職業院校管理與服務人員信息化水平調研與對策分析

呂金飛

[摘? ? ? ? ? ?要]? 隨著“教育治理優化行動”的推進，提升管理與服務人員信息化水平，實現數據共享、業務協同是提高職業院校管理工作效率和服務水平的必經之路。以職業院校管理與服務人員信息化素養調查為切入點，提出如何提升職業院校管理與服務人員信息化素養的對策，促進科學管理和高效服務。

[關? ? 鍵? ?詞]? 職業院校;管理與服務人員;信息化水平;調研;對策

[中圖分類號]? G717? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2021）14-0103-03

一、職業院校管理與服務信息化建設的必要性

2018年，教育部印發的《教育信息化2.0行動計劃》明確提出“教育治理能力優化行動”，要求全面提升教育管理與服務信息化支撐教育業務管理、教育服務能力等工作能力，推進信息系統數據共享、業務協同，避免重復采集數據，促進科學管理和高效服務。[1]管理與服務信息化可以提升職業院校管理水平，加強教學、人事、后勤和學工等職能部門之間信息的通暢性，使管理與服務人員更加便捷、快速地獲取最新的信息數據，是促進學校管理與服務現代化的必備手段。提升數據處理和傳遞的信息化水平，對管理與服務人員知識與技能水平提出了新的要求，其過程是管理與服務人員順應時代發展、更新理念、根據崗位需求不斷學習進步的過程。實現數據共享，使各部門之間業務協同，更是提高職業院校管理工作效率和服務水平的必經之路。管理人員及時掌握部門數據信息，通過數據處理與數據分析，為職業院校行政決策提供更科學的參考依據。

二、研究設計與方法

為全面、客觀了解職業院校管理與服務人員信息化能力現狀及存在的問題，本研究主要以浙江某職業院校為例，采用實地調研法和問卷調查法。問卷主要以電子稿形式發放，通過釘釘App智能填表制作調查文件，點對點發送問卷180份，共回收問卷165份，有效回收率為91.6%。問卷內容包括管理與服務人員基本信息、工作中信息化技能需求程度和培訓需求與建議三部分，這三部分從不同側面了解職業院校管理與服務人員信息化能力的現狀。實地調研采用當面訪談和實地觀察的方式，走訪每個管理和服務部門，每類人員抽取幾個人進行訪談。

問卷共分27細項，其中管理與服務人員基本信息包括年齡、性別、專業技術職稱、學歷、行政工作年限、是否當過專職專業老師以及工作內容;工作中信息化技能需求程度包括信息技術在管理與服務工作中重要性認識、信息安全意識、工作中用到信息技術或工具的頻率、使用Office處理工作時常見的問題;培訓需求與建議包括信息化水平的自我認知、參加信息技術應用的培訓頻次、對信息技術軟件和工具的培訓需求、期待的培訓內容和培訓時間及形式。

本次調查問卷，管理與服務人員的基本情況如表1所示，性別以女略多;年齡以30～50歲為主;學歷以碩士和本科為主;管理與服務工作年限以6～20年偏多;職稱以中級職稱為主。表1基本反映出職業院校管理與服務人員屬于學歷偏高、年齡中等的一些人員，數據呈現符合調查結構。

本調研利用SPSS22.0對調查獲取的數據進行整理和重新編碼，進行了統計的頻數分析和交叉分析，以了解不同背景人員信息化能力的現狀和培訓需求。

三、調查結果及分析

（一）信息安全意識急待提高

職業院校管理與服務人員在日常工作中經常涉及信息的使用、存儲和傳輸等問題，在信息安全方面，一旦存儲在計算機中的信息和相關數據出現丟失、損壞或數據泄漏等，都會造成很大的影響。調查顯示，61.8%的人員丟失過U盤或者電腦里的數據，27.3%行政人員沒有備份電子資料的習慣。具體如圖1所示。

行政人員A：“有一次不小心點開一個鏈接安裝了一個軟件，之后經常跳出各種各樣不健康的內容，煩死了！”

行政人員B：“幾年前，在公示獎學金時不小心將身份證號放上去了，事后被上級部門通報了。事實上，我們真的不是很清楚哪些內容能放，哪些不能放。”

（二）信息系統功能不完善，數據存在孤島現象

不少管理與服務人員反映，本部門有些業務還沒有信息系統，有些信息系統功能還不全面，如校管處沒有基建管理系統和資產出租管理系統，教務處的教務系統沒有課堂練習任務字段;各系統之間數據沒有互聯互通，業務難以協同，如科研系統無法共享財務系統數據，教務系統與二課堂系統數據沒有打通等，使得經常需要重復采集數據，導致工作效率降低，且老師們意見很大。

行政人員C：“繼續教育學院沒有學歷教育和非學歷教育管理系統，各類數據都填在紙上，造成審計數據報送時需要手工錄入幾十萬條數據。”

行政人員D：“財務系統沒有完全開放科研項目經費字段，造成審計數據報送時難以獲取相關數據，需要大量的人力去手工匹配數據。”

（三）日常管理與服務亟須信息化支持

調查發現，職業院校管理與服務人員日常工作經常需要用到信息化技術，如95%的人員需要使用釘釘軟件，94%需要Word，93%用微信，89%需要Excel，85%需要將PDF轉成Word，73%用到QQ，70%需要將圖片轉成文本，69%需要用會議簽到、統計等。具體如圖2所示。

（四）Excel操作水平有待加強

Excel是一款數據處理能力非常強且操作方便的軟件工具，可以有效提高管理效率。調查顯示，76%的管理與服務人員不會設置Excel表格標題，在表格太長或太寬時，會出現一拉就看不到標題的現象;42%不會進行數據匹配，不會把兩張表里同一個人的信息匹配到一張表里;38%不會數據收集;32%不會自動求和操作;28%不會自動篩選;28%不會分類統計。具體如圖3所示。

行政人員E：“有一次，對兩張表里的同一個人的信息進行匹配，足足用了我一個星期還沒配好，同事用Excel匹配功能幫我操作，5分鐘就搞定了，我當時是既驚訝又羨慕。”

行政人員F：“以前一直使用計算器做加減法，又累又慢，有時還算錯，現在學會Excel自動求和，既方便又準確。”

（五）Word操作水平有待提高

76%的人員設置字體、段落格式不熟練;64%管理人員在收到或發出Word文檔時格式會亂;63%插入圖片老是跑來跑去;62%插入表格老是跑來跑去，還跨頁。具體如圖4所示。

（六）針對行政人員的信息技術培訓明顯不夠

職業院校往往只注重教師的教育信息化技能培訓，而忽略管理與服務人員的信息素養提升。調查顯示，近三年來，有75.1%的人員參加過信息技術應用培訓小于等于1次。具體如圖5所示。

行政人員G：“一遇到信息技術問題，就要找相關部門技術人員或本部門技術稍強一些的人來幫忙，感覺經常要欠人情，希望學校可以多組織一些辦公信息化方面的培訓。”

四、信息化素養提升途徑分析

（一）提升管理與服務信息化意識

職業院校管理與服務的信息化水平是衡量學校現代管理與服務水平的重要標志。首先要加強管理與服務信息化建設重要性的宣傳，增強管理與服務人員信息化意識，尤其要使各級領導提高信息化認識和更新觀念，進而解脫管理與服務人員安于現狀的陳舊觀念，改變人們使用傳統管理與服務手段的觀念，使大家感受因信息化提高工作效率和工作質量的益處，加快職業院校管理與服務信息化建設的進度。學校可以組織各級領導和管理服務人員到管理與服務信息化建設較為突出的院校參觀學習，增強信息化管理與服務的信心，提升他們的信息化意識。

（二）加強管理與服務信息化工作制度建設

首先，要建立和完善信息化建設的制度與規范。通過制度和規范來保障和規范管理與服務人員的行為，杜絕隨意性，營造有約束力的信息化環境氛圍，使管理與服務人員各司其職，這是管理與服務信息化建設的保障，也是推廣的關鍵。

另外，要建立和完善信息化獎懲機制。管理與服務信息化涵蓋了學校工作的各個方面，任何一個失職或失誤都有可能造成重大的錯誤。因此，要推行“誰落實，誰負責”制，對信息化工作中失職部門和人員追究相應的責任。同時，學校要建立考評激勵機制，要將管理與服務人員信息化素養提升與崗位聘任、職稱評聘、晉升評優等工作掛鉤，充分調動其工作積極性。

（三）提升管理與服務人員信息化安全意識

建立和完善信息安全的管理機制，加大管理與服務人員信息安全意識教育，提高他們的信息安全防護意識。一要建立定期備份數據機制，二要教育數據傳遞安全意識，提高數據保密意識;三要加強網絡瀏覽及軟件安裝防范意識。四要對職業院校信息化建設中相關的設備（如服務器、路由器、交換機等）加強技術安全措施，從技術上消除安全隱患。

（四）加強信息系統建設，消除信息孤島

針對職業院校信息系統數據的分散性和多樣性特點，從學校管理與服務需要和信息技術部門建設能力出發，深入研究并完善各管理與服務部門信息系統，如人事、教務、科研、學工、校管等信息系統，并結合學校自身管理與服務特色進行信息系統的二次開發，建設滿足不同需求的信息化系統，盡可能發揮管理與服務信息化的功能。與此同時，要加強學校數據中心建設，實現數據互聯互通，消除“信息孤島”，提升管理工作效率與服務水平。結合學校行政管理部門實際情況，部門應指定專人負責業務管理系統的使用和管理，做好系統使用、數據錄入、數據維護等工作，重點明確部門業務系統數據“誰產生、誰管理、誰維護、誰負責”的原則，確保源頭數據準確。

（五）加強信息化能力培訓

對于信息化時代的職業院校來講，管理與服務人員高水平的信息化能力是推進校務管理與服務水平的重要因素，是提升工作效率和效果的關鍵。職業院校要制訂科學合理的信息化人才培養機制，在開展管理與服務能力培訓的同時加強信息化技術培訓，使他們熟練掌握各種辦公設備及信息化管理軟件，從而增強業務部門基于信息化的數據管理與處理能力。職業院校可以聘請專業人員進行培訓，開展信息化技術在業務管理與服務中應用的交流會，還可以不定期組織人員到管理與服務信息化水平較高的院校交流學習，重點增強管理人員的數據處理、信息收集、處理、分析等日常辦公信息化能力培養，進而培養具有信息化建設能力的復合型業務人才，從而提高學校的管理效率與服務水平。

調查顯示，87%的管理與服務人員希望參加辦公信息化技術培訓。其中59%希望參加Excel高級應用培訓班，53%希望參加Word+PPT技能班，52%希望參加各類信息化工具使用班（簽到工具、數據收集工具、截圖、圖片轉化等），31%希望參加Excel基礎班。具體如圖6所示。

在培訓時間安排方面，61.8%選擇在工作日培訓，27.9%希望配合部門工作安排臨時約時間培訓，只有10.3%選擇在周末或寒暑假培訓。

五、結語

培養管理與服務人員的信息素養是一項基礎性和長期性的系統工程，需要學校領導、人事部門、業務部門負責人、管理與服務人員共同努力。通過管理與服務信息化建設推動職業院校信息化建設是職業院校深入推進管理體制改革的重要舉措。本文以職業院校管理與服務人員信息化素養調查為切入點，通過對被調查對象基本情況、工作中信息化技能需求程度和培訓需求與建議等方面進行調查分析，提出如何提升職業院校管理與服務人員信息化素養的對策，從而促進學校管理效率和服務水平的提升。

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編輯 魯翠紅