新時代檔案管理信息化建設的思考

文秀

摘 要：檔案信息化是檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢，是解決傳統(tǒng)紙質檔案管理工作方法不足，提高檔案管理質量，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息服務價值的重要手段。紙質檔案管理方式存在信息有限，使用費時費力，檔案安全性低等問題，還要推廣使用信息化檔案管理方法，積極建設信息化檔案系統(tǒng)，推動紙質檔案管理方式向信息化管理方式轉型。本文主要探討信息技術背景下檔案管理升級的措施。

關鍵詞：檔案管理;信息化;建設措施

一、檔案信息化建設現(xiàn)狀分析

1.檔案信息化建設工作內容

檔案信息化的本質是從以往的紙質檔案管理方式向信息化檔案管理方式轉型，強調健全檔案管理工作機制，提高檔案信息的精準性，更好的發(fā)揮電子檔案實時傳遞、重復使用和廣泛供給的價值。檔案信息化建設的主要任務是建立檔案管理制度，規(guī)范電子文檔存儲，利用網(wǎng)絡平臺提高檔案流轉的效率。檔案信息化還要加強基礎設施建設，提高檔案資源的利用開發(fā)的效率，依托計算機等硬件和專業(yè)的檔案管理軟件系統(tǒng)提高檔案共享效率，更好的挖掘檔案潛在價值。檔案信息化建設目標需要把標準化建設作為重點，出臺統(tǒng)一的管理規(guī)范，以便于消除檔案運轉中的問題，滿足信息檢索、傳遞、使用、管理等工作需要，防止因數(shù)據(jù)兼容不足造成的問題。當前，檔案信息化建設指向了紙質檔案的信息化，強調挖掘紙質檔案的信息價值，在推動紙質檔案電子化的基礎上，實現(xiàn)檔案的廣泛共享，滿足檔案數(shù)據(jù)信息整合應用的需要。

2.紙質檔案管理方式的弊端

紙質檔案管理方式是長期存在的一種管理方式，這種檔案管理方法的創(chuàng)新性低，檔案管理的處置方法較為隨意，檔案管理成本也相對較大，因缺乏統(tǒng)一的制度，規(guī)范的標準和科學的運轉的體系，因此影響紙質檔案實用價值的發(fā)揮。紙質檔案管理方式占用空間較大，檔案承載的信息內容準確性低，信息含量有限。查詢紙質檔案資料費時費力。不僅檔案員的日常管理工作任務繁重，而且無法保證檔案規(guī)范有序運轉，檔案的整體服務質量不高。紙質檔案的管理方式目前看是較為落后的方式，它主要依托人工管理，缺乏必要的檔案監(jiān)督審核，不僅檔案存儲的風險隱患較高，還不能實現(xiàn)廣泛共享，無法充分發(fā)揮檔案價值，影響了檔案管理效率。

3.紙質檔案管理的現(xiàn)狀

隨著我國檔案管理工作的深化開展，檔案管理工作取得了較大成效，紙質檔案管理普遍建立了完善的體系，規(guī)范的制度，保證了紙質檔案管理有序開展，紙質檔案資料已經(jīng)較為齊全。但是，紙質檔案的使用價值較低，檔案檢索費時費力，紙質檔案管理過程中長期以來存在重管輕用的思想。很多檔案員把檔案管理的主要精力放在檔案收集與檔案制作方面，往往紙質檔案長期被“束之高閣”。很多基層單位在紙質檔案管理背景下未能發(fā)揮檔案在基層單位戰(zhàn)略定位，人才優(yōu)化配置，項目建設中的輔助作用，檔案的實用價值低，檔案不滿足社會的使用需要。一些紙質檔案還有較大的損毀風險，因基層單位場地條件限制，紙質檔案的增加使得檔案管理場地更為緊張，這在很大程度上導致紙質檔案受受潮、受損，或者存在其它的風險。

二、檔案信息化建設主要問題

1.缺少有效檔案管理工作機制

檔案管理需要部門的配合，形成完善的檔案管理工作體系，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的廣泛共享。但是，紙質檔案管理工作機制影響力較大，檔案管理方式轉型速度慢，檔案信息化建設中還存在各部門配合不足的問題。例如，一些重要的工作信息往往仍以紙質檔案的方式進行傳遞，數(shù)字檔案運用不充分;基層部門檔案人員的信息化工作能力弱，不能運用互聯(lián)網(wǎng)收集檔案信息，檔案傳遞的速度慢，檔案制約、管理與數(shù)據(jù)提取能力有限，制約了檔案信息化的實用價值。目前，地方檔案館、各級單位，黨政機關參與檔案信息化服務工作的主動性低，檔案管理協(xié)調機制還不健全，數(shù)據(jù)信息共享的渠道方式單一，基層單位信息傳遞滯后，這在很大程度上影響了檔案管理的深度實施。檔案管理信息化還缺乏明確的責任分工，各部門的職責權限界定不清晰，檔案流轉的程序較為復雜，這在很大程度上影響了檔案信息化建設的效率。

2.現(xiàn)有軟硬件條件還有待提高

檔案管理需要強有力的軟硬件條件支持，強調在充分的信息設備支持下提高檔案管理工作的效率。首先，現(xiàn)有用于檔案管理的硬件條件不足，一些基層部門的信息技術設備有限，不僅缺少必要的掃描設備，還缺乏用于檔案管理系統(tǒng)操作的專門計算機，使年代久遠、文字模糊、易于破損的紙質檔案一時無法實現(xiàn)電子化，更沒能達到紙質檔案數(shù)據(jù)信息化的程度。其次，基層部門使用的檔案管理軟件與上級部門檔案管理系統(tǒng)的兼容性低，基層檔案管理的隨意性相對較大，由于缺少統(tǒng)一的檔案管理制度、標準與精細化的操作方法，嚴重制約了檔案精細化建設的效率。當前還要加強專業(yè)技術設備的支持，著力解決軟硬件方面的限制，依托先進的技術設備滿足紙質檔案信息化需要，這樣才能提高信息化檔案建設質量。

3.缺乏專業(yè)檔案管理工作隊伍

基層檔案管理人才有限，可用于檔案管理工作人員數(shù)量較少，具有先進檔案管理技術和豐富工作經(jīng)驗人員未能投入檔案管理實踐當中。一方面基層單位與檔案管理機構沒能加強檔案管理人員的培訓，其信息技術水平較為落后，僅具備開展紙質檔案管理的工作能力，不掌握新形勢下的信息化檔案管理操作方法。另一方面上級單位不能為基層單位配置優(yōu)質的檔案管理人才，不能圍繞著數(shù)字檔案采集、編輯、整理、共享服務提供人才支持。很多基層單位不得不依靠兼職人員開展檔案管理，導致檔案的專業(yè)性不高，嚴重影響了檔案收集與管理工作的效率。基層檔案管理人員的責任意識有待提高，不少檔案員沒能認識到檔案的重要作用，不能扎實地開展信息化檔案學習活動，上級也未能加強檔案管理人員的績效考評，導致檔案管理工作的水平不高，檔案還不能充分反映日常工作的具體情況。

三、新時代檔案管理信息化建設的措施

1.樹立與時俱進檔案管理理念

大數(shù)據(jù)信息普遍用于檔案管理的背景下，需要以信息化的手段全面記錄數(shù)據(jù)資料，進一步強化檔案管理先進意識，以創(chuàng)新性的思維解決紙質檔案管理工作中存在的主要問題。第一，隨著檔案管理深入改革，檔案在社會事務中發(fā)揮的作用越來越重要，檔案數(shù)據(jù)信息量不斷增加，必須牢固樹立運用信息化方式進行檔案管理的工作思路，從全局角度提升檔案管理能力。不僅要重視紙質檔案管理，更要重視探索紙質檔案向信息化檔案轉型的方法，出臺紙質檔案管理的新章程，明確紙質檔案向信息化檔案轉換的基本操作方法。第二，發(fā)揮新型檔案管理技術的作用，依托互聯(lián)網(wǎng)技術的迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈技術的重要作用，進一步為紙質檔案成批次、成系統(tǒng)、規(guī)范化實現(xiàn)電子信息化打基礎。第三，把開放共享理念融入紙質檔案管理當中，注重發(fā)揮紙質檔案的使用價值，建立檔案數(shù)字信息資源的共享平臺，進一步加強紙質檔案的轉型速度，提高基層實施信息化檔案建設積極性。第四，牢固樹立檔案管理人員的安全防范理念，加強檔案安全保護工作，在信息化背景下建立檔案的安全管理與風險防控預案，出臺信息化檔案的安全制度，切實發(fā)揮檔案的基礎性與支撐性作用。還要圍繞著國家政策發(fā)展變化，檔案管理的現(xiàn)狀，出臺更有針對性的檔案管理政策，大力加強信息化檔案管理方式的宣傳推廣，促進檔案管理進入信息化時代。