火力發電企業檔案管理工作探析

藺晶

摘 要：本文以現階段火力發電企業檔案管理特點為著眼點，總結了新時代火力發電企業檔案管理中存在的問題，積極探尋科學高效的檔案管理策略，希望可以起到拋磚引玉的效果。

關鍵詞：火力發電企業;檔案管理;問題;策略

一、火力發電企業檔案管理的特點

1.多樣性

火力發電企業技術檔案包涵了電廠技術人員培訓記錄方面、電廠技術創新活動方面的檔案以及電廠綜合技術信息應用方面的檔案等。與較早的火電廠技術檔案文件種類相比，現階段火力發電廠技術檔案文件的種類已經具備了多樣性。新中國剛剛誕生時，國內火電廠主要是蘇聯援建的，那時的檔案主要是俄文的;隨著我國改革開放的腳步不斷加快，國內很多發電廠與歐美發達國家電廠的技術交流愈發頻繁，從英國、德國和法國引進了不少技術先進的發電機組，這時的檔案根據不同國家、不同廠商以及不同的機組型號采取了有針對性的檔案管理策略。

2.周期性

火力發電廠檔案管理過程主要包括形成、企業使用、立卷歸檔以及保存這四個階段，具有一定的周期性。（1）形成階段。形成階段也就是檔案文檔的建設階段，該階段需要火電企業圖文材料、電廠基建設施、電廠各類科技產品使用規程、電廠財務往來明細等大量材料做支撐，這些文檔的來源主要有兩部分構成，一部分是集團與火電企業的內部文檔，另一部分是火電企業與外部機構的業務往來文檔，此階段文檔在成文之時即具有法定效力。（2）使用階段。該使用階段指的是企業內部使用階段，包括企業外部聯絡文件和企業內部文件。火電企業負責對外聯絡的部門在接收外部材料后，根據火電企業內部規章制度，將接收材料以內部流轉的形式來供企業高層領導檢查和批示，目的是保證文件傳遞的及時性。企業內部文件是文件起草部門在接到上級領導指示后，根據高層領導提出的綱要來進行相關文件的編制，通過層層審批后，交由高層領導審批查閱。通過最后一道審批手續后，火電企業對該文件進行登記編號，這時文件即是檔案的雛形，也被稱為火電企業現行文件。（3）立卷歸檔。當使用階段的文件完成了傳達、記述等效用后，會被相關人員妥善收集整理后交至檔案部門，檔案部門按照火電企業檔案管理相關規章制度和已擁有的歸檔卷宗進行認真分類，并按照不同類目進行封存以備查閱。此外，在立卷歸檔完畢后還有一部分具有行政效率的文件，所以立卷歸檔后的文件也被稱為半現行文件。（4）保存階段。文件保存階段就是將文件按照其自身價值的不同，劃分為永久性保存文件和定期保存文件兩類，分別保存在檔案室內。保存在檔案室內的文件無論價值高低均已不具備現行環節的特性，但是其對火電企業內部管理來說依然具有參考價值。

3.專業性

國家檔案局本著強化火電企業檔案管理的標準化和現代化為原則，在國家檔案局頒布的《工業企業檔案分類規則》基礎上，編制了《電力工業企業檔案分類規則》，該規則對火電企業檔案管理的分類方法、類目設置以及類目標識等做了明確的規定。從0-5大類以及6-9大類分類表不難看出，火力發電企業文件歸檔任務是極其艱巨和繁瑣的。

二、火力發電企業檔案管理存在的問題

1.檔案管理水平方面的問題

（1）制度不夠健全

國內每個火電企業都有屬于自己企業檔案管理的相關規章制度，但是沒有哪個火電企業敢保證自己的檔案管理制度在檔案收集、檔案整理以及檔案保存和保密等環節不存在紕漏的。比如，在檔案的文件信息采集方面沒有拿出兢兢業業的工作態度，導致火電企業檔案信息中出現錯誤或者內容缺失的現象是時有發生的;部分火電企業的檔案在內部員工借閱過程中居然不需要借閱人簽字就可以拿走，而且到了歸還期限時，也沒有積極催借閱人歸還;在個別企業存在檔案管理人員玩忽職守，僅憑個人喜好對在存檔案進行涂改或者銷售換取額外報酬，這不僅違返了檔案管理的基本規定，也拋棄了作為一個檔案管理人員應該具備的基本職業素養。與其他行業檔案管理相比，基于火電行業運行的特殊性質，大多數火電行業均會制定適合本企業檔案管理的安全制度，特別是檔案室溫度監控、濕度監控方面均做出了非常細致的規定。但是在具體實施方面卻差強人意，沒有采取行之有效的落實措施，檔案安全管理沒有落實到具體的責任人，沒有形成動態閉環管理。一旦出現問題后，為了逃避責任，相關管理人員互相推諉，無法繼續更好的履行自己應盡的責任和義務。

（2）歸檔不及時，檔案文件缺失

火力發電企業規定在合同簽訂時，檔案記錄工作就應開始并一直持續到合同履約完成并做好文件移交才可以終止。檔案記錄工作只有從合同簽訂到合同履約完成的全過程內實行動態跟蹤，才能對這個合同內發生的所有文件進行完整的記錄。而大部分火電企業在實際工作中往往到了年底才對合同履約過程中的文件進行匯總。由于時間周期太長，加上檔案管理人員沒有及時參與合同履約的全過程，一些檔案文件全憑合同參與者移交報送或者靠著檔案管理人員的記憶去催交，很容易造成檔案文件丟失的情況。繼而影響了檔案文件質量的可靠性，使得檔案文件參考價值下降。出現這一問題的主要原因是管理人員對檔案管理工作的重視程度不足，企業內部也沒有制定相應的規章制度，造成了檔案文件的缺失，影響了企業檔案管理工作的效率和質量。

2.檔案管理人員職業素質方面的問題

（1）企業高層領導沒有對檔案工作給予足夠的重視

現場生產安全和消防管理是火力發電企業長期主抓的兩項基本工作。由于這種慣性思維，大部分火電企業領導對檔案管理沒有給予足夠的重視。“只要保管的檔案不丟失、不損壞就算完成任務”，這是大部分火電企業領導對檔案管理的看法。之所以會出現這種認知，是因為高層領導并沒有意識到檔案管理是可以給火電企業帶來收益的，檔案管理并不是簡單的文字編輯、文件保存工作。企業檔案管理工作在長期不受重視情況下，其發展水平已與火電企業不斷的升級改造速度出現了越來越大的落差，長期得不到較好的發展，為火電企業的發展帶來了諸多弊端，甚至出現了一些不可避免的損失。