基于“SWOT”分析視角下的秘書學專業檔案管理課程研究與實踐

劉雯雯

[摘? ? ? ? ? ?要]? 在“SWOT”視角下分析秘書學專業的檔案管理課程發展現狀，總結其內部與外部的優勢、劣勢所在，提出相適應的提升途徑，為更好地促進高校秘書學專業健康、可持續發展提供參考意見。

[關? ? 鍵? ?詞]? 秘書學;檔案管理;課程研究

[中圖分類號]? G642? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2021）15-0076-02

SWOT分析法（也稱TOWS分析法、道斯矩陣）即態勢分析法，20世紀80年代初由美國舊金山大學的管理學教授韋里克提出來，是一種能夠較客觀而準確地分析和研究一個單位現實情況的方法。SWOT分別代表：strengths（優勢）、weaknesses（劣勢）、opportunities（機遇）、threats（威脅）。將“SWOT分析法”應用于秘書學專業檔案管理學課程，有利于準確地把握檔案管理學課程現階段的特點，從而使研究思路和建設目標更具針對性、可行性和科學性。

一、秘書學專業檔案管理學的“SWOT”分析

（一）strengths：內部優勢

1.基礎性。檔案管理學是秘書學專業的核心課程，是為機關、企事業單位培養從事文秘、檔案、辦公室文員、行政助理為目標的應用型課程。作為秘書學專業的學生，一方面要學習檔案管理學的基礎知識、基本理論、基本方法;另一方面要能夠較為嫻熟地將所學理論知識應用到實際工作中去，具備從事秘書工作的素質和技能。

2.實踐性。一是使學生在理論學習的基礎上能更熟練地掌握文書處理以及檔案管理的系列職業技能，并能熟悉國家對文書處理、檔案管理所頒布的有關法律法規，使之能更科學、合理合法地處理文書、檔案的相關工作，為其從事文秘工作奠定一定的基礎;二是掌握現行機關和其他社會組織通用的公務文件的特點與功能、種類與文種選擇規范要求等基本知識;三是掌握現代辦公環境中組織、控制和開展文件工作的基本理論、原則、制度、方法技能以及最新操作規范，培養具有復合型知識結構的高素質辦公、辦文人才;四是通過學習掌握秘書文檔與信息管理的基本理論，了解本學科理論前沿知識、不同的學術觀點以及最新發展動態和研究成果。

3.系統性。檔案管理學課程是一門系統性很強的課程，課程主要內容包括：文書的處理、文書立卷與歸檔、檔案與檔案工作、檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定工作、檔案的保管等。從前期文件的形成到文件結束使用周期轉變為檔案，每一階段是一環套一環，循序漸進，要求學生對檔案的來龍去脈有清楚的認知，并能系統把握檔案流程。

（二）weaknesses：內部劣勢

1.教材內容的偏差性：從現行關于檔案管理教材來看，一是整體呈現出版時間早現象，以“十一五”“十二五”系列教材居多，教材內容的與時俱進性有所欠缺;二是多為職業教育規劃教材，本科規劃教材較少;三是以對紙質檔案管理的闡述為主，電子文件管理比重較低。

2.學生認知的趨同性。一是學生不重視，盡管檔案管理課是秘書學專業的核心課程，但是學生對檔案管理的認知大部分停留在簡單的“收拾文件”層面，覺得檔案管理沒有技術含量，沒有挑戰性，從而對檔案管理缺乏探索的求知欲;二是學生不喜歡，學生不愿意接受自己畢業后從事檔案管理工作，認為檔案管理工作過于枯燥，只與“物”打交道，是“冷門”，群體不喜歡傾向明顯。以筆者所在學校2020屆秘書學專業學生為例，56人中，僅2人畢業論文方向選擇了檔案管理，占比3.6%;僅1人就業直接選擇了檔案管理工作，占比1.8%。

3.教師隊伍的不穩定性。檔案管理課程的教師隊伍參差不齊，檔案管理課程教師非科班出身的現象比較普遍，部分高校聘用具有檔案管理工作經驗的學校教輔管理類人員或校外人員擔任授課老師，盡管這類教師的實踐經驗比較豐富，但是他們工作流動性比較大。

4.實訓場地的嚴重欠缺。秘書學專業的實訓室主要是滿足會務管理、辦公自動化、秘書禮儀等需求，鮮少會建立檔案管理實訓室，學生基本上沒有實訓機會。值得一提的是，隨著辦公自動化的發展，檔案管理偏信息化管理的趨勢也愈發明顯，檔案館在以接收紙質檔案為主向電子化檔案為主的工作方式轉變中。電子化檔案的接收、鑒定、入庫、保管等過程必須建立在實操的基礎上，才能培養學生對檔案管理由淺入深的認知。

（三）opportunities：外部機遇

1.文秘人員需求量大。文秘人員的市場需求大，一是由于部分崗位門檻相對較低，往往是學歷不高或急于就業學生的首選;二是文秘崗位需求比較均衡，不同領域、不同行業都有文秘人員需求，公司（企業）文化需要文秘人員從“點”到“面”上建設和串聯;三是文秘崗位對口專業的需求意識抬頭，公司（企業）愈發傾向直接招聘到專業技能強、培訓期短、適應快的員工，經過專業培訓的文秘專業學生往往更具競爭力，也更受青睞。

2.設置秘書學專業的高校不斷增加。全國設置有秘書學專業的高校目前是152所，根據教育部公布的全國普通高等學校現為2688所（含獨立學院266所），設置秘書學專業的高校占比6%，而152所高校中的師范類院校為53所，占比35%，預計師范類院校開設秘書學專業的還會有量的增加。

3.秘書學專業辦學層次的提升。目前暨南大學、首都師范大學等都有秘書學方向的研究生招生。辦學層次的提升對秘書學專業的學生而言有了更好的發展途徑，也為其他考生報考秘書學專業提供了更廣闊的選擇空間。

4.用人單位對用人的擇優條件轉變。用人單位選擇文秘人員的優先條件由以往的側重對寫作基礎和辦公軟件等方面關注，開始增加對檔案管理等方面的條件要求。

（四）threats：外部挑戰

1.傳統觀念與檔案管理工作的專業性不一致。傳統觀念中一個認知誤區就是檔案管理只是熟能生巧的工作，對文檔管理人員的專業性不作硬性要求。而實際上檔案管理中的全宗鑒定、全宗分類、立卷整理、檔案編目、保管期限確定等都需要經過系統的專業學習。

2.檔案管理競賽少。盡管高校學生競賽種類多、賽事繁，但是官方主辦的文秘類學生競賽鮮見，以檔案管理為主體的學生競賽幾不可見。將檔案管理作為文秘類競賽的子項目范圍，在非官方舉辦的競賽中偶有出現，如中國對外貿易經濟合作企業協會連續十年舉辦的“全國商務秘書職業技能大賽”，這也是目前連續舉辦時間最長、屆數最多、規模最大、影響力持續增長的全國性秘書專業大學生職業技能競賽。

3.“互聯網+”對檔案管理工作提出新要求。隨著互聯網技術的發展，對檔案純實物的管理到“實物+電子版”的檔案模式漸成體系。一方面是提交電子文件歸檔，另一方面是庫房既有文檔又在進行電子信息化處理中，“無紙化”辦公是大勢所趨，數字檔案室建設是未來檔案管理的主陣地。這就要求檔案管理人員要掌握相關信息業務系統，如OA（辦公自動化）、CAD（計算機輔助設計）、ERP（企業資源規劃系統）、HR（人力資源管理系統）、CRM（客戶關系管理）、PDM（產品數據管理）等。

二、提高秘書學專業檔案管理課程成效的途徑

（一）加大實訓課時比重

檔案管理課是一門操作性較強的課程，要堅持以社會需求和就業為導向進行課程整合，適當削減理論課時比重，給實踐教學課時讓路。在理論教學“基本夠用”基礎上，將重心放在實訓室的“動手+思考”模式上，讓學生通過實訓發現問題、解決問題，從而掌握檔案管理技能技巧和夯實理論認知。當然，這也要求學校要加大對檔案管理實訓場地的投入，文檔實務實訓室和計算機實訓室不可偏廢，實現實訓場地與教學要求相匹配。

（二）開發第二課堂

發展檔案管理課程第二課堂，課外組織學生走出教室、走出校門，進檔案館、進博物館、進企業，看歷史檔案，看實物檔案，看企業文化。在參觀與交流過程中，讓學生直接感受理論與實踐的求同存異，感受檔案管理的科學性和必要性，感受檔案管理現狀的與時俱進，鼓勵學生大膽談，仔細寫，有爭鋒，有美篇。充分發揮第二課堂的教育功效，讓第二課堂教學成為傳統課程建設的重要輔助力量。

（三）積極組織學生參加技能競賽

在技能競賽的前期準備過程中，學生自己找主題、做方案、模擬場景等，經過反復練習和強化記憶，學生對業務流程和業務標準會形成更清晰、準確的認識。組織參賽的過程中實質是學生主動看、自主學、尋差距、促提升的過程。參加校內、校外的秘書職業技能競賽既是提升專業品牌、彰顯學生素質的重要渠道，又是提升學生專業歸屬感的重要途徑。

（四）提升教師隊伍的專業技能

一是檔案管理課教師要主動走出去多學習，把檔案管理最新知識和技能技巧引進來，改變教學手段，改善教學效果;二是教師要主動對標新時期檔案管理信息化建設需求，在教育信息化大背景下，立足信息技術發展，主動掌握文檔管理系統基礎功能設置如元數據配置、著錄界面配置、目錄配置、模板配置、流程配置、數據恢復和備份等，積極上好檔案管理課;三是加大對兼職與專職教師隊伍群的管理，鼓勵教師走“雙師型”道路，以多技能“授漁”，精準對接學生興趣點。

（五）改變考核方式

應改變傳統考核方式，不再以考核教材知識的把握程度為重心，取而代之的是要對學生思考能力、動手能力、自主學習能力等全方位的考量。建議通過現場模擬、3D實訓平臺、項目賽等方式進行多樣化考核，達到考核學生綜合能力和素質的目的，也為教師探索教學模式，改進教學方式，實現教學效果最大化創造條件。

檔案管理既可以是文秘工作中的中間環節，又可以是專攻領域的整體業務，性質靈活，應用廣泛。然而我們必須看到，秘書學專業的檔案管理課在現行課程體系下沒有得到足夠的重視，同時市場對檔案管理技能要求又在不斷提高，我們亟待檔案管理課發展與市場需求同向而行，緊密結合，檔案管理課程改革既迫在眉睫又任重道遠。

參考文獻：

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◎編輯 馬燕萍