試論人事檔案管理的信息化建設

張沖

摘要：人事檔案是重要的保存人才信息的材料，詳細記錄著各項人才資料，是目前人才管理工作中發揮核心作用的工具。由于科學技術水平的顯著提升，大數據技術逐漸普及，檔案管理模式也產生了翻天覆地的轉換，由傳統的實體管理模式向更加數字化的方向發展。因此，人事檔案管理工作也開始步入數字化發展階段。在此背景下，如何做好新形勢下的檔案管理工作就顯得極其重要，本文針對檔案管理信息化建設所面臨的挑戰以及解決措施作出分析，期望為有關人員的工作提供一定的借鑒意義。

關鍵詞：人事檔案;信息化建設;管理

前言

人事檔案一般會記載對應員工的家庭情況、學習經歷以及工作經歷等各類信息。依照目前《企業職工檔案管理工作規定》的相關條例，企業職工在進行工作調動或者提出解除合同之后，應當由對應單位在規定時間內進行檔案移交，轉移至職工的下一工作單位或者對應的街道勞動部門。由此可見，人事檔案管理工作的開展對于穩定就業以及保障職工權益有著十分重要的作用，能夠促進勞務關系的和諧穩定發展。在大數據的新形勢下，人事檔案管理工作應當逐步優化升級，脫離過去的傳統管理模式。

1 人事檔案信息化管理所面臨的問題挑戰

1.1 管理環境復雜

在長期開展檔案管理工作時，一般采用實體檔案管理模式，通常都是當地人事部門管理或者是部分工作人員的檔案由單位進行保管，檔案管理工作中流轉的途徑比較單一，經手辦理的人員比較少，所處的環境也相對比較封閉，最大的風險就是實體檔案在管理過程中，可能出現的檔案丟失或者損毀的問題。在現今信息化管理的時代，主要以實體人事檔案作為基礎，開展新的電子人事檔案管理，其中收集與歸納的主體都是員工或者是單位自行組織。電子化人事檔案作為載體，呈現出內容可分離、傳輸可網絡化等特點，保證信息資源利用的高效性與快捷性。于是人事檔案管理工作就面臨更加復雜的開放性網絡環境，雖然開展檔案管理工作的具體流程差異不大，但信息系統的管理企業、與外網之間的對接等，都讓人事檔案管理工作從最簡單的人為風險與自然風險變得更加復雜，需要單位在工作開展中，重視管理工作開展的流程、環節以及制度等方面的優化。

1.2 技術要求更高

信息化技術的快速發展為檔案管理工作帶來了全新的發展方向以及更為便捷的信息技術。隨著檔案管理信息化程度的不斷加深，各種基礎網絡設施、管理系統的應用，都采用的是新產品與新技術，而在人事檔案中呈現出的文本與圖像信息來講，新技術的使用還比較少。正是由于人事檔案具有較高的私密性與高價值性，它所承受的技術威脅也較大。檔案管理方式的信息化發展，有著高密度的工作開展特征，計算機在使用過程中可能會感染病毒，或是因為軟件的損耗導致檔案出現重大損失。很多單位在工作開展中會使用 VPN 的登錄方式，以此限制外部用戶的接入，但隨著現今辦公理念的發展以及個人需求的多元化，局域網轉換成為全域網，也成為人事檔案管理工作開展的一種趨勢，同時也進一步提高了檔案信息管理工作中所存在的風險。只有建立起更加完善的風險管理機制，才能更好地解決管理工作中所存在的問題。

2 人事檔案管理的信息化建設措施

2.1完善人事檔案管理制度

完善的檔案管理模式能夠有效提升管理工作的開展效率，是保障檔案管理模式信息化發展的基本前提。在人事檔案網絡信息化管理中，要分別從管理、業務以及技術等方面完善管理制度，保證檔案管理工作的高效、有序，實現檔案工作的信息化發展。制度的建設以及安全防范意識的樹立，直接關乎各項管理工作與應急措施的有效執行。不管是盡可能降低人事檔案管理風險，還是完善管理制度都是防范安全事故出現的有效手段。只有重點關注對人事檔案的信息管理安全事件發生頻率，才能切實保證檔案管理工作各個環節的安全性。

2.2 積極引進先進的技術設備

人事檔案管理工作的信息化發展主要依托于先進的網絡平臺以及高超的信息化技術，這也對檔案管理工作的設備提出了了對應的要求。想要實現高效率的檔案信息化管理，必須構建完善的網絡信息服務平臺，進行對應的基礎設施建設并積極引進信息人才。根據企業自身人事檔案管理要求，對管理系統的功能和結構進行完善，只有這樣才能保證檔案信息的傳輸功能和共享水平，保證檔案信息管理工作有效開展。

2.3 保障人事檔案信息的安全

人事檔案信息詳細地記錄著每一個人的過往經歷，關乎著個人的隱私安全，必須引起高度重視。首先，檔案管理人員也當具備基本的職業素養，嚴格遵守檔案管理工作中的各項基本條例，做好對應信息的保護工作，不徇私、不泄密，同時，人事檔案管理人員必須強化自己的專業技能，避免出現一些操作失誤影響整個檔案管理工作的開展效率。

2.4 提升人事檔案服務管理水平

檔案管理人員作為整個人事檔案管理工作的主要操作者，將直接影響檔案管理工作的開展效率，影響人事檔案的實際利用效率。所以想要提升人事檔案服務管理水平，必須加強專業化人才的引進和培養。首先，為了盡可能維持人事檔案管理工作的正常運行，必須積極引進既懂得檔案管理又具備計算機網絡技術的高素質人才。其次，需要做好對應人才的培訓工作，提升人事檔案管理人員的綜合素養，必須讓人事檔案管理人員建立起高度的安全意識，學會一定的安全防護技術，具備現代化人事檔案管理人員的專業能力。

2.5 標準建設完善檔案共享服務

一直以來，共享服務都是作為信息化建設的重要目標，隨著5G時代的來臨，信息傳輸速度進一步提高，傳輸質量也獲得了提升，對共享服務也就提出了更高的要求。從當前科研單位人事檔案信息化建設現狀來看，信息孤島已經成為制約人事檔案管理工作的重要問題，而信息孤島的產生主要在于內部各個部門各自為政、信息化標準建設滯后等。因此，要想滿足 5G 時代科研單位人事檔案的共享需求，就必然需要結合人事檔案未來建設動態，統籌協調人事檔案管理相關的標準建設，保證人事檔案管理系統與內部系統之間的協調統一，保障檔案管理的標準化、規范化。

3 人事檔案管理信息化的意義

3.1 提高檔案管理的工作效率

推動檔案管理工作的信息化發展，能夠有效提高檔案管理工作的開展效率。目前，檔案管理工作的信息化發展已經呈現出高效率的發展態勢，具有的優勢包括高效性、真實性以及實用性。由此可見，推動檔案管理的信息化建設，不僅可以有效提升檔案信息的傳動速率以及實際傳輸范圍，有效提高檔案信息的豐富性和多樣性，并且還能不斷優化檔案信息的采集和整理工作，大幅縮短人為因素對于管理工作帶來的不利影響。與此同時，在無紙技術快速發展的現代社會，檔案管理部門可以通過掃描錄入器直接錄入檔案資料，這在很大程度上簡化了檔案管理工作，同時，也能夠有效提升檔案管理工作的實際開展效率。

3.2 提高檔案信息的完整性

進一步推動人事檔案管理工作的信息化進程，能夠有效提升檔案信息的完整性。首先，檔案管理工作的信息化發展，可以及時剔除一些不完整的檔案信息。并在剔除無效信息的基礎上進一步保證檔案管理工作的規范性，這對充分挖掘檔案的內在價值具有十分深遠的影響。其次，檔案管理工作的信息化進程，能夠促進目前已歸檔信息的進一步更新完善。目前，檔案的歸檔信息主要包括年度、檔案編號、保管期限、檔案保密等級以及分類數目等多個部分，其歸檔信息較為繁雜，并且改動頻率也相對較大，這也給為檔案管理的開展造成了一定的困難。而信息技術在檔案管理中的合理使用，工作人員可以通過相應的信息管理軟件，進一步提高目前已歸檔信息的完整性以及準確性，提高信息更新效率。

3.3有助于提升人事檔案的使用價值

人事檔案是每一位員工的成長縮影，是企業和單位選拔人才匹配工作崗位的根據，人事檔案記錄的員工信息越詳盡對企業的參考價值就越大。人事檔案運用網絡信息化的管理模式，可以使信息之間建立起關聯，有助于人事檔案信息資源實現共享，從而使企業或者單位更好更快地了解員工過往的真實經歷，分析出員工的特點及所長，選拔出更匹配企業自身發展的優秀人才。人事檔案網絡信息化使企業和單位選拔人才更快捷、更精準，提升了人事檔案的使用價值。

結語

在大數據技術不斷發展的現代社會，檔案管理信息化的內在價值已經逐漸顯現出來，推動檔案管理工作的信息化進程，已經成為目前時代背景下不容忽視的發展方向。因此，各單位要結合自己的工作實踐和運營現狀，搭建全方位一體化的檔案管理模式，做好對應管理人員的日常培訓工作，做好各項信息化資源的最大化利用，提高各項信息化設備的資金以及人力投入，從而切實提高檔案資料的應用效能，為各項工作的順利開展提供良好的信息支持。

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