探析新《檔案法》實(shí)施背景下高校檔案工作發(fā)展方向

周曉蕓

自2021年1月1日起新修訂的《中華人民共和國檔案法》開始實(shí)施（下文簡稱新《檔案法》），它是我國檔案立法史上的一個(gè)里程碑，標(biāo)志著我國依法治檔進(jìn)入了全新的歷史時(shí)期。新《檔案法》的實(shí)施既為我國檔案資源的開發(fā)、利用和保護(hù)提供了法律依據(jù)，同時(shí)也為各級(jí)各類檔案管理部門的工作指明了發(fā)展方向。高校檔案館是重要的檔案管理機(jī)構(gòu)，新《檔案法》的實(shí)施必將對(duì)高校檔案工作的各方面產(chǎn)生重要影響，為今后的檔案工作指明方向，高校檔案館應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，依法管檔，全面推進(jìn)高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、新《檔案法》的修訂對(duì)高校檔案工作的影響

1. 縮短檔案開放利用時(shí)限

新《檔案法》第二十七條指出“縣級(jí)以上各檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿二十五年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化等類檔案，可以少于二十五年向社會(huì)開放”。這一條款明確了檔案控制年限縮短，提前向社會(huì)公眾開放，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，讓檔案利用者早日享受檔案資源。同時(shí)還提出了“國家鼓勵(lì)和支持其他檔案館向社會(huì)開放檔案”，因此高校應(yīng)加強(qiáng)檔案資源的開放和利用。

2. 強(qiáng)化檔案利用服務(wù)功能

新《檔案法》第二十八條規(guī)定“創(chuàng)新服務(wù)形式，強(qiáng)化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供便利”，依照這一條款，高校應(yīng)強(qiáng)化檔案館的服務(wù)功能，以滿足、便捷檔案利用需求為新的工作目標(biāo)。

3. 增強(qiáng)檔案宣傳教育功能

新《檔案法》第三十四條明確“國家鼓勵(lì)檔案館開發(fā)利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動(dòng)，進(jìn)行愛國主義、集體主義、中國特色社會(huì)主義教育，傳承發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，繼承革命文化，發(fā)展社會(huì)主義先進(jìn)文化，增強(qiáng)文化自信，弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀”。這對(duì)高校檔案館發(fā)揮文化教育功能作出了明確指引。

4. 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐

新《檔案法》特別增訂了檔案信息化建設(shè)章節(jié)，要求“將檔案信息化納入發(fā)展規(guī)劃中、電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力、推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)、有條件的檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案館”，這幾點(diǎn)法條推進(jìn)了高校檔案工作加快信息化發(fā)展步伐，對(duì)高校檔案館建設(shè)具有重要意義。

二、高校檔案工作的特點(diǎn)

1. 檔案類別多樣化

高校檔案館在各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)中保管的檔案類別較為豐富多樣。高校檔案分為綜合檔案和人事檔案兩部分，其中綜合檔案包括黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、會(huì)計(jì)類等，人事檔案包括教職工人事檔案類和學(xué)生（學(xué)籍）檔案類。因此高校檔案館在具體的檔案管理業(yè)務(wù)中需要針對(duì)不同的檔案類別采用不同的檔案分類整理方法，檔案類別的多樣化也決定了高校檔案工作的多樣化。

2. 服務(wù)對(duì)象社會(huì)化

隨著近年來社會(huì)機(jī)關(guān)單位對(duì)人事檔案審核及升學(xué)求職材料要求的規(guī)范化，人們對(duì)高校檔案信息的需求亦日益增長，高校檔案館的服務(wù)對(duì)象更加社會(huì)化。檔案館的服務(wù)重心由對(duì)內(nèi)服務(wù)為主向內(nèi)外服務(wù)并重轉(zhuǎn)變，檔案服務(wù)對(duì)象也由原來的對(duì)校內(nèi)各單位部門及在校師生的單一服務(wù)向?yàn)樾?nèi)部門師生、畢業(yè)校友、用人單位、公檢法部門等多樣服務(wù)轉(zhuǎn)變。提供服務(wù)的內(nèi)容包括提供到館查閱利用、開具成績單等各種學(xué)籍證明、學(xué)歷學(xué)位資格認(rèn)證、教職工人事檔案材料復(fù)印及學(xué)生個(gè)人檔案政審等，社會(huì)單位和個(gè)人到高校檔案館的利用量逐年增加，成為高校檔案館的主要服務(wù)對(duì)象。服務(wù)對(duì)象的社會(huì)化也促使高校檔案館轉(zhuǎn)變工作方式，增加線上利用服務(wù)模式，對(duì)利用率較高的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化、專題化，不斷拓展服務(wù)功能，提升社會(huì)服務(wù)效果，使高校檔案工作主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

3. 檔案職能明確化

近年來國家和各級(jí)檔案部門更加注重檔案的文化教育功能，高校本身的教育性質(zhì)和檔案豐富性的優(yōu)勢是其他檔案部門無法比擬的。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展和人們對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的提高，檔案的育人職能更加突出明確?！耙詸n育人”是高校開展檔案工作的重要職能，檔案館利用豐富的館藏資源，挖掘名人軼事和紅色檔案，開展特色檔案展覽育人，為師生樹立榜樣典型，進(jìn)行愛國主義教育，實(shí)現(xiàn)檔案育人目地。同時(shí)高校檔案館也可以為學(xué)校的思想政治教育提供素材，推動(dòng)檔案資源的深度開發(fā)，有效發(fā)揮高校檔案的育人功能。

4. 檔案管理現(xiàn)代化

高校檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是檔案管理的信息化。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案現(xiàn)代化管理表現(xiàn)在充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和人工智能技術(shù)，整合、重組、優(yōu)化檔案資源，充分運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的現(xiàn)代化管理，這是高校檔案工作日后發(fā)展的必然趨勢。加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)，建立檔案智能化管理系統(tǒng)，將大大提高查檔利用效率和服務(wù)效果，推進(jìn)高校檔案事業(yè)發(fā)展和數(shù)字化校園建設(shè)。

三、新《檔案法》實(shí)施背景下高校檔案工作發(fā)展方向

1. 健全檔案管理規(guī)章制度，建設(shè)法治型高校檔案館

積極貫徹落實(shí)國家檔案法律法規(guī)，進(jìn)一步完善高校檔案管理規(guī)章制度。以新《檔案法》為綱要，引導(dǎo)規(guī)范高校檔案工作依法依規(guī)建檔、歸檔、用檔。同時(shí)修訂制訂學(xué)?！稒n案管理辦法》《收集立卷歸檔指南》《檔案開放利用制度》《檔案鑒定銷毀制度》等規(guī)章辦法，進(jìn)一步做好高校檔案規(guī)章制度的宣傳和解讀，做到做好“依法管檔”，為建設(shè)法治型高校檔案館提供保障。

2. 推進(jìn)檔案工作數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，建設(shè)數(shù)據(jù)型高校檔案館

檔案信息化、數(shù)據(jù)化是新《檔案法》的重要章節(jié)。高校檔案館需進(jìn)一步夯實(shí)數(shù)字化成果，在傳統(tǒng)載體綜合檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化檔案館網(wǎng)站，運(yùn)營檔案館多媒體平臺(tái)，同時(shí)采用人事檔案管理信息系統(tǒng)輔助管理教職工人事檔案。積極探索電子檔案單套制和多媒體檔案的歸檔管理方法，全面推進(jìn)高校檔案工作由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)型高校檔案館的建設(shè)目標(biāo)。

3. 深入挖掘檔案文化資源，建設(shè)文化型高校檔案館

高校豐富的檔案資源之中不乏珍貴的校史資料，蘊(yùn)含著深厚的校史文化，它是大學(xué)文化中最具特色的重要組成部分，是大學(xué)文化內(nèi)涵和底蘊(yùn)的源泉，積淀了學(xué)校的辦學(xué)理念和精神價(jià)值，承載著學(xué)校的辦學(xué)初心和使命，從檔案資源中深入挖掘校史文化，開展檔案編研、校史展覽、校史文化講堂是高校檔案文化育人價(jià)值的重要表現(xiàn)。此外，高校檔案館還可推出精良的檔案文化產(chǎn)品，為打造文化型檔案館和校園文化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

4. 完善檔案開放鑒定流程，建設(shè)開放型高校檔案館

隨著高校檔案信息公開以及校內(nèi)校外對(duì)檔案信息需求的日益增長，要求高校擴(kuò)大檔案開放。檔案開放鑒定是檔案開放的前提，也是檔案開放的核心內(nèi)容。高校檔案開放有助于充分實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，深化檔案信息服務(wù)，更好的滿足廣大師生校友和社會(huì)用戶的檔案信息需求。高校檔案館如何科學(xué)、有效地開展檔案開放鑒定工作，提升檔案開放質(zhì)量，需要檔案館進(jìn)一步完善檔案開放鑒定流程，在嚴(yán)格遵守檔案開放鑒定制度前提下簡化開放步驟和審批程序。此外高校檔案館應(yīng)積極開展數(shù)字檔案信息內(nèi)容的鑒定開放工作，最大限度滿足檔案利用需求。

5. 積極創(chuàng)新利用服務(wù)方式，建設(shè)服務(wù)型高校檔案館

創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式，是檔案利用者的需求，更是高校檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。一方面，高校檔案館應(yīng)積極開展線上、線下相結(jié)合的服務(wù)方式，真正做到讓數(shù)據(jù)“多跑路”，利用者“少跑腿”，滿足師生校友求職就業(yè)、學(xué)歷認(rèn)證、升學(xué)留學(xué)、房產(chǎn)繼承等多樣化檔案利用需求;另一方面，高校檔案館應(yīng)加強(qiáng)與校內(nèi)外相關(guān)部門單位的緊密協(xié)作，加強(qiáng)檔案宣傳，增強(qiáng)檔案資源的挖掘與開發(fā)利用，開辦專題檔案展覽，亦或通過多媒體方式開展檔案服務(wù)，讓檔案服務(wù)更加便捷化、專業(yè)化。

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