企業(yè)檔案數(shù)據(jù)全流程管理分析

摘 要：計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，由不同信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。作為企業(yè)檔案工作者來說，要始終圍繞企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和科研工作，把握企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息及特點(diǎn)，針對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理現(xiàn)狀，突出抓好企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息所承載著的檔案知識(shí)挖掘，引入全流程管理理念，提升企業(yè)檔案管理效率，用以服務(wù)企業(yè)技術(shù)革新、管理升級(jí)，推動(dòng)檔案工作自身提質(zhì)增效。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù);全流程管理;數(shù)據(jù)分析

概述

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，ERP、MES、PDM（PCM）以及OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中廣泛應(yīng)用，由不同信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。作為企業(yè)檔案工作者來說，要始終圍繞企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和科研工作，注重挖掘企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息所承載著的檔案知識(shí)，用以服務(wù)企業(yè)技術(shù)革新、管理升級(jí)，推動(dòng)檔案工作自身提質(zhì)增效。

1 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息及特點(diǎn)

1.1 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息

首先是電子文件。在信息技術(shù)背景下，企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理，以及產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)和制造等主要在各種數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成。由此產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息又以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤等各種介質(zhì)載體中。這些生成的數(shù)據(jù)信息需要借助計(jì)算機(jī)、辦公軟件等數(shù)字設(shè)備實(shí)現(xiàn)解壓、閱讀和處理，并在通信網(wǎng)絡(luò)（互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)）中實(shí)現(xiàn)電子文件的生成與傳送。需要從這些電子文件中數(shù)據(jù)形成之初便要進(jìn)行有效管理，以確保企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性和完整性。其次是電子文件歸檔。以企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品為例，新產(chǎn)品的前期設(shè)計(jì)研發(fā)中使用到的三維設(shè)計(jì)技術(shù)、CAD設(shè)計(jì)軟件技術(shù)等，由此產(chǎn)生了大量電子數(shù)據(jù)，這些新型產(chǎn)品立項(xiàng)、設(shè)計(jì)及定型生產(chǎn)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，以及產(chǎn)品零部件加工、改造過程中的數(shù)據(jù)信息，主要以電子文件及其相關(guān)屬性元數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)，這些數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)歸檔過程中，借助相應(yīng)的軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線自動(dòng)數(shù)據(jù)信息采集歸檔。

1.2 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息特點(diǎn)。

1.2.1 信息化生成。信息技術(shù)時(shí)代，企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程信息化成為發(fā)展趨勢(shì)，由業(yè)務(wù)流程的信息化管理推動(dòng)了檔案內(nèi)容信息化生成。

1.2.2 數(shù)字化內(nèi)容。信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化已經(jīng)成為引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的潮流和趨勢(shì)，利用數(shù)字化技術(shù)推動(dòng)設(shè)計(jì)制造業(yè)技術(shù)研制、方法革新。當(dāng)前，飛機(jī)設(shè)計(jì)、船舶制造等行業(yè)和領(lǐng)域的研制無不采用數(shù)字化協(xié)同技術(shù)，如三維數(shù)字模型、CAD制圖應(yīng)用，已經(jīng)成為企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)制造的重要數(shù)據(jù)源。由此產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息推動(dòng)了企業(yè)檔案內(nèi)容的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，需要做好新業(yè)態(tài)下企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理。

1.2.3 痕跡可追溯。數(shù)字信息時(shí)代，企業(yè)的重要、核心產(chǎn)品設(shè)計(jì)及工藝是企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力所在。為有效防止核心技術(shù)泄露或商業(yè)秘密被侵犯，需要做好企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息安全妥善保管。電子信息數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)軟件平臺(tái)中具有可追溯性，使企業(yè)信息數(shù)據(jù)有跡可查。

1.2.4 服務(wù)知識(shí)化。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，不僅改變了檔案的傳統(tǒng)實(shí)體形態(tài)，也使得檔案管理知識(shí)信息開發(fā)利用更加便捷。企業(yè)檔案職能之一，便是做好實(shí)體檔案管理向信息管理、知識(shí)管理轉(zhuǎn)變，以保障數(shù)字時(shí)代“社會(huì)記憶”的完整性，以及提高優(yōu)質(zhì)的信息知識(shí)服務(wù)。

2 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理現(xiàn)狀

2.1 檔案數(shù)據(jù)集中度較弱

面對(duì)著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，企業(yè)重生產(chǎn)、輕檔案管理的現(xiàn)象較為普遍。在信息技術(shù)條件下，企業(yè)產(chǎn)品升級(jí)速度更快、周期更短，由此在企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)、經(jīng)營(yíng)和管理過程中產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息。但，現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)往往缺乏行之有效的檔案數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一管理平臺(tái)和管理機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)檔案數(shù)據(jù)集中度差，檔案數(shù)據(jù)集中管控能力弱，沒有形成有效的聚合效應(yīng)。

2.2 檔案數(shù)據(jù)源質(zhì)量不高

目前，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)主要來自各個(gè)部門在履行其部門職責(zé)過程中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息，存在檔案數(shù)據(jù)部門條塊分割現(xiàn)象，檔案數(shù)據(jù)源不規(guī)范、不完整，以及不齊全的現(xiàn)象較常見，冗余的低價(jià)值密度檔案數(shù)據(jù)增添了后期檔案管理成本。

2.3 檔案數(shù)據(jù)管理效率低

目前，企業(yè)檔案管理大多還停留在傳統(tǒng)模式下，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理理念尚未真正建立，檔案數(shù)據(jù)分類主要依靠手工著錄，賦予其相應(yīng)的管理編碼，較低的檔案數(shù)據(jù)管理效率、不暢的檔案數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)流程都在一定程度上限制了檔案數(shù)據(jù)管理效率。

3 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)全流程管理

3.1 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)收集

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)收集，主要是指根據(jù)企業(yè)檔案歸檔范圍，利用各種檔案管理系統(tǒng)，將企業(yè)設(shè)計(jì)、研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過程中產(chǎn)生的有效數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、獲取。為確保企業(yè)檔案數(shù)據(jù)及時(shí)、完整收集，需要將企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)及工藝文件管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、合同/標(biāo)準(zhǔn)/試驗(yàn)管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)、辦公OA系統(tǒng)、SAP/PDM/CAPP/質(zhì)量系統(tǒng)等等，主要業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)連接，建立暢通接口，確保檔案數(shù)據(jù)便捷導(dǎo)入。重點(diǎn)要做好企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)銷售、設(shè)備儀器、技術(shù)管理、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、物資供應(yīng)、勞動(dòng)工資、財(cái)務(wù)管理、教育培訓(xùn)、科研及工程建設(shè)，以及黨/政/工/團(tuán)等方面的數(shù)據(jù)信息收集、整理，有針對(duì)性、有重點(diǎn)地做好數(shù)據(jù)信息收集。

3.2 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

收集是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理的第一步，鑒于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)非結(jié)構(gòu)性及保密性要求高的現(xiàn)實(shí)需要，將收集起來的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全、保密存儲(chǔ)至關(guān)重要。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)模式和存儲(chǔ)能力直接反映了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的加載效率、存儲(chǔ)效率和檢索效率。因此，應(yīng)大力實(shí)施企業(yè)檔案數(shù)據(jù)異地容災(zāi)備份，有效應(yīng)對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)可能面臨的黑客病毒攻擊、誤操作等“軟”性難題，以及地震、火災(zāi)或硬件等“硬”性難題。此外，要根據(jù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)常見格式，有針對(duì)性地進(jìn)行整理保管。如，文本文檔選用“DOC、PDF”格式;數(shù)據(jù)（庫(kù)）文件選用“XLS”格式;圖像文件選用“JEPG”格式;圖形文件選用“DWG”格式;視音頻文件選用“MPEG”格式，等等。

3.3 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)整理

大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化特點(diǎn)，如日志數(shù)據(jù)，企業(yè)視音頻檔案數(shù)據(jù)，此外，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，存在著較強(qiáng)的顯性化、隱性化的數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致企業(yè)檔案數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間呈現(xiàn)著十分復(fù)雜的關(guān)聯(lián)性。因此，做好檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)后的整理工作，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)透露出的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，做好檔案數(shù)據(jù)的整理、重組、交融、建構(gòu)及創(chuàng)造等，有利于揭示企業(yè)檔案知識(shí)單元的內(nèi)在數(shù)據(jù)邏輯結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)性，為企業(yè)檔案數(shù)據(jù)利用打下基礎(chǔ)。

3.4 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)利用

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)利用涵蓋挖掘與分享兩個(gè)部分。前者，主要是基于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)蘊(yùn)含的知識(shí)信息，通過大數(shù)據(jù)分析工具及開發(fā)環(huán)境，在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息之間建立有效聯(lián)系。后者，則是基于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)、企業(yè)檔案數(shù)據(jù)檢驗(yàn)系統(tǒng)、企業(yè)檔案數(shù)據(jù)鑒定系統(tǒng)和企業(yè)檔案分類歸檔系統(tǒng)基礎(chǔ)上，借助互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等技術(shù)，搭建企業(yè)檔案數(shù)據(jù)查詢、利用、共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源共享，發(fā)揮企業(yè)檔案數(shù)據(jù)最大利用價(jià)值。

3.5 企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管控

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使得企業(yè)檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)大幅增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，檔案數(shù)據(jù)形態(tài)多樣，價(jià)值密度較低，在收集、存儲(chǔ)、利用基礎(chǔ)上，要做好企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管控，要從檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值性、安全性、完整性、可用性等方面采取全面管控措施，建立涵蓋企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管控目標(biāo)、對(duì)象、流程、規(guī)范等若干內(nèi)容的檔案數(shù)據(jù)管控體系，重點(diǎn)是要處理好存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)分類、分享、分析和銷毀等環(huán)節(jié)，注重做好檔案數(shù)據(jù)的管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量可靠、安全。

此外，還要加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)重要性的宣傳普及，使企業(yè)全體員工高度重視信息時(shí)代企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的極端重要性;做好統(tǒng)籌規(guī)劃和分布實(shí)施，立足企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀，做好頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)，分短期、中期和長(zhǎng)期，不同階段做好企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理;高度重視企業(yè)檔案數(shù)據(jù)隊(duì)伍建設(shè)，打造一支高素質(zhì)、復(fù)合型人才隊(duì)伍，熟練掌握檔案數(shù)據(jù)整理、挖掘、分析和共享技能，推動(dòng)信息時(shí)代企業(yè)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：陳琬（1982.06— ），大學(xué)畢業(yè)，成都飛機(jī)工業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司館員，研究方向：企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理。