字化檔案管理體系不僅能夠有效推動(dòng)高職院校的創(chuàng)新發(fā)展，同時(shí)也能夠提高高職院校的辦學(xué)水準(zhǔn)。

三、加強(qiáng)高職院校數(shù)字化檔案管理的具體措施

1.制定完善的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字化管檔案管理方法在給高職院校檔案管理工作帶來新機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了一定的困難。因此，高職院校在發(fā)展數(shù)字化檔案管理的過程中，應(yīng)該制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，建立完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)高職院校檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的記錄、保存和應(yīng)用。同時(shí)，也應(yīng)該為高職院校內(nèi)的紙質(zhì)檔案建立電子檔案，建立完善的檔案資料庫，避免因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的損失而造成資料的缺失，將紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合保存，也有利于工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理和查閱。

2.培養(yǎng)工作人員數(shù)字化管理理念，提高專業(yè)水平

加快高職院校數(shù)字化檔案制度建設(shè)進(jìn)程可以使檔案管理難度減低，因此高職院校應(yīng)該定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理理念，提高相關(guān)的管理技能。高職院校可以建立相關(guān)的獎(jiǎng)懲體制，獎(jiǎng)勵(lì)完成工作及時(shí)的員工，對(duì)完成工作不及時(shí)的員工進(jìn)行懲罰。同時(shí)，高職院校可以定期組織外出考察活動(dòng)，通過考察優(yōu)秀學(xué)校的管理方式來提高本校工作人員的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)本校的檔案進(jìn)行有效的管理，使工作人員的檔案管理水平得到有效的提高。

四、結(jié)束語

總而言之，信息化檔案管理的發(fā)展是高職院校不斷發(fā)展?fàn)顟B(tài)下的必然體現(xiàn)，也是為了能夠滿足當(dāng)今社會(huì)不斷發(fā)展的需求。但是數(shù)字化檔案管理體系的建立應(yīng)該是循序漸進(jìn)的，應(yīng)該認(rèn)清每一個(gè)環(huán)節(jié)，才能夠?qū)Ω呗氃盒?shù)字化檔案管理進(jìn)行明確的規(guī)劃和建設(shè)，有效地推動(dòng)高職院校數(shù)字化檔案管理建設(shè)。

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作者簡(jiǎn)介

第一作者：褚志遠(yuǎn)，女，內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處教學(xué)督導(dǎo)辦公室主任。

第二作者：王星輝，女，內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處教學(xué)資源管理科科長(zhǎng)。