文書電子檔案四性自動(dòng)檢測(cè)試探

陳世雄

（中國電建集團(tuán)福建省電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院有限公司，福建 福州 350003）

1 前言

在我國電子檔案施行中，為保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，便于電子文件歸檔以及電子檔案移交、接收和長期保存過程中的檢測(cè)，國家檔案局在2018年發(fā)布并實(shí)施了文書類電子檔案檢測(cè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。目前，中國電建集團(tuán)福建省電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院有限公司（以下簡(jiǎn)稱福建院）數(shù)字檔案館進(jìn)行的四性標(biāo)識(shí)，只是手工檢測(cè)，工作量巨大，完全沒有利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢測(cè)，不能保證檢測(cè)的完全正確，應(yīng)該按照電子檔案四性檢測(cè)國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)，盡量減少手工檢測(cè)，才能保證檢測(cè)的有效正確。因此，現(xiàn)四性檢測(cè)功能離標(biāo)準(zhǔn)要求還差很遠(yuǎn)，需逐步改進(jìn)完善。福建院數(shù)字檔案館文書檔案模塊，前端軟件是中電建辦公自動(dòng)化 OA系統(tǒng)，文書電子文件由該OA系統(tǒng)提交歸檔。福建院在數(shù)字檔案館升級(jí)建設(shè)前期，依據(jù)國家檔案局提出的文書類電子檔案檢測(cè)一般要求，以文書類電子檔案為對(duì)象，研討電子檔案四性自動(dòng)檢測(cè)規(guī)則和方法，為開發(fā)實(shí)現(xiàn)相應(yīng)功能的軟件先行試探工作。

2 文書電子檔案四性自動(dòng)檢測(cè)規(guī)則及方法

基于國家檔案局文書類電子檔案四性檢測(cè)的一般要求，列出如下附表1所示的文書電子檔案歸檔環(huán)節(jié)檢測(cè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容及方法。

表1

3 文書電子檔案實(shí)現(xiàn)四性自動(dòng)檢測(cè)功能試探

1）前端軟件元數(shù)據(jù)采集要求。福建院數(shù)字檔案館文書檔案模塊，前端軟件主要是中電建辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)。該系統(tǒng)生成的原始電子文件為doc、xls等格式，掃描或轉(zhuǎn)換后數(shù)字化文件為pdf、tif等格式。該OA系統(tǒng)提交文書電子文檔歸檔到數(shù)字檔案館時(shí)，要采集元數(shù)據(jù)信息。 元數(shù)據(jù)項(xiàng)項(xiàng)目?jī)?nèi)容如下附表2所示。2）四性自動(dòng)檢測(cè)功能采用采集的前端元數(shù)據(jù)信息，自動(dòng)執(zhí)行檢測(cè)。3）四性自動(dòng)檢測(cè)功能設(shè)置有檢測(cè)狀態(tài)、真實(shí)性、完整性、可用性、安全性5個(gè)標(biāo)志位，記錄最新的檢測(cè)結(jié)果。5個(gè)標(biāo)志位狀態(tài)值設(shè)置分為未檢測(cè)、通過、不通過三種狀態(tài)，默認(rèn)為未檢測(cè)。當(dāng)真實(shí)性、完整性、可用性、安全性四項(xiàng)檢測(cè)全部通過，檢測(cè)狀態(tài)則為通過，有一位為未通過則檢測(cè)狀態(tài)為不通過。4）四性自動(dòng)檢測(cè)時(shí)間點(diǎn)定于檔案人員確認(rèn)接收文書電子檔案從數(shù)字檔案館預(yù)歸檔庫移到正式歸檔庫時(shí)。文書電子檔案在長期保管過程中，檔案人員也可不定期進(jìn)行的四性檢測(cè)。5）系統(tǒng)每次四性檢測(cè)自動(dòng)記錄形成日志。

編號(hào) 檢測(cè)項(xiàng)目 檢測(cè)目的 檢測(cè)方法 具體規(guī)則1-3 元型數(shù)、據(jù)格項(xiàng)式數(shù)檢據(jù)測(cè)類檢測(cè)格元式數(shù)是據(jù)否項(xiàng)符數(shù)合據(jù)要類求型 、檢測(cè)對(duì)象：電子文-4 設(shè)項(xiàng)定值值域域符的合元度數(shù)檢據(jù)查檢的測(cè)數(shù)設(shè)據(jù)定是值否域符的合元值數(shù)域據(jù)要項(xiàng)求 檢測(cè)對(duì)象：電子文-5 元數(shù)據(jù)理項(xiàng)性數(shù)檢據(jù)測(cè)值合檢測(cè)元在數(shù)合據(jù)理項(xiàng)范數(shù)圍據(jù)內(nèi)值 是否檢測(cè)對(duì)象：電子文-6 元含數(shù)特?fù)?jù)殊項(xiàng)字?jǐn)?shù)符據(jù)檢包測(cè)包檢測(cè)元數(shù)據(jù)殊項(xiàng)字是符否 包含特檢測(cè)對(duì)象：電子文-7 檔號(hào)規(guī)范性檢測(cè) 歸檢檔測(cè)號(hào)歸/檔檔電號(hào)子是文否件符編合制規(guī)的范檢測(cè)對(duì)象：卷號(hào)冊(cè)檢1-8 元數(shù)據(jù)數(shù)檢據(jù)測(cè)重復(fù)性避免業(yè)務(wù)部子門文重件1-10 內(nèi)容性數(shù)一據(jù)致的性電檢子測(cè)屬保證電子子屬文性件的內(nèi)一1-11 元數(shù)容據(jù)數(shù)是據(jù)否檢關(guān)測(cè)聯(lián)內(nèi)保證電容子數(shù)文據(jù)件的元1-12 說明文件和目錄文復(fù)歸檔電檢測(cè)對(duì)象：電子文件元數(shù)據(jù)電子文件元數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行數(shù)據(jù)類型和格式檢測(cè)：年度：字符型，X位阿拉伯?dāng)?shù)文件題名：字符型文件日期：字符型，X位阿拉伯?dāng)?shù)責(zé)任者：字符型1件元數(shù)據(jù)電子文件元數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行值域范圍檢測(cè)：保管期限：永久、長期、短期密級(jí)：秘密、機(jī)密、絕密1件元數(shù)據(jù)電子文件元數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行數(shù)值是否在合理范圍的檢測(cè)：頁數(shù)：大于0 1件元數(shù)據(jù) 電子文件元數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行數(shù)據(jù)值是否包含特殊字符的檢測(cè)：1索號(hào)/檔卷冊(cè)檢索號(hào)/檔號(hào)格式進(jìn)行檢測(cè) 件元數(shù)據(jù) 對(duì)檔號(hào)、文件題名是否重復(fù)的檢測(cè)。容數(shù)據(jù)電致性檢測(cè)對(duì)象：電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)捕獲電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)的電子屬性信息（計(jì)算機(jī)文件名、文件大小、文件格式、創(chuàng)建時(shí)間等），與電子屬性信息中的記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，是否一致。數(shù)據(jù)與內(nèi)關(guān)聯(lián)檢測(cè)對(duì)象：元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù) 依據(jù)元數(shù)據(jù)中記錄的文件存儲(chǔ)路徑檢測(cè)電子文件的內(nèi)容數(shù)據(jù)是否存在。件規(guī)范性檢測(cè) 保證歸檔信息包信息組織1-13 信息包范目性錄檢結(jié)測(cè)構(gòu)規(guī) 結(jié)構(gòu)和內(nèi)容符1-14 信息包一致性檢測(cè) 保證信息包全在一歸致檔 前后完檢測(cè)對(duì)象：歸檔信合歸檔要求檢測(cè)對(duì)象：說明文件、目錄文件 檢測(cè)備考表、卷內(nèi)文件目錄是否符合。檢測(cè)對(duì)象：電子文件文件夾名稱、歸檔信息包目錄結(jié)構(gòu) 檢測(cè)文件夾結(jié)構(gòu)是否符合規(guī)范等息包采用數(shù)字摘要對(duì)比方法對(duì)歸檔信息包一致性檢測(cè)檢測(cè)。歸檔前計(jì)算歸檔信息包的數(shù)字摘要，接收時(shí)重新計(jì)算數(shù)字摘要并和歸檔前的數(shù)字摘要進(jìn)行對(duì)比。完整性檢測(cè)2-1 總件數(shù)相符性檢測(cè) 保證實(shí)歸際檔接電收子數(shù)文量件相數(shù)符量 和檢測(cè)對(duì)象：電子文件總件數(shù) 統(tǒng)計(jì)電子文件總件數(shù)，并與歸檔登記表中登記的數(shù)據(jù)對(duì)比。2-2 總字節(jié)數(shù)相符合性檢測(cè)保證電子文件字節(jié)數(shù)和實(shí)際接收字節(jié)數(shù)相符檢測(cè)對(duì)象：電子文件總字節(jié)數(shù)統(tǒng)計(jì)電子文件字節(jié)數(shù)，并與歸檔登記表中的字節(jié)總數(shù)對(duì)比。2-3 元數(shù)據(jù)項(xiàng)完整性檢測(cè)完整性 2-4 元數(shù)據(jù)必檢填測(cè)著錄項(xiàng)保證電子項(xiàng)文的件完元整數(shù)性據(jù) 必填檢測(cè)對(duì)象：電子保證電子文件元數(shù)據(jù)項(xiàng)的檢測(cè)對(duì)象：電子文件元數(shù)據(jù) 判斷電子文件元數(shù)據(jù)項(xiàng)是否存在缺項(xiàng)情況文件元數(shù)據(jù) 檢測(cè)元數(shù)據(jù)必填項(xiàng)是否為空可用性檢測(cè)3-1 信息可包讀中性元檢數(shù)測(cè)據(jù)的 保證電子文常件讀元取數(shù)據(jù)可正 檢測(cè)對(duì)象：歸數(shù)檔據(jù)3-2 目數(shù)標(biāo)據(jù)數(shù)可據(jù)訪庫問中性的檢元測(cè)保證電子文常件訪元問數(shù)據(jù)可正 檢測(cè)對(duì)象：數(shù)據(jù)據(jù)信息包中元檢測(cè)歸檔信息包中存放元數(shù)據(jù)的XML文件是否可以正常解析、讀取數(shù)據(jù)。庫中的元數(shù)檢測(cè)是否可以正常連接數(shù)據(jù)庫，是否可以正常訪問元數(shù)據(jù)表中的記錄。安全性檢測(cè)4-1 系統(tǒng)環(huán)境中是否安裝殺毒軟件檢測(cè)檢測(cè)系統(tǒng)環(huán)境是否安裝殺毒軟件 檢測(cè)對(duì)象：系統(tǒng)環(huán)境 檢測(cè)前先人工查看服務(wù)器的殺毒軟件是否正常，可配置默認(rèn)檢測(cè)通過。4-2 病毒感染檢測(cè) 保證電子檔案數(shù)據(jù)沒有感染病毒 檢測(cè)對(duì)象：電子檔案信息包 檢測(cè)前先人工執(zhí)行殺毒軟件，檢測(cè)是否病毒感染，可配置默認(rèn)檢測(cè)通過。4-8 軟件系統(tǒng)安全漏洞檢測(cè)檢測(cè)軟件系統(tǒng)是否存在安全漏洞，杜絕安全隱患 檢測(cè)對(duì)象：系統(tǒng)環(huán)境 檢測(cè)前先人工查看軟件系統(tǒng)是否存在安全漏洞，可配置默認(rèn)檢測(cè)通過。

表2

4 結(jié)語

在福建院數(shù)字檔案館一期中，基于當(dāng)時(shí)員工迫切要求，開發(fā)了工程檔案完整性自動(dòng)檢測(cè)軟件模塊。該模塊檢測(cè)標(biāo)識(shí)直觀明了，對(duì)福建院?jiǎn)T工的查詢使用帶來極大的方便。福建院擬在數(shù)字檔案館后期升級(jí)建設(shè)中，依據(jù)國家檔案局提出的文書類電子檔案一般檢測(cè)要求，從文書類電子檔案開始，啟動(dòng)開發(fā)電子檔案四性自動(dòng)檢測(cè)軟件，以后逐步向其他類別電子檔案開展，以確保數(shù)字檔案館電子檔案真實(shí)、完整、可用和安全。