淺談糧食和物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

文/張丹丹

（作者單位：國家糧食和物資儲備局辦公室）

近年來，國家政務(wù)信息化進(jìn)程不斷加快，各機(jī)關(guān)政務(wù)信息化成效顯著。電子檔案作為檔案信息化的重要組成部分，是管檔治檔能力的首要體現(xiàn)，是機(jī)關(guān)辦公效率的重要影響因素，因而電子檔案管理也被推上了快車道。

筆者通過對糧食和物資儲備系統(tǒng)各機(jī)關(guān)、單位電子檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查研究，綜合分析電子檔案管理方面存在的問題，結(jié)合問題對癥下藥，提出解決措施及建議。

糧食和物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理情況

隨著無紙化辦公的大力推進(jìn)，各單位線上辦文進(jìn)度顯著加快。但有的線上辦文，因客觀原因被中斷，使得公文由線上轉(zhuǎn)為線下繼續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)，導(dǎo)致線上流程不能形成閉合鏈條，無法形成完整的電子文件，最終也就不能形成電子檔案。

此外，糧食和物資儲備系統(tǒng)利用辦公內(nèi)網(wǎng)工作而產(chǎn)生的電子郵件，政府網(wǎng)站中的網(wǎng)頁信息、公務(wù)郵箱以及政務(wù)微博、微信客戶端等產(chǎn)生的電子文件尚未進(jìn)行規(guī)范整理、歸檔。

1.電子檔案來源少。一是有的單位電子公文流程不完整，不能形成閉合口，受其完整性影響，不能形成電子檔案；二是電子檔案種類較少，收集不齊全，目前多數(shù)單位室存電子檔案只有部分會議活動產(chǎn)生的錄音、錄像、照片等音像檔案；三是公務(wù)郵箱產(chǎn)生的郵件、政府網(wǎng)站的網(wǎng)頁信息、微博、微信等社交媒體產(chǎn)生的電子文件未進(jìn)行歸檔。

2.電子檔案整理有待規(guī)范。各單位能夠參照檔案主管部門制定的電子檔案管理制度中的相關(guān)要求進(jìn)行簡單整理、歸檔，但各單位還沒有制定專門的電子檔案管理制度，對電子檔案的“收、管、存、用”尚未提出具體要求，致使電子文件存儲格式不一，嚴(yán)重影響電子檔案管理水平。

3.電子檔案保存環(huán)境有待改善。一是電子檔案存儲設(shè)備不達(dá)標(biāo)。有的單位原有光盤柜老舊，安全性能減弱；有的單位沒有光盤柜等音像檔案裝具，僅使用五節(jié)保密柜進(jìn)行保存。二是電子檔案未進(jìn)行異地異質(zhì)備份。如發(fā)生突發(fā)事件危及電子檔案安全，電子檔案極有可能被完全損壞，極大威脅電子檔案安全。三是檔案庫房管理水平待提高。因辦公用房緊張等因素，各類檔案只能存放在同一庫房內(nèi)，無法進(jìn)行分類管理；另外，庫房內(nèi)溫濕度測量等配套設(shè)施設(shè)備不健全，無法掌握電子檔案保存的適宜溫濕度，不利于電子檔案的安全保管。

4.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程需加快推進(jìn)。目前只有國家局等少數(shù)單位建設(shè)了電子檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)行情況較好，但電子檔案管理系統(tǒng)只具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的管理功能，尚未暢通電子公文歸檔渠道，與電子公文系統(tǒng)的有效銜接還需進(jìn)一步加強(qiáng)。

加強(qiáng)糧食和物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理的幾點措施

1.制定電子檔案管理制度，確保收集齊全完整、整理規(guī)范有序。按照《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等文件要求，結(jié)合自身工作實際，制定電子檔案分類方案，確保各類電子檔案應(yīng)交盡交、應(yīng)收盡收；制定電子檔案管理制度，對電子檔案的收集、整理、保管、利用提出具體要求，切實保障電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性。

2.改善電子檔案保管環(huán)境，確保存儲安全可靠。按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13 號）要求，配備符合要求的光盤柜、監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備、溫濕度測量設(shè)備等設(shè)備，有條件的單位還可以配備電子檔案獨立用房，切實改善電子檔案存儲環(huán)境；做好電子檔案異地異質(zhì)備份，確保電子檔案安全。

3.完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，確保利用高效便捷。一是已建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的單位，應(yīng)繼續(xù)完善電子檔案管理系統(tǒng)的各項功能，便利電子文件歸檔，便于線上利用電子檔案；同時應(yīng)持續(xù)做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的掛接，確保電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行流暢，數(shù)據(jù)更新及時，做到電子檔案管理系統(tǒng)利用的高效便捷。二是未建設(shè)電子檔案系統(tǒng)的單位，應(yīng)爭取一切資源，加快建設(shè)進(jìn)度，確保電子公文及時歸檔；同時還需加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程以及相關(guān)數(shù)據(jù)掛接到電子檔案管理系統(tǒng)的進(jìn)度。

4.加快電子公文全流程辦理進(jìn)程，確保電子公文歸檔無縫銜接。應(yīng)繼續(xù)加快推動辦公自動化進(jìn)程，各單位文檔部門應(yīng)結(jié)合工作實際，建立健全電子公文管理制度，提出保障措施，切實加快電子公文歸檔。

5.加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，確保電子檔案管理水平穩(wěn)步提升。國家局方面，建立完備的“專職+兼職”檔案工作體系，配備具有較高理論知識水平和較強(qiáng)實踐能力的工作人員負(fù)責(zé)檔案工作，通過參加國家檔案局組織的電子檔案管理培訓(xùn)、檔案協(xié)作組的業(yè)務(wù)交流等形式，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)。垂直管理局方面，應(yīng)建立“專職+兼職”檔案工作體系，對基層處負(fù)有檔案監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查職責(zé)的單位還應(yīng)建立“專職+專職”的檔案工作體系，按照垂直管理機(jī)構(gòu)檔案管理體制，積極參加地方檔案局和國家局組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，多渠道學(xué)習(xí)交流，切實提升糧食和物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理水平。