“互聯(lián)網(wǎng)+”時代數(shù)字檔案管理的途徑

文/山西省交通科技研發(fā)有限公司 范麗

在檔案管理工作領(lǐng)域中深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十九大精神，關(guān)鍵是對檔案管理工作的開展進行統(tǒng)籌謀劃和協(xié)調(diào)推進，尤其要堅持問題導(dǎo)向和改革精神，要注意抓重點、補短板、強弱項，努力開創(chuàng)檔案事業(yè)的新局面。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，大數(shù)據(jù)分析的觸角已經(jīng)拓展到人類工作和生活的方方面面，大數(shù)據(jù)分析的巨大社會影響力，正在悄無聲息地改變?nèi)藗兊纳詈凸ぷ鳌Ｔ跈n案管理工作領(lǐng)域，數(shù)字檔案的管理工作從無到有，數(shù)字檔案的管理工作總量從少到多。可以說，數(shù)字檔案管理工作正在隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展不斷演變進化。加強對數(shù)字檔案的管理力度，提升對數(shù)字檔案的管理效率，補強在數(shù)字檔案管理工作中的短板和不足，成為檔案管理工作中面臨的最突出的問題之一。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代數(shù)字檔案管理的新需要

檔案忠實地記錄著人類活動，是人們正確認識和科學(xué)把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，對于全面促進和推動社會經(jīng)濟的快速健康發(fā)展具有非常重要的價值。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用已經(jīng)被廣泛拓展到社會生活的方方面面。對于數(shù)字檔案管理工作人員來說，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用越廣泛，對數(shù)字檔案的存儲和管理需要就越強烈。基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代大數(shù)據(jù)被廣泛應(yīng)用的新情況，數(shù)字檔案的管理工作衍生出以下幾個方面的全新需要：

（一）數(shù)字檔案存儲時限長。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用范圍越來越廣。在大數(shù)據(jù)分析的眾多應(yīng)用中，以連續(xù)不間斷的長時間發(fā)展數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)展開的發(fā)展趨勢預(yù)測和評估，是大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用中最具有前瞻性和科學(xué)性價值的。對于數(shù)字檔案管理工作來說，科學(xué)的數(shù)據(jù)分析必須要建立在充足的原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，只有儲存足夠長時間的記錄原始數(shù)據(jù)的數(shù)字檔案，才能確保相關(guān)大數(shù)據(jù)分析結(jié)果的科學(xué)有效。我國學(xué)者在研究中指出，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的長期保存，有利于維護數(shù)字檔案的憑證價值，更有利于檔案館向利用者提供更好的服務(wù)。站在這一視角上，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展，在客觀上需要延長數(shù)字檔案的存儲時間，從而確保相關(guān)數(shù)據(jù)能夠在相應(yīng)的大數(shù)據(jù)分析中發(fā)揮積極的作用，有效提升大數(shù)據(jù)分析結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，確保相關(guān)分析結(jié)果能夠為社會經(jīng)濟的健康發(fā)展提供積極的幫助。

（二）數(shù)字檔案總量大。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，互聯(lián)網(wǎng)在社會生活中的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛。我國學(xué)者在研究中指出，數(shù)字化時代是場偉大的革命，順應(yīng)各行各業(yè)的新時代轉(zhuǎn)型發(fā)展需求，數(shù)字檔案的存儲規(guī)模達到了前所未有的容量。存儲、查閱、調(diào)取、使用、豐富、更新數(shù)字檔案等，正在成為新時期各行各業(yè)全新的行為習(xí)慣。從數(shù)字檔案存儲便利、儲備量大以及使用便捷的核心特點出發(fā)，電子信息技術(shù)的社會普及程度越高，人們對于數(shù)字檔案的需求總量就越多，人們使用數(shù)字檔案的需求就越強烈。人們對數(shù)字檔案的需求越多，數(shù)字檔案的需求總量就越大。從某種角度出發(fā)，是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代全社會對數(shù)字檔案的總體需求量呈現(xiàn)出的規(guī)模化增長，注定了數(shù)字檔案在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的重要作用，也在根本上決定了數(shù)字檔案總量的規(guī)模化增長。

（三）數(shù)字檔案的讀取格式多。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，大數(shù)據(jù)分析為人類社會重新認識世界提供了一個全新的窗口，利用大數(shù)據(jù)分析的結(jié)果對工作和生活進行調(diào)整，提升了社會生活的科技化水平和智能化水平，提高了人民群眾的生活質(zhì)量。一方面，電子信息技術(shù)水平不斷提升，數(shù)字檔案的類型已經(jīng)從文字檔案豐富為包括文字、語音和影音資料等在內(nèi)的多種類型的多媒體檔案，數(shù)字檔案的讀取格式也隨之不斷變化；另一方面，誠如我國學(xué)者在研究中指出的，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作用下，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)不具有較高的保密性，檔案數(shù)據(jù)信息具有較高的泄露風(fēng)險。因此，電子檔案的安全保護技術(shù)不斷進步，數(shù)字檔案的讀取格式也變得更加多樣起來。

二、數(shù)字檔案管理中的常見問題

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，數(shù)字檔案管理工作面臨著前所未有的巨大壓力。歸根結(jié)底，這壓力來自電子信息技術(shù)進步發(fā)展的節(jié)奏快于數(shù)字檔案管理工作的發(fā)展速度，來自高漲的數(shù)字檔案資料管理和應(yīng)用的社會需要與數(shù)字檔案管理工作水平之間存在著的客觀差距。從外在表現(xiàn)來看，數(shù)字檔案管理中的常見問題可以被歸納為以下幾點：

（一）存儲工具的使用狀態(tài)不穩(wěn)定。從數(shù)字檔案的管理實務(wù)出發(fā)，數(shù)字檔案的存儲和管理工作，都必須要在電子信息技術(shù)支持的終端設(shè)備上才能完成。正因如此，數(shù)字檔案的管理工作往往會受制于終端設(shè)備的技術(shù)水平。簡言之，終端設(shè)備內(nèi)存容量越大，應(yīng)用軟件裝配越齊全，相關(guān)數(shù)字檔案的存儲和管理就越快捷方便；反之，數(shù)字檔案的存儲和管理工作就會受到影響，工作內(nèi)容變得繁瑣復(fù)雜，工作效率被嚴(yán)重降低。目前，數(shù)字檔案的存儲工具主要有光盤、移動硬盤、磁帶庫以及磁盤陣列等。

如表1所示，從使用狀態(tài)的穩(wěn)定性角度來看，除磁盤陣列的設(shè)備穩(wěn)定性明顯強于其他數(shù)字檔案存儲設(shè)備外，無論光盤、移動硬盤還是磁帶庫，在使用狀態(tài)的穩(wěn)定性方面都存在不同程度的問題。

表1 數(shù)字檔案存儲設(shè)備的優(yōu)缺點對比表

（二）讀取技術(shù)升級帶來的影響大。無論是從提升數(shù)字檔案管理設(shè)備的自身安全性出發(fā)，還是從維護和保障數(shù)字檔案的安全機密性出發(fā)，甚至從全媒體格式讀取數(shù)字檔案的客觀需要出發(fā)，數(shù)字檔案讀取技術(shù)的不斷升級，是數(shù)字檔案安全管理工作的核心。對于數(shù)字檔案管理工作而言，維護數(shù)字檔案的安全性固然是重要的，但是確保數(shù)字檔案讀取的便捷性，也是不容忽視的重要工作內(nèi)容。從根本上講，對數(shù)字檔案的讀取必須要通過操作相應(yīng)的計算機應(yīng)用系統(tǒng)才能實現(xiàn)，但凡是電子計算機的應(yīng)用操作系統(tǒng)，無論是windows，或是Unix還是其他，都存在系統(tǒng)安全漏洞的可能性，都有因自身系統(tǒng)設(shè)計的薄弱環(huán)節(jié)而遭到惡意攻擊或破壞導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰的潛在風(fēng)險。因此，每一款操作系統(tǒng)都在持續(xù)不斷地進行升級完善。對數(shù)字檔案的讀取技術(shù)，受到應(yīng)用操作系統(tǒng)不斷升級的影響，也在不斷升級發(fā)展。在數(shù)字檔案的管理時，如果不能定期升級相關(guān)終端設(shè)備的操作系統(tǒng)，讀取數(shù)字檔案的效率就會大大降低。但升級后的操作系統(tǒng)往往對設(shè)備的硬件提出了較高要求，單純升級系統(tǒng)而不升級硬件設(shè)備，無法解決高效讀取數(shù)字檔案的問題。但定期升級硬件設(shè)施，會大大增加數(shù)字檔案管理工作的費用成本，給數(shù)字檔案的管理工作帶來更多難題。

（三）數(shù)字檔案的安全保障難度大。我國學(xué)者曾經(jīng)在研究中指出，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及，為數(shù)字檔案管理工作創(chuàng)造了巨大的便利。但是，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及，在為數(shù)字檔案的應(yīng)用搭建了巨大平臺的同時，也增加了數(shù)字檔案被篡改和竊取的風(fēng)險。不僅如此，由于讀取、存儲、管理數(shù)字檔案的便捷性大大提升，在讀取數(shù)字檔案時因為誤操作而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被修改的情況時有發(fā)生，如果沒有及時進行數(shù)字檔案的復(fù)制備份，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)被意外篡改或者因為系統(tǒng)或終端設(shè)備故障而導(dǎo)致的檔案資料發(fā)生不可逆的遺失事故時，甚至可能會給數(shù)字檔案的安全管理工作造成難以挽回的巨大損失。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代數(shù)字檔案管理的新路徑

結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”時代信息技術(shù)發(fā)展的新趨勢和新常態(tài)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代進行數(shù)字檔案的管理工作，應(yīng)當(dāng)充分考慮到數(shù)字檔案存儲和應(yīng)用的新情況、新需要，站在動態(tài)發(fā)展觀的視角上，探索全新路徑解決數(shù)字檔案管理問題的有效方法。建議從以下幾個路徑出發(fā)，對數(shù)字檔案管理工作進行創(chuàng)新。

（一）開通云儲存平臺。“云平臺”是進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代后逐漸被人們認可和接受的數(shù)字資料存儲的“新工具”。利用“數(shù)據(jù)云”的概念，充分參考磁盤陣列等數(shù)字檔案存儲設(shè)備的高安全性、高穩(wěn)定性和高數(shù)字化優(yōu)勢，利用工作流引擎等技術(shù)的幫助，開通專門用于進行數(shù)字檔案存儲管理工作的“云平臺”，將會大大減少因為物理設(shè)備的自身原因給數(shù)字檔案管理工作帶來不良影響的幾率，有效提升數(shù)字檔案管理工作的效率和效果。由于“云平臺”的登錄和操作不受時間和空間局限，“云平臺”的開通可以在真正意義上實現(xiàn)數(shù)字檔案的普及，真正意義上做到對數(shù)字檔案的“全時管理”。

（二）創(chuàng)新數(shù)據(jù)讀取路徑。從數(shù)字檔案應(yīng)用管理工作的實際需要出發(fā)，兼容多種數(shù)字檔案的讀取方式，將能夠為數(shù)字檔案的應(yīng)用普及提供最大程度的便捷幫助。基于此，在開展數(shù)字檔案管理工作中，完全可以基于多元讀取設(shè)備兼容操作的思路，依托于“云平臺”的技術(shù)優(yōu)勢，開通多元化的數(shù)字檔案模糊讀取路徑，允許相關(guān)人員從自身所處的實際環(huán)境的客觀情況出發(fā)，選擇最符合自己情況的數(shù)字檔案讀取路徑，對數(shù)字檔案需求進行“模糊處理”，進而通過對數(shù)字檔案搜索管理系統(tǒng)的管理升級，實現(xiàn)對數(shù)字檔案應(yīng)用管理活動的逐級細化區(qū)分，并最終實現(xiàn)對數(shù)字檔案讀取需求的科學(xué)引流。

（三）對檔案數(shù)據(jù)定期更新。從全面提升數(shù)字檔案安全性的角度出發(fā)，只有對數(shù)字檔案的內(nèi)容進行及時備份才能消除數(shù)字檔案被篡改或者損毀的安全風(fēng)險，只有對失效檔案、錯誤檔案等數(shù)字檔案進行及時清理，才能有效提高存儲空間的利用效率。基于此，在開展數(shù)字檔案管理工作時，應(yīng)當(dāng)在啟用相關(guān)存儲設(shè)備之初，就預(yù)設(shè)定一個對存儲超過一定時限的“僵尸檔案”進行定期更新、備份轉(zhuǎn)存和痕跡清理的管理程序；一個定期升級防火墻的自保護程序以及一個定期更換密鑰的動態(tài)登錄密碼管理程序。這樣三個程序的設(shè)定，能夠?qū)?shù)字檔案管理工作中的人為影響因素降到最低，充分體現(xiàn)出“互聯(lián)網(wǎng)+”時代數(shù)字化、安全化、信息化、高效化的數(shù)字檔案管理思想，有效弱化數(shù)字檔案安全管理風(fēng)險對數(shù)字檔案管理工作的不良影響。

四、總結(jié)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展，數(shù)字檔案在社會生活中的應(yīng)用越來越普及。數(shù)字檔案管理工作面臨的壓力和挑戰(zhàn)越來越多，越來越大。但可以肯定的是，對數(shù)字檔案管理工作進行優(yōu)化，有助于突出數(shù)字檔案管理工作的實際作用，促進數(shù)字檔案在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的社會生產(chǎn)和生活領(lǐng)域發(fā)揮更大更積極的作用。恰恰是廣大人民群眾不斷提升的對數(shù)字檔案的存儲、管理和應(yīng)用需要，才為數(shù)字檔案的管理工作注入了源源不斷的強大發(fā)展動力，扎實有力地推動數(shù)字檔案管理工作不斷進步，不斷發(fā)展。