淺談新形勢(shì)下如何做好機(jī)關(guān)后勤檔案管理工作

劉萍

機(jī)關(guān)后勤工作是黨和政府工作的重要一環(huán)，機(jī)關(guān)后勤檔案管理更是集政策、保密、專(zhuān)業(yè)于一身的繁雜工作。隨著政府自身建設(shè)的加強(qiáng)，機(jī)關(guān)后勤服務(wù)工作已經(jīng)從服務(wù)型和保障性的邊緣職能向具有核心意義的建設(shè)、監(jiān)管的中心職能轉(zhuǎn)變。因此，推進(jìn)機(jī)關(guān)后勤檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，夯實(shí)新時(shí)代機(jī)關(guān)事務(wù)管理基礎(chǔ)，建設(shè)現(xiàn)代化的后勤管理“大數(shù)據(jù)庫(kù)”，進(jìn)一步推進(jìn)公共機(jī)構(gòu)節(jié)能、辦公用房、公務(wù)用車(chē)、接待服務(wù)、后勤服務(wù)等信息化平臺(tái)建設(shè)，不斷提升機(jī)關(guān)事務(wù)智能化水平，更好地做好政府機(jī)關(guān)服務(wù)顯得尤為重要。

1 機(jī)關(guān)后勤檔案管理工作現(xiàn)狀

一是后勤檔案管理重要性持續(xù)強(qiáng)化。近年來(lái)，機(jī)關(guān)后勤檔案管理工作取得重要進(jìn)展，各級(jí)黨委政府對(duì)檔案工作的重視程度越來(lái)越高，各單位檔案室建設(shè)日益標(biāo)準(zhǔn)，工作環(huán)境得到不斷改善。二是檔案管理信息化程度不斷提升。檔案工作的信息化建設(shè)有了新的發(fā)展，結(jié)合電子政務(wù)檔案，檔案管理系統(tǒng)軟件逐步改版升級(jí)，檔案工作信息化技術(shù)含量全面提升。三是檔案培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)化程度不斷增強(qiáng)。對(duì)檔案人員的培訓(xùn)工作細(xì)致深入，檔案人員綜合素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化程度不斷提高。四是后勤檔案管理面臨高質(zhì)量發(fā)展新挑戰(zhàn)。隨著政府機(jī)關(guān)職能的轉(zhuǎn)變、業(yè)務(wù)范圍的不斷拓展及部門(mén)間溝通交流的增多，機(jī)關(guān)后勤檔案的信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，數(shù)據(jù)類(lèi)型向多樣化方向發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容發(fā)生了質(zhì)的變化，檔案管理者必須具備更專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)，掌握一定的信息技術(shù)處理能力，才能更加適應(yīng)崗位的需求。

2 機(jī)關(guān)后勤檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 機(jī)關(guān)后勤檔案管理人員整體素質(zhì)有待提升

現(xiàn)階段機(jī)關(guān)后勤檔案管理人員存在思想觀念不與時(shí)俱進(jìn)、專(zhuān)業(yè)化程度不高、檔案管理效率較低的問(wèn)題。檔案管理工作者對(duì)自身的職業(yè)認(rèn)同感較低，在實(shí)際工作中，部分檔案工作者存在全局意識(shí)不強(qiáng)、開(kāi)拓創(chuàng)新精神不足、對(duì)信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)鉆研不深、在實(shí)踐中提高自己的工作能力干勁不足等現(xiàn)象，這些落后的思想和行為降低了機(jī)關(guān)后勤部門(mén)檔案工作的效率，對(duì)推進(jìn)“服務(wù)型政府”的建設(shè)也造成了一定影響。

2.2 機(jī)關(guān)后勤檔案管理與先進(jìn)技術(shù)不接軌

機(jī)關(guān)后勤單位目前仍然實(shí)行封閉式的服務(wù)體系，服務(wù)對(duì)象主要是政府里的機(jī)關(guān)干部，對(duì)外接觸少，檔案管理人員走出去培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，大多數(shù)單位機(jī)關(guān)后勤工作依舊遵循傳統(tǒng)的老路，檔案整理、登記、歸類(lèi)、存儲(chǔ)方式缺乏科學(xué)方法和先進(jìn)技術(shù)支撐，導(dǎo)致機(jī)關(guān)后勤檔案管理服務(wù)功能發(fā)揮不足。

2.3 機(jī)關(guān)后勤檔案管理信息化制度體系不健全

國(guó)家檔案局對(duì)檔案信息化管理工作提出明確要求，為新時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理信息化發(fā)展指明方向。但是機(jī)關(guān)后勤檔案的實(shí)際信息化水平不高，新的制度體系仍不完善，結(jié)合信息技術(shù)的新制度、新技術(shù)更加欠缺，存在著檔案的掃描、傳真、保密及網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)比較落后的現(xiàn)象。部分機(jī)關(guān)后勤部門(mén)檔案管理工作效率低下，導(dǎo)致一些重要的文件、數(shù)據(jù)無(wú)法按時(shí)存儲(chǔ)和歸類(lèi)，甚至造成缺檔、丟檔的現(xiàn)象。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)后勤檔案管理工作的對(duì)策建議

3.1 牢固樹(shù)立宗旨意識(shí)，提升機(jī)關(guān)后勤檔案服務(wù)水平

一是后勤部門(mén)的檔案管理要“暖人心”。檔案管理員應(yīng)該做到主動(dòng)、熱情、積極地為對(duì)方提供檔案信息服務(wù)，做好檔案查閱登記工作，遵守相關(guān)檔案查閱規(guī)章制度，解決查閱人的實(shí)際問(wèn)題。二是后勤檔案管理人員要“細(xì)心”。要注重突出檔案的規(guī)范管理，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及要求》等法律法規(guī)，專(zhuān)門(mén)對(duì)文書(shū)、會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)、聲像等各門(mén)類(lèi)檔案進(jìn)行補(bǔ)充分類(lèi)和整理保管，把各項(xiàng)工作做到精準(zhǔn)到位，嚴(yán)格把關(guān)和監(jiān)督檢查。對(duì)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施及時(shí)進(jìn)行排查檢修，并定期檢查檔案材料，每天注意觀察檔案室溫濕度，做好記錄，防火防盜工作有沒(méi)有做到位等，做到檔案安全工作萬(wàn)無(wú)一失。三是后勤檔案管理人員要“熱心”。機(jī)關(guān)后勤部門(mén)本身就是服務(wù)部門(mén)，檔案管理更應(yīng)該將相關(guān)模式和經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到實(shí)際服務(wù)當(dāng)中去。例如，機(jī)關(guān)后勤單位的餐廳和接待部門(mén)的檔案管理員平日應(yīng)注意收集就餐和會(huì)務(wù)人員的信息反饋、對(duì)就餐和會(huì)務(wù)人員的興趣愛(ài)好等建立考核小組，建立職工就餐微信群等，隨時(shí)征詢(xún)相關(guān)人員意見(jiàn)，及時(shí)整理成冊(cè)并加以整改。

3.2 增強(qiáng)機(jī)關(guān)后勤檔案人員專(zhuān)業(yè)能力，推動(dòng)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)

重視檔案管理員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。將參加上級(jí)檔案管理部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和本單位業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)有機(jī)結(jié)合，熟練掌握政府金宏網(wǎng)與其它政務(wù)網(wǎng)的相關(guān)程序，對(duì)檔案的收發(fā)、歸檔、存放、查閱等能準(zhǔn)確、方便、快捷的操作。對(duì)于機(jī)關(guān)后勤的公務(wù)用車(chē)管理應(yīng)當(dāng)利用公車(chē)平臺(tái)收集各單位公車(chē)信息，對(duì)單位所管轄公務(wù)用車(chē)有一個(gè)信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)督作用，通過(guò)查看檔案材料中的備案合同、公務(wù)活動(dòng)車(chē)輛租賃審批單等相關(guān)手續(xù)及制度建立情況，不但可以規(guī)范各部門(mén)的車(chē)輛租賃行為，而且可以提升公務(wù)用車(chē)使用效率，降低出行成本;而對(duì)于機(jī)關(guān)后勤單位的辦公用房管理也應(yīng)該發(fā)揮其檔案管理的能動(dòng)性，收集所管轄單位的辦公用房面積、人員編制等信息，及時(shí)將公房相關(guān)數(shù)據(jù)上傳到上級(jí)機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門(mén)匯總。通過(guò)建立公房檔案，對(duì)各個(gè)機(jī)關(guān)單位的辦公用房使用標(biāo)準(zhǔn)、臺(tái)賬登記備案、動(dòng)態(tài)調(diào)配管理等制度進(jìn)行細(xì)化完善，以制度規(guī)范促進(jìn)管理規(guī)范，促進(jìn)機(jī)關(guān)后勤檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

3.3 夯實(shí)機(jī)關(guān)后勤檔案基礎(chǔ)建設(shè)，提高信息化管理水平

一是要建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，檔案室內(nèi)應(yīng)該配備相應(yīng)的檔案硬件設(shè)施，比如，智能移動(dòng)密集架、移動(dòng)柜、保密電腦、打印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)、復(fù)印機(jī)、濕溫度計(jì)等及防盜設(shè)施、滅火設(shè)施等，達(dá)到“九防”要求，最大限度地提升檔案保管條件;二是結(jié)合檔案管理法律法規(guī)及規(guī)范，建立健全機(jī)關(guān)后勤檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系;三是全力打造檔案信息化管理體系，建立智慧入檔、智慧存儲(chǔ)、智慧查找、智慧安防等多方位、全鏈條機(jī)關(guān)后勤檔案智慧管理體系，促進(jìn)機(jī)關(guān)后勤檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，是新時(shí)代檔案工作的必然需求。

總之，在新的歷史和環(huán)境挑戰(zhàn)下，做好機(jī)關(guān)后勤檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)。要采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”相結(jié)合的方式，多聽(tīng)取相關(guān)專(zhuān)家對(duì)檔案管理的先進(jìn)理念，認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)好的經(jīng)驗(yàn)做法，更好指導(dǎo)檔案工作的開(kāi)展。要緊緊結(jié)合時(shí)代背景和發(fā)展要求，采取有效措施，積極探索機(jī)關(guān)后勤檔案管理的新模式，樹(shù)立新時(shí)代的機(jī)關(guān)后勤檔案服務(wù)理念，打破機(jī)關(guān)后勤檔案的“小而全”的狀態(tài)，按照“制度化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化”管理思路，整合所擁有檔案資源，提高檔案利用效率，達(dá)到服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生的目的，為服務(wù)型政府建設(shè)貢獻(xiàn)檔案力量。

（作者單位：青島市城陽(yáng)區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)局）