抗擊新冠肺炎疫情下流動人員檔案管理策略研究

薛曉鵬

摘 要：新冠肺炎疫情暴發以來，大量流動人口的流動，導致疫情的擴散。對流動人員檔案管理策略的研究有利于疫情的科學防控。本文闡釋了新冠肺炎疫情下流動人員檔案管理的意義，分析了其存在的問題，從規范流動人員檔案的收集工作、管理體制、信息化建設和服務工作提出具體建議。

關鍵詞：新冠肺炎;流動人員;檔案管理;檔案收集;信息化建設

在新冠肺炎疫情防控工作中，由于大量的流動人口導致的疫情擴散暴露了我國流動人員人事檔案管理存在的不足。進一步做好流動人員檔案管理工作，能夠全面掌握流動人員的分布、數量、流向等信息，對國家掌控流動人員整體情況、提高科學防控手段和減輕疫情的擴散具有現實意義。

1 流動人員檔案管理中存在的問題

1.1 流動人員檔案歸檔缺乏完整性。流動人員檔案在收集工作時，往往存在歸檔缺乏完整性的問題。主要表現在檔案信息存放分散、管理混亂，收集工作不主動及時，電子材料不能跨單位共享導致紙質材料不全等。[1]

1.2 流動人員檔案管理機構混亂，之間缺乏聯系。流動人員人事檔案管理應實行集中統一、歸口管理的管理體制。其主管部門應是縣級以上（含縣級）人民政府的人力資源社會保障部門，其他單位未經授權不得管理流動人員的人事檔案。

目前來看，我國流動人員檔案管理出現了“多頭管理、政出多門”的局面。管理機構主要有公共就業機構、人才服務機構、人力資源社會保障部門授權的單位和沒有檔案管理權限的用人單位。這些管理機構由于整理標準不一，導致流動人員檔案管理秩序混亂，形成了多頭無序的管理局面。同時，各個管理機構之間的缺乏聯系，工作上沒有來往、各自獨立管理流動人員檔案，這樣不利于對流動人員檔案的全面了解與動態把握。特別是跨地區流動人員的人事檔案，需要一個省份到另一個省份對接，所以管理機構的混亂局面使跨地區流動人員人事檔案管理更加無序。

1.3 流動人員檔案信息化水平不高。目前來看，我國流動人員檔案管理信息化水平較低。流動人員檔案管理的信息化水平直接影響的就是服務水平和服務質量，具體表現在由于流動人員檔案管理機構沒有自己獨立的網站，導致流動人員在辦理人事檔案的接收、傳遞和查閱等服務時，不能通過網上異地查詢、網上辦理、網上預審等網上辦事平臺來方便快捷地辦理人事檔案相關工作。流動人員在利用檔案時，須反復多次奔波于人才服務機構，制約了流動人員檔案的接收與傳遞工作。

1.4 流動人員檔案管理服務水平低。目前來看，我國各地區流動人員檔案管理服務工作還存在很多問題。各省級人力資源社會保障部門沒有根據當前轄區內流動人員檔案管理服務機構的現狀建立科學合理的檔案管理服務體系，各地區對流動人員檔案管理服務知識的宣傳工作有待提高，在檔案材料的收集、傳遞、保管等環節中沒有做到全程把關和嚴格制度，流動人員人事檔案在傳遞過程中還存在渠道不暢通。各地區應根據《關于簡化優化流動人員人事檔案管理服務的通知》要求，進一步地優化流動人員人事檔案管理服務工作。[2]

2 流動人員檔案管理方法的策略

2.1 規范流動人員檔案的收集，使其歸檔內容完整。流動人員檔案管理部門應通過各種渠道將流動人員所形成的分散的檔案材料集中，進行統一保管。

流動人員人事檔案管理部門應按照有關收集標準與規范，建立人事檔案材料收集歸檔的機制，制作流動人員人事檔案材料。流動人員檔案管理部門應及時掌握形成人事檔案的材料，主動地向檔案形成部門和其他有關方面收集流動人員人事檔案，從而維護流動人員檔案的成套性。

流動人員檔案材料來源廣泛，有組織形成的，也有個人形成的，在收集時我們應采用多種收集途徑進行收集。同時，還應采用定時收集、定向收集、追蹤收集三種收集方法相結合的方式進行收集，確保各地區流動人員檔案管理部門嚴格審核歸檔材料，使歸檔材料手續完備、完整齊全、內容真實、對象明確。

2.2 健全流動人員管理體制，加強部門間的聯系。政府人力資源社會保障部門應接受黨委組織部門指導與監督，具體由縣級以上（含縣級）的人才服務部門和公共就業部門或人力資源社會保障部門授權的單位進行管理。其他部門未經授權不能管理流動人員的人事檔案?？绲貐^流動人員人事檔案管理部門應由現單位或戶籍所在地的人才服務部門和公共就業部門負責。

2.3 提高檔案信息化水平，建立大數據共享理念。各級主管部門應大力推進流動人員檔案信息化建設，制定并出臺流動人員檔案信息化建設標準，實現數據向上集中。同時，推進流動人員檔案數字化工作，完善統計分析、異地查詢、資源共享等功能，為全國跨地區流動人員檔案信息管理服務奠定基礎。

各地區應建立人力資源社會保障部門內部信息的共享機制，完善流動人員檔案信息的互通和數據銜接。[3]針對流動人員檔案的復雜性和分散性建立大數據共享理念，通過網絡技術對流動人員檔案進行全面的收集，運用大數據共享理念進行數據的錄入。將流動人員檔案轉化為電子檔案，通過掃描的手段將其轉化為數字資源，為建立流動人員檔案信息基礎數據庫做準備。

2.4 完善流動人員檔案管理服務工作體系。流動人員檔案管理服務工作是人才服務和公共就業的重要內容，各地應完善流動人員檔案服務工作體系。

其一，推進流動人員檔案管理服務信息公開。其二，促進流動人員檔案管理服務便民利民，《關于簡化優化流動人員人事檔案管理服務的通知》指出：“應簡化和進一步優化流動人員人事檔案管理服務工作。”[4]取消辦理轉正定級等手續，暢通人事檔案傳遞渠道。積極推進前臺業務辦理水平、后臺政策的協調，加強異地檔案查詢服務工作。其三，規范收費行為。各級主管部門應貫徹落實取消流動人才集體戶口管理服務費和檔案收費的決定，將流動人員檔案管理這一基本服務相關經費納入到財政預算當中。杜絕以流動人員檔案為載體的隱性收費和捆綁收費行為，從而保障流動人員人事檔案管理服務工作的正常開展。